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Ganando productividad fácil y rápidamente

Ocho formas de acelerar el progreso en proyectos TI críticos y hacer que su departamento se vea bien.

[29/03/2011] Los grandes proyectos tecnológicos pueden proporcionar grandes beneficios de largo plazo sobre la eficiencia TI; pero en ocasiones, son las cosas pequeñas las que tienen un mayor impacto sobre la productividad. Después de todo, son aquellos detalles –reuniones, correos electrónicos, tareas de poca importancia– los que lo alejan a uno de los temas importantes.

Conversamos con varios profesionales de la tecnología y concluimos con ocho formas rápidas de mejorar la productividad TI sin invertir decenas de miles de dólares o seis meses de recursos.
Algunas pueden ser implementadas ahora. Otras pueden tomar su tiempo, pero duerma tranquilo, cada una de ellas se paga en el largo plazo, así que ¿qué espera?
Rompa el hábito de las reuniones
De acuerdo a encuestas recientes, el personal de TI gasta casi seis horas a la semana en reuniones que son consideradas por un 70% como tiempo perdido. No extraña entonces que para muchas organizaciones las reuniones son muy mal consideradas.
Por supuesto, no se pueden evitar las reuniones, pero uno puede minimizar la pérdida de productividad cambiando los hábitos de las mismas.
Las reuniones son actos para tomar decisiones, no para sentarse a esperar que todos tomen la palabra. Mientras más rápido se llegue a un consenso, más pronto se puede volver al trabajo real.
Paso No. 1: Saque todas las sillas de las salas de reuniones, sugiere Patrick Srail, director de gerencia de productos de News Corp./MySpace. Forzar a que todos piensen parados hará que las reuniones se realicen mucho más rápido.
¿Cuáles son los otros secretos de Srail? Cancele todas las reuniones que no tienen agenda, y repita todas las tareas que se tienen que hacer al final de cada reunión, aconseja. Las reuniones sin tareas son básicamente actualizaciones de estado, y para eso no se requiere de reuniones.
En lugar de hacerlo en una sala de reuniones, realice las actualizaciones de estado vía correo electrónico o chat, use las presentaciones y demos de productos en forma remota usando los servicios como GoToMeeting o WebEx para que las personas puedan verlas sin dejar sus sitios, y reemplace algunas reuniones presenciales con video chat. Eso le ahorrará el tiempo que desperdicia yendo a la sala de reuniones y esperando a que lleguen los tardones.
La comunicación visual comunica mucho más que la de solo voz, sus reuniones serán más fluidas, añade Aaron Charles Sylvan, presidente de Sylvan Social Technology, que ayuda a las pequeñas empresas a desarrollar sitios web virales. También, ya que requiere de la atención de ambas partes, las llamadas son cortas y van al punto, en lugar de que una persona hable mientras las otras comienzan a revisar su correo.
Otra forma, aunque parezca paradójica, de reducir el número de reuniones sin sentido es incrementar la disponibilidad de lugares para reunirse, aconseja Rick Brenner, director de Chaco Canyon Consulting.
Uno de los motivos de las reuniones periódicas de los equipos es la necesidad de reservar salas de conferencia por anticipado, sostiene. Algunos equipos se reúnen incluso cuando hay poca necesidad de reunirse, simplemente porque el martes a las 10 es la reunión. Si se tiene suficientes salas de reunión se elimina la necesidad de reunirse a menos que la situación lo justifique.
Elimine su correo
¿Recuerda cuando el correo electrónico y la mensajería instantánea eran considerados un regalo de Dios para la productividad? Hacía una pregunta y volvía al trabajo mientras que alguien buscaba la información que necesitaba.
Esos días se acabaron, gracias a la avalancha. De acuerdo a Radicati Group, el volumen de correo electrónico, mensajería instantánea, y spam se incrementa en 20% a 25% al año. Administrar todos esos mensajes se está convirtiendo en todo un trabajo.
Regla No. 1: Desactive las alertas de nuevos mensaje para que no lo distraigan, señala Stever Robbins, experto en productividad y autor de 9 pasos para trabajar menos y hacer más. En otras palabras, revise sus mensajes cuando quiera hacerlo, no cuando ellos quieran. Segundo, cierre sus clientes de correo y mensajería periódicamente durante el día, y haga saber a todos que se encuentra fuera de línea durante esas horas.
