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Reportajes y análisis

Google Docs reconsiderada

[29/08/2011] Desde que Google Docs dejó oficialmente de ser beta, el 7 de julio del 2009, la aplicación de suite de oficina basada en la web ha ido pasando por una serie de cambios y ajustes.

Google tiene la tendencia de añadir cosas nuevas a sus aplicaciones en línea sin hacer mayores anuncios -a menos que tenga el hábito de revisar el blog Google Docs. Y parece como si las cosas aumentaran gradualmente en silencio. Eso no es sorprendente, teniendo en cuenta el lanzamiento limitado de Google+, el nuevo sitio de social networking de la empresa, que parece estar en camino de ser fuertemente asociada con otras aplicaciones online de Google.
He utilizado Google Docs con regularidad en mi trabajo diario durante casi dos años. De hecho, ahora lo utilizo para escribir todas mis tareas (incluyendo las palabras que está leyendo ahora) y mantener unas cuantas hojas de cálculo. No recuerdo la última vez que toqué una aplicación de suite ofimática de escritorio como Microsoft Office u OpenOffice.org.
Con esto en mente, le he echado un vistazo a Google Docs, con miras a investigar algunas de las nuevas características, teniendo en cuenta lo útiles que son, y examinando lo que se podría mejorar.
¿Cómo funciona Google Docs?
Google Docs es una suite de cinco aplicaciones de oficina basadas en Web: Document (procesador de textos), Drawing (editor de dibujo en línea), Presentation (para hacer presentaciones), Spreadsheet (una hoja de cálculo, por supuesto), y Form (una aplicación sencilla para encuestas).
Cualquier documento o dibujo que cree con estas aplicaciones (o convierta al formato de Documents) se almacena en los servidores de Google con su cuenta de usuario de Google. De acuerdo con la página de ayuda de Google Docs, no hay límites a la cantidad de documentos que puede trabajar en Google Docs (aunque hay algunos límites de tamaño de archivo). También puede almacenar hasta 1GB de archivos convertidos de forma gratuita. Curiosamente, en realidad se puede cargar archivos de tamaño de hasta 10GB -hay varios planes de almacenamiento que le permiten comprar más espacio.
Hay un hecho a tener en cuenta: Todo lo relacionado con Google Docs se ejecuta en línea. A lo largo de mi uso de la suite web de oficina de Google, he encontrado que la fiabilidad de la conexión a Internet es el factor más importante -por ejemplo, el documento se puede congelar si la conexión cae repentinamente. Afortunadamente, Google Docs continua y automáticamente guarda sus archivos, así que es poco probable que pierda algún trabajo, si algo sale mal.
Google solía proporcionar funcionalidad offline a través de Google Gears, pero esta característica se eliminó en mayo del 2010, diciendo que se hizo porque se pensaba trabajar en una versión mejorada de esta funcionalidad usando HTML5, aunque no se ha anunciado cuándo. El código esencial para las aplicaciones se almacena localmente en su navegador web y se actualiza la próxima vez que su equipo se conecta a Internet.
Desde el inicio
La pantalla principal es el punto de partida para Google Docs. Los documentos y dibujos que se crean con sus diversas aplicaciones y los archivos que suba para el almacenamiento, figuran en esta lista.
La pantalla principal es el punto de partida para Google Docs.
Este comando central de sus documentos y medios se presenta en tres columnas. La columna central muestra los documentos y archivos multimedia. Haga clic en el nombre de un documento, y Google Docs lanza una nueva pestaña del navegador y abre el archivo. También puede ver imágenes de los archivos sin convertir que ha almacenado en su cuenta de Google Docs: Simplemente haga clic en el nombre de archivo y se abre una ventana de visualización. También puede ver clips de video que haya subido.
La columna de la izquierda le permite filtrar los archivos por si los ha marcado con una estrella (que los marca como prioridad sobre otros), o por la propiedad (que se determina sobre la base de quién creo el archivo en principio -usted u otra persona). También puede acceder a los que ha enviado a la basura. Esta columna también muestra sus "colecciones".
Una colección es el término que Google Docs utiliza para referirse a una carpeta en la que se colocan los archivos que ha seleccionado para ser agrupados juntos. Por ejemplo, puede poner todas sus facturas y documentos relacionados con las hojas de cálculo en una colección que ha denominado "Facturas". También se pueden crear colecciones dentro de las colecciones -de modo que dentro de la colección de facturas puede tener otro nombre, por ejemplo, "Pagadas".
