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Reportajes y análisis

La evolución de la oficina

[25/07/2011] El escritorio corporativo tiene el mismo aspecto desde hace décadas: computadora, teclado, mouse, teléfono de escritorio, tal vez una impresora. Estas herramientas dominan porque son la combinación tecnológica perfecta y necesaria para el trabajo de hoy, ¿o el lugar de trabajo de la empresa necesita un cambio de imagen extremo?

De acuerdo con analistas de la industria, proveedores de hardware, arquitectos y futuristas, las probabilidades de que grandes cambios renueven el cubículo corporativo estándar, las herramientas tecnológicas e incluso los edificios, están aumentando cada día.
Por supuesto, los cambios fundamentales como estos no ocurren en todos a la vez. "Cuando tiene el hardware en su lugar, es difícil que les dé de baja de un tirón", advierte Rob Enderle, principal analista de Enderle Group. "Algunas PBX corporativas todavía están en uso desde la década de 1980. El Fax fue declarado muerto en 1995, pero tengo dos en mi oficina".
El punto de Enderle es que se necesita un gran acto para alterar el status quo, pero ese evento o serie de eventos, parecen estar sucediendo hoy en día.
La proliferación de dispositivos móviles, la amplia disponibilidad de acceso inalámbrico de alta velocidad, los servicios basados en cloud y los servicios de videoconferencia basado en el navegador, significa que los empleados no siempre tienen que estar vinculados a sus PC de escritorio.
Obsolescencia no planificada
"La computadora de escritorio realmente se volverá obsoleta", señala Amy H. Tabor, director de servicios de planificación de RNL, una firma global de servicios completos de diseño. "Este cambio se debe a la forma en que trabajamos, la necesidad de una mayor flexibilidad y el uso del espacio, y las generaciones más jóvenes esperan esa diferencia".
Porque los empleados están en movimiento, una sola computadora en cada cubículo ya no es suficiente. "Lo que antes era un sistema de dispositivo único, ahora es un entorno de dos o tres dispositivos", agrega Jeff Tripp, un estratega de tecnología para clientes empresariales de Intel. Los dispositivos adicionales son las computadoras portátiles, teléfonos inteligentes y tablets.
"Será interesante ver si el término escritorio se va alguna vez", señala Tripp, quien trabaja con clientes empresariales de Intel, y se centra en cinco años hacia el futuro. "Los niños más pequeños tienden a comenzar con computadoras portátiles o tablets en la guardería".
RNL, junto con Steelcase y OfficeScapes, está patrocinando Workplace-2020, un foro digital para "explorar las tendencias de trabajo, generar discusión, e inspirar el debate en relación con el espacio de trabajo del futuro". Hace diez años, RNL encabezó Workplace-2010, y construyo seis mil metros cuadrados de espacio de oficina para mostrar los nuevos conceptos y proporcionar un lugar para continuar la investigación.
"El cambio técnico ahora es exponencial, más rápido que nunca antes", señala Tabor, "y la tecnología que conocemos continuará evolucionando. Pero tal vez no tanto como el cambio radical que se dio con la llegada de los dispositivos móviles y teléfonos inteligentes".
El síndrome del cubículo vacío
Ahora que los empleados son móviles, se están produciendo cambios dentro y fuera del cubículo tradicional. Jenny Englert, ingeniero cognitivo en Xerox, inició un estudio sobre el futuro del trabajo en el 2008. En el 2009, se centró en los trabajadores móviles y las tecnologías para darles soporte.
"Ahora vemos nuevos estilos de trabajo, e incluso la gente con su propio cubículo u oficina, siempre están fuera en reuniones y similares", señala Englert. "Estoy en mi escritorio solo un 20% del tiempo". Su grupo siguió las prácticas de trabajo, en lugar de la tecnología, y encontró que el trabajo se ha convertido en móvil, la tecnología debe ser compatible con la movilidad.
Los arquitectos se están dando cuenta de los cubículos vacíos, agrega Tabor de RNL. "Hay más énfasis en el construcción de espacios de colaboración. Las empresas están dejando el espacio individual por el espacio de equipo".
Daniel Burrus, estratega de negocios y tecnólogo futurista, es también autor del nuevo libro "Flash Foresight: Cómo ver lo invisible y lo imposible", un best seller de tapa dura del New York Times.
"El lugar de trabajo está cambiando drásticamente, y el punto de inflexión es ahora", señala Burrus. "En el 2010, más máquinas que no eran Windows -como tablets, iPhones y otros dispositivos- se conectaron a Internet. Se vendieron más smartphones que laptops y PC".
Burrus agrega que cada vez más el equipo de elección es un teléfono inteligente o una tablet. "Vamos a ver aplicaciones de nivel empresarial para los trabajadores de servicios, ventas, mantenimiento. Es un factor de forma que es increíblemente poderoso".
Chuck Wilsker, presidente de Telework Coalition, señala que todos ya somos tele trabajadores, pero no lo sabemos. "He hablado recientemente a un grupo de 260 hombres de negocios. Les pregunté cuántos eran teletrabajadores, y solo el 10% levantó la mano. Entonces les pregunté cuántos trabajaban solo en su lugar principal de trabajo y nunca en la casa o en la calle. Solo dos personas levantaron la mano. La realidad hoy es que casi todos los trabajadores del conocimiento son teletrabajadores.
