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Los clientes de BPOS se enfrentan con la transición hacia Office 365

[18/07/2011] Desde que Microsoft lanzara oficialmente Office 365, la cuenta regresiva de los clientas actuales de BPOS para que se actualicen a la nueva suite ha comenzado.

Los clientes de BPOS (Business Productivity Online Suite) tendrán que migrar a Office 365 en los próximos doce meses, y los administradores de TI harían bien en comenzar a familiarizarse con el proceso.
Para empezar, BPOS funciona con algunas versiones antiguas de productos de software on-premise a las que Office 365 no se puede conectar, por lo que los administradores de BPOS deben ser conscientes de las mejoras potenciales que puedan necesitar.
Esto es especialmente importante para los clientes que construyen implementaciones híbridas, de modo que el software en la nube puede interactuar y sincronizarse con el escritorio de Microsoft y las aplicaciones del servidor -el concepto de software más servicios" de Microsoft.
Aunque Microsoft destaca esto como una ventaja para Office 365 en comparación con sus rivales como Google Apps, significa que los clientes tienen que asegurarse de tener ciertas versiones de los productos en sus instalaciones para lograr una migración y ejecución exitosa.
A favor de Microsoft, la compañía tiene mucha información disponible sobre los requisitos técnicos para la aplicación de Office 365, incluyendo el software necesario, las instrucciones para la sincronización de directorios, consejos para solucionar problemas y publicaciones en blogs. También hay un foro de discusión y un portal web especial para las transiciones de Office 365.
La abundancia de información de BPOS a Office 365 puede ser indicativa de que el proceso de migración puede resultar complejo, especialmente para las pequeñas empresas con pocos o ningún empleado, y pocos o ningún recurso para contratar ayuda externa, señaló Rebecca Wettemann, una analista de Nucleus Research.
"Si necesita un sitio web dedicado completamente a explicarle a la gente cómo hacer la transición a Office 365, es porque ha hecho las cosas son complicadas para el cliente", añadió.
Debido a que Office 365 ofrecerá una variedad de funciones críticas, incluyendo el correo electrónico, las apuestas son altas.
"El proceso no parece sencillo. Microsoft confía en que el cliente pueda hacer algunas cosas que las pequeñas empresas, especialmente, pueden no estar en condiciones de hacer con éxito", señaló. "Este es el correo electrónico. Es importante. No es algo que la gente pueda tomar a la ligera, aunque sea una pequeña empresa".
Además de la complejidad técnica, Wettemann está preocupado por el costo de las actualizaciones de software necesarias para Office 365, sobre todo la necesidad de tener Office 2007 Service Pack 2 u Office 2010 en los escritorios de los usuarios para las implementaciones híbridas.
Office 365 tampoco funciona con Outlook 2003. "Hay una base muy importante de usuarios de Outlook 2003 por ahí", señaló el analista de la industria Michael Osterman de Osterman Research.
Microsoft se opone a la idea de que la implementación o transición a Office365 vaya a ser complicada. "Office 365 es un servicio de productividad en la nube fácil de usar, que los nuevos clientes pueden configurar con unos pocos clics", incluidas las pequeñas empresas, señaló un representante de Microsoft a través del email.
Además, la empresa indica que Office Web Apps -la versión online de Office que viene con la mayoría de las versiones de Office 365- no requiere de Office en el escritorio para trabajar. Sin embargo, este escenario también significa que los usuarios finales no puedan mover y sincronizar archivos de ida y vuelta entre el software de escritorio de cliente de Office y Office Web Apps en la nube.
Los administradores de BPOS no tienen que preocuparse de la transferencia de datos de la cuenta. Microsoft se encargará de eso en sus centros de datos, indicó la compañía.
La clave es la planificación anticipada, de acuerdo con el consultor independiente Frank Romeo, quien fue contratado por el proveedor de audio y video D & M Holdings para liderar un proyecto que busca migrar cerca de tres mil buzones de correo de una variedad de sistemas de correo electrónico y consolidarlos en un solo dominio BPOS.
"Cuando vaya a hacer una migración de este tipo, tiene que hacer el trabajo de preparación", señaló, y agregó que un elemento clave es la creación de un Active Directory bien estructurado. El plan de D & M Holdings es la actualización de BPOS a Office 365 a principios del próximo año.
Más allá de los desafíos técnicos de la transición, los clientes no deben pasar por alto la necesidad de ayudar a que los usuarios se familiaricen con Office 365, que está considerado como una actualización de BPOS, pero en realidad cuenta con muy pocos componentes y funcionalidades nuevas, señaló Osterman.
"Los problemas de capacitación deben ser tomadas en consideración", agregó. "Los tomadores de decisiones tienen que planificar esto con cuidado para que los usuarios lo adopten".
Con Office 365 los clientes se enfrentan a una variedad de opciones de configuración que van desde una versión con un solo email, a una versión hecha y derecha que incluso viene con la versión on-premise de Office Professional Plus 2010 entregada en un modelo de suscripción. Entre muchas otras opciones, incluyendo una diseñada para pequeñas empresas con 25 o menos usuarios.
A excepción de la opción de un solo correo electrónico, todas las demás vienen con las versiones online de Exchange, SharePoint, Lync y Office, las cuales contienen un subconjunto de las características de sus versiones on-premise del 2010, e incluyen un acuerdo de servicio apoyado financieramente del 99,9% de funcionamiento óptimo.
Por el contrario, las aplicaciones de BPOS se basan en las versiones del 2007 de Exchange y SharePoint. En lugar de Lync Online, que tiene su predecesor, Office Communications Online, y no tiene aplicaciones de productividad de Office como Word, Excel y PowerPoint.
Independientemente de la versión de Office 365 que elija, algunos de los requisitos básicos de escritorio incluyen la actualización de los navegadores Internet Explorer 6. Además, las PC de Windows deben tener al menos Windows XP SP3, Windows Vista SP2 o Windows 7. Para la interacción del escritorio con Lync Online basado en la nube, Office 365 también requiere el nuevo cliente de escritorio Lync 2010, la próxima versión de Office Communicator 2007 R2. Lync ofrece mensajería instantánea y reuniones en línea, incluyendo conferencias de audio y video.
Los clientes con Active Directory local que deseen sincronizarse con su directorio de Office 365 también deben asegurarse de que tienen las versiones requeridas de una variedad de software de servidor para productos como Windows Server, . Net Framework y Windows Installer.
Luego se debe configurar el proceso de inicio de sesión del usuario final. Los administradores pueden configurar un sistema de inicio de sesión único que utiliza Active Directory Federation Services 2.0, o bien puede optar por lo que Microsoft llama "identidad administrada" en la que los usuarios tienen credenciales distintas para la suite. Sin embargo, la última opción fuerza a que los usuarios finales tengan acceso específico en las credenciales de sus cuentas en línea y on-premise.
Los administradores también deben ser conscientes de que una vez que Microsoft comience la migración de cuentas de sus empresas de BPOS a Office 365, el proceso probablemente tarde 48 horas, durante las cuales los administradores estarán excluidos de la consola de administración y los elementos de SharePoint Online se pueden ver pero no editar.
Además, la configuración de BPOS para las políticas de retención de buzones, Exchange ActiveSync y Outlook Web Access necesita ser reconfiguradas en Office 365.
También existen requisitos específicos del software para Linux y Mac OS, así como para navegadores que no son de Microsoft, como Firefox, Chrome y Safari.
Por ahora, el interés en Office 365 no es masivo, por lo que será interesante ver cuanta demanda generará Office 365 en su primer mes en el mercado, señaló Osterman.
"No veo una ola enorme de intereses. Pero creo que será un éxito", comentó.
Los clientes BPOS que ejecutan Office 365 con éxito obtendrán mejoras sustanciales, añadió Osterman. "Tiene muchas ventajas".
D & M Holdings está viendo más allá, en particular para utilizar la versión de SharePoint Online del 2010, y los beneficios de tener las aplicaciones de mantenimiento en el back-end de Microsoft. "Ya no tiene que preocuparse por la versión que tiene la gente, ni por las actualizaciones", señaló Romeo.
Los clientes de BPOS se encontrarán en el proceso de migración a Office 365, una realidad que tendrán que enfrentar en algún momento en los próximos doce meses.
Juan Carlos Pérez, IDG News Service