Para crear una colección nueva, simplemente haga clic en "Crear nuevo" y dele un nombre. A continuación, puede marcar los archivos que desea poner en esta colección, y haga clic en el vínculo Organizar de la columna derecha. (Al hacer clic en "Organizar", sería conveniente que también se pueda crear una nueva colección dentro de esta ventana y no tener que volver a la columna de la izquierda para hacerlo). También puede arrastrar y soltar los nombres de los archivos de la columna del medio hasta el nombre de la colección en la izquierda.
La columna de la derecha muestra una miniatura de un documento, imagen o video clip que haya seleccionado en la columna central. Los detalles sobre el archivo se enumeran debajo de la miniatura, incluyendo una descripción (que se pueden agregar y/o editar), a qué colección pertenece, su historial de revisiones y su configuración de uso compartido.
Compartir documentos
Todos los documentos se pueden compartir con otros usuarios. Puede compartirlos con una lista de personas mediante la introducción de sus direcciones de correo electrónico o seleccionándolos de la lista de contactos de su cuenta de usuario de Google, también puede hacer que el documento sea público o accesible por cualquier persona que tenga su dirección URL. Las personas con las que comparte un documento privado pueden colaborar con usted en el mismo (o simplemente darles derechos de visualización).
También puede enviar por correo un documento como un archivo adjunto dentro de un documento abierto o desde la página principal de Google Docs. Esto es útil, pero sería mejor si se pudiera adjuntar varios documentos al mismo tiempo a un único mensaje de correo electrónico.
Historial de revisiones
La herramienta de historial de las revisiones es una de las mejores características disponibles en Google Docs. Saca una lista de las versiones anteriores de un documento. Haga clic sobre una fecha en esta lista, y el área de trabajo principal mostrará el documento marcado con lo que se ha cambiado (por ejemplo, en un documento de texto, el texto que acaba de agregar es de color verde, mientras que el texto eliminado está tachado).
Esto es genial para seguir el progreso de un documento cuando dos o más personas que contribuyen en él (se indica quién es el autor de cada revisión), o incluso si está trabajando en solitario y necesita volver a poner algo que ha eliminado.
Impresión
La impresión de Google Docs puede ser un proceso bastante complicado. Si está utilizando Google Docs en Internet Explorer o Firefox, al hacer clic en "Imprimir", el documento se convierte en realidad en un archivo PDF para descargar e imprimir por separado.
La experiencia es más práctica si utiliza Google Docs con el navegador web de Google, Chrome. A partir de la versión 13 del navegador, al hacer clic en "Imprimir", una página de vista previa de impresión se abre en una pestaña del navegador Chrome y le muestra cómo se verá el documento antes de que lo pase al papel. (La versión anterior de Chrome solo traía el controlador de impresión.) A lo largo de la columna de la izquierda, se le permite elegir entre una lista de las impresoras conectadas a su computadora, el número de copias y páginas específicas de impresión, el diseño (vertical u horizontal), y si se debe utilizar el color. Obviamente, esta es una gran mejora, pero este sistema de impresión tiene que estar disponible para los usuarios de todos los principales navegadores.
Las aplicaciones de Google Docs
Todas las aplicaciones han sido sometidas a mejoras considerables en el último año, con la adición de nuevas características y la mejora de las antiguas.
Document: El procesador de texto Document comenzó como un editor de texto online llamado Writely (antes de que fuera comprado por Google), con características muy básicas. Desde entonces ha crecido hasta casi convertirse en una aplicación de pleno derecho que ha hecho que sus rivales independicen sus procesadores de texto de escritorio.
Los rivales de la aplicación de procesamiento de texto han independizado sus aplicaciones de texto de escritorio.
La aplicación ofrece muchas características de formato -fuentes, tamaño de letra, interlineado, estilo de párrafo y estilo de lista- incluidas en los procesadores de texto como Microsoft Word. Ahora puede insertar una variedad de elementos en el documento, como encabezados, pies de página, tablas y ecuaciones matemáticas. También puede agregar imágenes subiéndolas desde su computadora.
Google Docs ha mejorado en su capacidad de importar y convertir los documentos a su propio formato -puede aceptar documentos de Microsoft Word, OpenOffice, texto enriquecido (RTF), HTML o texto plano (txt). Por ejemplo, un documento de Word importado que contenga una serie de elementos estilísticos, incluyendo resaltado, conserva todos sus elementos. La única excepción es el seguimiento de los cambios, que no se transfieren al documento de Google Docs; eso no es algo inesperado, ya que la revisión del historial de Google sigue los cambios de forma diferente que la mayoría de los procesadores de texto.
