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Lync: Las comunicaciones unificadas de Microsoft

[22/02/2011] Hace unos días Microsoft, en conjunto con sus socios G&S (Gestión & Sistemas) e ITG Solutions, presentaron el Lync Server 2010, una solución de comunicaciones unificadas que, como todo producto de Microsoft, tiene el atractivo de poder integrarse fácilmente con los viejos conocidos de la oficina: el Outlook y el Office.

Por su puesto, Lync implica en realidad un cambio con respecto a las soluciones que ya se tenían anteriormente de parte del gigante de Redmond, y corresponde a las funcionalidades que todos podemos esperar de un buen sistema de comunicaciones unificadas. Veamos algunas de sus características.
El inicio
La presentación comenzó con la ya clásica enumeración de necesidades a las que se encuentra expuesta la empresa en la actualidad. Sin embargo, la diferencia fue que ahora se hizo una diferenciación entre lo que desea TI y lo que desea el negocio.
TI requiere -porque se lo piden- que reduzca los costos de las comunicaciones y que también los simplifique. También es una necesidad de TI mantener el cumplimiento y evitar la fuga de información, así como soportar a los usuarios con diversas necesidades. En este último punto se debe de tomar en cuenta que ahora los usuarios ya no solo tienen necesidad de una comunicación por voz o por correo, sino que también entran a tallar medios como la mensajería instantánea y las conferencias web.
Finalmente, una necesidad que tiene TI es la de manejar una única identidad para los usuarios. Si esto se lograra, las cosas se simplificarían bastante para TI pues los trabajadores no tendrían que ingresar a cada servicio con un diferente nombre de usuario y contraseña.
Pero las necesidades del negocio pueden variar un poco. De este lado, se puede apreciar que los trabajadores (o sea, los usuarios) tienen que hacer frente a una sobrecarga de la información; es decir, la llegada de muchos correos, mensajes de voz, correos electrónicos y demás formas de comunicación. Adicionalmente, el negocio necesita ahora comunicarse con sus socios de negocios y clientes a nivel mundial; y, finalmente, el negocio desea reducir sus gastos en viajes.
Para todas estas necesidades existen diferentes funcionalidades de las comunicaciones unificadas que pueden ayudar a uno y a otro lado.
Por ejemplo, en general, las comunicaciones unificadas ayudan a reducir los costos de los viajes, y de las comunicaciones (especialmente de las de larga distancia); además, los resultados empresariales mejoran dado que estas plataformas ayudan a mejorar los niveles de colaboración entre los empleados de una empresa y entre estos y las personas con las que se relacionan.
¿Qué es lo que ofrece Lync?
Una de las primeras características que se destacó fue la de la Presencia. Generalmente, muchas consultas simples se realizan mediante correos electrónicos cortos que en la mayoría de los casos pesan tan solo 1k. Así, hasta un 30% de los correos de una firma tienen esta característica y son creados porque uno no sabe si interrumpir a otra persona con una llamada para realizar una consulta simple. Esa incertidumbre se acaba cuando es el propio sistema el que nos indica si la persona se encuentra libre para recibir, por ejemplo, una llamada o un mensaje instantáneo para absolver una consulta simple.
Otra de las características que se ofrecen es la de una sola identidad. Mediante ella el usuario puede tener acceso a todos sus servicios de comunicación sin necesidad de interactuar con otros tipos de infraestructuras.
Compartir el escritorio es otra funcionalidad. Un caso práctico donde se siente la utilidad de esta característica es cuando uno debe ingresar a un servidor y el único que tiene la contraseña es el de seguridad. Ya no es necesario que él o ella vayan al escritorio para digitar la clave, sino que sencillamente se comparte el escritorio con esta persona para que ella lo haga remotamente.
Chat y federación. Uno puede federarse con las empresas que le prestan servicios, entonces en lugar de realizar una llamada a un celular o a un anexo, uno puede ser visto en línea e iniciar una conversación rápida o una consulta.
Movilidad. El usuario hoy en día puede acceder a su información desde cualquier lado, incluso desde sus dispositivos móviles.