Así se dará a sí mismo ciclos sin interrupciones para pensar mientras que al mismo tiempo se mantiene en contacto con sus colegas según lo necesite, sostiene Robbins. Las personas lo llamarán si es una emergencia. Y dígales a las personas con una firma en su correo: solo reviso el correo 3 veces al día, a las 10 am, la 1 pm, y las 4 pm. Llame si necesita algo más urgente.
Las personas también tienden a usar en exceso el correo cuando hay otras herramientas que son más apropiadas. ¿Necesita compartir grandes archivos con sus colegas? Use un servicio de almacenamiento en nube como Box.net o OfficeDrop, o un utilitario que sincronice el almacenamiento en línea entre varios dispositivos como Dropbox o SugarSync. Ellos le enviarán una alerta cuando los archivos sean añadidos o actualizados. ¿Necesita colaboración en un documento o una presentación? Google Docs o SharePoint son mucho más preferibles que enviar y recibir nuevas versiones a través del correo.
Y cuando finalmente revise sus mensajes, trate con ellos, añade Alexander Pasik, CIO de la IEEE. Él sugiere tener no más de 30 mensajes en su bandeja de entrada, y mantener solo aquellos que demandan alguna acción. En lugar de guardar manualmente cada mensaje en la carpeta apropiada, manténgalos en un solo lugar y use herramientas para encontrar los mensajes que necesita.
Muchos profesionales han adoptado malos hábitos como permitir que sus bandejas de entrada contengan cientos o miles de correos, muchos de los cuales no han sido leídos, sostiene. Simplemente administrando el correo puede incrementar la productividad.
Vea más, imprima menos
No es ningún secreto que mientras menos tiempo uno pase cambiando entre el correo, el navegador y las hoja de cálculo, y su software de línea de trabajo, más puede hacer. La ganancia de productividad por poder ver todo de una sola vez supera los costos de un monitor más grande o de uno adicional, señala Pasik.
El eslabón más débil que reduce la productividad en el flujo de información son los últimos 30 centímetros, es decir, la distancia que hay entre el monitor y el usuario, señala. Los humanos pueden procesar más información de la que realmente se puede mostrar en las pantallas pequeñas. Si los usuarios tienen monitores grandes, pueden ver sus correos, calendario, navegador, y otras herramientas de productividad de forma simultánea.
En lugar de una sola gran pantalla, Michael Bogobowicz, consultor de Citrix Systems, usa dos, una apilada sobre la otra.
Tener más de un monitor puede mejorar bastante la cantidad de trabajo que se hace cuando uno se encuentra en la oficina porque hay más información disponible, y se requiere de menos tiempo para buscar en las ventanas, señala. Mi ubicación preferida es tener dos monitores apilados uno sobre el otro, ya que hay menos distancia visual entre la información que cuando están uno al lado del otro.
Otro beneficio: poder mostrar, digamos, todo su calendario o todas las columnas de una gran hoja de cálculo significa que es menos probable que las imprima, señala Pasik.
Utilizar grandes monitores es una incentivo para abandonar las impresoras, sostiene Pasik. Imprimirá menos, contribuyendo a un ambiente más verde.
Eso significa que también gastará menos tiempo yendo a la estación de impresión para recoger sus impresiones, fastidiándose con las hojas atascadas o los problemas con el tóner, y guardando o reciclando papel. La gente de la mesa de ayuda se lo agradecerá; de acuerdo a IDC, los departamentos de TI gastan el 15% de su tiempo en temas relacionados a la impresora.
Libere a su mesa de ayuda
Los técnicos de la mesa de ayuda gastan mucho de su tiempo arreglando los mismos obvios problemas. Mientras más cosas simples no pasen a ellos (como el restablecimiento de contraseñas o el mantenimiento de la impresora), más tiempo podrán pasar en lo que verdaderamente afecta a la productividad.
Por ejemplo, cada dos semanas, Richard Casselberry, director de Operaciones TI del proveedor de networking Enterasys, se reúne con su departamento de mesa de ayuda interno para revisar las preguntas que les hacen y generar una lluvia de idea para resolverlas. Una manera rápida: incremente el número de contraseñas incorrectas que se pueden escribir antes de que a los usuarios se les impida el logueado a la red. Gartner Research estima que el restablecimiento de contraseñas es responsable del 20% al 50% de todas las llamadas a las meses de ayuda. Al incrementar las posibilidades de ingresos fallidos de 3 a 12, Enterasys pudo reducir las llamadas a soporte sin afectar adversamente la seguridad.
No trabaje demasiado por cosas pequeñas como la reparación de la impresora, sugiere Pamela Morin, especialista de comunicaciones con el cliente del proveedor de servicios de impresión administrados Reliable Technologies. Si una impresora falla, tenga a la mano el repuesto para usarlo inmediatamente, luego envíe la parte malograda a mantenimiento. Eso mantendrá contento a los clientes empresariales y liberará a la gente de TI de tener que resolver problemas mecánicos simples.
Y aunque los utilitarios de acceso remoto como GoToMyPC o LogMeIn permite que sus técnicos busquen los problemas en las máquinas de los usuarios finales sin tener que llamar o usar el correo electrónico, algunas veces es verdaderamente más productivo hacer una llamada casera al escritorio del usuario, sostiene Matthew Podowitz,  consultor de The IT Value Challenge.
Muchos de los problemas de los usuarios finales tienen que ver más con los procesos de negocios que con temas técnicos, señala; es decir, cosas que uno no puede ver metiéndose al disco duro de alguien. Una pequeña conversación en persona puede hacer más fluido el proceso de soporte.
Esto es especialmente cierto cuando se trata de dar soporte a ejecutivos de alto nivel y a sus asistentes personales. Ofrecer soporte de nivel concierge a la alta gerencia incrementará la percepción del valor de TI, lo cual puede dar como resultado ganancias de productividad, gracias al mayor financiamiento.
La forma más rápida y sencilla de que un departamento TI incremente su percepción de su productividad con aquellos que controlan el presupuesto, es darles un servicio directo y bastante rápido, señala Podowitz. Deles un servicio concierge y la percepción de la productividad inevitablemente se incrementará, y generalmente trae consigo el respaldo de las necesidades de personal y proyectos de TI para que verdaderamente incremente la productividad.
Escríbalo, hágalo
Parece demasiado simple, pero escribir las cosas pequeñas no solo pueden hacerlo más productivo, sino que también puede liberar tiempo para pensar en cosas más grandes e importantes.
Mark A. Gilmore, presidente de la firma de consultoría estratégica Wired Integrations, afirma que tiene un cuaderno donde lista todas sus tareas diarias y recordatorios para que pueda verlos rápidamente y ver donde se quedó.
Me he dado cuenta que con los frenéticos cronogramas que mantienen la mayoría de los departamentos de TI, generalmente olvidan lo que estaban haciendo hace dos horas, y ya no hablemos de lo que hacían hace dos días o dos semanas, señala. Tener un simple cuaderno resolverá el tema y mejorará tanto la comunicación como la productividad dentro del departamento y la compañía como un todo. Puede parecer simple, pero se sorprenderá cuán pocas personas lo hacen.
No tiene que ser en verdad un cuaderno. Los administradores de tareas en línea como Remember the Milk y Microsoft Exchange Tasks hacen que sea sencillo crear listas de cosas por hacer a las que uno puede acceder desde cualquier dispositivo conectado a la web, mientras que productos de software como Evernote y OneNote de Microsoft le permiten a uno organizar archivos dispares pero relacionados como los documentos de Word, páginas web, fotos, mensajes de correo electrónico, tarjetas de presentación escaneadas, y otros materiales en un solo lugar.
Yo descargo el trabajo de recordar las tareas en el software, señala Bogobowicz. Es mejor recordando de lo que yo nunca será, y se encuentra en teléfonos, tablets, y computadoras, así que siempre tengo las listas a la mano cuando aparezca una tarea o complete otra. La categorización permite al mismo software correr diferentes aspectos de mi trabajo y mi vida al mismo tiempo, así que no tengo que mezclarlos o conocer diferentes sistemas.
Pare de microadministrar
Si no logra terminar su trabajo todos los días, probablemente se deba a que se encuentra ocupado haciendo el trabajo de alguien más, señala Rick Brenner de Chaco Consulting. Los gerentes poco experimentados en particular cargan con sus antiguos trabajos a la nueva posición que tienen, lo cual les lleva a microadministrar y muchos otros problemas.
No existe una solución rápida para la microadministración, pero hay una forma rápida de saber si éste es su problema. Comience haciendo una lista de las cosas que está haciendo pero que no debería estar haciendo, luego liste las partes de su trabajo que no puede hacer todos los días. A medida que reduzca la primera lista, la segunda también se reducirá, cuando se dé cuenta de todas las cosas que debería estar haciendo pero que no hace.
Uno tiene que preguntarse a sí mismo, ¿Cuál es mi trabajo?, sostiene Brenner. Con la mayoría de mis clientes, parte de su trabajo es desarrollar a las personas que están trabajando con ellos. Cuando les pregunta, ¿Qué hizo hoy para desarrollar las habilidades de ellos?, la respuesta es usualmente, Nada. No están haciendo su trabajo.
Meterse y hacer el trabajo de sus subalternos solo empeora las cosas, añade Brenner. La clave es enseñarle a su personal las habilidades que necesita para valerse por sí mismos. Puede que necesiten capacitación exterior, asignación de más recursos, o encontrar formas para recompensar a los trabajadores productivos sin necesariamente ascenderlos a puestos de mayor responsabilidad.
Socialice
Darle a los empleados riendas sueltas para pasar todo el día en Facebook, Twitter, y YouTube no es el camino hacia la productividad. Pero si puede serlo el animarlos a utilizar herramientas de colaboración empresariales tipo web 2.0.
Por ejemplo, el personal de TI de la firma de marketing directo InfoCision utiliza blogs de SharePoint para distribuir información, señala Doug Backus, gerente senior de arquitectura empresarial.
Tenemos un grupo de TI de más de cien personas con un gran conocimiento sobre varios temas, señala. En un esfuerzo por compartir ese conocimiento de forma más efectiva, comenzamos a animar el uso de blogs de equipo y personales. Tenemos SharePoint, así que este es un sitio muy fácil para crear. Incluso sin SharePoint, sin embargo, existen herramientas gratuitas disponibles a través de Web Platform Installer que hacen sencillo para una organización diseminar su conocimiento.
Las redes sociales empresariales como Yammer, Spigit, y Clearvale permiten a los empleados colaborar en proyectos y crear una cultura corporativa común, sin importar dónde se encuentren físicamente. Por ejemplo, los empleados de las oficinas de Estados Unidos, Reino Unido, Australia y Canadá de la red de juegos IGN Entertainment usan Yammer en forma interna para criticar las ideas de los otros, señala Greg Silva, vicepresidente de personas y lugares de IGN.
Yammer le da a nuestro equipo de liderazgo la oportunidad de ver qué empleados están constantemente contribuyendo con ideas y colaborando con las conversaciones, sostiene. Y debido a que operamos en varios lugares a nivel mundial, esto le da a nuestros empleados la oportunidad de comprometerse en cualquier discusión, sin importar dónde comenzó ésta.
Bienvenido David III, CEO de la compañía de desarrollo de Java TeamEXtension, usa Harvest Co-op, una herramienta similar a Twitter que permite a su equipo rastrear en tiempo real lo que todos están haciendo en cualquier momento.
La usamos más para mantener el registro de los recursos en lugar de registrar los proyectos o las tareas, señala. Si alguien está trabajando en algo que no está planeado y puede afectar a un proyecto -como los pedidos de los jefes, tareas no bien comunicadas, o trabajo demorado- lo sabemos inmediatamente. Todos pensamos en nuestro día antes de comenzar, luego ingresamos a nuestra agenda en Co-Op para ese día. Este canal de comunicación adicional ayuda a todos a estar sincronizados y a mejorar la productividad.
Sueñe un poco
El último de los impulsores de la productividad no lo parece, pero puede proporcionar los mayores beneficios a largo plazo: mantenerlo abierto a la siguiente gran idea
Use tiempo para ser un geek, aconseja Casselberry de Enterasys. Nosotros intentamos que las personas usen el 10% de su tiempo buscando nuevas cosas. Muchas veces estas nuevas herramientas geek terminan haciendo algo que uno hace pero de manera más sencilla, y le ahorra a uno más tiempo. Es como ejercitar: si encuentras tiempo para hacerlo, uno termina en realidad siendo más productivo (o eso es lo que me dice mi doctor).
De igual forma, Srail afirma que anima a los ingenieros de software de News Corp. a dedicar el 20% de su tiempo a hacer sus cosas.
Esta es una idea tomada de Google, pero definitivamente se puede aplicar, sostiene. Estimula esa pequeña parte creativa del cerebro que todos tenemos, mantiene felices a los ingenieros, y generalmente ha dado como resultado mejores ideas que las que hubieran tenido el equipo de productos. También es importante reconocer que ese 20% probablemente será 10% la mayor parte del tiempo, pero eso es mucho mejor que el 0% que aplasta a tantas buenas ideas.
Dan Tynan, InfoWorld (US)