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Los mayores derrochadores de dinero de TI

Aprenda cómo rescatar valiosos recursos de las seis ?minas de oro? más conocidas del mundo de la tecnología.

[03/12/2010] Incluso en estos tiempos difíciles, donde los presupuestos de tecnología se recortan hasta los huesos, el dinero se desperdicia. Las empresas gastan continuamente en licencias de software y en acuerdos de servicio. Es posible que tengan demasiado ancho de banda a su disposición y demasiados correos electrónicos en los servidores de la empresa, sin mencionar los miles de millones de dólares malgastados en papel y tinta. Además, no falta algún malvado proyecto que termina yéndose por el inodoro, arrastrando sus valiosos recursos de TI consigo.

Las cosas no tienen por qué ser así. Aunque no haya una solución fácil a todas estas pérdidas de dinero, hay formas en que puede contener el flujo de dólares y utilizarlo en los elementos que harán que su organización de TI destaque. Éstos son los secretos.
Forma número 1 de malgastar el dinero: las viejas licencias de software
En conjunto, las compañías de Estados Unidos están pagando miles de millones de dólares en shelfware -software que nunca fue adoptado o para empleados que ya no tienen, y a menudo a precios que son superiores a lo que realmente se necesita. Una encuesta del 2010 de IDC sobre las empresas medianas y grandes encontró que más de la mitad de las aplicaciones empresariales están subutilizadas, y que entre el 25% a más del 75% de las licencias se pagan pero no se usan, señala la analista de IDC Amy Konar.
Las organizaciones suelen utilizar menos del 50% de un sistema ERP instalado y están pagando licencias significativas y mantenimiento de los módulos y funcionalidades que no están proporcionando valor al negocio, comenta Kathryn Douglas, socia gerente de los consultores de TI WillowTree Advisors. Tienen que revisar sus licencias por usuario y renegociar los acuerdos para eliminar licencias duplicadas o no utilizadas por los usuarios. La diferencia entre una licencia para dos mil usuarios y una licencia de 1.500 usuarios puede ser de 500 mil dólares.
Las pequeñas y medianas empresas puede ser capaces de trabajar utilizando una hoja de cálculo Excel y ajustar sus registros de cuentas por pagar a sus necesidades de software. Pero las firmas más grandes y complejas necesitan de software de nivel empresarial que pueda rastrear los activos de software, medir su uso, y optimizar las licencias adecuadamente, señala Steve Schmidt, vicepresidente de gestión de producto de Flexera Software, fabricante de soluciones de gestión de uso de aplicaciones.
Cada compañía debe comenzar por reunir información sobre el software por el que está pagando y el que realmente usa, agrega Schmidt. Para muchas empresas, que tienden a hacer un evento por vez en lugar de un proceso continuo. El seguimiento de activos y la optimización de licencia necesitan tener en cuenta detalles tales como derechos de downgrade y los derechos de uso de una segunda máquina. Las compañías globales pueden tener acuerdos concurrentes que les permitan utilizar una licencia 24/7, pasando de un lugar físico a otro a medida que el día avanza. Incluso los usuarios de aplicaciones de nube necesitan vigilar de cerca sus niveles de uso -lo cual puede resultar difícil de hacer manualmente.
Uno quiere ser capaz de combinar la información de una manera inteligente y automatizada, para que pueda tomar buenas decisiones acerca de la optimización, señala Schmidt.
Para las grandes empresas, la cantidad de dinero que queda sobre la mesa está lejos de ser trivial. Procter & Gamble utiliza FlexNet Flexera Manager Suite para eliminar las licencias innecesarias de sus productos Oracle y SAP, recortando más de 30 millones de dólares en su presupuesto anual de software.
La otra opción: Zanje los acuerdos de licencia draconianos y vaya hacia el código abierto, comenta David Wood, director de tecnología de Jun Group, que distribuye contenido de vídeo para las empresas como Nike, Wal-Mart y Coca-Cola. El software de código abierto no puede resolver todos los problemas, pero ha recorrido un largo camino en los últimos diez años.
Fuera de los campos impulsados por la certificación como las finanzas, salud, y militar, la mayoría de clientes de Oracle (y antes de Sun) están pagano en exceso de forma masiva a Unix, y por capacidades y características de bases de datos relacionales que nunca usan, señala Wood. Las licencias de software llegan a costar millones, y una vez que han construido sobre esta base, las víctimas no pueden escapar. La razón es que usted no confía la infraestructura de una gran empresa a unos hippies de código abierto. Eso fue un error hace diez años y es absurdo hoy en día. ¿Google o Facebook, gestionan sus sitios web en Solaris u Oracle? Yo no lo creo.
Forma número 2 de malgastar el dinero: seguir con los papeles
¿Recuerda la oficina sin papeles? Resulta que era una fantasía, una especie de carbón limpio o un cambio en el que podíamos creer
A pesar de la llegada de la tecnología digital en los últimos 30 años, los oficinistas siguen consumiendo un promedio de diez mil páginas por persona cada año -el equivalente a 80 dólares- de acuerdo con el Laboratorio Nacional Lawrence Berkeley. Casi la mitad de esos papeles terminan como basura antes de que el día termine.
Las corporaciones de Estados Unidos gastan 120 mil millones de dólares al año en formularios de papel, señala un estudio de Xerox. Pero los costos no terminan en el papel. Onza por onza, la tinta dentro de un típico cartucho de impresora es 15 veces más cara que el champagne Dom Perignon, de acuerdo con Chronicle Research. Llenar ese papel, copiarlo, enviarlo por correo, guardarlo, y encontrarlo de nuevo pueden sumar más de 30 veces el costo original de la impresión, de acuerdo a un estudio realizado en el 2005 por la Oficina de Asistencia Ambiental de Minnesota.
¿Ya lo convencimos?
Una oficina sin papel aún no es muy probable. Sin embargo, una oficina de menos papel es totalmente factible. Paso uno: Deshágase de los formularios que necesiten ser procesados a mano, señala Paula Selvidge, vicepresidente de Experiencia del Usuario en PerfectForms, una empresa de automatización de procesos de negocio.
Las empresas suelen utilizar formularios en papel para completar tareas diarias o formularios electrónicos que luego se imprimen (solicitudes de vacaciones, cronogramas, devoluciones, etc.), agrega Selvidge. Las copias de estos son enviados a otro grupo de personas, como las de Recursos Humanos, después de eso -el siguiente paso en un largo y complicado ciclo de aprobación- y, finalmente, pasa a las manos del jefe del departamento. Si multiplica esto por los cientos de tareas de administración que requieren la aprobación todos los días, prácticamente podrá ver el gesto adusto en los árboles.
Solo el hecho de convertir formularios de papel a digital, instantáneamente ahorró 10 mil dólares a una escuela en Fremont, California, señala Selvidge.
Paso dos: Haga que sus empleados dejen la impresión innecesaria de todo o parte de los correos electrónicos, páginas web u otros documentos electrónicos que realmente no necesitan estar en el papel, comenta Kent Dunn, vicepresidente de Ventas y Desarrollo Empresarial de GreenPrint, que fabrica el software que ayuda a los usuarios a ahorrar papel y tinta/tóner, evitando los trabajos de impresión innecesarios. GreenPrint dice que una empresa con cinco mil computadoras evitará la impresión de alrededor de 6,3 millones de páginas, ahorrando casi 400 mil dólares al año.
Incluso dejar de utilizar cheques de papel para usar depósitos electrónicos ahorrará una libra de papel por empleado cada año, ahorrando a los empleadores un promedio de 176 dólares por cabeza, según un estudio realizado por Javelin Research y patrocinado por PayItGreen, una coalición de proveedores de pagos electrónicos.
