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Casos de éxito

Grupo Romero pasa a BPOS

La solución en la nube es ahora el nuevo estándar

[28/06/2011] El paso a la nube de un gran grupo empresarial es todo un hito para la cloud computing. Y eso fue precisamente lo que ocurrió en nuestro país cuando el Grupo Romero decidió abandonar el on premise para adoptar la Business Productivity Online Suite (BPOS) de Microsoft.

Son más de seis mil usuarios los que ahora tienen funcionalidades de correo y calendario con Exchange Online; portales y compartimiento de documentos con SharePoint Online; servicio de presence, mensajería instantánea, y llamadas de audio peer to peer con Office Communications Online; y conferencias de web y video con Office Live Meeting.
Datco, el implementador de la solución, fue parte del equipo de 40 personas que durante cuatro meses se encargaron de poner en funcionamiento este proyecto. Ellos, los propios ejecutivos de Priox -el centro de servicios compartidos que ha formado el Grupo Romero para proveer servicios de contabilidad, tesorería, recursos humanos y sistemas a las empresas del grupo- y Microsoft Perú, relataron a CIO Perú los detalles de ese proceso.
La necesidad de cambiar
Como en todos los casos de éxito, se puede identificar una prehistoria, y ésta tiene que ver con lo que las empresas usaban antes de la solución implementada, y con las necesidades que llevaron a la implementación.
En el caso de las empresas del Grupo Romero éstas llevaban un largo tiempo -casi dos décadas- usando Lotus Notes, que básicamente utilizaban para el correo electrónico y como herramienta colaborativa.
Teníamos una herramienta que había tenido muy poco desarrollo, y ya era muy poco amigable. Teníamos diferentes versiones, porque antes los servicios del grupo no estaban centralizados; incluso dentro de una misma compañía había diferentes versiones, lo que hacía que el mantenimiento y el soporte fueran muy dificultosos. Teníamos que dar el paso siguiente, sostuvo Maricarmen Fedalto, gerente general de Priox.
El soporte para Notes por parte de los partners era cada vez más escaso y costoso, y además no era fácil encontrar los problemas y dificultades que se producían en el sistema. En la mesa de ayuda, un 35% de eventos del grupo correspondían a Notes, y tenían que ver con soporte, funcionalidades, y capacitación.
Había que cambiar.
El año pasado, los ejecutivos del Grupo Romero comenzaron a discutir alternativas y decidieron que querían ir a una solución de nube. Obviamente, había dos alternativas: BPOS de Microsoft y Apps de Google. Se decidieron por la primera.
En cuanto a valores económicos digamos que Google y Microsoft no están muy lejos. Pero lo que nos hizo decidir por Microsoft frente a Google -y ambos son buenos jugadores- fue la diferencia que marcaba la presencia del fabricante en el país, y la presencia de socios mucho más consolidados y mucho más maduros. Además, Microsoft viene de una cultura corporativa, Google no y recién está incursionando en el mundo corporativo, sostiene José Torres, gerente de Servicios TI y Operaciones de Priox.
La implementación
En octubre del año pasado comenzaron con el diseño del plan de acción y a mediados de diciembre comenzaron con un piloto de 20 usuarios, básicamente del área de Sistemas. Luego a fines de diciembre se sumaron otros 120 usuarios más, también básicamente de las áreas de Sistemas y otros power users de las empresas. Luego de un descanso durante las primeras dos semanas de este año, se reinició el proceso de incorporación de usuarios el 14 de enero, por tandas semanales. Se esperaba incorporar a cinco mil usuarios.
Y entonces comenzaron a aparecer los primeros inconvenientes.
Uno de los primeros inconvenientes que se presentó fue la ausencia de los usuarios. Durante los primeros meses del año muchos de ellos toman vacaciones, y no se encontraron presentes para el momento en el que se tenía que hacer el paso a BPOS. Su presencia era necesaria, pues como parte del proceso de transición se requería instalar software en sus máquinas -en sus BlackBerry también-, y determinar los datos que debían pasar a la nube.
En realidad, los datos también constituyeron otro problema. Había usuarios cuyas bases de correo electrónico llegaban a los ocho gigabytes y además poseían listas de distribución bastante grandes. Esto provocó que los anchos de banda quedaran saturados y que algunas empresas tuvieran que ser divididas en dos para poder realizar el proceso de transición. En total se tuvieron que transferir más de 3TB de datos de todos los usuarios.
La combinación de estos dos inconvenientes, más la renuencia de algunos usuarios de peso a pasar por la transición en los momentos estipulados, hizo que el plazo -establecido en tres meses- llegara a los cuatro meses. Además, finalmente no se atendieron a los cinco mil usuarios que se tenían planeados sino 6.200, y tampoco fueron 540 BlackBerry sino 780, eso también significó más tiempo de implementación.
La transición se realizaba los fines de semana a un ritmo de 500 o 600 usuarios por vez.
El plan era cortar los días viernes a las 6 de la tarde. Durante el fin de semana los llevábamos hacia la nube, hacíamos la migración, y luego los lunes venia la gente, se conectaba y se sincronizaba contra sus equipos, sostuvo Torres.
La sincronización es mencionada porque a pesar de que la solución implicaba el trabajo con el Outlook Online -que es parte de BPOS- se necesitaba contar también con una alternativa offline, y para ello se decidió la instalación del Outlook en las máquinas clientes. Por su puesto ello implicó la adquisición de seis mil licencias de Outlook, una inversión que se encontraba dentro de los planes de la transición.
La instalación del Outlook tiene muchas ventajas. En primer lugar la interacción del usuario es mucho más rica. Cuando tienes una aplicación en el escritorio puedes hacer ciertas cosas que no pueden lograrse en la web, a pesar de que nuestra aplicación e interfase tiene cosas como drag and drop que normalmente no esperas en una interfase web, sostuvo Fernando Covecino, gerente de Cuentas corporativas de Microsoft Perú.
La otra ventaja que señaló el ejecutivo es que el Outlook comprime la data que envía a los servicios. Además, debido a que el Outlook maneja un almacén local de información, cuando se consulta un elemento al servicio en línea éste solo lo baja una vez y luego ya lo tiene localmente.
Estas características hacían que se consumiera muchas veces menos ancho de banda que con solo la opción web.
Es necesario, sin embargo, aclarar que esto no implicó que se instalara el sistema completo de Outlook-que requiere también de servidores dedicados-, sino de solo la aplicación en la máquina para que ésta se sincronizara con la nube.
Esta solución offline se tuvo que considerar debido a que el Grupo Romero cuenta con empresas en zonas de difícil acceso -como en la selva-, en donde podría ser necesario trabajar sin conexión a Internet.
En el Grupo Romero teníamos que tener cuidado con la gran dispersión de los usuarios, geográficamente y también entre las distintas organizaciones. Hubo que hacer una planificación del despliegue acorde a eso, pues no es lo mismo tener seis mil personas en un solo edificio que tenerlas repartidas en todo el país y en la región. Técnicamente pudimos haberlos migrado mucho más rápido, pero había componentes como los anchos de banda en las ubicaciones remotas que hicieron que el ritmo que adoptáramos fuera de 600 usuarios por semana, sostuvo Covecino.
Futuro
Obviamente, el siguiente paso natural es el Office en línea. El BPOS no cuenta con un Office online, pero el sucesor de esta solución -el Office 365, lanzado hoy- sí contará con estas soluciones de ofimática.
De hecho, como cliente de BPOS el Grupo Romero pasaría a Office 365 con gran facilidad, aunque por lo pronto no tienen decidido si mantendrían sus aplicaciones on premise de la misma manera en que lo hacen con Outlook en la actualidad.
Tienes perfiles pero en cuanto a las funcionalidades, el 95% [de las funcionalidades de Office online] son las mismas que on premise. Simplemente es un tema de cultura, sostiene Miguel Hernández, gerente de Servicios de Datco.
De acuerdo a los ejecutivos de Priox, entre consultoría, licenciamiento, soporte de Microsoft, más convenios de mantenimiento, las mesas y otros gastos como el uso de couriers, viajes, capacitadores, y llamadas internacionales, el proyecto implicó una inversión de unos 630 mil dólares. El presupuesto era de 610 mil dólares así que no se alejaron mucho del presupuesto original.
Uno de los temas, de las lecciones aprendidas, más allá de lo que podamos haber hecho nosotros desde el punto de vista de arquitectura y técnico, es el manejo del proyecto en sí. La gran lección es que conformar un equipo real te asegura el éxito en un proyecto como éste, sostuvo Guillermo Berastain, gerente general de Datco.
El paso del Grupo Romero a BPOS fue la primera y más grande implementación que se ha llevado a cabo sobre esta plataforma. Y quizás ya no se vean muchas más pues la llegada de Office 365 -la continuación de BPOS dentro de Microsoft Online Services- hará que ésta sea la nueva plataforma a la cual pasarán las empresas que deseen ir a la nube con Microsoft.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú