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Reportajes y análisis

Office 365 vs. Google Apps

La reseña de InfoWorld

[05/07/2011] Todo se está yendo a la nube, pero solo los muy ingenuos pueden creer que es una escalera al cielo. Dada la actual situación económica, hay muchos incentivos para alquilar solo lo que se necesita, más que comprar lo suficiente para manejar una carga de trabajo mayor. También hay suficientes razones para reducir el nivel general de expertise que se necesita para que los sistemas sigan trabajando. Pero también es cierto que la nube puede entregar servicios a cualquier departamento y desempeñarse de una forma segura y confiable.

¿Puede su empresa ahorrar dinero pagándole a Microsoft o Google por hacer aquello que intentaría hacer en casa? ¿Qué tipos de problemas se pueden esperar? ¿Qué beneficios? ¿Alguna de estas soluciones tiene sentido para usted, o es que siempre las cosas se ven mejor cuando están en la nube?
Antes de intentar responder a estas preguntas, debemos dejar en claro algo: Office 365 y Google Apps son productos muy diferentes. Office 365 se usa con una versión localmente instalada de Office (preferiblemente Office 2010), mientras que Google Apps vive 100% en el navegador. Para usar una metáfora, estamos hablando de papas y camotes. Con tantas variables entre los dos productos, los pronunciamientos generales no tienen sentido.
Sin embargo, con el production release de Office 365, la era en nube del software de productividad en escritorio oficialmente toma vuelo. Office 365 funciona con las versiones Web App de Microsoft de las aplicaciones Office para escritorio (Word, Excel, PowerPoint y OneNote) así que teóricamente, uno podría usarla sin una versión localmente instalada de Office. Pero la mayoría de las personas no lo harán. El verdadero truco de Office 365 es este: ¿cansado de estar manteniendo los servidores de Exchange y SharePoint? No hay problema. Páguele a Microsoft y la empresa se encargará de los servidores por usted, y además le dará el simpático servidor de comunicaciones Lync.
Office 365 representa la primera vez que Microsoft ha empaquetado el software de escritorio (Office 2010) con un servicio en línea en un solo producto por suscripción. Pero si tiene otra fuente de licencias para Office (2010, 2007 u otros), o si solamente quiere correr Office Web Apps (algo poco probable), puede conseguir una licencia de Office 365 sin tener que pagar por el Office.
Google Apps no es un colosal ambiente que lo abarca todo como Office 365 -o su predecesor Microsoft BPOS (Business Productivity Online Standard Suite). Esta solución pretende ser pequeña y ligera, y apuntar a lo indispensable. Google Apps incluye Google Docs para el procesamiento de textos, hoja de cálculo, presentaciones, formulares y almacenamiento de datos: Gmail y Calendar, que probablemente ya usa; una utilidad para construir sitios web llamada Sites; un filtro antispam llamado Postini; y una aplicación para compartir videos. Cuando uno paga por Google Apps, uno paga por los programas que le permiten a uno administrar un número ilimitado de cuentas de correo electrónico en su dominio, 25GB de espacio en cada cuenta de correo, y por soporte telefónico de calidad variable. Todo el resto del paquete de Google es gratuito para cualquiera, en cualquier momento.
Una característica que no se encuentra en Google Apps podría desalentar a muchos: uno no puede guardar datos localmente a menos que específicamente y en forma manual se descarguen a la PC usando Google Sync. Para propósitos prácticos, se encuentra offline, no puede hacer nada. De acuerdo a Google, esto cambiará a más tardar a finales del presente trimestre, momento para el cual Google Apps y el navegador Chrome tendrán soporte para las características de almacenamiento de HTML5.
En general, comparar Office 365 con Google Apps es como comparar el Queen Elizabeth II con un barco de pesca. Ambos te llevan por el agua, pero lo hacen de maneras completamente diferentes, especialmente en cuanto a servidores se trata.