No hay recetas ni botones mágicos que una organización pueda presionar para solucionar el problema de los residuos de impresión, señala Dunn. Al final, los individuos son responsables de la creación de residuos de impresión, y tienen que estar involucrados para hacer que desaparezcan. Una vez que las personas se dedican, tienen que ser preparados con las herramientas adecuadas para resolver el problema; a continuación, la organización deben cumplir con las metas de reducción de impresión que ha establecido.
Forma número 3 de malgastar el dinero: Los acuerdos de nivel de servicio escritos en piedra
Ya sea para servicios de mesa de ayuda, alojamiento web, o garantías del uptime del servidor, las organizaciones de TI están pagando por un acuerdo de nivel de servicio lujoso cuando uno de menor nivel es más que suficiente.
La mayoría de acuerdos de abastecimiento de TI incluyen sorprendentemente altos niveles de servicio, señala Matthew H. Podowitz, consultor independiente de TI y autor del blog The IT Value Challenge. Pero, ¿cuántas empresas realmente necesitan 99,999 de uptime las 24 horas del día, siete días a la semana?
Ese acuerdo de cinco nueves de uptime puede significar que su sitio web o servidores no estarán disponibles por solo, tal vez, 15 minutos al año, añade. Pero si pagó por un uptime de solo 98,5%, y sus sistemas se cayeron quizá una docena de horas al año, ¿entonces qué?
A menos que el tiempo de inactividad lo ponga en una desventaja competitiva o cause que sus ingresos se deslicen por las grietas, probablemente no haya diferencia, dice. Hay excepciones, por supuesto. Si es un gobierno local, que no desea reducir el uptime del servicio de emergencia 911; pero sus datos contables probablemente no tienen que ser accesibles 24/7/365.
Incluso en los departamentos de TI donde los presupuestos de outsourcing han sido recortados hasta los huesos, todavía se puede ahorrar dinero mediante la adopción de un análisis detallado de sus acuerdos de nivel de servicio, especialmente en el ámbito de la mesa de ayuda, señala John Baschab, vicepresidente senior de la empresa de soluciones tecnológicas y de dotación de personal Technisource.
El exceso en el servicio de áreas en particular es una gran fuente de exceso de gasto en el presupuesto de funcionamiento, agrega. Una mirada a los puntos de referencia y a los números puede ayudar aquí. Un área específica que debe ser evaluada es el servicio de asistencia o área de manejo de incidentes. A las empresas a menudo les gustaría pasar a un modelo de prevención (por ejemplo, autoservicio para el usuario final) en lugar de un modelo de cura, pero puede ser difícil si no tiene medidas eficaces de SLA; porque al cambiar los modelos, es difícil saber si se han reducido los incidentes. El peor de los casos es estar invirtiendo en un modelo de prevención, pero sin estar reduciendo el total de los incidentes.
¿La parte más difícil?, señala Baschab, decidir qué servicios son esenciales y cuáles son meramente opcionales.
La parte más difícil es separar los servicios necesarios de la grasa que pueda derivar en sobre tiempo, añade. Esto requiere un análisis cuidadoso y una considerable experiencia en benchmarking, administración de la demanda de TI, establecimiento de niveles de servicio, y governance.
Forma número 4 de malgastar el dinero: El monstruoso correo electrónico
Usted ya sabía que el correo electrónico absorbe la productividad, pero también aspira el dinero de su organización en términos de almacenamiento, mantenimiento, licencias de software, mantenimiento de servidores, y la constante batalla contra el spam, el malware, y las fugas de datos. Es un problema que solo empeorará.
Los cibernautas enviaron 247 mil millones de correos electrónicos al día en el 2009, según el Radicati Group, siendo la cuenta de correo electrónico de las empresas la responsable de más o menos una cuarta parte de ese total. En el 2013, este volumen de correo electrónico se duplicará, creando un dolor de cabeza de almacenamiento masivo para las empresas.
