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Columnas de opinión

Conocimiento y formación, claves para la decisión e implantación del BPM

Por: Renato de Laurentiis, Cofundador y director ejecutivo del Club BPM

 

[28/01/2011] Para lograr entender la magnitud y la importancia del conocimiento y la especialización necesaria en cualquier organización que quiera implantar la Gestión por Procesos o Business Process Management (BPM), primero hay que tener claro lo siguiente:
* BPM no es solo tecnología informática.   Es una disciplina de gestión empresarial impulsada y hecha realidad hoy en día por un conjunto de tecnologías (software) totalmente maduras y que aportan excelentes resultados.
* BPM es un entorno de mejora continua totalmente articulado y automatizado con el fin de mantener la eficiencia operacional y competitividad de la organización.
* BPM es alinear los procesos y recursos empresariales a los objetivos y metas del negocio con el fin de asegurar el cumplimiento de los mismos.
* Las tecnologías BPM, denominadas también BPMS – Business Process Management Systems, son las siguientes:
Arquitectura Empresarial y Modelización de Procesos y Recursos
* EA/BPA – Enterprise Architecture / Business Process Analysis  
* Herramientas de Modelización y Diseño de Procesos
 Automatización
* BPM:Workflow
* SOA – Services Oriented Architecture
* BRMS – Business Rules Management Systems
* ECM – Enterprise Content Management
* DMS – Documents Management Systems
Integración de Sistemas y Aplicaciones
* ESB – Enterprise Services Bus
* EAI – Enterprise Application Integration
* WS - WebServices
Monitorización de Procesos y Recursos Empresariales
* BAM – Business Activity Monitoring
* BI – Business Intelligence
* BSC – Balanced Scorecard
* CEP – Complex-Event Processing
* OI – Operational Intelligence
Si bien actualmente las organizaciones realizan desde los inicios, proyectos de automatización BPM logrando rápidamente eficiencia operacional y disminución de costos, la implantación total del BPM debe de estar enfocada a largo plazo en la evolución de la madurez BPM de nuestras organizaciones, desde la automatización a la gestión de procesos, hasta alcanzar una total gestión por procesos.
El siguiente gráfico muestra los cinco niveles de madurez que poco a poco las organizaciones deben ir escalando si quieren alcanzar a un estado ágil y competitivo, de excelencia.
 
Nuevas especialidades. Nuevas carreras
Nuevos roles, funciones y puestos de trabajo se están generando con la implantación del BPM. Por este motivo vemos necesaria la profesionalización y especialización de estos nuevos roles para asegurar el éxito de los proyectos, no solo en la automatización, sino también en la expansión, evolución y escalado de madurez en toda la organización, con un factor crítico que es la gestión del cambio.
Tal como escribió recientemente Connie Moore, vicepresidente de investigación de Forrester, Una nueva carrera ha surgido con un significante impacto y potencial tanto para el área de Sistemas (TI) como para el Negocio. De hecho, estos nuevos profesionales están en una fuerte intersección entre negocio y TI. En Forrester llamamos a estas personas Business Process Professionals.
Personas de negocio, de sistemas, de organización y de Calidad son las que ya están utilizando y utilizarán las tecnologías y disciplinas BPM para impulsar en sus organizaciones la mejora continua para la optimización de recursos y costos, la innovación en procesos y servicios, y la conciencia absoluta sobre la gestión por procesos, en el día a día del trabajo y a todos los niveles de la organización.
Los principales roles, sin incluir aquellos de soporte, son: Director de Procesos / Director BPM, Responsable de Arquitectura Empresarial, Analista y Diseñador de Procesos BPM, Desarrollador BPMS, y Dueño / Responsable de Procesos.
   
Pero no solo es imprescindible capacitar a estos nuevos profesionales, es también necesario transmitir y difundir conocimiento a todos los niveles de la organización. ¿Por qué? Porque es el personal de negocio el que va a tener que usar los nuevos sistemas BPM y el que va a gestionar los procesos a través de la monitorización y mejora continua de los mismos. Es fundamental para la gestión del cambio.  
En el cuadro siguiente, de una manera sencilla y resumida, se reflejan los principales conocimientos y habilidades que deberán de adquirir los distintos participantes de la organización:
El plan de formación
Es fundamental que la formación que se necesitará quede recogida en un plan que esté alineado a la estrategia de implantación del BPM, la cual es muy particular en cada organización, y debe ser preparado de forma tal que sea expansivo y evolutivo a mediano y largo plazo:
* Expansivo a todos los niveles de la organización y en el momento oportuno. Dirección, mandos intermedios y nivel operacional.
* Evolutivo para que vaya sustentando los conocimientos y habilidades necesarias de todos los niveles de la organización de acuerdo a la evolución en el grado de madurez BPM de cada organización.
La demanda de formación existe a los inicios del proyecto, desde los primeros proyectos de automatización BPM, SOA, Arquitectura Empresarial, etc., pero ésta deberá seguir siendo continua para toda la organización a medida que se expanda la automatización del BPM en toda la organización.
 
Directivos y mandos intermedios
Los directivos y mandos intermedios deben de comprender muy bien el alcance y los objetivos de la implantación de una Automatización y Gestión por Procesos (BPM).
A través del cuadro siguiente quisiera reflejar cuáles son los objetivos que se deben de perseguir a través de un conjunto de conocimientos dirigidos a los directivos y mandos intermedios de las áreas de Negocio, Sistemas (TI) y de Organización.
Renato de Laurentiis Gianni, uno de los pioneros y promotores del BPM en España y Latinoamérica, se ha centrado desde hace más de 20 años en proyectos de implantación y metodologías de gestión y automatización BPM y arquitectura empresarial.   Es cofundador y director ejecutivo del Club BPM de España y Latinoamérica.