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Casos de éxito

Recursos Humanos descentralizados

La experiencia en Lumina Copper

[28/02/2011] Se solía creer que las tareas de Recursos Humanos tenían que encontrarse en manos del personal de Recursos Humanos. Sin embargo, ello ya no es necesariamente la norma. Gracias a soluciones que descentralizan esta tarea, en la actualidad son los supervisores e incluso los propios trabajadores los que participan en ellas.

Esa fue una de las razones por las que la empresa Lumina Copper, firma minera dedicada a la explotación de cobre, decidió implementar Fractal, un software para Recursos Humanos que venció a los pesos pesados de la categoría y que representó todo un cambio cultural en la empresa.
Desde cero
Lumina Copper es una empresa relativamente nueva. Se creó en agosto del 2008 y su gerente de Recursos Humanos, Javier La Rosa, se unió a la firma al mes siguiente. Había entonces mucho que hacer pues lo que se necesitaba desde un inicio era alguna forma de comenzar las operaciones. Comenzaron desde cero con un software que solo se encargaba de la conformación de la planilla, pero que incluso en esa tarea presentaba algunos problemas. Era necesario entonces contar con una solución que no solo se encargaba de la planilla, sino de los procesos del área de Recursos Humanos desde una perspectiva de gestión moderna, descentralizada y participativa.
La Rosa se encontraba al tanto de esas necesidades y tenía amplia experiencia, ganada por su trabajo en otras grandes empresas; y fue a partir de esa experiencia que conocía a los creadores del software Fractal: la empresa Inexxo.
Estábamos viendo varias alternativas para gestionar de manera eficiente todo el tema de Recursos Humanos. Yo traía la experiencia de lo que se había desarrollado anteriormente en IBM, el BCP y Yanacocha, y veía cómo implementar algo similar acá en Lumina. Comencé a hacer los contactos y uno de ellos fue la gente de Inexxo, por la experiencia ganada al trabajar con ellos anteriormente.
En empresas anteriores La Rosa había trabajado con la gente de Inexxo en base a desarrollos que se realizaron de acuerdo a las necesidades y las ideas que se compartían entonces. Pero ahora la situación era diferente: Inexxo tenía ya un software hecho.
Fractal es un software que, de acuerdo a la información proporcionada por Inexxo, se encuentra certificado por Microsoft para la plataformas Windows usando como motor de Base de Datos SQL Server, permite descentralizar los procesos de RRHH, e interactúa fácilmente con otros sistemas y procesos mediante interfases (Sunat, Bancos, contabilidad o sistemas propios de cada cliente).
El elegido
Fractal, sin embargo, se tuvo que hacer paso en un proceso de selección. Como señala Luis Samanamud, IT Manager de Lumina Copper, se consideró otra opción (nada menos que SAP) a la que venció por las ventajas que ofrecía.
[Se escogió Fractal por] los costos, tiempos y beneficios (funcionalidades) que traía la solución. Con respecto a la anterior no se podía comparar porque Fractal es una solución que va más allá de planillas, en ese sentido era muy superior, sostiene Samanamud.
La decisión se tomó en el primer trimestre del 2009, e inmediatamente comenzó la implementación.
Fractal es una solución modular que se va implementando módulo por módulo en la empresa. En el primer trimestre del 2009 se comenzó con la implementación del módulo de planillas, que iba a reemplazar al software anterior que presentaba muchos problemas de demoras y errores en la generación de pagos. Era necesario comenzar por el módulo básico, pero el objetivo era ir más allá.
Creo que la gestión del recurso va más allá de hacer una planilla o aplicar un plan de compensación, sino cosas como el manejo adecuado de un sistema de desempeño para reconocer los esfuerzos del personal en forma eficiente, y si no tenemos la información de una manera detallada es difícil poder ser justos en el delivery que hacemos al empleado, en el premio o reconocimiento que le estamos dando, sostuvo La Rosa.
Y es por ello que luego se fueron implementando otros módulos, empezando con los transaccionales como el modulo de organización, vacaciones y renovación de contratos y continuando con los módulos de mayor valor para la gestión de Recursos Humanos como el encuestador y modulo de gestión de clima laboral el modulo de planeamiento y gestión salarial y el modulo de gestión del desempeño, y el no menos importante poderoso portal del colaborador. Ciertamente, éstos no son los únicos ni los últimos pues falta implementar otros cinco módulos que se irán instalando hasta el primer trimestre del 2012, momento en el que se prevé que se concluirá con todo el proceso de implementación de Fractal.
Descentralizando
¿Qué hace tan eficaz a este conjunto de herramientas? Ellas descentralizan el trabajo de RRHH, señala Samanamud. Algunas actividades de RRHH que antes eran centralizadas, ahora han sido transferidas a los supervisores. Todo lo que es el manejo de vacaciones, el manejo de permisos es administrado por el propio supervisor y no por RRHH. Toda la organización interactúa con esta herramienta, el área de RRHH a través de herramientas crea las políticas de base, el supervisor tiene herramientas de evaluación de competencias y de desempeño, y el empleado tiene herramientas para solicitar vacaciones, revisar su desempeño, sus datos personales, su boleta, etc., sostiene Samanamud.
Además, en el portal del colaborador se publica información -de la empresa, principalmente- en forma mensual que es de interés para el mismo empleado. Esto es, indicadores de desempeño y diversa información de la empresa, que anima a los empleados a ingresar al portal. Pero a su vez el usuario tiene que entrar para registrar información propia de él, como los permisos, vacaciones, capacitaciones y temas similares. Por uno u otro motivo, los colaboradores siempre tienen algún motivo para visitar el portal.
La implementación al parecer ha sido un proceso fluido en el que Lumina Copper ha tenido una buena relación con Inexxos; sin embargo, no todo es color de rosas.
Toda implementación lleva consigo sus desafíos (problemas) y esta no fue la excepción. La implementación de un sistema que descentralizaba la labor de Recursos Humanos implicó un cambio cultural en la organización, y como todo cambio cultural toma su tiempo.
El propio Samanamud señala que el desafío del cambio cultural aún se encuentra en proceso, es decir, aún queda tarea por hacer. Y obviamente las recomendaciones para los CIO que pasen por un proceso similar, es tomar en consideración el cambio cultural que ello implica.
Es importante que al momento de lanzar estas herramientas haya un proceso comunicacional y mucho involucramiento de parte de la gerencia general, para que estas herramientas puedan ser lanzadas de manera efectiva, sostiene el ejecutivo.
A pesar de este pequeño inconveniente, el proceso de implementación fue considerado positivo tanto por La Rosa como por Samanamud, los dos ejecutivos involucrados directamente en la tarea.
La inversión que tuvieron que realizar fue de menos de 200 mil dólares y el cálculo del ROI establece un plazo de tres años para que el proyecto se pague.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú