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Reportajes y análisis

Un día con Office 365

La oficina en la nube

[03/06/2011] CIO Perú fue invitada para la presentación a nivel regional de Office 365. El evento se realizó en Fort Lauderdale, Florida, y a él fueron invitadas también otras importantes publicaciones latinoamericanas. Durante una jornada especialmente práctica -hands on, dirían en inglés- pudimos conocer y probar el más reciente paso de Microsoft a la nube.

No era poca cosa. Office 365 es la transición definitiva de la suite de productividad por la que la corporación de Redmond es reconocida a nivel mundial y, sin duda, representa todo un cambio de paradigmas con respecto a lo que la empresa y sus clientes han venido haciendo durante décadas. Ciertamente, no se ha abandonado el on premise pero si se ha plantado ya un pie en la nube.

Las presentaciones

El primero en tomar la palabra fue Diego Silberman, director regional de Microsoft Latinoamérica, quien les dio la bienvenido a los periodistas y comenzó a darnos las primeras pistas de lo que sería el día de trabajo. Silberman también fue el primero de los ejecutivos en señalar el mensaje que deseaban compartir sobre el nuevo producto de la corporación.

Office 365 es un producto que nos va a poder permitir acercar lo mejor de nuestra oferta de productividad a empresas de todos los tamaños. Especialmente creemos que por primera vez, estamos llevando a las pequeñas empresas y a los profesionales independientes, las mismas ventajas de nuestra plataforma de productividad que hoy disfrutan las grandes empresas, sostuvo el ejecutivo.

Luego de la breve introducción de Silberman fue el turno de Hernán Rincón, presidente de Microsoft América Latina, que conversó con los que allí nos encontrábamos presentes sobre Microsoft, la nube y Office 365.

Microsoft ya lleva 25 años en América Latina. Abrimos hace 25 años nuestra oficina en México, y esa oficina fue la segunda oficina fuera de Estados Unidos; es decir, el compromiso de Microsoft con América Latina data desde sus inicios, sostuvo Rincón.

El ejecutivo también señaló que hasta el momento la corporación tiene presencia u oficinas en 46 países del mundo, y que en el caso particular de la región latinoamericana, se cuenta con aproximadamente dos mil personas dentro de la empresa.

Pero ya pasando al tema de la nube y de Office 365 en particular, el ejecutivo señaló que ya hace tres años que se inició un proceso de complementar los productos y tecnologías que han sido tradicionalmente usadas en las PC y servidores a través de servicios en la nube. Office 365 es parte de ese proceso que luego de algunos años hemos denominado cloud computing.   Hay una coincidencia de varios factores que ha conducido al surgimiento de la cloud computing.

Uno de ellos es la proliferación de dispositivos. Este año se van a vender entre 32 y 35 millones de computadoras nuevas en América Latina, nunca antes se había llegado a esta cifra y hay que tomar en cuenta que hay una base instalada de 150 millones de computadoras.

Igualmente con la llegada de los smartphones a América Latina, en argentina y Venezuela hay más teléfonos celulares que personas, no todos son inteligentes, pero dentro de ellos los que más crecen son los smartphones en la región. Y estos tienen capacidades similares a los de las PC que permiten una gran conexión y procesamiento.

Otro factor es el acceso a la banda ancha, fundamentalmente a través de 3G. Hoy es relativamente fácil tener acceso a la banda ancha y un ejemplo de esta tendencia es que el año pasado Brasil y Colombia fueron los dos países que más aumentaron el acceso de las familias a la banda ancha, los dos por encima del 30%.

Adicionalmente, a estos factores hay que agregar que junto con el crecimiento económico, se produjo un incremento en el poder de compra de las familias, el cual se ha producido en momentos en los que al mismo tiempo se han reducido los precios de las computadoras.

Cuando se combinan estos factores se genera una oportunidad muy grande.

Por el lado de las empresas, estos factores se vieron reforzados por el hecho que, durante la última etapa de crisis económica, las empresas se concentraron en obtener formas de reducir sus costos, algo que evidentemente consiguieron con el uso de la tecnología y, para ser más exactos, con el uso de una tecnología que comenzaba a emerger: la nube.

La verdad es que el cómputo en la nube no es nuevo, Microsoft lo inició hace 15 años. En ese momento, Microsoft inició en América Latina un servicio que ahora es muy popular que se llama Hotmail. Ese servicio de correo electrónico se encuentra totalmente en la nube. Entonces los consumidores de América Latina han venido utilizando la nube desde hace 15 años, aunque no la conocían como la nube, sostuvo el ejecutivo.

Hoy en América Latina existen unos 140 millones de usuarios diarios del servicio, lo que lo convierte en el servicio de nube más usado de la región. Más aún, ese servicio ha evolucionado hacia un servicio denominado Live, que ya no solo incluye el correo electrónico sino otros servicios como el almacenamiento a través de SkyDrive, y todos en forma gratuita.

Con el avance de la tecnología, Microsoft ha generado productos similares a Live pero que se encuentran orientados a las pequeñas, medianas y grandes empresas. Y a nivel de infraestructura estos servicios se ofrecen a través de la plataforma Windows Azure.

La seguridad fue otro de los temas que planteó Rincón. De la seguridad que usa Microsoft para su infraestructura, el ejecutivo señaló que es de las mejores debido a la experiencia ganada debido a factores como, por ejemplo, la propia defensa de su sitio web. De acuerdo a Rincón, el sitio web es el más atacado del mundo y es a partir de esa experiencia que han aprendido a desarrollar técnicas y procesos de seguridad muy sólidos.

