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Reportajes y análisis

Factura virtual

[14/06/2011] El papel poco a poco está siendo reemplazado en cada vez más lugares. Se reemplaza en las empresas, gracias a los proyectos de administración del flujo de información; y era natural que una de las organizaciones más tecnificadas del gobierno haga los propio con sus procesos.

La Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (Sunat) debe recabar información sobre los contribuyentes y eso lo hace de manera electrónica pero también de manera manual, debido a la enorme cantidad de comprobantes de pago que se generan entre empresas en el mercado.
Estos documentos tienen una información importante que la Sunat podría recabar de manera más rápida si estuviesen en formato electrónico, y es por ello que desde hace algún tiempo ha comenzado un programa de facturación electrónica mediante el cual los contribuyentes ya no emitirán comprobantes físicos sino electrónicos.
El proceso involucra no solo a la Sunat y a los contribuyentes, sino también a los proveedores de las soluciones que harán que las empresas pueden emitir este tipo de documentos. Conversamos con ellos y recabamos información de un seminario que se organizó sobre el tema, y en el que estuvo presente una representante de la Sunat y de un proveedor de soluciones internacional. También conversamos con un implementador local.
El plan de la Sunat
Su piloto ya se encuentra en marcha. En él participan 21 empresas que se encuentran evaluando la solución de Sunat, y que transmitirán cualquier duda que tengan sobre el tema. Gisella Cuentas, líder del Proyecto de Factura Electrónica de Sunat, realizó durante el encuentro una breve explicación de lo que esto significa y comenzó con lo más básico: los objetivos.
Básicamente son dos: reducir los costos para el contribuyente y optimizar el control del IGV.
La factura electrónica es el documento electrónico generado en formato XML de acuerdo a las características y condiciones establecidas por la Sunat. Reemplaza la factura de papel y tiene los mismos efectos que la factura física, además de servir para sustentar costos o gastos. Aunque siempre es posible entregar una representación impresa del documento electrónico.
En términos generales, existen dos sistemas de facturación electrónica: una factura electrónica para las Mypes y una factura electrónica para grandes emisores.
En el primer caso se encuentran todos aquellos contribuyentes con ingresos menores a las 1.700 UIT (Unidad Impositiva Tributaria) al año, es decir, 6.120.000 nuevos soles o 2.110.000 dólares, y la factura se genera desde el portal de la Sunat a través de la clave SOL. Esta funcionalidad se encuentra disponible desde julio del año pasado.
En el segundo caso se encuentran obviamente los demás contribuyentes, y la factura se genera desde los sistemas del contribuyente y es validada por la Sunat. El piloto de este sistema se inició el 29 de noviembre del 2010.
Entre los beneficios que este sistema aporta al contribuyente, Cuentas señaló que en primer lugar se puede obtener ahorros de hasta un 30% gracias a la eliminación de la impresión de facturas de papel, el envío electrónico del documento, y la eliminación de la necesidad de almacenar las facturas físicas -aunque si el contribuyente así lo desea puede seguir haciéndolo.
Cuentas también señaló que se puede identificar ciertas mejoras en la gestión de la empresa. Entre éstas se encuentran el aumento en la productividad de los negocios, al reducir los tiempos y facilitar la administración del proceso de facturación. También se agilizan las ventas, lo que a su vez permite incrementar la productividad y la atención al cliente.
Otro de los puntos a favor es que la validez de la factura electrónica se puede verificar en el portal de la Sunat; la factura, a su vez, se puede corregir o anular, y brinda seguridad en el uso del crédito fiscal. Gracias a estas facturas también se eliminará la Declaración Anual de Operaciones con Terceros (DAOT) y la declaración de retenciones y percepciones.
Igualmente, se genera automáticamente la declaración del IGV, se agilizan las devoluciones del IGV exportador y la fiscalización de campo -en la empresa del contribuyente- será más corta.
Cuentas también sostuvo los beneficios de la factura a nivel medioambiental. En este campo, hizo hincapié en lo que implica la enorme cantidad de facturas de papel que se imprimen. El año 2009 se autorizó tan solo a los grandes contribuyentes la impresión de 754 millones de comprobantes.
Con esta cantidad de hojas se podría haber cubierto la carretera Panamericana de Tumbes a Tacna 88 veces, sostuvo la funcionaria.
Además, si se toma en cuenta el costo promedio de emisión de una factura (papel, impresión, ensobrado, envío y almacenamiento), aproximadamente 1,50 nuevos soles, el ahorro que se puede lograr con la factura electrónica tan solo para este grupo de contribuyentes puede llegar a los 377 millones de nuevos soles, equivalente al 0,02$ del PBI del país.
Además, la funcionaria señaló que con ella, se mejoraría la competitividad del país, se impulsaría el comercio electrónico, y se impulsarían las compras electrónicas del Estado.
Los requisitos para la autorización como emisor electrónico son contar con clave SOL, tener rentas de tercera categoría o encontrarse autorizado a emitir facturas, tener en el RUC la condición de domicilio fiscal habido y estar activo, presentar la solicitud para autorización como emisor electrónico, y haber cumplido satisfactoriamente con el protocolo de pruebas.
Una vez que uno se encuentra autorizado a emitir facturas electrónicas, es necesario tomar en cuenta que existen dos tipos de receptores de la factura. Uno es el receptor electrónico y el otro es el no electrónico.
El receptor electrónico puede recibir en formato digital la factura electrónica, mientras que el no electrónico recibe una representación impresa del formato digital; aunque previo acuerdo entre las partes, también puede recibirla por otros medios (correo electrónico, web del emisor, etcétera).
