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Errores tecnológicos... y cómo prevenirlos

No sea víctima de estos 15 errores que le costarán dinero y podrían hacer caer su negocio.

[03/03/2011] Si no es precisamente un experto en tecnología, adquirir, mantener y asegurarla, puede ser una situación confusa. Es posible que ya sepa mucho acerca de lo que debe hacer, pero ¿qué pasa con lo que no debe hacer?

Todo, incluyendo la falta de backups de sus datos, el uso incorrecto de las redes sociales (o no usarlas), y el uso de software pirata pueden afectar su balance final de mala manera. A continuación mostramos 15 errores tecnológicos que las pequeñas empresas cometen una y otra vez, y lo que necesita hacer para prevenirlos.
1. Confiar demasiado en la nube
El almacenamiento cloud es un excelente recurso para las pequeñas empresas. No es oneroso, y le permite acceder datos cuando está fuera de la oficina. Sin embargo, depender demasiado de la nube puede ser peligroso, ya que significa poner todos sus datos importantes en manos de otra empresa o persona.
Incluso Flickr, de Yahoo, recientemente borró accidentalmente la cuenta de un usuario-que tenía más de cuatro mil fotografías almacenadas en ella- por un simple error humano. Por suerte, Flickr fue capaz de restaurar la cuenta plenamente, pero puede que usted no tenga tanta suerte.
Mientras que la nube es un buen lugar para ir de visita, no debe hacer que ese sea su hogar permanente. Los drives y servicios de almacenamiento cloud de Network-Attached Storage (NAS) como Box.net son algunos de los productos que pueden formar parte de una estrategia de almacenamiento sólida. Siempre guarde sus datos importantes en varios lugares, incluso en unidades físicas -como las que son virtualmente indestructibles, como las unidades de disco duro externas a prueba de desastres ioSafe.
2. Errar a la hora de hacer un backup apropiadamente
Hablando de hacer copias de seguridad de los datos, las estrategias de backup son inútiles si no se utilizan. Desafortunadamente, este suele ser el caso recurrente. tanto con individuos como con empresas. Tener un solo disco duro físico o una cuenta de almacenamiento basada en la nube no le ayudará si falla en mantener sus datos backapeados y su tecnología relevante.
Afortunadamente, los programas de backup lo harán por usted. Harán copias de seguridad de sus datos de manera frecuente y regular, por lo que no tiene que hacerlo manualmente. Es especialmente importante que establezca una buena estrategia de backup. Si se encuentra en una pequeña empresa sin personal de TI dedicado que lo haga por usted, la recuperación de datos es un proceso doloroso y caro.
3. No proteger los teléfonos de los empleados
A medida que los smartphones se vuelven cada vez más inteligentes, es hora de asegurar estas computadoras de bolsillo en miniatura. Debido a que los teléfonos inteligentes llevan demasiados datos sensibles, es importante tomar medidas para asegurar su propio teléfono y los de sus empleados.
Asegúrese de que los teléfonos inteligentes de su empresa están protegidos con contraseña (Las contraseñas como "1234" o "9999" no cuentan), tenga habilitadas las capacidades de borrado remoto, y tenga un sistema operativo seguro (BlackBerry, por ejemplo, permite encriptar tarjetas SD), solo en el caso de que alguien deje un teléfono en un bar cualquiera. Para obtener un mayor control granular, investigue el software de administración del smartphone, como NotifyMDM.
4. Tomar demasiados viajes
Los viajes de negocios pueden ser costosos, incluso si es un ninja de las tarifas aéreas. En lugar de subirse a un avión para cumplir con sus socios de negocios, considere el uso de la tecnología para crear un ambiente virtual de encuentro. Varias herramientas de video conferencia y conferencia web le permiten llevar a cabo una conferencia virtual y así ahorrar tiempo y transporte.
Además, los estudios muestran que el teletrabajo es bueno tanto para los empleadores como para los empleados. Los empleadores tendrán mejor calidad de trabajo en menor tiempo y por menos dinero, mientras que los empleados disfrutarán de un horario menos restrictivo.
5. Eliminar la vieja tecnología incorrectamente
Las computadoras, los teléfonos inteligentes y otros aparatos no se pueden tirar simplemente a la basura, ya que contienen materiales peligrosos que pueden dañar el medio ambiente. En el peor de los casos, la eliminación inadecuada de la vieja tecnología le puede costar una multa. Pero esto no significa que tiene que gastar mucho dinero para que un tercero se deshaga adecuadamente de ese material.