Video. Ahora incluso se pude usar video HD, lo cual requiere manejar una buena cantidad de información.
Conexión transparente a la red telefónica. No solo se puede tener acceso a la central interna de la empresa sino también a la red pública.
Todas estas funcionalidades que antes probablemente se encontraban dispersas en varias herramientas ahora se tienen en un solo lugar, en las comunicaciones unificadas. El trabajo del usuario se simplifica; pero ¿y el del administrador?
También se le reduce la complejidad. Primero, porque solo tiene que administrar una sola herramienta. Segundo no tiene múltiples usuarios porque los usuarios no tienen que acceder mediante múltiples nombres y contraseñas, sino generalmente mediante la cuenta de red y una sola contraseña, y un directorio único basado en Directorio Activo.
Además, el administrador tiene usuarios con más facultades de poder comunicarse. En la mensajería los usuarios tienen esquemas de autoservicio con lo cual se puede reducir las llamadas a help desk.
La solución
Microsoft Lync tiene fácil adopción debido a que se integra a Office, a Outlook y a cualquier software que es parte de la suite de Office. Para las personas que tienen SharePoint también se puede integrar las funcionalidades de presencia y colaboración. Además, reduce los costos debido a la convergencia de diferentes formas de comunicación y facilidad de instalación, de acuerdo a los expositores.
Una de las características de Lync es que busca mantener siempre comunicados a los miembros de la empresa. Y por ello estas personas se pueden federar con empresas que usen Lync, pero incluso con otras redes como las públicas de Hotmail, Yahoo, AOL, y Gtalk. Obviamente, esta funcionalidad no se otorga a todos los usuarios. El administrador puede definir quiénes pueden tener esa capacidad de federación.
Otra característica interesante es que mediante esta herramienta se puede encontrar la persona correcta.
Algo que tiene Lync es que se puede agregar a la información de contacto de las personas otros tipos de información. Así se puede ver a qué departamento pertenece, cuál es su anexo, dirección de correo, y su estado de presencia. Igualmente, se puede decidir si el contacto se realiza mediante un correo, chat, llamada, conferencia o videollamada.
Pero adicionalmente se pueden realizar búsquedas por skill. Si se hace una integración de Lync con SharePoint y en esta herramienta existe información sobre los skills de la persona Lync puede ahí hacer búsquedas en base a las habilidades del usuario. Se puede, por ejemplo, listar a todos aquellos que trabajan en Finanzas y en algún tipo de tema; si esa información se encuentra en SharePoint fácilmente se podrá encontrar.
Además de hacer la búsqueda por skill se puede ver la foto de las personas. Si hay varias personas dentro de una empresa con el nombre de Juan Pérez, se puede ver la foto para saber cuál es la persona correcta.
En cuanto al tema de las conferencias, éstas se realizan de manera simple, a tal punto que, por ejemplo, el presentador de la conferencia puede pasar su rol a otro asistente de la conferencia de manera transparente, sin necesidad de salir y volver a iniciar sesión. La colaboración es otro elemento importante, por ello los usuarios pueden subir archivos de tal forma que todas las personas puedan tenerlo como una carpeta de trabajo, también pueden compartir aquello que están visualizando.
Las conferencias también se encuentran anexadas a la interfase de Outlook. Dicho sea de paso hay una opción para definir cuáles son las características de esa conferencia (audio solo o audio y video a la vez).
Con respecto a soluciones anteriores, como el OCS que tenía que utilizar el Communicator y LiveMeeting, ahora solo es necesario un solo cliente en el que la persona que está iniciando la presentación puede mostrar una presentación y puede tener una vista panorámica de la habitación, de acuerdo al equipo que tengan. Ahora las sesiones se pueden desarrollar en alta definición.
En cuanto al tema de voz, uno pude realizar llamadas telefónicas desde cualquier lugar, no solo desde el anexo sino desde cualquier parte de la empresa; también se puede compartir videos en llamadas y conferencias, recibir llamadas telefónicas donde uno quiera, gestionar las llamadas de otra persona, y gestionar las propias comunicaciones.
Estas fueron las características más resaltantes de Lync que presentaron Microsoft y sus socios de negocios.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú