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Reportajes y análisis

Trabajando con Lync

[16/05/2011] En días recientes se realizó, a un grupo de periodistas especializados, una demostración de las funcionalidades de Lync, la nueva herramienta de comunicaciones unificadas de Microsoft. Gestión & Sistemas e ITG Solutions, empresas socias de Microsoft, realizaron la demostración y dieron algunas perspectivas de las mejoras que éstas pueden implicar para las empresas. Enrique Valdez, presidente del directorio de G&S, y Cinthya Peñaloza, ITG consultant de ITG Solutions, fueron los encargados de la demostración.

Lync es la herramienta sucesora de lo que hasta hace muy poco conocíamos como OCS (Office Communications Server), una solución que apareció en el mercado en el 2005, y que ha lanzado nuevas versiones cada dos o tres años. Lync incluye lo que ofrecía OCS pero además trae como novedad el manejo de las videoconferencias (que antes se encontraba por separado en Live Meeting), además de la capacidad de trabajar con los sistemas PBX.
Esta última característica es muy importante, ya que permite que las empresas que tenían una fuerte inversión en sistemas PBX no tengan que descartarla para poder utilizar las funcionalidades de las comunicaciones unificadas que ofrece Lync. Si así lo desea, la empresa puede realizar un cambio paulatino hasta trabajar completamente sobre una plataforma totalmente IP.
Otra de las características que destacaron los expositores fue Presence. Los sistemas de presencia tienen ya un tiempo entre nosotros, pero la versión que ofrece Lync se encuentra bastante automatizada. Por ejemplo, si uno recibe una llamada telefónica el sistema automáticamente cambia nuestro estado a al teléfono, sin que el usuario tenga que realizar acción alguna.
Algo similar ocurre con las reuniones. Si uno tiene agendada una reunión en el calendario, el sistema automáticamente lo señala a uno como en reunión al momento que se inicie la hora pactada para la reunión.
Si tenemos integrado el sistema a nuestro servicio de correo y al calendario, este se da cuenta que en ese periodo de tiempo uno se encuentra en una reunión, y el estado pasa automáticamente a no disponible. También ofrece información de locación, es decir, si uno está ocupado puede señalar que se encuentras en cierta oficina. O cuando uno se conecta desde un dispositivo móvil eso aparece en el estado, sostuvo Valdez.
Además de Presence, otra de las características de Lync es su capacidad de federar organizaciones. Mediante la federación, dos organizaciones pueden enlazarse para poder comunicarse fluidamente a través de Lync; es decir, sus empleados pueden colaborar unos con otros como si se tratase de una misma firma. Así, si un empleado de la empresa A desea compartir un documento con otro empleado de una empresa B, federada, no existirá ninguna diferencia a hacerlo con un colega de la propia firma. Y así con otras funcionalidades de Lync. Por su puesto, todo en base a los permisos que el administrador haya proporcionado a los empleados. Además, se cuenta con un registro de quién compartió qué, y cuándo.
Ya ingresando a los detalles de las funcionalidades de la colaboración, Peñaloza realizó una demo de lo que se puede hacer en este campo.
Por ejemplo, uno puede compartir un archivo para que otro colega de la empresa lo revise y haga los cambios que sean convenientes. La novedad con este método es que ahorra recursos, pues ya no se tendrá que enviar un correo electrónico con el documento como adjunto y esperar a que el receptor del mensaje realice los cambios y conteste el correo con un mensaje que contenga como adjunto el archivo modificado.
Ahora todo se hace en tiempo real compartiendo el documento. A través de la red, solo viajan las instrucciones que señalan los cambios en el documento y no el documento entero. Se ahorra tiempo y espacio que un pesado documento adjunto puede ocupar en la bandeja de correo de ambos colaboradores.
Otra de las funcionalidades que Peñaloza mostró fueron las reuniones en línea.
Es fácil, desde el Outlook se ingresa al calendario y se genera una reunión. Ahí se genera un enlace para entrar a una sala virtual que se crea. El invitado acepta unirse a la reunión en línea desde el calendario, y automáticamente ingresa a la sala virtual. Esta sala tienen audio y video, y funciona con un hardware que trabaja con la solución de Microsoft, sostuvo Peñaloza.
El hardware al que hizo alusión fue un dispositivo Polycom que podía tomar una imagen en 360 grados de todos los asistentes a la reunión. En la pantalla se ve una sección con los 360 grados de imágenes desplegados, cubriendo así a todos los que nos encontrábamos presentes alrededor de la mesa en una sola imagen continua. La imagen del interlocutor de turno se destacaba en una ventana separada y de mayor tamaño, e iba cambiando de acuerdo a cuando uno tomaba la palabra. El sistema detectaba la voz, y la imagen del que hablaba pasaba a la pantalla principal.
El sistema permite realizar este tipo de reuniones virtuales sin la necesidad de contar con una sala especialmente acondicionada para ello, pues incluso uno podría asistir a ella remotamente desde un escritorio, por ejemplo.
Además, a diferencia de otros sistemas, el puesto de presentador -el que está al comando de las diapositivas- puede ser cambiado sin necesidad de reiniciar la sesión; simplemente se pasa de uno a otro a medida que a uno le toca exponer.
Finalmente, Peñaloza mostró una funcionalidad que permite revisar -a través de una llamada telefónica- el correo electrónico, el calendario y el correo de voz. La ventaja de este sistema es que evita la necesidad de que uno deba tener un smartphone para acceder a estos recursos, solo necesita un lugar desde donde realizar la llamada. Mediante un menú de voz se pueden realizar modificaciones a estos tres recursos, e inclusive contestar -mediante un mensaje de archivo de voz- un correo electrónico.
Según lo señalado por los ejecutivos, al encontrarse Lync en el entorno de Windows, tiene una interfase amigable y bastante intuitiva, lo cual permite que la implementación no pase por un largo periodo de capacitación a los usuarios.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú

COMENTARIOS
enrique.   vie, 27-may-11

Excelente articulo, muy bien detallado y conciso. Describe bien no solo la funcionalidad de Microsoft Lync 2010, sino los beneficios del entorno integral de comunicaciones unificadas y los escenarios que se pueden habilitar para las empresas y usuarios.


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