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Reportajes y análisis

Microsoft Office 365 vs Google Apps para empresas

[09/05/2011] Office 365, la respuesta de Microsoft a Google Apps para empresas, se puso a disposición del público en su versión beta. Con este movimiento, Redmond se acerca más a la entrega de un paquete de herramientas para las empresas que buscan correo electrónico, procesamiento de texto, reuniones basadas en la web, y decenas de otros servicios que funcionen en PC y en dispositivos móviles por igual.

Pero, espere un minuto, ¿Google Apps de Google no fue la respuesta al dominio de Microsoft en el espacio de la productividad? Después de todo, Microsoft ha mantenido una ventaja constante en el software de escritorio, desde hace décadas. No fue sino hasta el 2006 que Google lanzó Docs, un escueto procesador de texto en línea conocido como Writely. Docs apenas roza la superficie de las características encontradas en Microsoft Word.
Todo eso es cierto, pero Google ofreció la colaboración como una característica asesina mientras que Microsoft arrastraba sus talones migrando Office hacia la nube. Office Web Apps -los homólogos en línea de Word, Excel y PowerPoint- no llegaron a las masas hasta hace casi un año.
Los usuarios de Google Docs solo necesitan presionar el botón Compartir para invitar a alguien a ver un documento y ver las ediciones de los demás en tiempo real. Las personas que no "obtienen" lo que hace Microsoft SharePoint, o que no quieren pagar por una cuenta corporativa, podrían jugar con la colaboración instantánea en Google Docs. Ese tipo de facilidad cambió radicalmente la forma de trabajar de muchas personas.
¿Por qué importan estos servicios?
La nube -otra palabra de moda para cualquier cosa almacenada en línea- es donde está el futuro de la productividad. Cada vez más trabajadores hacen su trabajo lejos de su escritorio en dispositivos móviles, y llevan sus propios teléfonos inteligentes y tablets al trabajo.
Office 365 y Google Apps prometen manejar el meollo de las cuestiones por las que muchas empresas pagan a personal de TI. Sus servicios en la nube pueden liberar a una empresa de hacer las cosas con un genio de tecnología.
Hay un gran potencial de ahorro en la migración de herramientas hacia la nube. Las reuniones en línea reducen la necesidad de hacer viajes de negocios, y la web y las aplicaciones móviles permiten que los trabajadores que están separados por océanos trabajen en la misma página, literalmente, en el mismo momento. Además, el equipamiento de los empleados con un software que funciona en un navegador web significa que hay poca necesidad de instalar aplicaciones locales, a continuación, administrar las actualizaciones y parches. Puede que ni siquiera se necesite dotar a los trabajadores con computadoras -o una sala de servidores y personal de TI.
¿Qué hay dentro?
Office 365 combina ediciones en línea de Word, Excel, PowerPoint y OneNote, con Exchange para el calendario móvil y acceso al correo electrónico. También hay SharePoint para intranet y documentos compartidos, y Lync para la mensajería instantánea, reuniones en línea, y llamadas de audio y video. Un suplemento cubre el software de Microsoft Office Professional Plus, incluidos los de Outlook para el correo electrónico y calendarios. Google Apps para empresas incluye documentos, hojas de cálculo, presentaciones, Gmail, Calendario, Groups para la colaboración en grupo; sitios de intranet. Google también ofrece varias cosas que no se encuentran en Office 365 -pero que puede obtener sin necesidad de una suscripción a Google Apps- como Reader, AdWords, Picasa y Blogger.
Luego está el Mercado de Google Apps. Al igual que el astuto movimiento que hizo Apple al invitar a que terceros creen aplicaciones para el iPhone, Google invita a cualquier persona para que cree herramientas para aplicaciones de negocios. Hay aplicaciones de CRM, nómina y contabilidad, solo para empezar.
Estos paquetes son diferentes, por cierto, de los servicios gratuitos al consumidor que se incluyen -y que son probablemente suficientes para la mayoría de negocios en el hogar. Microsoft Office Web Apps es el nombre para las versiones en línea de Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Y las Google Apps regulares incluyen Gmail, Calendar, Docs, hojas de cálculo, presentaciones, sitios y servicios como AdWords y Google Reader.
