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Columnas de opinión

Como escoger al proveedor de outsourcing adecuado

Por: Albert Lee, CIO de New York Media

[17(11/2008] De modo que ya se decidió por contratar los servicios de outsourcing. Sin duda el camino a tal decisión fue difícil, pero ahora viene aún la parte más complicada: seleccionar al socio correcto. Tome la decisión equivocada y su proyecto estará destinado al fracaso; pero si toma la decisión correcta, ésta lo puede llevar a una valiosa relación en los próximos años. Aquí les presento cinco pasos que deben ser tomados en cuenta para escoger adecuadamente a su socio de outsourcing.

Obtenga que todos compren el proyecto
Es sorprendente la cantidad de proyectos que son rechazados actualmente por la falta de un plan básico de trabajo. Antes de involucrarse en un proyecto, es importante identificar los objetivos y la expectativa de éxito en el futuro. Este paso fundamental, le asegura una visión de lo que espera de esta relación con terceros.
Ahora que tiene un plan, es el momento de vender la idea internamente. Para muchos ejecutivos, el outsourcing es una palabra obscena. No importa cuánto dinero puede pensar en que se va a ahorra, o cuanto ingreso adicional puede generar su proyecto; éste está destinado al fracaso si su equipo de ejecutivos no están de acuerdo desde el primer día. Esté preparado para responder preguntas difíciles acerca de cómo su plan beneficiará a la organización; y esté también preparado para orientar a sus empleados, quienes también tienen la misma preocupación. Proceda con mucha cautela, el éxito de su proyecto de outsourcing requiere de la participación de todos en la organización. Su organización necesita estar preparada física y emocionalmente, antes de que usted pretenda comprometerse con un socio externo.
Investigue y haga su primera llamada telefónica
Ahora que su negocio está encaminado, es momento de efectuar las primeras llamadas telefónicas a los posibles socios. Trate de que éstas sean más bien entrevistas de trabajo. Piense como que la persona al otro lado de la línea es alguien que está solicitando un empleo en su empresa.
¿Conocen ellos el negocio? ¿Tienen clientes similares a usted en cuanto a tamaño? ¿Cuánto tiempo están en el negocio? ¿Entienden ellos cuál es la misión del proyecto? ¿Están preparados para alcanzar sus objetivos, es decir los planteados por usted?
El éxito de una sociedad de outsourcing se basa en la confianza. ¿Emplearía a la persona con la cual está hablando? Si no es así, siga la búsqueda.
Esté preparado para naturalizarse
¿Encontró algo? Es tiempo de hacer entonces algunas diligencias. Probablemente el socio que escogió es de otro país. Para hacer un uso efectivo de él como una extensión de su personal, debería emplear algún tiempo para entender lo que es ser un empleado en otro país.
Las diferencias culturales son lo primero que hay que entender. Fiestas nacionales, observaciones religiosas y las horas estándares de trabajo varían significativamente de un país a otro. Investigue qué áreas de estas diferencias culturales pueden impactar en su negocio. Por ejemplo, no debería asociarse con alguien cuyas fiestas nacionales se celebran en una época en la que usted tiene mas trabajo. 
El idioma es otra barrera. ¿Cuántas personas de su posible sociedad hablan el mismo idioma que usted? ¿Es posible una comunicación social? ¿Pueden ellos comunicarse al mismo ritmo y nivel como lo demanda su empresa?
Comprender la infraestructura tecnológica del vendedor y el país en que reside es sumamente importante. Mientras la alta velocidad de acceso a Internet es deseada en las empresas en EE.UU, muchos socios de outsourcing no disfrutan los mismos niveles de conectividad. ¿Puede el centro de operaciones en el extranjero actuar con la misma efectividad, como extensión de su empresa, con una conexión a Internet poco confiable? ¿Cuál es su tolerancia de estar fuera de línea?
Finalmente dé una mirada cercana a la cultura empresarial; en particular, preste mucha atención al proceso administrativo de la empresa. ¿Si tienen certificación CMMI, están en la capacidad de encajar con empresas de nivel CMMI 5? ¿Podrá su socio integrarse impecablemente a su proceso actual? ¿Será capaz de trabajar como una extensión de su empresa, y tendrán el mismo sentimiento de pertenencia a la empresa como lo tienen los empleados de su compañía?
Verifique a fondo las referencias
 ¿Piensa que ha encontrado al socio correcto? Entonces es el momento de verificar las referencias. Busque empresas que hayan trabajado con su posible socio durante años. Tómese su tiempo para escuchar acerca de sus éxitos y fracasos. Hacer esta verificación con una empresa que está en la etapa inicial de la sociedad, le dará información incompleta. Una sociedad feliz es aquella que funciona muchos años.
Sin embargo no se detenga en sus propias observaciones. Es aquí donde su red de negocios y su red social cobran vital importancia. Servicios como Linkedln son herramientas valiosas para solicitar información acerca de sus potenciales socios.
Revise su plan de trabajo una vez más
Antes de firmar ningún contrato, asegúrese de revisar su cuadro de proyectos nuevamente. ¿Han cambiado sus objetivos? ¿Está siguiendo la pista correcta en sus objetivos? Cerciórese de que su socio de outsourcing esté consciente de sus objetivos, y esté seguro que éste le ayudará a alcanzarlos.
El proceso de selección de un socio Outsourcing no debe ser subestimado. Desde mi propia experiencia, comencé en el 2007 con una lista de cinco vendedores y un cuadro de proyecto simple. A lo largo de las semanas y meses había eliminado a los cinco, y empecé nuevamente varias veces. Dediqué semanas enteras a investigar la cultura empresarial de la India, Europo Oriental y el Sureste de Asia. Docenas de referencias fueron revisadas antes de que seleccionara a Luxoft para extender nuestro equipo de ingenieros. Nuestro sistema metódico de selección de vendedores nos ayudó a encontrar el socio de outsourcing que estaba estrechamente alineado con los valores centrales de Nueva York Media, y que nos proporcionana un talento que se integra muy bien a nuestro talento local.
Debido a que el proveedor que seleccione será inevitablemente diferente dependiendo de sus necesidades del outsourcing, concéntrese en alguien con quien pueda compartir. No busque solamente una relación vendedor-cliente. La decisión de comprometerse en una sociedad extiende la disponibilidad y la fuerza de trabajo de su organización. Su socio externo debe funcionar como una extensión de su personal. La empresa seleccionada deberá estar conformada por personal que tienen la misma sensación de orgullo y pertenencia que la que tienen sus empleados. Tener expectativas menores lo condenarán al fracaso. 
Albert C. Lee es director ejecutivo de TI de New York Media. Tiene más de 15 años de experiencia profesional en múltiples dominios tecnológicos incluyendo las mejores prácticas de ingeniería de software, administración de servidores, migraciones de data centers, reubicación de empresas y en la administración de ciclos de vida de productos. En el rol de director ejecutivo de TI en New York Media, encabeza a un grupo de más de 30 gerentes, ingenieros, administradores, gerentes de proyectos, técnicos y contratistas.
CIO, USA