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Google Docs: 21 útiles consejos

Estos 21 consejos rápidos le muestran características útiles pero escondidas que le ayudarán a hacer más con la suite de web.

[14/02/2011] Si no le ha echado recientemente un vistazo a Google Docs, ahora es un buen momento para hacerlo. La suite de oficina, que funciona completamente en un navegador de Internet, ha evolucionado lenta pero continuamente hasta convertirse en un conjunto bastante práctico de herramientas gratuitas.

El tiempo ha pasado desde que Google compró el procesador de texto colaborativo Writely en el 2006. A diferencia del software de escritorio como Microsoft Office, que pasa por grandes actualizaciones cada cierta cantidad de años, Google Docs es un producto en continuo cambio. Google presenta nuevas características continuamente, y los complementos continúan surgiendo tanto de Google Labs como -para aquellos que usan Google Apps for Business- de Google Apps Marketplace.
Le hemos dado una buena revisión al reino de Google Docs y descubrimos 21 consejos para hacer más; explorando algunas de las características menos obvias en su procesador de texto, hoja de cálculo, y software de presentación; también algunos consejos sobre Gmail. Nuestra cobertura va desde la edición de fotos de un documento de texto hasta trabajar con varias monedas en una hoja de cálculo. También compartiremos amenas formas de usar el modernizado organizador de documentos de la homepage y maximizar su espacio de edición.
Antes de que comience, hay que señalar que Google Docs funciona mejor con el propio navegador de Google, Chrome, y con Firefox de Mozilla. La funcionalidad tiende a ser un poco limitada con Internet Explorer de Microsoft.
1. Busque en Docs y Gmail al mismo tiempo
¿No sería maravilloso poder buscar en Gmail y en su lista de documentos de Google al mismo tiempo? Afortunadamente, Gmail Labs ha diseñado una forma de hacerlo. Para llegar a Labs desde Gmail, haga clic en Configuración en la parte superior derecha de la pantalla, y luego haga clic en el enlace de Labs.
Baje hasta que encuentre Búsqueda de Google Apps; ahí, haga clic en Habilitar, y luego haga clic en Guardar Cambios al final o inicio de la lista. De aquí en adelante, cualquier búsqueda que solicite dentro de Gmail también se hará en sus documentos, y los resultados aparecerán debajo de los resultados de Gmail.
2. Trabaje con más de una moneda en una hoja de cálculo
Para establecer el formato de moneda base de una hoja de cálculo, haga clic en Archivo y luego en Configuración de la Hoja de Cálculo. Cambie la configuración regional al país relevante (Estados Unidos para el dólar, por ejemplo).
Sin importar la configuración regional, puede marcar celdas o rangos de celdas para que tengan formato en otra moneda. Para hacerlo, resalte aquellas celdas y haga clic en el botón de Más Formatos en la barra de herramientas (es el botón que dice 123). Luego baje en el menú desplegable hasta la opción Otras monedas y realice su selección.
3. Cree dibujos dentro de presentaciones
Cuando cree una presentación no tiene que cambiar a Dibujos para hacer un bosquejo. Más bien, haga clic en Insertar y luego en Dibujo. Estos comandos abrirán la interfase de dibujo en una ventana flotante. Cuando haya acabado, haga clic en Guardar y luego Cerrar para insertar el dibujo en la presentación, donde puede cambiar su posición y tamaño.
4. Fije la posición de las imágenes
Por default, el procesador de texto de Google Docs inserta las imágenes de tal forma que ellas se mueven junto con el texto; esta característica se llama posicionamiento Inline. Para fijar la imagen a la página de tal forma que permanezca estacionaria mientras que el texto flota alrededor suyo -y por tanto la única forma de moverla es haciendo clic en ella y jalándola- primero seleccione la imagen y luego, abajo, haga clic en Fijo.
5. Rápidamente haga copias de respaldo de sus documentos offline
Si quiere guardar todos sus documentos que se encuentran en los servidores de Google en su disco duro, comience pasando el mouse por encima de los archivos de la homepage de Google Docs. Luego, escoja Acciones y seleccione Descargar en el menú que aparece.
En la caja de diálogo que aparece, haga clic en la pestaña Todos los Ítems. Verá muchos ítems de cada tipo de archivo que puede descargar; si está de acuerdo, haga clic en el botón Descargar. Los archivos se descargarán juntos a un archivo .zip.
6. Reúna datos de las hojas de cálculo usando formularios
Algunas veces uno necesita recopilar datos de los compañeros de trabajo, clientes, u otras personas. Los formularios proporcionan una forma rápida de satisfacer esta necesidad, ofreciendo interfases de preguntas múltiples que uno puede enviar por correo electrónico a las personas o incluirlos en páginas web.