Los recursos consumidos por los mensajes de correo electrónico y sus adjuntos son una preocupación importante para muchas empresas, señala Douglas de WillowTree. Una organización con diez mil usuarios sin políticas de correo, consume un promedio de 30GB de almacenamiento al día solo en mensajes de correo electrónico.
El uso de configuraciones de software o una herramienta de gestión de correo electrónico de la empresa, en relación con una política de archivo de correo electrónico, puede reducir los costos de almacenamiento mediante el manejo de la retención, la aplicación de límites en el tamaño de archivos adjuntos, y la reorientación de los usuarios hacia las herramientas de colaboración de terceros, como SharePoint, donde los archivos de gran tamaño pueden ser compartidos de manera más eficiente, señala Douglas.
Vigilar y comprender los hábitos de los usuarios del correo electrónico y ayudarles a encontrar formas alternativas para enviar, almacenar y recuperar información puede resultar en significativas reducciones de costos de almacenamiento y, como un bono adicional, en el aumento del rendimiento del correo electrónico, agrega Douglas.
Pero otros argumentan que el lugar adecuado para el correo electrónico es la nube, donde el aumento de almacenamiento, mantenimiento, y las preocupaciones de seguridad son un problema ajeno.
Para las empresas con un máximo de mil personas, con una arquitectura local de Exchange es una pérdida enorme, señala Gary Bahadur, CEO de KRAA Security. El correo electrónico es sin duda una de las cosas que debe ser subcontratada en la nube. Ya no tendrá que preocuparse por los costos asociados con las licencias de hardware y software, el tiempo de inactividad, la lucha contra los virus, o las llamadas de emergencia a los administradores de TI a las 3 am. Una plataforma de correo electrónico alojado hace una copia de seguridad de forma automática, cuenta con personal 24/7, está más al día sobre los parches de seguridad, y está formada por expertos de correo electrónico en vez de generalistas de tecnología. Si desea ahorrar algo de dinero, aloje su correo electrónico.
Forma número 5 de malgastar el dinero: El exceso de ancho de banda
No se puede ser demasiado rico ni demasiado delgado, ni se puede tener demasiado ancho de banda a su disposición -al menos, esa es la creencia común. Pero muchas empresas están perdiendo su dinero en ancho de banda que realmente no necesitan en lugar de hacer un mejor trabajo en el manejo del ancho de banda que ya tiene, señala Andrew Rubin, director general del proveedor de visibilidad/optimización de la red, Cymtec.
Si surge un problema en cualquier parte de la red, la primera respuesta de TI es casi siempre lanzarle más ancho de banda, dice.
Si tiene una línea T1, entonces es el momento para una T3. ¿Todavía es demasiado lenta? Entonces vaya a una tubería de 100Mb. Pero cuando ven su uso de ancho de banda real se enteran de que tienen una conexión de 100Mb, pero están usando solo un 1% de la misma.
Las empresas que han sobredimensionado sus redes se encogen de hombros y dicen que con el tiempo crecerán en ellas, señala Rubin. Un mejor enfoque es construir un poco adelantándose al fin, pero con una gestión lo más dura posible, agrega. Comprendiendo lo que está pasando y teniendo una gran visibilidad y control en cómo puede sacar el máximo provecho de su inversión.
En un momento dado, el ancho de banda se convierte en un símbolo de estatus, si una empresa compra un nivel 1 de ancho de banda, piensan que los convierte en jugadores de nivel 1, señala Woods de Jun Group. Eso no es necesariamente cierto.