En su lugar, tenga en cuenta la limpieza y la reventa de su antigua tecnología. Obviamente, esto significa que su tecnología tiene que estar en condiciones de trabajo, aunque algunas empresas todavía usan teléfonos con pantallas agrietadas. Si su tecnología pasa los estándares de empresas como Gazelle o NextWorth, recuerde limpiar sus datos y luego envíe los equipos, y podrá obtener un cheque decente para utilizarlo en la actualización de la oficina.
6. Flaquear en las redes sociales
Los sitios de redes sociales como Twitter y Facebook son excelentes recursos para que las pequeñas empresas desarrollen una presencia en línea. Sin embargo, no son tan excelentes si nunca los utiliza, si los automatiza, o peor aún, si los utiliza para entrar en disputas en línea con los clientes.
Tener una cuenta que tuitear mensajes impersonales o promocionales de una línea es casi tan malo como no tener cuenta de Twitter. Después de todo, la clave para la creación de redes sociales es la parte "social" -no el trabajo en red.
Twitter también puede ser peligroso. Recientemente, Kenneth Cole dio a la luz la situación actual en Egipto con un tweet que decía: "Millones de personas hacen tumulto en #El Cairo. Se rumorea que se enteraron que nuestra nueva colección de primavera ya está disponible en línea en http://bit.ly/KCairo. Este Tweet ofendió a mucha gente, y algo similarmente insensible podría significar un desastre absoluto para una pequeña empresa.
Las redes sociales son una forma excelente y gratuita de construir relaciones con los clientes, por lo que vale la pena hacer un poco de investigación antes de saltar a la palestra.
7. No investigar su impresora
Muchas pequeñas empresas realizan bastantes impresiones en casa, pero eso no significa que deba salir corriendo a comprar la mejor oferta de impresión que pueda encontrar. Investigar sobre las impresoras antes de comprar una le puede ayudar a ahorrar mucho dinero. Para empezar, ¿debería tener una impresora láser como caballito de batalla, o puede optar por una impresora de inyección de tinta, o tener ambas?
Es importante que sepa cuanto costará la tinta o el tóner, ya que este será el factor decisivo en el largo plazo. Muchas de las impresoras baratas le sacarán dinero a la empresa lentamente con tinta secuestrada o precios de tóner. También es una buena idea que considere las recargas de tinta en lugar de la compra de cartuchos nuevos cada vez que se acaben.
8. Tomar el camino de Groupon
Groupon y otros sitios sociales de compras pueden ser una bendición para las empresas luchadoras. Solo ofrezca su producto o servicio a un precio muy rebajado, y recibirá cientos o miles de nuevos clientes.
Pero si se trata de una pequeña empresa, no se deje seducir tan fácilmente por la publicidad y los potenciales nuevos clientes. Muchas pequeñas empresas están descubriendo que las ofertas del tipo Groupon pueden ser una pesadilla. Varias cosas pueden salir mal, especialmente si no tiene el personal, el tiempo, ni el presupuesto para aceptar cientos de clientes nuevos que compran sus servicios por una fracción del precio habitual. Ofrecer un trato Groupon que no puede cumplir no solo le costará dinero, también le costará su reputación.
9. Flojear en la seguridad, seguridad ¡Seguridad!
Su negocio puede ser pequeño y sin pretensiones, pero eso no significa que no haya gente dispuesta a robarse sus secretos. Así como con la seguridad de los teléfonos inteligentes de sus empleados, es importante que la seguridad TI sea una prioridad.
Asegúrese de que conoce las entradas y las salidas de las características de seguridad de su sistema operativo, y que tiene firewalls y programas antivirus adecuadamente actualizados.
También es importante practicar la informática segura. Las cuentas de correo electrónico y las redes sociales son especialmente vulnerables a los virus y spam, así que tenga diferentes contraseñas para diferentes cuentas y no haga clic en enlaces sospechosos. Esto parece ser algo de sentido común, pero más de la mitad de las pequeñas empresas no cuentan con directrices apropiadas de seguridad TI, de acuerdo con la empresa de seguridad AVG.
10. Pagar por las fotos
Hay muchas razones por las que las pequeñas empresas utilizan fotografías de archivo, como la actualización de sitios web y la creación de posts originales en los blogs, anuncios, etc. Pero antes de comprar esas dos o 20 fotos para embellecer el blog de su empresa, échele un vistazo a las fuentes gratuitas, tales como las fotos etiquetadas con una licencia de Creative Commons.
