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Gestión de proyectos "transformacionales"

[03/05/2011] Dado que las empresas comienzan a volver a invertir en proyectos de capital post recesión, las oficinas de gestión de proyectos (PMO) necesitan prepararse para facilitar estos nuevos planes. Pero eso no significa que necesitan adoptar más metodología, documentación y procesos. De hecho, muchas PMO estarían mejor servidas mediante la adopción de un enfoque ágil para la gestión de proyectos, según un reciente informe de Forrester Research.

Las PMO más exitosas de hoy -las que tienen un apoyo ejecutivo sostenido y que las ayuda a completar proyectos más rápidamente- se centran en la eliminación de obstáculos y la entrega de mejores prácticas para la gestión de proyectos a toda la compañía, escribe Margo Visitación, vicepresidente de Forrester y analista principal al servicio del desarrollo de aplicaciones y la entrega de profesionales.
Estas PMO "transformacionales" toman un menor enfoque práctico en la ejecución de proyectos y en su lugar ponen mayor énfasis en la gestión de cartera y en el establecimiento de normas de gestión de proyectos útiles para toda la organización. Se llaman transformacionales, ya que permiten la transformación del negocio a través del manejo eficiente del proyecto.
"Las PMO transformacionales se integran plenamente en la planificación y entrega de proyectos de la empresa", escribe Visitación en el informe, ¿Usted está listo para transformar su PMO? Hacer frente a los desafíos de y prepararse para el futuro. "La EPMO [la oficina de gestión de proyectos de la empresa] se transforma de una oficina de gestión de proyectos, en una oficina de gestión de programas debido a que su énfasis pasa de separar planeamiento de proyectos, a la holística iniciativa de planeamiento y ejecución".
Visitación cita al director de una oficina de proyectos de una empresa global que dice: "Tenemos una EPMO global que le da los estándares a todas las PMO... No a manejar todos los proyectos, pero estamos dándole a todas ellas los procesos y herramientas que necesitan para tener éxito".
De acuerdo a la investigación de Visitación, algunas de las características de las PMO transformacionales incluyen:
1. Coherencia. Las PMO transformacionales han establecido prácticas coherentes y repetibles de gestión de proyectos que se usan en toda la empresa. Todos los proyectos se llevan a cabo con las mismas normas y requisitos para el éxito. Las PMO transformacionales también han eliminado las prácticas redundantes y burocráticas de gestión de proyectos que han empantanado muchos proyectos.
2. Transparencia. Las PMO de la próxima generación tienen visibilidad en el progreso y el costo de todos los proyectos. También saben exactamente cómo se utilizan los recursos en los proyectos. Ellos distribuyen esta información de costos, calendario y recursos a los beneficiarios apropiados en toda la empresa (por ejemplo, la información de costos para el CFO).
3. Flexibilidad. Las PMO transformacionales se adaptan a las "necesidades específicas de la gestión de los proyectos y la cartera" de la empresa, así como a la estructura y cultura corporativa, señala Visitación. "Las estructuras organizativas juegan un papel importante en la determinación de los estilos de ejecución de proyectos", escribe. "Las organizaciones altamente centralizadas o federadas se beneficien de una EPMO fuerte y centralizada, mientras que las empresas descentralizadas podrán adoptar un enfoque descentralizado o enrejado a su PMO".
4. Agilidad. Las PMO transformacionales emplean prácticas de gestión de proyectos y desarrollo ágil y acelerado.
5. Educación. La próxima generación de PMO patrocinará la capacitación, y más importante, facilitarán la práctica de las comunidades para promover las mejores prácticas de gestión de proyectos en sus organizaciones. Estas comunidades de prácticas proporcionarán a los directores de proyecto un foro en el que puedan compartir sus conocimientos y aprovechar las experiencias de los demás para resolver problemas de gestión de proyectos.
Dependiendo de la empresa, la participación en estas comunidades de práctica es de carácter voluntario u obligatorio. Un director de PMO citado en el informe de Visitación, señala que los directores de PMO en su empresa se reúnen durante dos horas cada mes como parte de su comunidad de práctica. Visitación señala que las comunidades de práctica ayudan a construir el apoyo ejecutivo de la PMO.
Recomendaciones
Para llevar su PMO al siguiente nivel, Visitación ofrece las siguientes recomendaciones:
1. Identificar una PMO campeona. "Los líderes PMO más exitosos que entrevistamos se reportan con ejecutivos del nivel C con un background de programa o de gestión de proyectos", escribe Visitación. "Este apoyo le da a la PMO la autoridad para hacer cumplir los cambios, así como la rendición de cuentas para apoyar las prácticas que lleven a la empresa al éxito".
2. Enfóquese en las carreras de los jefes de proyecto. Las organizaciones con oficinas de gestión de proyectos transformacionales toman en serio la carrera de administración de proyectos; han establecido pautas de carrera para los profesionales de la gestión de proyectos. "La capacitación formal y el desarrollo profesional con una trayectoria de crecimiento visible, atrae excelencia a la PMO y construye la credibilidad con los líderes de los negocios y con la administración, señala Visitación.
3. Construir comunidades de práctica. Las comunidades de práctica proporcionan a los gestores del proyecto algo que decir en cómo sus empresas gestionan proyectos.
4. Céntrese en los indicadores que importan. Además de los indicadores asociados a los costos y el calendario, las PMO transformacionales también rastrean criterios que son importantes para el negocio, tales como la satisfacción del cliente y la mejora de procesos. "Prácticas como encuestar a las partes interesadas para saber lo que es importante para ellos y hacer coaching de jefes de los proyectos al inicio de cada proyecto, permitirá que la OGP obtenga una visión realista de la cartera y el progreso del proyecto, así como la eficacia con que el proceso está funcionando", escribe Visitación.
5. Utilice las herramientas de gestión de proyectos. Visitación les aconseja a los líderes de las PMO que identifiquen el proyecto adecuado y las herramientas de gestión de cartera para la organización, que hará un mejor uso de las normas de gestión de proyectos y que creen coherencia en la forma en que se ejecutan los proyectos.
6. Logre triunfos rápidos. Las PMO que estudió Forrester empezaron siendo pequeñas -en una sola organización, como departamentos de TI, o con estrechas carteras de proyectos. Como la gestión de proyectos se convirtió en una práctica más sistemática a través de estas empresas, las PMO ampliaron su ámbito de aplicación. Estas PMO tenían que demostrar su valor dentro de sus primeros seis meses de existencia para mantener el soporte ejecutivo.
Meridith Levinson, CIO