En el fondo, los ejecutivos ambiciosos creen que se convertirán en el próximo eBay, y eso es algo bueno, agrega Woods. Así que cuando llegue el momento de construir, las pequeñas empresas compran costosos servidores o alojamientos administrados (para crecer dentro) cuando la nube de Amazon les serviría insuperablemente. Las compañías de tamaño mediano compran elaboradas infraestructuras blade y ancho de banda de nivel 1 en los principales mercados como Nueva York o San Francisco, cuando solo necesitan hardware de gama baja y soluciones de alojamiento más asequible. Y nunca se encontrarán con un vendedor que no esté de acuerdo.
Forma número 6 de malgastar el dinero: Proyectos de TI que se vuelven un desastre
Los proyectos de TI ambiciosos y de gran presupuesto, a menudo parecen tener incorporado el fracaso desde el principio. Encuesta tras encuesta, las organizaciones de TI han reportado tasas de fracaso de proyectos del 30% al 70%.
La industria tecnológica está llena de historias de proyectos de varios millones de dólares que se retrasaron, superaron sus presupuestos o simplemente se abandonaron. De acuerdo con el informe CHAOS del Standish Group del año 2009, uno de cada cuatro proyectos de TI nunca es completado, costándole de manera colectiva a las compañías miles de millones de dólares.
La raíz más común que veo como causante de este desperdicio en TI es un tema de mala gestión de proyectos de TI, afirma Chris Stephenson, socio y co-fundador de Arryve, una firma consultora de estrategia y gestión con sede en Seattle. ¿Los mayores problemas? La no adopción de una forma estándar para medir el éxito de un proyecto (o su ausencia) y un enfoque de no intervención de parte de la administración.
Con demasiada frecuencia, los proyectos relacionados con las TI son una serie de delegaciones de la empresa a los desarrolladores, de los probadores a las operaciones, señala. Sin la participación de todas las partes a lo largo de todo el proyecto, la alineación se pierde rápidamente y produce la duplicación de esfuerzos de trabajo. Yo diría que el tiempo para completar los proyectos que no siguen reglas [estrictas de administración] duplica los costos y los plazos de los proyectos TI. También se incrementa el riesgo de una baja adopción por parte del negocio o el abandono del proyecto por completo.
Lo que más dinero insume en la mayoría de los proyectos fallidos no es el software o hardware, es el costo de los trabajadores que han invertido su tiempo en ellos, señala Curt Finch, director general de Journyx, fabricante de herramientas web de manejo y seguimiento de proyectos.
Los proyectos de TI fracasan porque están fuera de control, superan su presupuesto, o arruinados, agrega Finch. Las empresas deben saber cuáles de sus proyectos de TI son de alto riesgo y cuáles son de bajo riesgo. La mejor manera de medir ese riesgo es con un seguimiento del tiempo que un empleado se dedica a los proyectos, mientras que al mismo tiempo se estima la cantidad del proyecto que se ha avanzado. Si el presupuesto del proyecto es de mil horas-hombre y el 50% (es decir, 500 horas) se han agotado, pero el proyecto está solo al 15%, entonces sabe que tiene un proyecto de alto riesgo. Y un gran problema.
Puede evitar un despilfarro de dinero sin fin siguiendo algunas reglas de sentido común, señala Finch. Por ejemplo: No ponga en marcha proyectos que sabe que no puede terminar, o no tome hasta tres proyectos cuando tiene los recursos para completar solo uno. Tómele regularmente el pulso a su proyecto. Si solo se ha avanzado el 10%, pero ha gastado el 15% del dinero, las probabilidades son que los números empeoren. Proporcione actualizaciones exactas sobre el estado del proyecto. Si un proyecto está atrasado o por encima del presupuesto, ocultar ese hecho solo le traerá un daño posterior.
Todo esto es muy básico -no es fácil, pero básico- sin embargo, casi nadie lo hace bien, señala Finch. Si un proyecto está en problemas y la administración quiere que tenga éxito realmente, van a encontrar una manera de ayudar. De lo contrario, van a empezar a buscar alguien a quien culpar. En ese caso, es mejor empezar a buscar un nuevo empleo.
Dan Tynan, InfoWorld (US)