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Reportajes y análisis

Cómo mover el correo electrónico a la nube

[15/04/2011] El correo electrónico es sin duda una de las aplicaciones más fáciles de mover a la nube; sin embargo, algunos directores de TI se siguen resistiendo a entregar correo electrónico a través de un tercer proveedor basado en la nube, como Microsoft, IBM o Google, según dice un nuevo informe de Forrester Research.

La mitad de los 934 encargados de tomar decisiones en Pymes y empresas de TI encuestados para el informe dijeron que no están interesados en la adopción de correo electrónico alojado.
Sin embargo, está aumentando la presión para reducir los costos haciendo migrar parte de la infraestructura TI a la nube, según Forrester. A pesar de que el 51% de los encuestados se aferra al correo electrónico, el 46% están interesados o planean migrar el correo electrónico a la nube el próximo año.
Para el informe, titulado "Aprenda de los que han hecho el salto al correo electrónico basado en la nube", los analistas de Forrester entrevistaron a profesionales de TI en compañías como el gigante farmacéutico Glaxo Smith Kline y Fairchild Semiconductor -clientes de Microsoft y Google, respectivamente- para obtener consejos sobre la planificación y la migración a sistemas de correo electrónico basadas en la nube.
Para empezar, una organización necesita saber si está lista para la nube. Algunas compañías necesitan mantener el e-mail en las instalaciones de la empresa por razones legales y de cumplimiento. Dele una mirada a su entorno de correo electrónico. Un proceso de evaluación, de acuerdo a la investigación de Forrester, debe incluir:
* Un análisis de lo que los empleados necesitan: ¿Cuáles son sus requisitos de tamaño de buzón de correo? ¿La cantidad del legado a migrar difiere entre los usuarios? ¿Todos tienen los mismos requisitos de recuperación?
* Planificación de los requisitos de integración de aplicaciones: Los empleados no son los únicos usuarios de la plataforma de correo electrónico en una empresa -las finanzas con correo CRM habilitado, y otras aplicaciones de negocios a menudo también dependen del correo electrónico para su flujo de trabajo.
* Un análisis comparativo de los costos: La investigación de Forrester ha puesto de manifiesto que muchas empresas subestiman o no saben el costo de su servicio de correo electrónico corporativo. El costo de la nube de alojamiento es más transparente, con los proveedores revelando sus costos de uso por uso, por mes, para facilitar la comparación.
* Un análisis de las regulaciones y otros requisitos de seguridad: Su empresa puede estar sujeta a regulaciones como HIPAA o FISMA que establecen controles para el almacenamiento y acceso de correo electrónico. Además, si su organización tiene requisitos de seguridad más allá de lo que dictan las regulaciones gubernamentales, la migración de su e-mail a la nube no puede ser factible.
Después de determinar si una migración de correo electrónico es adecuada para su empresa, es hora de prepararse para la migración. Aquí hay siete consejos de planificación que Forrester ha sacado de varias entrevistas con empresas que ya lo hicieron.
1. Limpiar el Directorio
Es necesario "limpiar la casa" cuando se mueve el correo electrónico de las instalaciones de la empresa hacia un ambiente cloud. Eso significa limpiar los registros obsoletos y dominios antiguos de Active Directory (si es que utiliza Active Directory de Microsoft). Uno de los entrevistados por Forrester, un cliente de servicios financieros, lo dijo sucintamente: "No quería replicar nuestro propio desorden en la nube"
2. Mida los requerimientos de ancho de banda
Mover el correo electrónico a un servicio de nube aumentará el tráfico de Internet en general, por lo que se necesita incrementar el ancho de banda. Los proveedores de cloud, como Microsoft, Google e IBM tienen herramientas que dan orientación para las expectativas de ancho de banda.
"Por ejemplo", escribe el autor del informe y analista de Forrester, Christopher Voce, "Microsoft afirma que por cada 100 usuarios grandes de Outlook que tenga, necesitaría 37KB/s disponibles para el correo electrónico, y por medio del uso de Outlook Web Access, necesitará cerca de 85KB/seg.
3. Determine cuánto hay que migrar
A menor cantidad de correos electrónicos e historial de calendario que lleve a la nube, más rápida será la migración. Así que las empresas deben migrar lo que es esencial, al menos inicialmente, para acortar la transición, ya que tener un pie en las instalaciones y un pie en la nube durante demasiado tiempo puede ser doloroso, según Forrester.
"Las empresas que entrevistamos y que optaron por llevar un año o más de su historia, dijeron que en retrospectiva, hubieran deseado llevar menos", escribe el autor, Voce.
4. Decidir sobre un enfoque de migración
Los dos tipos de migraciones de correo electrónico a la nube son migraciones de convivencia y migraciones de corte.
Ambos tienen pros y contras. Una migración de convivencia es una transferencia más gradual de los recursos, y por lo tanto, menos chocante para los usuarios. Pero este enfoque puede causar problemas entre los usuarios que están en la nube y los que no lo están, como no poder ver la disponibilidad del calendario, sobre todo si las plataformas subyacentes son de diferentes fabricantes.
Una migración de corte, donde poco o nada del historial es migrado hacia la plataforma, se realiza de forma rápida y tiene menores costos de implementación. Sin embargo, desplaza la carga de transición a los empleados.
Tanto Microsoft como IBM tienen herramientas híbridas para mejorar la integración entre en las instalaciones y despliegues basados en la nube.
5. Sea creativo combinando la nube y las instalaciones de la empresa
Algunas compañías podrían explorar un enfoque de dos fases, al tomar instantáneas del historial del correo electrónico y migrar esos correo a la nube, manteniendo a todos los empleados en el sistema actual dentro de las instalaciones de la empresa. Una vez que la instantánea de correo electrónico ha migrado y los cambios realizados en los e-mails desde que se tomó esa instantánea han sido guardados, es momento de iniciar la migración de las bandejas de entrada de los empleados a un servicio cloud.
"Naturalmente, hay un precio más alto por ese esfuerzo, pero captura lo mejor de ambos mundos", escribe Voce. "Los líderes de su negocio y el conocimiento de la cultura corporativa le ayudarán a determinar el mejor enfoque para su organización".
6. Arme su equipo de migraciones
Las migraciones a la nube pueden ser una carga y, dependiendo del tamaño de su empresa, puede que no tenga el personal interno para manejar la situación. Proveedores como IBM y Microsoft a menudo incluyen sus propios servicios de migración o pueden recomendar socios para facilitar una migración. Forrester recomienda incluir los costos de migración en la negociación de cualquier acuerdo cloud.
7. Mantener una estrategia de salida en mente
Una parte importante de cualquier estrategia de migración cloud es saber cuándo y cómo jalar el enchufe si no está funcionando.
"Si algo sale mal durante la migración, es necesario entender cuáles son sus requisitos contractuales con el proveedor", escribe Voce. "Actuar en este plan es raro, pero siempre es una buena idea tener una estrategia de salida".
Shane O'Neill, CIO.com