Muchos usuarios de Flickr suben sus fotos bajo una licencia Creative Commons, lo que significa que podrá utilizar esas fotos a cambio de mostrar el crédito de quien la tomó. Para encontrar fotos de Flickr con licencias Creative Commons, vaya a búsqueda avanzada en la página de Flickr y marque la casilla "Buscar solo el contenido Creative Commons" que está al final de la página. Si planea utilizar las fotos para fines comerciales, o si desea modificarlas de algún modo, marque las casillas correspondientes. También puede buscar más allá de Flickr escribiendo Fotos Creative Commons en el buscador de imágenes de Google.
11. Comprar garantías extendidas
Si no sabe mucho de tecnología, entonces, comprar una garantía extendida para cubrir su nuevo gadget puede ser una buena idea. Sin embargo, se ha demostrado una y otra vez que comprar garantías extendidas, por lo general, no vale la pena.
Obviamente, siempre dependerá de lo que está comprando, lo que cubre la garantía, y qué tipo de persona es usted. Si está comprando un teléfono inteligente y lo va a llevar a muchos viajes por aguas claras, entonces debe pensarlo dos veces y comprobar si la garantía cubre los daños por agua. Pero si está comprando una computadora nueva que va a estar en su escritorio, es probable que la garantía no sea necesaria.
12. Ignorar su reputación en línea
Los propietarios de pequeñas empresas saben que la reputación lo es todo, y esto también se aplica a su reputación online. Incluso si no piensa que tiene mucha presencia en línea, los sitios de defensa de consumidor y de reseñas permiten que sus clientes expresen sus opiniones en la web sin tener su consentimiento explícito.
Por eso es importante que controle con regularidad la presencia online de su empresa, y compruebe como aparece su empresa en los resultados de búsqueda. Lo que no conoce podría estar haciéndole daño. Si encuentra que su presencia en línea es menos que sabrosa, tendrá que tomar las medidas apropiadas para reconstruir su buen nombre.
13. Elegir el soporte técnico incorrecto
El soporte técnico es un tema complicado. Después de todo, si tiene una empresa lo suficientemente pequeña y "Conoce a alguien" ¿por qué preocuparse de contratar a un profesional, no? Quizá. Las investigaciones de Gartner han encontrado que por lo general las pequeñas empresas tratan de utilizar la menor ayuda TI posible, pero esto no es necesariamente algo bueno.
Mientras que puede utilizar a la hermana menor del entrenador de perros del enamorado de su prima, pero si planea expandir su negocio del todo, puede ser una buena idea que contrate a un profesional a tiempo parcial o a tiempo completo. No solo va a ser capaz de construir una mejor relación con un profesional TI en casa, sino que también será capaz de ampliar y mejorar tecnológicamente su empresa.
14. Omitir la sesión de entrenamiento
Puede parecer que estoy afirmando algo que es obvio, pero la tecnología es inútil a menos que sepa cómo usarla. Comprar una nueva y cara impresora o una desktop solo será una pérdida de dinero si ni usted ni su empresa saben como sacarles todo su potencial.
La capacitación de los empleados es particularmente importante si no emplea un soporte de TI a tiempo completo, ya que sus trabajadores estarán por su cuenta si algo sale mal. Esto no significa que necesariamente deba traer un entrenador externo -aunque la inversión puede valer la pena. Solo haga que la formación técnica sea una prioridad y garantice que todo el mundo aprenda los puntos importantes del manual de instrucciones.
15. Uso de software pirata
Comprar software y las licencias correspondientes para su pequeña empresa puede ser desalentador. A menudo es costoso, y en su lugar, es fácil obtener aplicaciones en lugares dudosos. Dicho esto, utilizar software pirata le puede costar una fuerte multa de la BSA.
Sin embargo, esto no significa que tenga que pagar de más por el software. En su lugar, échele un vistazo a alternativas, como el uso de software libre, la compra de licencias no utilizadas, o el pago mensual por los servicios. También considere la compra de software usado, pero asegúrese de que conoce la complejidad de los acuerdos de concesión de licencias de software.
Si usted es culpable de uno -o varios- de estos errores tecnológicos, no se preocupe porque definitivamente no es el único. Sin embargo, ahora sabe qué errores debe tener en cuenta y cómo solucionarlos cuando los vea. En última instancia, la corrección de estos errores le ayudará a ahorrar dinero, crear un lugar de trabajo más eficiente, y evitar crisis graves en el futuro. Después de todo, la tecnología se supone que debe ayudar -no herir- su negocio.
Sarah Jacobsson Purewal, PC World (US)