Para comenzar, abra una nueva hoja de cálculo y seleccione Formulario; luego escoja Crear un Formulario. En la ventana que aparece, escriba su primera pregunta en el campo Título de la Pregunta. Puede proporcionar un texto explicativo en el campo Texto de Ayuda si lo desea; si lo hace, ese texto aparecerá sobre la pregunta en el formulario. En el menú desplegable Tipo de Pregunta, seleccione el tipo de respuesta que busca (respuesta múltiple, texto plano, o lo que considere necesario). Si solicita datos numéricos, selecciones Texto.
Para ingresar otra pregunta, coloque su mouse sobre Ejemplo de Pregunta 2 y haga clic en el ícono de lápiz. Luego repita los pasos descritos anteriormente. Para añadir más preguntas, haga clic en el botón Añadir Elemento en la parte superior izquierda de la ventana.
Una vez que sus preguntas se encuentren completas, envíe por correo electrónico el formulario a sus receptores haciendo clic en el botón Enviar este Formulario por Correo Electrónico. Puede abrir el menú desplegable de Más Acciones y seleccionar Insertar para obtener código HTML que puede insertar en una página web.
Todos los datos que las personas ingresen en su formulario aparecerán en la parte superior de la hoja de cálculo. Uno puede administrar o borrar formularios usando el menú Formulario dentro de la hoja de cálculo.
7. Inserte enlaces rápidamente
La forma más común de insertar un hiperenlace en un documento de texto es escoger Insertar y luego Enlace, o presionar Ctrl-K. Sin embargo, otra forma es hacer clic y jalar un shortcut desde la barra de marcadores -o incluso desde el menú de marcadores- al campo A Qué URL, en donde instantáneamente se convertirá en un hiperenlace. Sin embargo, este método funciona solo en Mozilla Firefox y Google Chrome. Inclusive uno puede jalar enlaces directamente desde la barra de marcadores y del menú de marcadores al documento para crear un hiperenlace.
8. Maximice su espacio de edición
Para sacar la barra de herramientas y usar toda la ventana del navegador para editar, seleccione Ver y luego Ocultar Controles. Para volver las cosas a la normalidad, presiones Esc.
Uno puede combinar esta configuración con el modo pantalla completa de su navegador para dedicar toda la pantalla a la edición. Para ir a la pantalla completa en la mayoría de los navegadores, presione el botón F11 de su teclado. Presione el mouse en la parte superior de la pantalla y el menú nuevamente será visible, y al hacer clic en el botón Restablecer devolverá la ventana a la normalidad.
9. Explore las plantillas
Muchas personas no se dan cuenta que las herramientas del procesador de texto y de la hoja de cálculo de Google ofrecen cientos de plantillas de documentos, incluyendo algunas bastante sofisticadas para el trabajo con impuestos y otros propósitos especializados.
Para ver las plantillas de documentos, seleccione Crear Nuevo y luego Desde la Plantilla en la homepage de Docs.
10. Vista previa de documentos en Gmail
Para tener una vista previa (dentro de una ventana de Gmail) de un documento que ha recibido por correo electrónico, active Vista Previa de Google Docs en Google Labs. Para acceder a Labs, escoja Configuración y luego Labs. Una vez que encuentre el complemento, escoja Habilitar y luego haga clic en el botón Guardar Cambios.
11. Use reglas para colorear las hojas de cálculo
Uno puede cambiar automáticamente el color de las celdas de una hoja de cálculo en base a su contenido. Para hacerlo, resalte las celdas a las que quiera aplicar color, y seleccione primero Formato y luego Cambiar Color con Reglas.
De la lista del menú desplegable, escoja el criterio que quiera para filtrar por color, digamos el texto de la celda, o la fecha. Luego ingrese los criterios de filtrado que quiera usar en el campo de texto. Por ejemplo, para colorear todas las celdas que contengan el nombre Melvin, seleccione Contenido de Texto del menú desplegable, e ingrese Melvin en el campo de texto. (El campo no hace caso a las mayúsculas).
Luego, en las cajas Texto y Fondo, escoja los colores de celda que quiera aplicar, y haga clic en Guardar Reglas cuando esté todo listo.
12. Jale imágenes a Docs desde el escritorio
Para insertar una imagen en un documento de procesador de texto, haga clic y jale la imagen desde una carpeta en su disco duro o en su escritorio a la ventana del navegador. Esta operación funciona solo en Google Chrome y Mozilla Firefox.
13. Corrija la ortografía
Si con frecuencia escribe mal las palabras, puede hacer que Google Docs las corrija automáticamente a medida que las escribe en el procesador de texto. Selecciones Herramientas y luego Preferencias. En la caja de diálogo que aparece, ingrese el texto que generalmente escribe mal en el campo vacío que dice Reemplazo, e ingrese la palabra escrita correctamente en el campo Con.
14. Busque con mayor efectividad
Puede refinar sus búsquedas en la homepage usando operadores, como type:spreadsheet, que botará solo aquellos resultados provenientes de hojas de cálculo. Haga clic aquí para ver algunos ejemplos de operadores.
15. Use marcadores para navegar documentos grandes
Dentro de los documentos de procesador de textos, uno puede definir marcadores y luego crear enlaces en otro lugar que vayan directamente a ese marcador. Esto puede ser útil cuando uno está creando tablas de contenidos, por ejemplo.
Para insertar un marcador, escoja Insertar y luego Marcador. Para crear un enlace a un marcador, resalte la palabra o frase que quiere que las personas cliqueen para saltar al marcador, y luego presiones Ctrl-K. Luego seleccione el botón de Marcador en la caja de diálogo resultante, y seleccione el marcador que creó anteriormente.
16. Comparta Docs con personas que no usan Google
Google Docs tiene como fortaleza la colaboración, y por ello puede permitir incluso a las personas que no tienen una cuenta de Google ver y editar sus documentos. Para compartir un archivo, haga clic en el ícono de candado que se encuentra junto al título del documento. En la caja de diálogo que aparece, seleccione Cambiar en Privado. En la nueva caja de diálogo seleccione Público en la web o Cualquiera con el Enlace. Si quiere que los que ven el documento puedan editarlo o solo verlo, haga check en Permitir a Cualquiera Editar. Luego haga clic en el botón Guardar, y copie y pegue el enlace en uno o más mensajes de correo electrónico.
17. Marcar con estrella varios documentos a la vez
Añadir una estrella a un documento es una forma útil de resaltarlo de las otras entradas. En la homepage de Docs, puede añadir estrellas a varios archivos al seleccionarlos de la forma usual: mantenga presionado las teclas Ctrl o Shift a medida que selecciona el nombre del archivo. Luego jale el nombre del archivo hacia la parte superior de la entrada marcada con una estrella en la lista de filtros en la parte superior izquierda de la interfase.
18. Encuentre los detalles técnicos de un video
Haga clic derecho sobre la imagen de vista previa de cualquier archivo de video en la homepage, y selecciones Mostrar Información del Video para ver los detalles técnicos del archivo, como su resolución.
19. Use el procesador de texto para crear páginas web
Si encuentra que el HTML o el diseño web es algo desconcertante, puede en cambio usar el procesador de textos de Google para crear páginas web simples. Para insertar imágenes, haga clic en ellas y jálelas a la ventana del navegador, como se señaló líneas arriba; inserte enlaces resaltando el texto o la imagen y presionando Ctrl-K.
Una vez que ha creado la página, haga clic en Archivo, luego en Descargar Como, y luego en HTML (Zipped) para descargar los datos. La carpeta resultante contendrá un solo archivo HTML junto con una carpeta de archivos de soporte. Cambie el nombre del archivo HTML a index.html, y suba ese archivo y la carpeta de archivos de soporte a su espacio en la web.
20. Guarde dibujos en forma escalable
Si crea una dibujo en Google Docs y quiere descargarlo para su uso offline, asegúrese de seleccionar la opción SVG del menú Archivo, Descargar Como. Al hacerlo creará un archivo escalable (es decir, un archivo que puede cambiar de tamaño sin que su calidad se deteriore, a diferencia de los archivos JPEG y PNG).
21. Use varias cuentas
Una característica que recientemente se ha añadido a Gmail permite a las personas que tienen más de una cuenta en Google cambiar entre direcciones de correo electrónico sin tener que salir y volver a entrar en sus cuentas. Para activar esta característica, selecciones Mi Cuenta en la parte superior derecha de la página de su cuenta en Google y haga clic en el botón Editar que se encuentra al lado de Inicio de Sesión Múltiple. Luego haga clic en Activado, y luego en Guardar.
A partir de entonces, podrá cambiar de cuentas haciendo clic en la flecha al lado de su dirección de correo electrónico en la parte superior derecha de la pantalla. Haga clic en Ingresar en Otra Cuenta para añadir una nueva cuenta, pero tenga en cuenta que solo se le permite un máximo de tres cuentas.
Desafortunadamente, Google Docs no funciona con varias cuentas. Seguirá conectado a su cuenta primaria, que es aquella desde la que activó la opción de cuentas múltiples (esta cuenta tendrá la palabra Default situada al lado de la lista de cuentas). Si hace clic en el enlace de un documento compartido dentro de un correo electrónico desde una de sus otras cuentas, probablemente se le dirá que no tiene permiso para acceder al archivo.
Google Docs, por otro lado, funciona bien con múltiples cuentas si cambia dentro de cuentas de Google Apps for Business. Por tanto, una solución es cambiar a Google Apps for Business su dominio. Si va a crear 50 cuentas o menos, es gratuito.
Mejorando
Google Docs continua mejorando prácticamente todos los meses a medida que surgen nuevas características. Una buena forma de mantenerse al tanto de lo que va apareciendo es monitorear el blog de Google Docs, que es escrito por el equipo a cargo de Docs.
Además, no tema revisar Google Docs para averiguar cómo funcionan las características; y considere tomarse un tiempo para explorar el foro de Google Docs, en donde los usuarios escriben cosas interesantes que descubren.
Keir Thomas, PC World (US)