Ofice 365 se encuentra desde seis dólares por usuario al mes, mientras que Google Apps para empresas es ligeramente más barato, a unos 50 dólares al año, lo que equivale a 4,17 dólares mensuales por puesto. Sin embargo, Microsoft proporciona un buen incentivo por el pago de Office Professional Plus como una cuota mensual, mucho más asequible que el precio al por menor del software de escritorio (aunque eso es una historia diferente si su empresa ya cuenta con una oferta de licencia por volumen).
¿Cuál ganará?
¿Qué tecnología titánica se apoderará de la nube? Por ahora, al menos, la mayoría de las empresas que buscan un paquete de herramientas de negocios escogerán entre Microsoft o Google. Los consumidores pueden ser agnósticos en lo que respecta a los servicios en línea, pero la mayoría no va a investigar para saber más sobre pequeñas marcas, tales como Zoho (incluso si se jacta de cuatro millones de usuarios).
Con la intención de atraer clientes de Microsoft a Google, Google Apps Migration para Microsoft Exchange permite que las organizaciones migren correo electrónico, calendarios y contactos, así como archivos PST, y el servidor de datos IMAP hacia Google Apps. El plug-in Google Cloud Connect para Microsoft Office 2003 y 2010 le permite colaborar con otros usuarios de Google en Office.
Google Apps abrió la colaboración en línea para las masas, pero todavía hay espacio para que Microsoft aproveche su legado y venda Office 365 a sus clientes existentes. Google Apps cuenta con tres millones de usuarios, pero hay un número diez veces mayor de usuarios de Office Web Apps. Y millones de personas utilizan Microsoft Business Productivity Online Standard Suite (BPOS), que se actualizará a Office 365. Google sigue siendo el rey de la búsqueda, pero no puede reclamar ningún lugar cercano a la base de usuarios que Microsoft tiene por cualquiera de sus aplicaciones; 750 millones de personas utilizan Microsoft Office de escritorio.
Sin embargo, el público es voluble, y los clientes de negocios quieren cualquier cosa que les ahorre tiempo, dinero, y migrañas. Tanto Microsoft como Google habilitan sus ofertas para que se integren, en cierta medida, para que los usuarios de cualquiera de las aplicaciones de Office365 o Google puedan incursionar en las partes de ambos -al menos en sus componentes de consumidores. Y ambos servicios están disponibles para una versión de prueba por 30 días.
Yo, por ejemplo, uso Google Apps a diario y Microsoft Office de escritorio casi a menudo. Todavía hay muchas tareas que las herramientas online de Google no pueden manejar, pero me permite acceder y editar documentos en cualquier lugar. ¿Por qué no utilizar Office Web Apps en su lugar? Bueno, para cuando estuvo disponible, yo ya tenía casi la mitad de una década de documentos en los servidores de Google.
Además, mi lugar de trabajo utiliza Google Apps para empresas, pero también se apoyan en la versión para consumidores de Docs y Hojas de cálculo para fines personales, tales como revistas y todo tipo de listas. Raras veces he necesitado el elegante formato de diseño de Microsoft Word o PowerPoint, o una hoja de cálculo Excel con cálculos de profundidad y un millón de filas de datos. Tampoco se me antoja una herramienta de comunicaciones unificadas como Microsoft Lync. Google y Skype permiten video chat, y los servicios de reuniones en línea y compartir las pantallas, son gratuitos. Sin embargo, mis necesidades son específicas a las de un editor de intermediación sobre todo en texto plano. Un ingeniero poniendo en marcha un panel solar tal vez no podría vivir sin Excel en su PC.
Microsoft puede "ganar" esta batalla en la nube atrayendo a más usuarios que Google, si convence a muchos clientes existentes para que adopten Office 365. Sin embargo, sus muchas piezas en movimiento, e incluso la estructura de precios, son más complejas que Google Apps para empresas. Si quiere empezar a trabajar rápidamente con un paquete de nube y no necesita funciones tan ricas como las de Microsoft, la opción de Google puede ser más amigable.
En última instancia, el paquete de Microsoft es probablemente la mejor opción para empresas que buscan una cara más formal y pulida de comunicaciones. Sin embargo, Google Apps para empresas es la selección natural para las compañías que hacen la mayor parte de su trabajo en línea, dada su integración de AdWords y las posibilidades de que aparezcan nuevas herramientas en su mercado de aplicaciones.
Elsa Wenzel, PC World (US)