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Columnas de opinión

Encontrando información en la nube

Por: Adam Losey, abogado de Foley & Lardner y profesor adjunto en la Universidad de Columbia

[07/06/2011] Los modelos basados en cloud computing tienen mucho sentido para muchas de las empresas -especialmente las pequeñas y las medianas que no quieren gastar una fortuna en la construcción y el mantenimiento de una infraestructura de TI. Al aprovechar las economías de escala, el almacenamiento en la nube puede ser rentable, dejando que una empresa pague solo por los servicios de computación que necesita.

Pero utilizar el modelo de nube, significa perder un grado de control sobre la información que se almacena. Eso no es necesariamente algo malo, el proveedor de servicios en la nube podría manejar la información mejor de lo que sus clientes podrían o deberían. Pero la pérdida de control puede llevar a grandes problemas cuando una empresa se encuentra en litigio.
Cada vez que una empresa o persona anticipa razonablemente un litigio, tiene el deber de preservar toda la información pertinente para ese litigio. Si bien esto puede sonar a leguleyadas, en la práctica significa que siempre que una empresa se enfrente a una situación en la que se ve ante una demanda, es necesario actuar con rapidez para asegurarse de que cualquier información relacionada con la potencial demanda, se conserve. Esto puede ser difícil de hacer cuando su información es mal administrada -y las consecuencias legales por no conservar la información son graves.
Cuando se trata de objetos tangibles, el deber de preservar es relativamente fácil de manejar. Por ejemplo, si un huésped se desliza y cae sobre una alfombra en un hotel y resulta herido, el hotel tiene el deber de preservar la alfombra en un lugar seguro. El hotel puede razonablemente esperar que el cliente lo demande argumentando que la alfombra era insegura, si el hotel destruye o pierde la alfombra después de la caída del huésped, éste no tendría acceso a las pruebas que determinen que la alfombra no era segura y que causó que el cliente se resbale. Por lo tanto, el hotel no puede destruir la alfombra -y si lo hiciera, un tribunal podría sancionarlo (lo que significa que el cliente podría ganar con el argumento de que la alfombra no era segura, simplemente porque el hotel la tiró).
La preservación es mucho más difícil de manejar cuando se trata de información almacenada electrónicamente. Desde litigios antimonopolio a secretos comerciales, casi todos los juicios involucran información almacenada electrónicamente de una manera u otra. Incluso en el ejemplo con los resbalones y caídas en la alfombra, el hotel tendría probablemente correos electrónicos y registros electrónicos que involucren la compra de la alfombra, las descripciones de la caída del cliente y otra información pertinente. Preservar la información almacenada electrónicamente no es tan fácil como guardar una alfombra en un armario de almacenamiento -y las empresas simplemente no pueden permitirse el lujo de meter la pata en su conservación.
La razón por la que la preservación es difícil se debe a que por lo general no hacemos un buen trabajo de clasificación, de almacenamiento y categorización de las montañas de datos que creamos. Incluso, los más organizados de nosotros probablemente tienen años de mensajes de correo electrónico sentados en un archivo que incluye todo, desde recibos de confirmación de vuelos de tres años hasta bromas con la tía Carmen. Desde el punto de vista del costo de almacenamiento, esto no es un problema importante. El espacio de almacenamiento es ridículamente barato.
Esto da lugar a que la mayoría de las empresas preserven todo -o, al menos, un universo de datos mucho mayor al necesario- en un enfoque de conservación por aversión al riesgo. Si bien esto puede ayudar a evitar las sanciones, los gastos y dolores de cabeza surgen cuando una empresa tiene que clasificar información de cientos de empleados durante el proceso de descubrimiento (la parte de un litigio que requiere que un individuo busque y revise la información). Si bien las tecnologías de búsqueda, tales como codificación predictiva, han crecido en sofisticación a pasos agigantados hasta el punto que a menudo no hace falta tener los ojos en la revisión de cada documento del universo de información para localizar la información pertinente, sigue siendo muy caro escoger la información, ya sea durante el descubrimiento o al tratar de determinar qué tipo de información necesita preservar una empresa.
La solución a este problema es simple en teoría, pero difícil de lograr en la práctica -ordenar los datos en la parte delantera para asegurar que la información pueda ser fácilmente ordenada por custodio, fecha de creación y tema, y no mantener la información más allá de su vida útil. Hacer esto es algo inteligente desde una perspectiva empresarial, así como desde un punto de vista jurídico. Administrando bien la información, y haciendo que la información crítica para el negocio sea de fácil acceso para aquellos que la necesitan cuando la necesitan, es vital para el éxito de cualquier negocio.
Desafortunadamente, no hay muchas personas que puedan diseñar e implementar de manera eficiente un sistema como este. Hay una escasez de gestores de información que tengan las habilidades y la amplitud de conocimientos para ayudar a que las empresas gestionen su información hábilmente -por ello existen programas de Columbia como Maestro de ciencias en información y Estrategia de conocimiento, diseñados para llenar ese vacío educativo-. Los gestores de información inteligentes son capaces de diseñar estructuras de gestión de la información en donde los custodios individuales preclasifican lo que almacenan, se deshacen de lo que no es necesario, y son capaces de acceder a la información que necesitan rápida y fácilmente.
Si bien estos principios generales de gestión de la información son válidos dentro o fuera de la nube, cualquier empresa con un modelo de nube tiene que asegurarse de que todavía tiene la capacidad de archivar, copiar y conservar rápidamente la información almacenada electrónicamente (especialmente el correo electrónico) por el custodio. Si un proveedor de servicios en la nube no tiene un sistema en el lugar para acorralar, preservar y proteger rápidamente los datos en respuesta a un litigio, el negocio que utiliza al proveedor sufrirá las consecuencias.
Sin embargo, por la naturaleza misma de la nube, acorralar la información basada en la nube puede ser mucho más fácil que la recopilación de información de un grupo de custodios individuales. Si un proveedor de servicios en la nube tiene un sistema para copiar y conservar fácilmente la información pertinente en un litigio (ya sea por el custodio o por departamento), entonces el negocio que utiliza el proveedor cosechará los beneficios. Lo que puede ser un proceso laborioso y difícil cuando se hace dentro de la propia empresa, podría ser realizado por un proveedor de servicios en la nube en pocos minutos. Todo depende del proveedor, y sobre cómo se gestiona la información en el primer lugar.
El mismo análisis es válido para otras cuestiones relacionadas con la confidencialidad y seguridad de datos -si un proveedor de servicios en la nube maneja mal la información de una empresa, el negocio sufrirá las consecuencias. Sin embargo, el proveedor de servicios en la nube podría hacer un mejor trabajo que el negocio, si tomara la función en la sede de la empresa. Cualquier negocio que está considerando las opciones de computación en la nube, debe analizar profundamente al potencial proveedor de servicios antes de ir a la nube -y cualquier acuerdo contractual con un proveedor debe estar lleno de detalles específicos sobre los aspectos específicos de la gestión de la información en la nube , las medidas de seguridad del proveedor, los procedimientos de espera de litigios, y las cuestiones de control de calidad (como el tiempo garantizado de funcionamiento).
Por último, ya sea dentro o fuera de la nube, las empresas deben tomarse un tiempo para dedicar recursos a la gestión de la información -y así evitar la legión de consecuencias asociadas con las malas prácticas en la gestión de la información.
Adam Losey, Computerworld (US)
Adam Losey es un abogado de Foley & Lardner con su Business Litigation & Dispute Resolution y Apellate Practices. También es profesor adjunto en la Universidad de Columbia, donde enseña descubrimiento electrónico como parte del programa de Master en Administración de recursos e información digitales.

COMENTARIOS
jolevq@g   jue, 09-jun-11

Importantes observaciones; la nube, en sus distintas formas, actualmente esta siendo evaluada tanto por empresas grandes como por pequeñas. Creo que el punto más importante es la complejidad de lo que se quiere subir, si es algo simple, como los sistemas que usan la mayoría de las empresas pequeñas, no deberían existir problemas. Con respecto al cuidado de la información, sea en "la nube" o en "la tierra", se deben considerar procedimientos estrictos y detallados para asegurar esa la continuidad información en el tiempo. Probablemente el nivel de complejidad esté de acuerdo al sistema, es decir que sea simple, pero de todas formas debe hacerse. @jolevq


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