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Reportajes y análisis

El CIO, el CFO y la nube

Lo que los directores financieros necesitan escuchar sobre cloud computing y TI de consumo

[30/06/2011] La marcha de la tecnología está empezando a sacudir a una de las relaciones más importantes que tienen los CIO, con el director financiero.

Los CIO necesitan cambiar la forma de hablar con los directores financieros, no solo cuando elaboran el presupuesto, sino durante todo el año, según dicen CIO y expertos. La computación en la nube y las tendencias de consumo, sobre todo, están cambiando la naturaleza de las empresas de TI y, con ello, la forma en que los CIO estructuran sus presupuestos de TI.
Este cambio está en sus primeros días, pero a futuro los CIO están empezando a pensar en sí mismos como proveedores de servicios en lugar de infraestructura. Por lo tanto, supervisan los gastos de funcionamiento, no los gastos de capital, y se acercan al CFO como socios, no como suplicantes, en las decisiones de inversión de las empresas.
Robert Petrie, vicepresidente de TI en Pharmaceutical Product Development, que ejecuta ensayos clínicos de grandes compañías farmacéuticas, señala que las decisiones sobre el aprovisionamiento de nuevas tecnologías se hacen en base de "lo que tiene más sentido desde el punto de vista empresarial y desde un punto de vista financiero".  Sin embargo, gracias a la infraestructura basada en la nube, software como servicio y los dispositivos suministrados por los empleados, estas decisiones tienen más repercusiones en el presupuesto que antes, incluyendo cómo se rigen las inversiones en TI y quién paga las cuentas.
Preguntas sobre el flujo de caja
La computación en la nube ofrece a los CIO la oportunidad de transformar las inversiones en sistemas informáticos corporativos, de gastos de capital a gastos de operación. En lugar de hacer una inversión inicial multimillonaria en licencias de software y cuartos de servidores, las empresas pueden hacer arreglos para pagar por las mismas capacidades con contratos mensuales por usuario. Eso significa que cuando se desee implementar un nuevo sistema, tiene más opciones de financiamiento.
La introducción de nuevas tecnologías en cuotas mensuales puede beneficiar a las empresas que necesitan reducir sus gastos de capital. Por ejemplo, Joe Drouin, vicepresidente senior y CIO de la gigante de ayuda temporal, Kelly Services, comenta que cuando se unió a la compañía hace tres años, "Estábamos sufriendo una resaca de depreciación", causada por una enorme implantación de PeopleSoft. Ese proyecto no estará completo hasta el año 2014, a un costo de 10 años de entre 100 millones y 110 millones de dólares.
Años de fuertes inversiones en servidores y software habían atado millones de dólares, dejando a Kelly con una capacidad limitada para realizar nuevas inversiones, cuando el negocio se desplomó durante la Gran Recesión. La dramática caída de los ingresos durante la recesión tuvo un efecto doloroso sobre las empresas con altos costos fijos. Muchos encontraron que varios años de depreciación de bienes de capital puede resultar en grandes pérdidas de operaciones cuando los beneficios brutos se encogen. Los costos fijos y los ingresos cíclicos son una mala combinación.
Cuando la contratación temporal se acabó, Kelly había sufrido grandes pérdidas. Se redujo el gasto de capital, mucho del cual iba a TI, a partir de 31 millones de dólares en el 2008 a sólo 11 millones de dólares en el 2010.
Drouin señala que la computación en la nube proporcionó una forma de independizar al departamento de TI de los gastos de capital, justo cuando Kelly lo necesitaba. Kelly utiliza ahora CRM Salesforce.com y la plataforma Force.com como su entorno principal de desarrollo. La compañía también tiene en la nube su cuenta de correo de Microsoft y las aplicaciones de colaboración de SharePoint. Todo el software es pagado como gastos operativos.
"La necesidad de la recesión, cuando la piscina de capital se secó, impulsó nuestra aceleración hacia la nube", señala Drouin. El gasto de capital en su presupuesto de este año es aproximadamente la mitad de lo que fue cuando estaba en apogeo en el 2007, a pesar de que Kelly está poniendo en práctica lo que él considera una cantidad normal de nuevas iniciativas de TI.
Muchas empresas prefieren dedicar los gastos de capital para proyectos generadores de ingresos, como de nuevas fábricas o vagones de ferrocarril, en lugar de gastar el presupuesto en equipos de cómputo que no tienen un impacto medible en los ingresos.
Sin embargo, para algunas empresas, evitar el gasto del capital no es una prioridad, y opciones como el arrendamiento o hacer pagos anuales a una empresa de outsourcing proporciona una forma de evitar gastos del capital por adelantado. Especialmente para las grandes organizaciones, que tienen acceso a préstamos de bajo interés y plazos previsibles de amortización, diseñar el capital de TI puede ser simplemente una cuestión de flujo de efectivo.
En algunos casos, los gastos podrían ser un error. Chris Potts, un estratega de TI independiente radicado en Londres, señala que si un plan de TI es parte de un proyecto empresarial importante como la construcción de una gran fábrica, tratar de gastar en TI podría afectar los esquemas de depreciación de todo el plan.
La decisión depende de "el costo actual del capital y los instrumentos alternativos de inversión", señala Craig Symons, analista de Forrester Research  y ex CIO de Gartner (IT). Sin embargo, agrega, la nube ofrece la flexibilidad de escalar hacia arriba o hacia abajo. Cuando una empresa controla su propia infraestructura aunque gaste mucho en la delantera y lo deprecie o se comprometa a arrendamientos operativos de varios años."
Bill Bowers, director de finanzas de Newline Products, un fabricante de pizarras y tablones de anuncios que hace 15 millones de dólares en ventas anuales, comenta que cuando se unió a la compañía en el 2008, se estaba planeando una instalación de un sistema de ERP SAP a unos 250 mil dólares. A medida que investigó los costos y la financiación se acabó, se pasó a la solución ERP basada en la nube NetSuite. Ahora Newline paga 99 dólares por usuario al mes, después de una inversión inicial de 85 mil dólares para la personalización y la capacitación.
Bowers, quien solía trabajar en finanzas de Motorola, supervisando las funciones corporativas de TI en Asia, agrega que para las grandes empresas, la nube puede no tener un beneficio económico significativo. Al evaluar las alternativas se encontró con que "tal vez un análisis de retorno de la inversión sea un asunto de cara o sello", entre comprar o alquilar. Pero, dice, "Cuando estás en el mundo del flujo de efectivo, la nube es el camino a seguir".
¿Quién toma las decisiones de TI?
Además de las conversaciones sobre el flujo de caja, la nube plantea cuestiones de la gobernabilidad y la asignación de costos. Potts, el consultor radicado en Londres, señala que muchas empresas establecen revisiones a nivel de tabla por gastos de un determinado tamaño, lo que asegura que las principales iniciativas de TI obtienen una cuidadosa investigación de antecedentes. Él dice que con un gasto progresivo en iniciativas cloud, las cantidades gastadas podrían nunca dar lugar a la revisión correspondiente. "Si el CIO está siendo responsable de los inversionistas, luego ellos van a desear ese tipo de revisión", señala. "La disciplina de pensar en el presupuesto crea la gobernabilidad".
Steven Finnerty es vicepresidente de servicios de tecnología y proveedores con Global Information Services de Applied Materials, que hace semiconductores, pantallas y equipos de energía solar fotovoltaica. A Finnerty le gusta pagar por los servicios en la nube, porque el negocio de la compañía es cíclico, y se pueden ajustar los costos a medida que cambian las condiciones. Pero él está de acuerdo en que la capacidad de gasto mensual de TI utilizando una tarjeta de crédito podría permitir que un jefe de la unidad de negocios traiga nuevas tecnologías sin que el personal de TI tenga la oportunidad de aclarar y hacer que se ajuste a las normas de seguridad de la empresa o las políticas de conservación de datos.
"Cuando las unidades de negocio toman las cosas en sus propias manos, no son conscientes de la necesidad del cumplimiento de la arquitectura o de tener un plan de continuidad", señala Symons de Forrester. Los CIO necesitan asegurarse de que el CFO entiende por qué tales compras podría poner en peligro el cumplimiento normativo de la compañía, o afectar el valor de otras inversiones. Pero, Symons agrega que los CIO también "necesitan verse a sí mismos como agentes de soluciones basadas en las necesidades de los negocios y proporcionar la solución óptima".
