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El BI de autoservicio se hace popular

[04/02/2011] La Gran Recesión tomó por sorpresa a la mayor parte de la industria de automóviles usados. Muchos distribuidores supusieron que la crisis sería breve y leve, por lo que continuaron añadiendo inventarios a un ritmo constante. Como resultado, muchas firmas de financiamiento de inventarios de autos usados no hicieron ajustes hasta que fue demasiado tarde.
Dealer Services Corp. (DSC), en cambio, tenía a la mano su recientemente instalado sistema de inteligencia de negocios (BI), recuerda la CIO, Chris Brady. El módulo BI de autoservicio Information Builders Inc de WebFocus permite que los directores vean los primeros signos de la desaceleración económica, sin necesidad de tener la ayuda técnica del departamento de TI.
BI de autoservicio parece ser la próxima gran ola en la inteligencia de negocios. En un informe de enero del 2010, Gartner Inc. señaló la creciente demanda entre las empresas de una "arquitectura de herramientas de descubrimiento de datos" que proporcione a los usuarios finales datos e informes, y les permita navegar y visualizar los datos en un modo "surfear y guardar". Esto significa que las vistas de los datos pueden ser almacenadas para su reutilización o distribución. Las herramientas de auto-servicio llevan la información de BI a los usuarios que no son técnicos, también benefician a los analistas de alto nivel que necesitan informes ad-hoc de inmediato.
En DSC, basada en Carmel, Indiana, la cual proporciona financiamiento a unos 10 mil concesionarios de vehículos, cada vehículo recibe un préstamo por separado con sus propias condiciones y calendario de amortización. "Eso significa una gran cantidad de datos", señala Brady. La compañía originalmente utilizaba un sistema de básico de transacciones de información, pero que rápidamente se convirtió en inadecuado cuando el negocio creció.
Los usuarios finales inundaron al departamento de TI con peticiones de más datos y puntos de vista diferentes. Los más técnicos trataron de hacer sus propios análisis con hojas de cálculo Excel, pero resultó en datos inconsistentes e inexactos, explica Brady. Así que la compañía buscó un sistema de BI que ponga el poder, en la medida de lo posible, en las manos de los usuarios finales a través de consultas basadas en web y herramientas de reporte.
Además de reducir la carga para el departamento de TI y los analistas de negocio, WebFocus aumentó la calidad y la coherencia de los datos -y así mejoró las decisiones que se basan en esos datos, informa Brady.
Cuando la recesión golpeó, el módulo de autoservicio de WebFocus demostró su eficacia al permitir que los directores de las sucursales vean qué distribuidores han inventariado aquello que envejecido hasta cierto punto, indica Brady. Ese fue "un indicador clave - una señal de alerta muy, muy temprana", agrega.
Avisados de la disminución de la rotación de inventarios, DSC fue capaz de minimizar el impacto de la recesión. Reforzó sus estándares de préstamos y ajustó sus reservas financieras. También ofreció asesoría a los concesionarios en problemas, uno de los mensajes fue "Deje de comprar todo terrenos, que no se están vendiendo", señala Brady.
Como resultado, "redujimos nuestras pérdidas de créditos incobrables y no empezamos a ver un efecto negativo hasta fines del 2008", unos seis meses más tarde que sus competidores, estima.
Un factor clave que impulsa el mercado de autoservicio de BI es el rápido crecimiento del volumen y la complejidad de los datos necesarios para tomar decisiones. En el actual entorno feroz y volátil de los negocios globales, los usuarios empresariales necesitan más información que nunca, y más rápido.
Más allá, la recesión ha obligado a que las compañías despidan o dejen de contratar personal de TI y analistas de negocio, obligando a todos a que hagan más con menos, agrega Jim Kobielus, analista de Forrester Research Inc.
Como resultado, el personal de TI se enfrenta cada vez más a muchos retrasos de solicitudes de información por parte de usuarios finales cada vez más frustrados. Pero el autoservicio presenta características como interfases basadas en un navegador, gráficos interactivos, listas desplegables y guías de software. Ellos mantienen a los usuarios finales menos técnicos alejados de la complejidad de la infraestructura de datos subyacente. Esto libera a los profesionales de TI de tener que pasar "una cantidad excesiva de tiempo" respondiendo a las solicitudes de nuevos datos, nuevos puntos de vista o formatos actualizados de informes, indica Kobielus.
Consideremos el caso de OraSure Technologies Inc. Antes de pasar al autoservicio de BI, el equipo de datos del fabricante de dispositivos médicos, conformado por dos personas, no podía mantenerse al día con las demandas de información de los usuarios finales, de acuerdo a Scott Baker, gerente de sistemas SAP de OraSure, con sede en Bethlehem, Pensilvania. "Teníamos que poner datos en las manos de los usuarios en departamentos como ventas, finanzas y presupuesto, y darles herramientas para que puedan analizar los datos ellos mismos", señala. "Solíamos crear informes estándares, y la gente siempre decía que necesitaban más información. Esto sí, esto no".
Los usuarios finales en OraSure ahora pueden crear sus propios tableros de control "sobre la marcha", utilizando el sistema de autoservicio de SAP BusinessObjects, Edge, señala Baker. Y el módulo Explorer de BusinessObjects le permite seleccionar los filtros y los datos que desee y, a continuación, se les presentan gráficamente", agrega. Los usuarios finales también pueden crear informes con Crystal Reports de SAP o Excel de Microsoft.
"Business Objects es bueno liberando a los usuarios de la capa técnica", indica Baker. Por ejemplo, los usuarios "no ven el campo de las definiciones de los datos, pero sí los términos con los que trabajan, como "cantidad enviada.
¿La recompensa? Los usuarios finales han generado más de 160 informes por si mismos, comenta Baker. "Esos son 160 informes que el grupo de TI no tiene que generar", añade.
Una amplia base de usuarios
El autoservicio de BI no es solo para el usuario "medio" con limitada experiencia técnica y analítica, señala el analista de Forrester, Boris Evelson. Los analistas de negocio tienen que hacer el análisis predictivo, consultas multidimensionales y minería de datos. Los trabajadores con conocimientos y los usuarios quieren hacer consultas ad hoc y generar sus propios informes y opiniones. Las plataformas de autoservicio BI les permite realizar estas funciones al mismo tiempo que los protege de la infraestructura de datos subyacente, por lo que no tienen que seguir pidiéndole ayuda a TI.
La flexibilidad es clave en IXI Corp., una unidad de Equifax Inc. Con sede en Atlanta, que provee servicios de consultoría en manejo de riesgo y desempeño. Con el viejo sistema de BI de IXI, era muy difícil hacer cualquier cambio en un informe de datos, señala Russ Ayres, vicepresidente senior de conocimiento del cliente. Las solicitudes de cambio significan que los modelos de datos subyacentes tenían que ser revisados y aprobados, lo que implicó un proceso lento. Las rígidas estructuras de datos no estaban en conexión con los clientes de IXI, cuyos datos necesitan ser cambios diariamente, explica Ayres.
La empresa hizo frente a estos desafíos mediante el uso de Spotfire de Tibco Software Inc. Los analistas de IXI usaron Spotfire para agilizar y flexibilizar la consulta de datos a través de múltiples fuentes de datos, agrega Ayres. En promedio, la creación de un nuevo punto de vista requiere una cuarta parte del tiempo que requería antes, añade, "así que estamos cerca de ser cuatro veces más productivos".
A pesar de su entusiasmo por el autoservicio de BI, los ejecutivos reconocen que lo fácil que resulta usar herramientas de BI puede ser peligroso, debido al poder que se coloca en las manos de los usuarios finales.
La gobernabilidad de los datos, seguridad y monitorización centralizada y el control de las interacciones del usuario son fundamentales para cualquier sistema de BI, pero sobre todo para las configuraciones de autoservicio que ofrece acceso directo a la infraestructura de datos corporativos a los usuarios finales menos técnicos.
"La gobernanza es de donde nosotros [los profesionales de TI] venimos", señala Ayres de IXI. "Cuando le das a alguien un arma cargada, siempre se puede disparar. Alguien podría hacer una búsqueda general a toda una base de datos de 5TB y poner un servidor a tambalear, o peor aún, BI no evita que tome las decisiones equivocadas... Solo le ayuda a hacerlas más rápido. "
Para evitar este problema, el equipo de Ayres ha construido una capa entre el usuario y las herramientas de BI, por lo que se puede bailar en todo el parque, pero dentro de los límites". Por ejemplo, un empleado puede tener autorización para ejecutar mediciones en un mercado de datos en algunos niveles, pero no en otros, y no se le permitirá hacer resúmenes en los distintos niveles.
La mayoría de las principales plataformas de BI soportan control de acceso basado en roles, a través de Microsoft Active Directory o cualquier otro directorio mundial compatible con LDAP. Los paquetes ofrecen diferentes grados de granularidad: Por ejemplo, un sistema puede ser configurado para que un grupo de usuarios particular sólo pueda acceder a un subconjunto de datos, o incluso campos de datos específicos.
SAP BusinessObjects ofrece seguridad basada en roles hasta el nivel record, señala Baker. Por ejemplo, un vendedor puede ver solo los clientes de su territorio, o un director de presupuesto solo puede ver los centros de costo de los que es responsable, mientras que un vicepresidente de ventas puede ver los informes de cualquiera de los que le reportan a él.
Derribando muros
La nueva frontera para el autoservicio de BI es la capacidad para permitir la colaboración de diferentes tipos de usuarios, no solo compartiendo informes y resultados de consultas, sino también trabajando juntos para definir nuevas formas de ver y analizar la información.
En DSC, el personal de TI se reúne regularmente con un comité de usuarios finales, señala Brady. "Los gerentes de sucursal nos cuentan sus mejores prácticas", que se incorporan en los informes y opiniones. A continuación, utilizan WebFocus para replicar las mejores prácticas en toda la empresa. El autoservicio de BI ha "cortado hacia abajo el tiempo de tener una idea y la creación de un informe que la incorpora, y que se muestre en el tablero de un usuario final", señala Brady.
En OraSure, el equipo de SAP participa en las reuniones de pronóstico con los usuarios de la empresa. "Hablamos con ellos acerca de cómo se está utilizando la información, escuchamos las discusiones de lo que ellos están encontrando, luego hacemos una lluvia de ideas: Si tuviera esta información adicional, ¿le ayudaría a llegar al siguiente nivel? Trabajamos con los usuarios finales para encontrar la manera de obtener la mejor información ", señala Baker.
Los empleados de OraSure colaboran principalmente a través de reuniones cara a cara o por correo electrónico. Sin embargo, Baker dice que está definitivamente interesado en la posibilidad de proporcionar una interacción más dinámica y permanente a través de las herramientas web 2.0, tales como las redes sociales, wikis y blogs.
Así como muchas otras empresas, de acuerdo con Kobielus -de Forrester-, las empresas están comenzando a utilizar mashups de colaboración para permitir que los equipos de los usuarios desarrollen diagramas, cuadros de mando o informes en línea, y luego los pongan a disposición en los blogs, wikis o en Facebook, señala. Los proveedores que actualmente ofrecen estas capacidades incluyen Lyzasoft Inc., Tableau Software Inc. y la Corporación JackBe.
Con una gobernanza adecuada y los controles de seguridad en su lugar, dicen los implementadotes, el autoservicio y la BI colaborativa puede romper las viejas barreras entre los distintos departamentos y niveles dentro de una organización. Esto a su vez promueve una más rápida y -lo más importante- más efectiva toma de decisiones en toda la empresa.
Lo que los proveedores de BI ofrecen
Las herramientas de autoservicio se están convirtiendo en un artículo indispensable para los proveedores de BI exitosos.
A partir del 2009, las pequeñas, compañías "visionarias" de BI como Tibco Software, QlikTech y Tableau retaron a los proveedores de BI establecidos mediante la introducción de "herramientas intuitivas e interactivas y herramientas fuertes de visualización interactiva para análisis", según un informe de Gartner publicado el año pasado.
Los grandes jugadores han luchado con sus propios productos de auto servicio: PowerPivot de Microsoft, Explorer de SAP BusinessObjects, Cognos Express de IBM y WebFocus Visual Discovery de Information Builders. Los proveedores de BI como Targit, MicroStrategy y el Instituto SAS también tienen ofertas de autoservicio.
Sin embargo, las posibles empresas compradoras deben ser conscientes de que todas las herramientas de autoservicio no son iguales. Uno de los diferenciadores clave es la facilidad de uso, de acuerdo al analista de Forrester Research, Boris Evelson. Aunque la mayoría de proveedores de BI afirman tener aplicaciones y herramientas fáciles de usar e intuitivas, "lo que es intuitivo para un profesional de BI no es necesariamente intuitivo, por ejemplo, para un analista de marketing", señala.
Los usuarios finales con pocos conocimientos de BI necesitan herramientas que los guíen a través de las tareas básicas de BI, así como también requieren de plantillas personalizables y de un tablero de control, añade.
Otras características clave incluyen portales web para compartir información e interfases con lenguaje natural para las consultas y búsquedas.
Los usuarios avanzados, tales como analistas de negocios, por el contrario, quieren herramientas de BI sofisticadas, tales como para el análisis de bases de datos, que les den la flexibilidad para perforar en el fondo de las bases de datos y crear sus propios puntos de vista y consultas sobre la marcha, pero sin tener que hacer frente a los aspectos técnicos de la infraestructura de datos subyacente –lo que requeriría de asistencia.
El costo es otro factor diferenciador importante. Las empresas que ya cuentan con una plataforma líder en soluciones de BI por lo general pueden agregar una interfase de autoservicio con mínimo costo y esfuerzo, de acuerdo con el analista de Forrester, Jim Kobielus.
Los principales proveedores de BI como Cognos de IBM, SAP y Oracle ofrecen productos de nivel de entrada dirigidos a empresas con presupuestos limitados y necesidades básicas de BI.
El software BI de Microsoft -basado en SQL Server, SharePoint y Office- es otra opción de bajo costo para las empresas pequeñas y medianas.
Algunas organizaciones grandes están adoptando las plataformas de BI de código abierto, tales como el Proyecto BEE, JasperSoft, Pentaho y SpagoBI.  Sin embargo, tenga en cuenta que "código abierto no siempre es igual de software libre [y] obtendrá aquello por lo que paga", señala Evelson. Algunos productos de BI de código abierto deben ser etiquetados como "se requiere ensamblaje", porque los distintos componentes no se integran plenamente, indica.
Además, algunas de las suites de código abierto carecen de características y funciones requeridas por las grandes organizaciones, incluida la seguridad robusta e integrada, herramientas de escalabilidad (como balanceo de carga), y conectividad a fuentes de datos populares, añade Evelson.
Por último, considere la posibilidad de externalización. Las ofertas de software como servicio ya están disponibles en algunos proveedores de BI, incluyendo Tibco (Silver Spotfire), PivotLink y SAP BusinessObjects (Crystalreports.com).
Además de la reducción de capital y costos de personal, las ofertas de SaaS permiten que un negocio extienda fácilmente el alcance de su sistema de BI a los usuarios finales más remotos, y a sus socios de negocios, a través de la web.
Elisabeth Horwitt, Computerworld (US)