Pero además, los centros de cómputo que la corporación utiliza para ofrecer sus servicios se basan en medidas de seguridad que han aprendido al observar el trabajo de instituciones como la CIA. Sus centros manejan nueve niveles de seguridad -en una corporación generalmente son solo cinco-, desde la seguridad física de acceso hasta el encriptamiento de las comunicaciones.

El workshop

Luego de que Silberman y Rincón reseñaran a grandes rasgos los factores que han generado la tendencia que se conoce como cloud computing, el grupo de periodistas en el que nos encontrábamos pasó a los talleres del uso del Office 365. Ahí, Juan Carlos Puente, gerente regional de Microsoft Latinoamérica explicó paso a paso lo que el producto podría hacer por las compañías y la experiencia de usuario que íbamos a tener a través de una presentación que denominó El futuro de la productividad.  

De acuerdo a Puente nos encontramos en un entorno cada vez más exigente. Prueba de ello es que se ha ido produciendo una paulatina consumerización de las tecnologías de la información que han dado como resultado que el 11% de los trabajadores de las empresas visiten los sitios de redes sociales para realizar su trabajo.

Otro signo de los cambios en el entorno, es la transformación del mercado laboral. Éste se encuentra ahora compuesto por varias generaciones que van desde los llamados baby boomers -aquellos que nacieron poco después de la Segunda Guerra Mundial- hasta los millenials, aquellos que nacieron durante el cambio de milenio y para quienes las tecnologías -como el teléfono celular o el correo electrónico- siempre fueron parte de sus vidas.

Esta última generación aporta cuatro millones de trabajadores anualmente al mercado, y desea que toda la tecnología de la que disfruta en su casa también se encuentre en la oficina.

Otro factor es el conocido costo y complejidad de la infraestructura TI. Es ya conocida la cifra que señala que aproximadamente un 70% de los presupuestos de TI se utilizan para mantener funcionando la infraestructura.

Finalmente, es necesario tomar en cuenta que en la actualidad el 84% de las organizaciones cuentan con empleados remotos.

Todo ello dio surgimiento a lo que conocemos como nube y, de hecho, Puente señala que hasta un 80% de los gerentes de TI de las grandes empresas se encuentra al menos en la etapa de prueba para el uso de una solución de nube.   Es en este entorno que Microsoft decide lanzar su suite de productividad en la nube. Microsoft Office 365 ofrece así algunas cualidades que Puente resaltó. Una de ellas es una mejor experiencia productiva. Con la suite de nube uno puede editar un documento en forma simultánea con varios colegas. También puede realizar reuniones virtuales, administrar y compartir documentos -a través de My Sites-, compartir el calendario, y todo desde una experiencia que le resulta familiar si ha sido anteriormente usuario de Office.

Otra de las cualidades de la nueva suite en la nube es, obviamente, la capacidad de otorgar acceso a estos servicios desde cualquier lugar, y con una seguridad de tiempo activo de 99,9%. Además, la solución ofrece soporte técnico 24x7.

La oferta de Office 365 apunta a tres grupos: profesionales y pymes, empresas y educación.

En el primer caso, el más económico, se incluye Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online, y Office WebApps. Con esta opción se permite hasta un máximo de 50 usuarios que pagarían seis dólares por usuario por mes.

Dentro de esta oferta se incluye correo electrónico Exchange, calendario, contactos y archivo personal. Se ofrece también un mailbox de 25 Gb, soporte móvil ActiveSync, SharePoint Team Sites, Office WebApps, simple public website, acceso en línea a bases de datos, cliente enriquecido Lync, reuniones en línea, compartir escritorio, mensajería instantánea y llamadas de PC a PC.

Otros planes incluyen más funcionalidades y costos más elevados, dependiendo de los servicios que se tomen.

¿Cuándo sería necesario considerar la siguiente versión (para Empresas)? Existen algunas necesidades que pueden darnos pistas de la conveniencia de utilizar la segunda versión: cuando se necesita Active Directory Sync, es decir, la capacidad de sincronizar y administrar grupos de usuarios; cuando se necesitan capacidades avanzadas de archivo, es decir, archivo de correo electrónico con fines legales, por ejemplo; cuando se necesita BES (BlackBerry Enterprise Server); cuando se crece más allá de los 50 usuarios; o cuando se necesita un soporte telefónico 24x7.

En su exposición, Puente señaló que en el Perú ya cuentan con algunos clientes como Aventura Mall Plaza, el Grupo Romero, Inversiones Centenario y Toyota del Perú. También invitó a las empresas a que se inscribieran en la beta pública de Office 365 para que probaran por ellas mismas todas las funcionalidades que deseen.

Finalmente, para los pequeños negocios, Microsoft anunció también el concurso Office 365: Ready to work (Office 365: Listo para trabajar). Al compartir sus historias que inspiran en http://www.facebook.com/office365, las pequeñas empresas podrán ganar con Office 365 un kit de marketing de 50 mil dólares y un día de trabajo de un ejecutivo de Microsoft en las oficinas del ganador o en la institución de beneficencia de su elección.

Y así concluyó una de los eventos más prácticos a los que hemos asistido. Pudimos probar en el lugar las diversas funciones que proporciona el Office 365, pero sin duda no hay nada como tenerlo uno mismo en las manos. Por ello, como mencionó Puente, la mejor experiencia es la que se puede conseguir ingresando al sitio del producto en Microsoft Perú e inscribiéndose en la versión beta.