Si es de los que se deleitan con las complejidades de Exchange Server 2010, le alegrará saber que todo ese poder y complejidad también se encuentra en la versión alojada en Microsoft, aunque por encima se encuentra una interfase más simple. También existe otro factor que lo tranquilizará: Microsoft asume el cuidado y la alimentación de Exchange, SharePoint, y Lync, lo cual incluye el mantenimiento, seguridad, backup, y uptime. Para aquellos que trabajan en grandes organizaciones, Microsoft le permitirá dividir las tareas con el servidor entre aquellas que se quedan on premise y aquellas que van a la nube de Microsoft, una oferta tentadora si es que su empresa tiene algunos centros de datos con algunos pequeños satélites desperdigados geográficamente.
Finalmente, algo acerca de la compatibilidad entre archivos, algo que sigue siendo un punto de discusión tanto para Office Web Apps como para Google Docs.
Abrir un documento de Office en cualquiera de estas dos alternativas es algo que funciona razonablemente bien, pero en ocasiones Google Docs cambia algunos documentos de Word que tienen mucho formato. En general, Microsoft Web Apps tiene un desempeño mejor que el de Google Docs al momento de mostrar documentos de Word complejos.
Configuración: lo rápido y lo exagerado
El primer obstáculo a enfrentar tiene que ver con el correo electrónico. Por el lado de Google, uno tiene que migrar el servidor de correo a Gmail. Por el lado de Office 365, uno necesita tener conectado el Exchange y hacer que el correo pase por él, pero hay más que ofrecer.
Si busca trasladar algunas de las funciones de su compañía a la nube, y no está casado con Exchange Server, pase primer un tiempo con Google Apps. Probar Google Apps es muy fácil. Comience con el wizard de configuración. Luego de que verifique la propiedad de su nombre de dominio -generalmente colocando un archivo específico en su sitio web-, solo son necesarios unos cuantos clics para seguir al wizard, configurar los usuarios, y seguir adelante (ver imagen).
 
Imagen 1: El wizard de configuración, integrado en el panel de control del administrador, hace que sea muy sencillo comenzar con Google Apps for Business.
El wizard tiene una interesante serie de pasos que le muestran cómo probar Gmail usando una cuenta de correo electrónico real -digamos, el correo electrónico que está usando actualmente- sin interrumpir el actual flujo de correo. Si está usando Outlook o algún otro paquete de correo electrónico, y puede decirle a su servidor de correo que envíe copias duplicadas de sus mensajes entrantes a un servidor diferente, eso es todo lo que necesita. En mi caso, quería probar con mi cuenta de correo electrónico regular, woody@askwoody.com, la cual normalmente manejo a través de Outlook. Seguí las instrucciones en el wizard de configuración, e hice que mi servidor de correo enviara una copia de mis correos entrantes a
woody@askwoody.com.test-google-a.com. Listo. Todos los correos enviados a mi dirección de correo aparecieron tanto en mi bandeja regular de Outlook como en mi bandeja de Google Apps Gmail. Pude hacer la prueba con datos en vivo sin afectar el flujo normal de correo. Haciendo algo similar, uno puede gradualmente trasladar personas a Gmail sin molestar sus procedimientos de correo actuales, y tanto la cuenta legacy como la nueva de Gmail trabajarán concertadamente.
El wizard de configuración de Google Apps siempre se encuentra a un clic de distancia, usando el panel de control de administración. Recuerda su localización en la secuencia de configuración, lo cual le permite salir y luego volver a donde uno se encontraba.
Por el contrario, la configuración en Office 365 no es tan sencilla. Debe loguearse con una identificación de administrador, hacer clic en la pestaña de administrador, y se le presentan una docena de opciones (ver imagen 2).
Imagen 2: La configuración de Office 365 es complicada y también el paquete.
Uno de los motivos por los que el enfoque de Google parece, en comparación, mucho más directo, es la vieja cuestión de las papas y los camotes: simplemente hay mucho que configurar en Office 365.
Cuando añade nuevos usuarios en Office 365, se les proporciona inmediatamente bandejas de correo electrónico, un Team Site por default, y mensajería instantánea. Más allá de esto, uno tiene que hacerse su propio ambiente a la medida. ¿Va a implementar un sign in único o va a pedir a los usuarios que se identifiquen localmente y luego nuevamente en la nube? Si es así, existe una compleja serie de pasos para hacer que el sign in único funcione. ¿Desea que los servicios de Active Directory se apliquen tanto localmente como online? Si es así, tiene que configurar la sincronización de Active Directory con su servidor on premise y el servidor de Office 365. Tiene que cambiar los dominios al servidor de Office 365; administrar los permisos de SharePoint; y configurar Lync. También necesita empujar las actualizaciones para Office 2010 o 2007 hacia todas las máquinas de sus usuarios, para que puedan conectarse con los servidores y servicios de Office 365. Y eso solo para comenzar.
Si está pasando de BPOS a Office 365, la transición no debería ser difícil. Pero si tiene un Exchange Server on premise, la configuración de Office 365 va a ser un trabajo difícil, particularmente si sus servidores tienen mucha customización. Sin embargo, puede migrar selectivamente el correo de su Exchange Server al Office 365 Exchange Server. Traslade un usuario o un pequeño grupo de usuarios por vez, y ellos ni siquiera se darán cuenta. Revise Email Coexistence en la Administrator Introduction.
Trasladarse de Exchange Server a Google Docs también puede ser difícil. El pasado mes, en el blog Cloud Computing de InfoWorld, Desmond Fuller posteó un excelente relato de primera mano de su transición de un antiguo Exchange Server a Google Apps for Business. Con 100 clientes, la transición no fue fácil: La migración? fue sorprendentemente difícil y problemática, y no obtuvimos mucho apoyo de Google.
En los puntajes de mi InfoWorld Test Center, le doy a la configuración de Google Apps un 9 y a Office 365 un 7, asumiendo que se está trasladando de un ambiente sin Exchange Server. Si se está trasladando desde un Exchange Server, mucho depende de cuántas modificaciones haya hecho en su servidor. Si se está trasladando desde BPOS, Office 365 debería tener un 9.
Características: Leviatán versus peso ligero
Al comparar las características de Office 365 con aquellas de Google Apps inmediatamente nos devuelve al cliché de las papas y camotes. Tener la supremacía en características depende de qué piense utilizar y cómo piensa utilizarlo. Office 365, combinado con Office de escritorio, puede manejar todo un universo de demandas, desde trucos en el correo electrónico hasta presentaciones profesionales en los smartphones de los asistentes a una reunión; desde una colaboración completa para equipos en un complejo modelo financiero, hasta el compartir detalles sobre clientes o proveedores, y sistemas de voz mucho más avanzados que una PBX.
Google Apps, por otro lado, le da a uno una mezcolanza de herramientas para administrar el correo electrónico online de la empresa, almacenamiento y compartimiento de archivos, compartimiento de calendarios, llamadas telefónicas de larga distancia gratuitas, colaboración de equipos sobre documentos, foros en línea, y mucho más. Google Apps ofrece todo esto por la quinta parte del precio de Office 365, asumiendo que ya tiene -o no necesita- Office en el escritorio. Además, las demandas sobre el personal técnico son mucho menores con Google Apps.
Las versiones en línea de todas las aplicaciones (Office Web Apps y Google Docs) no se acercan siquiera a las versiones completas para escritorio de Word, Excel y PowerPoint. Si sus necesidades son simples, el Word en línea o Google Docs puede preparar rápidamente un memo o un white paper, pero si necesita cualquier tipo de formato avanzado, olvídese. Como se mencionó anteriormente, el Word en línea de Microsoft hace un mejor trabajo de rendering de gráficos que Google Docs, pero abrir un documento complejo en cualquiera de las aplicaciones gratuitas, hacer cambios, y luego guardarlo puede causar todo tipo de problemas. Las versiones en línea de Excel, tanto en Microsoft como en Google, tienen problemas con cualquier tipo de gráficos. Y las presentaciones en la aplicación en línea de Google se encuentran muy lejos de las de PowerPoint.
La mayoría de las empresas tienen un conjunto de empleados que necesitan las características de Microsoft Office. Los usuarios casuales podrían solo necesitar las aplicaciones en línea. Podría ahorrarse una buena cantidad de dinero si no necesita Office en todos los escritorios.
Si actualmente tiene Office 2007 o 2010 en todas sus máquinas, pero no están usando Exchange, SharePoint, o Lync Office 365 les abre toda una gama de funcionalidades. Alquilar Office 365 ofrece todas las características de Exchange, SharePoint y Lync -básicamente las mismas características que uno puede obtener configurando los servidores propios- pero con Microsoft manejando el back end en la nube. Algunos de sus puntos a favor:
* Outlook Web Access (ver imagen 3), que prácticamente le da todas las características de la versión de escritorio de Outlook. El actual OWA es ahora accesible desde cualquier navegador moderno, en PC, Mac, tablet, o teléfono. Uno puede trabajar en la web y tener todo sincronizado con el escritorio. Y viceversa.
* Soporte para llamadas de voz, que maneja las llamadas entrantes de una forma muy similar a como lo haría con el correo. Si alguien llama y deja un mensaje, uno recibe un texto transcrito de la primera parte del mensaje enviado a su teléfono vía SMS.
* Los calendarios y los contactos pueden ser compartidos de forma segura, y ampliados a otras compañías en las que se confíe. Office 365 maneja la administración plena de los derechos -especificando solo lectura en ciertos documentos, por ejemplo, usando los Rights Management Services), notificaciones del estado de la entrega, y similares.
* Compartir archivos de SharePoint, lo cual permite a muchas personas colaborar en un mismo documento en forma simultánea, en un ambiente rico y multilengua. SharePoint también ofrece un editor de HTML, marcadores tipo wiki, y administración centralizada de documentos, y administración a través de Team Sites.
* Lync ofrece llamadas VoIP, mensajería instantánea, soporte de reuniones, y videoconferencia, tanto por separado como incorporado dentro de varias aplicaciones de Office.
Imagen 3: Outlook Web Access podría ser el motivo más fuerte para que los usuarios de Outlook se trasladen a Exchange Server y Office 365.
Por su puesto, todo esto representa solo una pequeña parte de todas las características de Exchange Server 2010, SharePoint Server 2010, y Lync 2010. Microsoft ofrece una serie de descripciones detalladas de los servicios especialmente para los componentes del servidor de Office 365 en su sitio web.
Google Apps ofrece algunas características comparables, pero de una manera distinta, y no intenta tocar todas las opciones de Office 365:
* Aunque Gmail se ve y comporta en forma bastante diferente a Outlook Web Access (ver imagen 4), proporcionar todas las principales funciones de OWA, algunas de las menos principales, y añade un par de características únicas, que incluye un esquema de priorización de hilos, más un conjunto de añadidos vía Google Labs. Google Chat -con video- es directamente accesible desde Gmail.
* El administrador puede controlar Google Calendars, pero solo para restringir la medida en que la información se comparte fuera del dominio. Los usuarios tienen el control de quién puede ver sus calendarios dentro del dominio. Los contactos se manejan dentro de Gmail de una forma que no es tan robusta como la que usa Outlook.
* Google Apps no tiene un componente telefónico per se, pero Google Voice -que es gratuito- tiene muchas de las características que uno esperaría de un sistema VoIP (un único número de reenvío, llamadas locales sin límite, identificación y bloqueo de llamadas, SMS, y conference calls), además de notificaciones transcritas de llamadas de voz entrantes.
* Google Apps no tiene algo tan simpático y customizable como Team Sites, pero Google tiene una característica llamada Cloud Connect que proporciona herramientas para compartir y colaborar para las aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint), y funciona en archivos almacenados en Google Docs. Varios usuarios pueden editar el mismo archivo de forma simultánea. La semana pasada, Google anunció una extensión para Word, Excel y PowerPoint que le permite a uno abrir y guardar documentos directamente en Google Docs. Igualmente, la integración con Box.Net lleva muchas de las características de SharePoint a Google Docs.
* Google Groups ofrece algunas nuevas características que son vagamente reminiscentes de las capacidades de SharePoint; entre éstas se incluyen los foros en línea, listas de mailing administradas, y almacenamiento grupal.
Imagen 4: Gmail no se ve o comporta como Outlook Web Access, y algunas personas encuentran que el cambio es desconcertante.
Siempre que tenga Outlook instalado en su PC, trabajar en el correo sin una conexión a Internet no representa problemas para Office 365. Pero con Gmail, tiene que correr Google Sync para descargar sus mensajes a su PC antes de que pierda su conexión a Internet, luego correrlo de nuevo para recuperar todo una vez que se ha conectado a la red.
Si no planea pagar por Microsoft Office en todos los escritorios, los beneficios relativos de los dos paquetes cambian considerablemente. Es mucho más fácil usar Office 365 con la Office Web Apps -gratuita-, y usar Google Apps for Business con Google Docs -gratuito-, así que cualquier evaluación de los méritos relativos de Office 365 y Google Apps tiene que tomar en consideración las características de Office Web Apps versus Google Docs en línea.
Eso es un problema, ya que las versiones en línea de Word, Excel, OneNote, y PowerPoint -así como las versiones en líneas del procesador de textos, hoja de cálculo, y presentador de Google- están constantemente cambiando. Por ejemplo, Office Web Apps añadió una función rint a Excel el mes pasado.
En general, Office 365 obtiene un 9 por sus características, y Google Apps un 7 -asumiendo que va a trabajar en un ambiente con alguna versión de Microsoft Office en cada escritorio.
Facilidad de uso: la familiaridad ofrece comodidad
Cuando se habla de facilidad de uso desde el punto de vista del usuario final, Microsoft tiene una ventaja injusta. Cuando los usuarios encuentran una alternativa a Office, probablemente no aprecien el intento de reinventar la interfase de usuario -Microsoft ha hecho bastante al respecto.
La presión la tiene Google Apps, tiene que crear una experiencia de usuario atractiva, y en casi todo los usuarios será fácil abrirse camino entre las principales aplicaciones y ser productivos -y con menos características, hay menos que aprender. Pero hay un gran obstáculo: Gmail. Podemos debatir para siempre acerca de los méritos relativos de Outlook (o OWA) y Gmail, pero para el usuario típico que ha invertido meses de sangre, sudor y lágrimas en aprender Outlook, la transición a Gmail puede ser traumática.
La interfase de Gmail es completamente diferente, mientras que la más reciente versión de Outlook Web Access (ver imagen 3) se parece bastante a Outlook para escritorio. Gmail (ver imagen 4) empaqueta mucho más información en un área más pequeña y coloca las funciones más comunes en lugares completamente distintos. Los usuarios avanzados preferirían la disposición de Gmail, pero la mayoría preferirá lo malo conocido.
A su favor, Google ofrece una página web fácilmente customizable para ayudar a los usuarios a hacer la transición de Outlook a Google Apps (el Google Apps Learning Center cubre el mismo material pero de una manera distinta).
De acuerdo a mi experiencia, el segundo mayor problema en cuanto a facilidad de uso es la coherencia. Tal y como puede ver de la lista de características, Microsoft ha empaquetado todos sus servicios bajo un solo gran paraguas. Los varios componentes funcionan de manera similar -aunque no de manera idéntica. Las aplicaciones de Google, por el contrario, consisten en un conjunto de programas y servicios, con diferentes pedigrees, nombres, procedimientos operativos, restricciones, licenciamiento, y empaquetado. Todo esto ocasiona confusión en el usuario, como por ejemplo: ¿Debo usar Google Voice o Google Talk o Google Chat, o simplemente llamar por Gmail?
Ambas empresas necesitan mejorar la integración de sus piezas dispares en sus paquetes. No quiero ni pensar en la forma en que Microsoft va a integrar Skype en sus productos actuales.
Le doy un 8 a Microsoft por facilidad de uso, asumiendo que viene de una empresa que usa Outlook. Básicamente por la curva de aprendizaje para Gmail y las otras aplicaciones de Google y la fragmentación de los productos de Google, le doy a Google un 7. Recuerde, estas notas se establecen desde la perspectiva del usuario final, no desde la de los administradores.
Administración: Complejidad versus simplicidad
He escrito sobre la complejidad de la administración de Office 365 en la reseña sobre su versión beta. J. Peter Bruzzese de InfoWorld también tuvo problemas con la beta de Office 365. En resumen, las secuencias de administración son confusas, con muchos agujeros negros que son imposibles de evadir. Lo que puedo decir es que esos problemas persisten en los paneles de administración del Office 365 que se está entregando.
Si uno usa Active Directory, va a enfrentar serios desafíos al momento de hacer la sincronización con Office 365 (ver la hoja de ruta de sincronización de Active Directory). Añadir su dominio a Office 365 puede ser dificultoso. Sin embargo, Microsoft tiene una herramienta que ayuda en el cambio hacia un sign on único, haciendo que sea más sencillo para los usuarios acceder a Office 365 usando Active Directory Federation Services.
Por el contrario, las opciones de administración de Google Apps son escasas pero han sido bien reunidas. El wizard de reingreso hace una gran diferencia. Google no toca Active Directory o alguna otra de las complejas funciones de servidor.
Le doy a Office 365 un 7 por sus herramientas de administración y a Google Apps un 9, pero nótese que el trabajo en Google es mucho más simple. No hay mucho que un administrador de Google Apps tenga que hacer, o pueda hacer, dependiendo de cómo lo vea.
Valor: Inversión versus compra impulsiva
Google Apps cuesta cinco dólares por usuario al mes, sin necesidad de contrato. Si quiere pagar por adelantado, cuesta 50 dólares por cabeza. Si tiene 10 o menos direcciones de correo puede conseguir el paquete de Google Apps básico en forma gratuita. Los otros productos de Google que he mencionado en la sección de características son todos gratuitos, todo el tiempo.
Siguiendo la tradición de Microsoft, los precios de Office 365 son complejos, incluso bizantinos. Puede ver algunos de los detalles en la Fact Sheet de Office 365 (archivo de Word), pero para ver todas las opciones tiene que pasar por el sitio de Planes de Suscripción. A riesgo de simplificar demasiado, podemos decir que los precios van de los 10 dólares por usuario al mes con soporte muy simple, hasta los 27 dólares por usuario al mes.
Le doy a Google un 9 por valor. El valor de Office 365 depende en buena medida en si necesita o quiere incluir las licencias de Office Professional Plus 2010 con el paquete. Asumiendo que su empresa ya tiene licencias de Office, le doy a Microsoft un 7, pero si Microsoft le ofrece un reembolso o descuento por las licencias que tiene, la ecuación cambia considerablemente.
Confiabilidad: el factor uptime
Un punto final: la confiabilidad. Mientras que Google ha estado ofreciendo Google Apps en varias versiones desde el 2006, Microsoft está intentando presentar Office 365 como un sistema completamente nuevo. Ciertamente una de las razones del nuevo rostro de Microsoft es que el predecesor de Office 365, BPOS, ha logrado una significativa notoriedad por su récord de confiabilidad, o su falta de ella.
El año pasado, BPOS se cayó por prolongados periodos de tiempo el 23 de agosto, el 3 de setiembre y el 7 de setiembre. Como respuesta, Microsoft se disculpó, comenzando un nuevo servicio llamado Microsoft Online Service Health Dashboard que se supone aconseja a los clientes al momento de las caídas. Dos problemas: el panel es visible solo para los clientes que pagan el BPOS, y no funciona cuando más se le necesita.
BPOS se cayó al menos tres veces el mes pasado. Durante estas tres caídas, el
Health Dashboard no funcionó. Peor que eso: no reportaba problemas, mientras se estaban produciendo caídas evidentes. El 22 de junio, hace poco, BPOS se cayó nuevamente. Al mismo tiempo, el Health Dashboard también dejó de funcionar.
A manera de respuesta a esta última debacle, el grupo MSOnline tuiteó, O365 debe proporcionar un servicio más estable. Está construido desde bases nuevas y los reportes y expectativas son muy buenas. No se mencionó de los problemas con el Health Dashboard.
Las caídas de Google Apps, por el contrario, son generalmente poco frecuentes y de corta duración. Incluso la interrupción más pequeña en la confiabilidad del servicio aparece en el Apps Status Dashboard.
Queda por ver si la confiabilidad de Microsoft mejorará con este nuevo sistema.
Conclusión: súbase a mi nube
En estos momentos, si su compañía está buscando servicios de nube para sus aplicaciones de productividad, tiene al menos tres alternativas.
Primera, puede usar uno de los muchos proveedores de servicios alojados. Con Office 365 y Google Apps for Business en lo más alto de la popularidad, los clientes podrían olvidar que los servidores y servicios alojados aún se encuentran funcionando. Muchos proveedores de servicios alojados ofrecen soporte y productos individualizados, que compiten con, o soportan a, Office 365; y muchos de ellos no dudan en recomendar y ayudar con Google Apps, si la situación lo amerita. No paso por alto a los pequeños. Ellos trabajan para usted, no las empresas gigantes.
Segunda, puede firmar por Google Apps for Business. Es relativamente fácil inscribirse y probar Google Apps, en gran medida gracias a que las funciones de administración son pocas.
Tercera, puede contactar a Microsoft y preguntar cuánto va a costarle trasladarse a Office 365. La pregunta no está demás, particularmente si usted ya tiene licencias de alguno de los productos de servidor de Office 2010. Software Assurance complica aún más las cosas, y si se encuentra en el Home Use Program, es mejor tener a su contador al lado.
Al examinar los gastos y los beneficios, existe un factor que va a incidir directamente en su bolsillo: Microsoft ha establecido precios para Office 365 de tal manera que si necesita licencias de Office 2010 no va a ser muy caro, por lo menos no desde los estándares de Microsoft. La empresa no publica los precios de la Licencia por Volumen, pero la opción E3 de Office 365, que incluye una licencia completa de Office 2010 Pro Plus, cuesta 288 dólares por persona al año.
En cuanto a la administración, si traslada sus servidores a la nube de Microsoft, el tema no queda zanjado. Los administradores de Exchange, en particular, necesitan ampliar sus habilidades.
Sin embargo, en comparación con trasladarse a Google Apps, el resultado es que la nube de Microsoft representa una transición relativamente modesta desde las tecnologías existentes. La nube de Google, por el contrario, representa un quiebre completo con respecto al pasado. Para las empresas que buscan beneficios en la nube pero sin cambios drásticos, Office 365 es la elección obvia. Para las compañías que buscan abandonar las características y tecnologías que le son familiares a cambio de costos menores y menos necesidad de administración, Google tiene una solución que espera por ellas.
Es un juego completamente nuevo. Ya sea que su compañía decida ir con Office 365, Google Apps, o un proveedor de servicios alojados -incluso si decide mantener todos sus servidores seguros en casa o decida que no necesita servidores- hay muchas más opciones en la actualidad que las que había hace un mes. La nube le llama.
Woody Leonhard, InfoWorld