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¿Hermano mayor o recordatorio útil?

[02/03/2011] ¿Alguna vez se preguntó cuánto tiempo pierde en Bejeweled? O ¿cuán seguido sus búsquedas de trabajo en la web terminan en navegación de entretenimiento? Ahora existe software que le dirá esto no solo a usted, sino también a su jefe y a sus compañeros de trabajo.

No estamos hablando de software espía secreto, aunque hay bastantes que los empleadores pueden utilizar. No, existe una nueva generación de software de monitoreo corporativos que observa lo que los empleados hacen durante el día laboral, sin hacerlo en forma oculta. Estos widgets no ocultos reportan si trabaja poco o mucho.
La mayoría de las personas que prueban el software quedan asombradas, señala Joe Hruska, CEO y uno de los fundadores de RescueTime, nombre del software de monitoreo. Es sorprendente para las personas lo poco, en promedio, que hacen durante una jornada laboral de ocho horas, señala. Si haces cuatro o cinco horas de trabajo productivo en una computadora, te encuentras en el percentil superior. Es poco común que veamos a alguien que sobrepase las cinco horas de tiempo productivo al día en una computadora.
RescueTime fue originalmente concebida como un producto de consumo para ayudar a las personas a llevar un registro de lo que hacían durante el día, generalmente para que pudieran facturar tiempo a sus clientes, señala Hruska, cuyo background incluye la consultoría den TI. No estaba pensado como un reemplazo de un sistema de registro de tiempos o para monitorear a las personas.
Las primeras pruebas mostraron que las personas se encontraban interesadas no solo en lo que estaban haciendo durante el día, sino también en registrar cuán productivos eran. La meta era tener esa información de manera automática, sin esfuerzo del usuario. Ese fue nuestro principio fundamental: entender esta información sin ingreso de datos, sostiene Hruska. No hay nada que distraiga más que tener detener tu productividad para llenar un formulario de uso del tiempo.
RWave Software es nuevo en el campo, y está persiguiendo un enfoque orientado a las tareas con su nuevo software de analytics y productividad de la fuerza laboral. De nombre RWorks, el software de nube puede automáticamente monitorear lo que está haciendo el usuario, y comparar esa actividad con las tareas y proyectos en los que el usuario se supone debe trabajar.
Las personas se establecen tareas a sí mismos, o sino sus gerentes establecen sus tareas, y RWorks automáticamente registra el progreso de esas tareas, señala Tony Redmond, fundador y CEO de la empresa. Al final del día, uno puede ver las tareas que se tiene asignadas y la cantidad de tiempo real que uno ha gastado siendo productivo en esas tareas.
Un pie muestra el desagregado del día, así que no se puede mentir a sí mismo.
El usuario ideal de RWorks es alguien que tiene tareas discretas que hacer, pero es útil para los trabajadores del conocimiento también. Si a un empleado se le asigna la tarea de escribir una evaluación de marketing de IBM, por ejemplo, el software podría reconocer que cualquier tiempo gastado en el trabajo en el documento llamado Evaluación de marketing de IBM se relaciona con el proyecto, como el tiempo gastado navegando en el sitio web de relaciones con el inversionista de IBM.
Los empleados pueden también ver el feedback de sus gerentes a medida que hacen sus tareas, lo cual ha demostrado ser algo bien recibido en las empresas que tienen una fuerza de trabajo distribuida, incluyendo a los teletrabajadores. Permite a los teletrabajadores sentir que tan bien están haciendo su trabajo. Al mismo tiempo, las personas que tienen la responsabilidad de supervisar a los teletrabajadores tienen una idea del progreso de sus proyectos, sostiene Redmond.
Además de analizar lo que los empleados están haciendo, RWorks en una futura versión podrá alimentar con esa información a los planes de gerencia del proyecto. Podremos estar en capacidad de mostrar un plan de proyecto en la pantalla en nuestro propio sistema, y también vamos a permitir a las personas exportar tareas e importar tareas hacia y desde Microsoft Project, afirma Redmond.
Debido a que el sistema RWorks registra el progreso real de la tarea, más que las estimaciones, los datos en los planes de proyecto serán más realistas, señala el ejecutivo. (También se encuentra en producción aplicaciones móviles que permitirán a RWorks monitorear las tareas realizadas en un smartphone).
En thepurplepatch, firma de consultoría de Irlanda, RWorks ayuda a los empleados a mantener registro de su trabajo offsite con el cliente sin tener que molestarse en realizar un registro manual.
Gastamos una gran cantidad de tiempo frente a los clientes, que era fácilmente medible, pero queríamos un método de registro de la cantidad de tiempo que pasábamos tras bambalinas trabajando para esos clientes para asegurar de que estaban siendo adecuadamente compensados por su tiempo, sostiene Damian Donlon, quien lidera la firma.
Para Donlon, el software también proporciona una forma fácil de ver lo que está sucediendo en una organización dispersa.
Como viajo de reunión en reunión, puedo ver el estado exacto de los proyectos y tareas para todos los clientes sin tener que preguntarlo. Ya no tengo que confiar en un tercero que me diga que algo se ha hecho, cuando en realidad no se ha hecho, afirma el ejecutivo. Además, puedo ver cuánto están tomando de tiempo las tareas, aquellas que se encuentran retrasadas y la fecha esperada para cuando estén completadas en base al tiempo real usado en ellas hasta la fecha.
¿Hermano mayor o un recordatorio útil?
RescueTime usa métodos de crowdsourcing para categorizar qué actividades son productivas y cuáles no lo son. Los usuarios finales designan cuan productivo o improductivo es un cierto sitio web, por ejemplo, y cuando suficientes personas asignan el mismo ranking, RescueTime comienza a aplicar ese ranking por default.
En la actualidad RescueTime ofrece una versión gratuita de su software para uso individual y una versión pagada que incluye reportes más detallados. Por ejemplo, en lugar de simplemente reportar que alguien uso dos horas usando Word, la versión pagada también registrará qué documentos usó esa persona. Otras características incorporadas en la versión pagada incluyen alertas, establecimiento de metas, y la capacidad de bloquear aplicaciones o sitios web que distraigan por un periodo de tiempo.
Los usuarios corporativos de RescueTime pueden registrar su tiempo y productividad individualmente y como parte de un grupo. Incorporamos la capacidad de ver cómo van trabajando en comparación con los otros miembros del equipo o, dependiendo de sus niveles de seguridad, como van trabajando en comparación con el promedio del equipo, sostuvo Hruska.
Un empleado en un equipo de 10 personas podría notar que está gastando 50% más tiempo en redes sociales y tareas improductivas que el miembro promedio del equipo. Obviamente, un gerente también podría notar esta tendencia, y sugerir al empleado que deje el hábito.
Hruska ve a RescueTime como una alternativa a simplemente bloquear el acceso a sitios web y aplicaciones recreativas. Da a los empleados control sobre su tiempo, y al mismo tiempo queda claro que debe haber un límite de las actividades improductivas.
Numerosos estudios han mostrado que permitir algo de navegación por diversión durante el día de trabajo, en realidad incrementa la productividad, sostiene Hruska, entonces ¿por qué no simplemente administrar cuánto tiempo gastan las personas haciéndolo?
Aunque los empleados podrían sentirse espiados, tanto RWave como RescueTime ven sus softwares como beneficioso para los empleados, quienes pueden usarlo para demostrar cuánto están trabajando. Los proveedores también han trabajado para dar a los usuarios finales algo de control sobre cómo funciona el software.
Con RWorks, un panel permite a los usuarios indicar si están trabajando, en una reunión, al teléfono, o pasando tiempo privado. La persona está señalando si está trabajando o no, sostiene Redmond. Si señalan que están en tiempo privado, dejamos de registrar todo lo que están haciendo.
En forma similar, los usuarios de RescueTime pueden dar pausa a la aplicación durante el almuerzo y borrar ciertas actividades. También pueden anular un ranking automático. Si un sitio web es útil para el trabajo de una persona, pero recreativo para la mayoría, el usuario puede aplicar su propia designación. Los clientes corporativos pueden aplicar designaciones entre grupos de usuarios finales. Por ejemplo, LinkedIn puede señalarse como productivo para un grupo de marketing mientras que es considerado distractivo para un grupo de ingenieros.
Ninguno de los programas desea que se le vea como una herramienta de espionaje. Nunca desearíamos tener un modo invisible, señala Redmond. RWorks es muy abierto en cuanto a lo que hace. Muestra a las personas exactamente qué estadísticas está viendo. Lo hacemos muy obvio.
En thepurplepatch, los usuarios ven los beneficios del software de monitoreo, señala Donlon, quien añade que RWorks ha mostrado que el equipo remoto es significativamente más productivo de lo que se esperaba.
Pensaba que [los empleados] se rehusarían a usarlo, pero cuando se dieron cuenta que era una buena herramienta que los ayudaría a ser más eficientes y productivos, la aceptaron, señala Donlon. No tomó mucho tiempo para que ellos se dieran cuenta que no se encontraba diseñada para observar todo lo que hacían y que ellos podían decidir tomar un descanso, y no tener problemas.
RescueTime, también enfatiza su apertura.
No nos gusta que nos comparen con el Gran Hermano, eso no es lo que RescueTime intenta ser, señala Hruska. Hubo un tiempo cuando RescueTime podía ser instalado sin el conocimiento de los empleados, pero esa capacidad ha sido deshabilitada.
Tuvimos presión de algunos de nuestros clientes corporativos más grandes y les permitimos hacer lo que llamamos una instalación invisible, sostiene Hruska. Hicimos esto por un periodo muy corto y encontramos que no funcionaba para nosotros.
Hay muchos otros productos que monitorean subrepticiamente las actividades de los empleados, capturando golpes de teclado y registrando actividades como el uso de aplicaciones, descargas de documentos y visitas a sitios.
Entiendo la necesidad para las empresas de observar y monitorear esto y proteger su propiedad intelectual y datos. Pero así no lo hacemos nosotros, señala Hruska.
Ann Bednarz, Network World (US)