En su investigación de Xerox, Englert descubrió que los trabajadores móviles se encontraban fuera de la oficina alrededor del 80% de su jornada laboral. Ellos trataban de imprimir lo que necesitaban antes de irse, pero eso no siempre funcionaba. Entonces Xerox presentó una impresora empresarial móvil que soportaba la salida de un teléfono móvil.
El vacío del video
Por otro lado, los empleados que trabajan regularmente en la casa pueden sentirse aislados. La respuesta obvia es la videoconferencia, pero la videoconferencia personal se ha tardado en crecer.
"El gran problema con la videoconferencia personal es que las empresas sacan al mercado productos que no funcionan con otros productos", señala el analista de Enderle. "He estado trabajando en esos proyectos desde mediados de 1980, y simplemente no trabajan juntos".
"Hay docenas de sistemas de videoconferencia, y han existido durante años", añade Wilsker. "Uno de estos días vamos a llegar a la interoperabilidad entre los teléfonos, y acostumbrarnos a usar el video. Los jóvenes están impulsando esto. Conocí a un hombre de 28 años de edad, de Turquía, que utiliza Skype en su laptop para tomar lecciones de cocina de su madre, que aún está en Ankara".
Por suerte para el estudiante de cocina, su madre no le tiene miedo a la cámara, pero todavía hay muchos que sí. "El mayor problema de la videoconferencia para algunas empresas es que algunas personas son conscientes de estar frente a la cámara", señala Wilsker.
A juzgar por el número de jóvenes en los videos de YouTube, los futuros trabajadores no tienen ese problema. Añada el hecho de que Apple ahora ofrece cámaras en el frente y la parte posterior de la nueva iPad y el nuevo iPhone, y una conversación de solo audio podría ser rara en pocos años.
O puede conectarse y controlar un robot de telepresencia personal para moverse por la oficina y hablar con la gente a través del altavoz y la pantalla de vídeo en el robot. Anybots tiene ahora ese sistema a la venta.
Además, Avaya y otras ofrecen entornos inmersivos basados en navegadores para la colaboración empresarial.
La oficina en evolución
No importa lo rápido que la videoconferencia se convierta en algo primordial, Tabor de RNL señala que los empleados tienen razones para estar en una oficina con otros empleados, a pesar de que a menudo trabajen en cualquier lugar. "Las empresas tienen la tecnología que los usuarios no pueden pagar, por lo que será centralizada. Las oficinas proporcionan sociabilidad, y mantienen la marca e identidad de la empresa. Todavía se necesita espacio para las oficinas.
Ahora las empresas deben soportar entre cuatro y cinco generaciones de trabajadores, agrega Tabor, en un área de trabajo, ya que los Baby Boomers planean trabajar más que las generaciones anteriores. "Cada uno tendrá un conjunto diferente de expectativas y demandas, y habrá algún tipo de acomodación de las preferencias de las generaciones. Sin embargo, las personas más jóvenes impulsarán la innovación, y los trabajadores mayores más exitosos se adaptarán a la nueva manera de hacer las cosas".
"Un gran cambio para el futuro vendrá cuando aprovechemos la ley de Moore y movamos el procesamiento hacia la nube, agrega Burrus. "Vea ese salto hacia delante como poder usar un smartphone para acceder a las capacidades de una súper computadora en la nube. ¿Qué tal tener Watson de IBM en su teléfono inteligente?"
No importa lo que esté en la nube, la forma en que los dispositivos acceden a esa nube va a cambiar pronto. Rich Cheston, director ejecutivo y distinguido ingeniero de Lenovo, señala, "es miope ver todos los puntos finales como un pedazo de vidrio. La gente quiere más seguridad".
Cheston agrega que Lenovo ha desarrollado una tecnología que aprovecha las capacidades de la variable mediante la introducción de un camino para que las aplicaciones en la nube interroguen a los clientes y los traten de manera diferente. ¿Necesita mayor seguridad? Si su laptop tiene un lector de huellas digitales, la aplicación cloud puede exigir autenticación de dos factores, y luego adaptar su acceso basado en su autorización de mayor de seguridad. Si la aplicación cloud puede saber si una computadora portátil tiene una cámara, puede proporcionar automáticamente una opción de videoconferencia.
Y su oficina del futuro aprovechará las nuevas herramientas para compartir información entre dispositivos. "Mis dispositivos deben saber cuándo entro a una sala de conferencias, y que tengo una conferencia programada en ese momento, señala Tripp de Intel. "Se debe preparar un proyector integrado en la habitación, y la conexión de video, etc. Esto será a pasos agigantados hacia adelante. Y si mi teléfono tiene un GPS, pero mi portátil no, deben compartir información entre ellos".
Englert de Xerox trabaja con el Instituto de Tecnología de Rochester en su investigación. Los estudiantes preguntan "¿Por qué su pared no puede convertirse en su espacio de trabajo?", señala. "Entrar en una habitación, y que se personalice para usted. Las herramientas estarán basadas en gestos, sin tocarlas. Basta con mirar a una herramienta de software, y automáticamente se mostrará. Pero ha sido interesante ver que los jóvenes quieran enfrentar ese tipo de interacción".
Tripp de Intel está de acuerdo. "Con la tecnología actual es difícil impresionar a la gente en una habitación con una pizarra de lluvia de ideas. La tecnología está llegando, y las pizarras inteligentes ayudan, pero hay valor en la interacción cotidiana que tiene la gente. Entrar en una habitación y trabajar juntos, es algo difícil de replicar".
James E. Gaskin, Network World (US)