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Google Docs se convierte en una mejor alternativa para empresas

[02/02/2011] Google ha lanzado toda una batería de mejoras para Google Docs que le convierten en una herramienta mucho más competitiva en el terreno empresarial.

Esta vez, los cambios se centran en la ventana de resumen del documento que aparece cuando se accede por primera vez a Google Docs. Hasta ahora, era solo un área donde los documentos podían crearse subidos o abiertos para su edición. En cualquier caso, ahora cuenta con importantes herramientas de organización.
Por ejemplo, ahora hay una visión previa y un panel de información en el lado derecho de la pantalla en el que se muestran miniaturas de documentos, imágenes y archivos de películas, ofreciendo la posibilidad de identificarlos de un solo vistazo. Bajo esta imagen reducida se muestra información sobre el archivo, del tipo de si se trata de un documento compartido o cuándo fue abierto por última vez.
Gracias a esta previsualización, que permite ver los documentos sin necesidad de abrirlos, seleccionar archivos ahora parece algo del pasado. Haciendo clic directamente en un nombre de archivo se abre el documento para su edición, igual que antes. En cualquier caso, si se hace clic en el espacio blanco a la derecha del nombre del archivo, lo selecciona, de modo que se pueda obtener una vista previa del mismo. Además, se muestra un menú desplegable de Acción, en el que se puede compartir, mover y hacer otras cosas con él.
También hay una nueva vista de inicio por defecto en la que solo se muestran los archivos importantes; eso es, los que han sido recientemente editados o visualizados, e incluso los que ha compartido. Esto sustituye a la antigua lista de archivos, que se mostraban por fechas y a los que ahora se puede acceder a través del enlace All Files, Todos los Archivos.
Abandona las etiquetas y carpetas en favor de las Colecciones. Básicamente, se trata de carpetas en todo menos en el nombre, aunque se puede asignar archivos a más de una colección. Se puede situar también documentos en una colección seleccionándolos y haciendo clic en Acciones y luego en Organizar. La nueva característica más importante es que se puede compartir estas Colecciones con otros, igual que si fueran documentos individuales. También podrá crear una Colección para un proyecto en el que esté trabajando, por ejemplo, y compartir todos los archivos con un colega de un solo golpe.
En la parte superior de la lista de archivos hay varios filtros, que se activan con un único clic. Puede elegir ver solo hojas de cálculo, por ejemplo, o solo vídeos. También puede ver los archivos basándote en quién los creó, o si son privados o compartidos.
Seleccionando el filtro de imágenes o videos, muestra una previsualización en miniatura de los mismos, y también se pueden ver a ventana completa haciendo clic en Acciones y luego en Presentación de diapositivas. Se pueden seleccionar múltiples archivos seleccionándolos con Shift o Ctrl, al igual que en otras partes de la PC y luego hacer clic con el botón derecho, que hará que aparezca un menú contextual.
Keir Thomas, PC World (US)