Drouin de Kelly Services, señala que la flexibilidad que la nube le da a TI para actuar con rapidez puede eliminar una excusa que las unidades de negocio utilizan para dotarse de tecnología por sí mismos. El gasto truculento de TI por los jefes de departamento era "en cierto modo nuestra propia culpa, porque las empresas dejaron de pedirnos las cosas rápido. No las entregábamos".
Pero la nube no solo cambia la conversación sobre quién decide qué tipo de tecnología comprar, sino que también cambia la discusión de cómo se asignan los costos de TI. Los CIO están divididos sobre si la nueva arquitectura siempre hace más fácil la asignación de costos.
Las devoluciones de cargo, por ejemplo, son la perdición de la existencia de muchos CIO. Puede llevar a discusiones polémicas con los jefes de grupo de las empresas que piensan que se les está cobrando de más por TI, perjudicando sus medidas de rentabilidad.
Para escuchar lo que dicen algunos CIO, uno de los mayores beneficios de la computación en la nube puede ser que se ponga fin a tales argumentos. "Con la adopción de la nube y el pago por consumo, estamos en condiciones recapturar los costos de forma muy granular y cobrarles por el punto de valor", señala Drouin. "Es un cambio real."
En el pasado, agrega, el departamento de TI calculaba los cargos multiplicando los costos totales por el porcentaje de los ingresos corporativos de cada unidad de negocio. A continuación, "tenía conversaciones con la gente argumentando que algunas divisiones tenían datos más intensivos, por lo que deben pagar más". Ahora él puede cobrar con mayor precisión, sobre la base de los servicios que consumen las unidades del negocio. "Si necesita 200 escaños de Force.com, esto es lo que va a costar", añade Drouin: "El director de operaciones, a quien me reporto, y el director financiero, vieron que había mucho más rigor en torno a las inversiones. Cuando paga en la línea de costos, no se puede tener un tiempo de tres años de retorno de la inversión. "
Pero otros dicen que complica el problema. Al igual que muchas otras organizaciones de TI, The Hartford Financial Services Group, ha estado consolidando centros de datos y centralizando TI para obtener economías de escala. Eso ha aumentado la presión sobre las devoluciones de cargos, ya que los jefes de división ven a TI como un servicio más que como parte de su dominio, señala Jim Eckerle, vicepresidente ejecutivo de iniciativas estratégicas y tecnología.
La compañía de Eckerle ha pasado de tener siete centros de datos a tener tres y pronto tendrá solo dos, uno propio y un sitio de conmutación por error a cargo de IBM. La compañía toma ventaja de los servicios basados en la nube para simplificar las devoluciones de cargos, señala Eckerle, donde "podemos identificar una métrica fiable... para correlacionar el consumo con las cargas". The Hartford utiliza Salesforce.com en su práctica de la administración y ha anunciado recientemente que va a migrar hacia los escritorios virtuales alojados por IBM. Sin embargo, dice que la arquitectura cloud hace más difícil las devoluciones de cargos. Debido a que Hartford paga sobre una base mensual, es un reto estimar sus necesidades para asegurar el precio más bajo posible, comenta.
Del mismo modo, Otto Doll, CIO de la ciudad de Minneapolis, dice que mientras los pagos por los servicios tales como el software son fáciles de asignar, la infraestructura en la nube aumenta la confusión sobre la facturación de servicios compartidos, incluidos los gastos que hace el departamento de TI en la administración de su proveedor de la nube. Otro problema viene cuando los costos suben debido a aumentos imprevistos en el uso de la infraestructura, por ejemplo, cuando los ciudadanos acuden a sitios web de la ciudad para obtener información.
"El público en general no tiene una cuenta directa", observa Doll. "Si la elección es reñida, y la demanda [del público] por acceder a los resultados lleva a que el proveedor de la nube se incremente de 5 a 10 servidores, el proveedor de la nube tiene que enviarle a alguien la factura. De alguna manera tengo que casarme con la factura de la nube que pago, y compartirla equitativamente a través de mi base de clientes".
Alcanzando a los consumidores
Mientras que usted está pensando cómo gobernar y presupuestar los servicios en la nube, también necesita ayudar a los directores financieros a lidiar con las TI de consumo. Al igual que la nube, los dispositivos de consumo, que utilizan los clientes y empleados, junto con las aplicaciones en línea, tales como las redes sociales que utilizan las personas para hacer su trabajo, están cambiando la forma en que TI toma las decisiones y alterando la huella TI de la empresa.
La TI corporativa ya no solo se trata de equipos en el centro de datos. En términos generales, también se trata de los teléfonos inteligentes personales que utilizan los empleados para reservar un vuelo de negocios y la PC en casa que utilizan para leer correos electrónicos por la noche, señala Potts, estratega independiente. "La tecnología no aparece en sus libros, pero es parte de su infraestructura". La TI de consumo, por lo tanto, le ofrece a los CIO la oportunidad de explicar que el rol de TI es mucho más grande que su gasto anual.
"Si un director financiero empieza con el presupuesto de TI como una prueba del valor de las TI, es un problema. Hay una oportunidad para reorientar la gente del tamaño del presupuesto hacia el valor de los consumidores que utilizan las TI", señala Potts.
Sin embargo, el director financiero tiene que saber que el valor de los dispositivos de consumo y las aplicaciones de la empresa no siempre son fáciles de medir. Claro, puede evitar algunas inversiones en dispositivos de usuario final permitiendo que los empleados seleccionen y utilicen sus propios teléfonos inteligentes y tablets, señala Scott Archibald, líder de prácticas de TI en Bender Consulting. "Las empresas están buscando hacer este movimiento, ya que implica menos capital e inversión de trabajo".
Él señala que dar soporte a los dispositivos de consumo y mantenerlos seguros puede ser costoso. Pero cree que "parece seguro decir que el ahorro de las empresas será suficiente para seguir adelante con estos modelos, incluso con un aumento en los costos de soporte".
Sin embargo, los CIO dicen que el valor real de permitir el uso de dispositivos personales es la satisfacción del empleado, que, a pesar de que se puede medir, es difícil de cuantificar económicamente. "Hemos tratado de permitir que la gente traiga sus propios dispositivos", señala Drouin de Kelly Services. "Con SharePoint y el correo electrónico en la nube, que nos ha permitido utilizar las tablets y teléfonos inteligentes. Podríamos asegurar una seguridad adecuada".
La popularidad de las herramientas de colaboración para el consumidor también afecta la toma de decisiones de TI. Los CIO dicen que es importante que los directores financieros comprendan la necesidad de invertir en aplicaciones de colaboración corporativa, incluso si es difícil de entender el retorno de la inversión. Los consumidores que están acostumbrados al chat de Facebook y compartir videos en YouTube, esperan tener las mismas capacidades en el trabajo. Si la empresa no se las ofrece, van a utilizar las redes de consumidores si creen que les ayudará a hacer su trabajo más eficientemente.
Mientras que el uso de aplicaciones de consumo a veces puede ser apropiado, como por ejemplo cuando se comunica directamente con los consumidores sobre los productos o servicios de su empresa, los CIO pueden necesitar educar a sus directores financieros acerca de las ventajas y desventajas. Las empresas a menudo se preocupan sobre los empleados que comunican temas del negocio a través de Facebook, simplemente porque es tan fácil. Recientemente, un hospital de Rhode Island despidió a un médico porque había discutido con un paciente, sin nombrarlo a él o ella, en Facebook.
Notes Finnerty de Applied Materials, señala que "si está en los medios sociales, tiene que salir al frente y decir tenemos una oferta. Entonces, podemos poner los controles en su lugar para la seguridad y el cumplimiento." Incluso una política clara contra el uso de los medios sociales públicos puede ser violada si no hay una alternativa. Si usted dice 'no', es probable que todavía ocurra", señala Finnerty.
Ken Corriveau es CIO en la gigante de la industria de anuncios, Omnicom, donde los trabajadores son alentados a utilizar los medios sociales con el fin de mantenerse al día con el mundo del consumo. Para él, como para los CIO, el nuevo entorno de TI de consumismo y de nube, plantea una serie de preguntas, incluidas las financieras. La empresa puede empezar a dar soporte a los smartphones de los empleados, pero eso requerirá un gasto mensual para el reembolso de las facturas de teléfono. En la nube, la asignación de los gastos de almacenamiento es un reto.
"Tengo ese tipo de conversaciones con el director de finanzas", señala.
Bill Bulkeley, CIO (US)