Los comprobantes se consideran válidos si estos han sido informados a la Sunat y el receptor puede consultar el comprobante en el portal de la Sunat cuando se trata de facturas, o en el portal del emisor cuando se trata de boletas de venta.
Aquellos que han recibido autorización para emitir facturas electrónicas pueden emitir también otro tipo de comprobantes electrónicos, como las boletas de venta, las notas de crédito y las notas de débito.
Su condición de emisor también lo convierte en receptor electrónico, es decir, se encuentra obligado a recibir documentos electrónicos; ya no almacena factura de papel sino solo documentos electrónicos, debe llevar el Registro de Ventas a través del Programa de Libros Electrónicos, pero puede seguir emitiendo comprobantes físicos. Éstos se diferenciarán de los electrónicos por los números de serie.
Cuentas sostuvo que durante el 2010 y el 2011 el proyecto se encuentra en etapa piloto con 21 empresas interesadas, entre las que se encuentran Alicorp, Backus, Corporación Lindley, Ferreyros, Saga Falabella, Sodimac, Supermercados Peruanos, Ripley, Visanet, Wong, entre otros.
Durante este año se espera la pre publicación de la regulación legal de la solución y la implementación de soluciones para los contribuyentes.
Las mejores prácticas
Chile fue el primer país latinoamericano que implementó la facturación electrónica y por ello Mario Fernández, CEO de Signature South Consulting, empresa que nació en Chile y que se dedica a ofrecer soluciones de facturación electrónica, estuvo presente en la misma conferencia en la que la Sunat mostró su plan.
Fernández fue al punto y sostuvo que se pueden recomendar algunas cosas con respecto a la factura electrónica, en base a la experiencia que se ha recogido en otros países.
Uno de los factores críticos para el éxito del proyecto, a decir del ejecutivo, es establecer un foro de discusión en el cual participe la Sunat, las empresas usuarias, y los proveedores de soluciones. En otros países como Chile y Brasil se han establecidos estos foros y se ha tenido éxito en la implementación. El foro cuando es abierto agiliza los procesos, la comunicación, y saca a la luz recomendaciones que incluso pueden provenir de los propios clientes y aclaraciones que se hacen sobre las soluciones.
Otro de los factores identificados es que todos los proyectos que han sido exitosos han contado con el liderazgo de la entidad tributaria. En países en donde no ha sido exitosa la implementación, se ha detectado que la entidad tributaria ha cedido de alguna manera -aunque nunca totalmente- a los requerimientos muy fuertes de algunos tipos de contribuyentes que han llevado el proyecto en favor de sus intereses particulares.
Una tercera recomendación es que el modelo de facturación electrónica debe promover el software como servicio. Esto debido a que la cantidad de contribuyentes que entran a estos proyectos es muy grande, y por ello era casi imposible que el 100% de los contribuyentes pueda pagar un software instalado. Algo que ya hace Sunat a través de su portal.
El formato de los documentos no debe ser muy exigente desde el punto de vista de la cantidad de información que pida, fue otra de las recomendaciones. No se debe pretender tener muchos campos que sean sustancialmente diferentes a lo que hoy se encuentra en una de las facturas impresas. Esto podría constituirse en una barrera de entrada, pues se tendría que modificar los sistemas de las empresas para incluir los datos adicionales que se piden. Obviamente, esto no implica que no se pueda solicitar algo más de información, pero no se debe estresar a las empresas, al menos al inicio.
Finalmente, un elemento clave es el uso de certificados digitales. Creo que está demás esta recomendación, pero me llama la atención que no se vislumbre un actor proveedor de certificados digitales en el Perú, sostuvo el ejecutivo.
El certificado digital permite que se realice una firma digital del documento, que se realice una comunicación segura con la entidad tributaria, que llegue a la persona correcta y que ha sido enviada por la persona correcta. Eso solo es posible con certificados digitales. Esto no debe ser opcional en el modelo, como ha pasado en otros países que no han tenido buenos proyectos de facturación electrónica.
En las empresas
Las empresas tienen que abandonar el papel, y eso implica cambios en las empresas, que se deben de tomar en cuenta.
Lo primero que tienen que hacer las empresas es adecuar sus sistemas de facturación para atender todos aquellos datos que Sunat les pide, en adición a los que se encuentran en la factura física. Por ejemplo, el certificado digital, que hace autentico y única a esa representación de la factura electrónica. Pero además hay datos adicionales que pide la Sunat como la actividad económica, código ubigeo, tipo de documento y así una serie de datos a los cuales tiene que estar adecuado el sistema de la empresa, sostiene Aníbal Huaroto, gerente comercial de Exxis, uno de los implementadores de los sistemas de facturación electrónica.
El sistema también tiene que cambiar para comunicarse con el sistema de Sunat, eso implica que a través de un protocolo de Internet enviarle en un formato específico el documento electrónico, es decir, el XML. Este archivo es una representación electrónica del papel.
Además, el sistema debe estar preparado para recibir las aprobaciones o rechazos del documento que se envía, seguir con el proceso de actualización de las cuentas por pagar o cobrar, dependiendo de si se recibe o emite una factura.
Pero además el sistema debe encontrarse preparado para atender todos los requerimientos futuros que Sunat va a exigir con el tiempo.
Estos fueron los puntos que Huaroto resaltó y con los cuales ya tenemos un panorama de lo ya avanzado hasta el momento en el campo de la facturación electrónica.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú

COMENTARIOS
sofnetpe   mié, 09-mar-16

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