En el otro lado de la ecuación, se puede exportar el documento como texto plano, RTF, ODT, archivo de Word o HTML.
Puede cargar archivos PDF o imágenes (JPG, GIF o PNG) de texto escaneado, y Google Docs usará un motor de OCR para convertirlo en un archivo editable. Esto funciona impresionantemente bien, siempre y cuando el texto en el PDF o archivo de imagen de origen sea claro y legible.
Otra herramienta pulcra convierte el documento a otro idioma (se puede elegir entre más de 50 idiomas), y almacena la versión traducida como un archivo de documento de Google en el espacio de almacenamiento personal de Google Docs. El documento original permanece sin cambios.
Document utiliza un corrector de ortografía en tiempo real; las palabras mal escritas se subrayan con una línea de puntos rojos. Al hacer clic derecho sobre la palabra en cuestión, aparece un menú donde puede seleccionar la palabra correcta.
Una reciente, y celebrada, adición es la paginación, que le permite ver un documento en páginas separadas y no como un solo bloque de texto. Sin embargo, todavía no hay forma de insertar (o darle formato) números de página en un documento que está editando. En cambio, cuando está a punto de imprimir un documento, puede configurar Google Docs para que imprima números de página en la parte superior izquierda, media superior, superior derecha, inferior izquierda, media baja, o inferior derecha de cada página.
 
Spreadsheet: La hoja de cálculo de Google está a la par con los programas de hojas de cálculo básicos, como el de OpenOffice.org o versiones anteriores de Excel. Incluye cientos de funciones que figuran bajo listas de ingeniería, matemática financiera, lógica, estadística y otras categorías.
Spreadsheet puede generar una serie de tipos de gráficos basados en sus datos.
A lo largo del 2010, los desarrolladores de Google Docs añadieron varios ajustes, incluyendo nuevas características como el filtrado de datos y una herramienta importante: las tablas dinámicas. Esta última le ayuda a sacar los rangos y las etiquetas de datos, y genera instantáneamente una tabla recalculada (en esencia, una hoja de cálculo más pequeña desglosada de la hoja de cálculo principal). He encontrado tablas dinámicas a mano para experimentar con diferentes formas de presentar y volver a calcular los datos sin tener que cambiar la hoja de cálculo original en sí.
Spreadsheet puede generar gráficos basados en los datos. Hay un buen número de presets para crear líneas, columnas, barras, puntos de dispersión, tortas y otros tipos de gráficos, pero no tantas variedades como encontrará en OpenOffice.org o las últimas versiones de Excel. Un aspecto útil que me gustan sobre el editor de tablas es cómo cada muestra gráfica tiene una breve explicación de cómo necesita formatear sus datos para crear el gráfico.
Spreadsheet importa una variedad de formatos, incluyendo XLS y XLSX (Excel), ODS (OpenOffice.org), CSV, TXT, TSV (valores separados por tabuladores) y TAB. Descubrí que algunos archivos de la hoja de cálculo de OpenOffice.org no se importan correctamente -por ejemplo, los colores de fondo de las celdas fueron retirados. Algunas fórmulas establecidas para calcular los datos tomados de varias hojas en una hoja de cálculo ya no funcionaban. Tuve que ajustar manualmente las fórmulas para que la aplicación las reconozca correctamente. Spreadsheet maneja mejor la conversión de archivos de Excel, lo que parece extraño teniendo en cuenta que OpenOffice.org utiliza formatos de archivo abierto.
Cada hoja de Spreadsheet se muestra como una pestaña en la parte inferior de la aplicación. Debido a que es una aplicación en línea, yendo entre varias hojas en una hoja de cálculo -especialmente si tiene una gran cantidad de dato - no es una experiencia ágil, y puede tomar uno o dos segundos para que cargue cada página.
Si no tiene suficientes filas en Spreadsheet, puede desplazarse hacia abajo donde está el botón "Añadir" y una caja de relleno en la parte inferior izquierda de la hoja: Escriba un número, haga clic en el botón, y la hoja de cálculo crecerá en la cantidad de filas que introdujo. Desafortunadamente, no hay un conveniente botón similar para agregar rápidamente más columnas en cantidades múltiples. De lo contrario, para insertar varios números de filas o columnas, se destacan varias filas o columnas y luego haga clic derecho para añadir esa cantidad de filas o columnas.
A diferencia de las aplicaciones de dibujo y presentación, Spreadsheet no ofrece la posibilidad de acercar o alejar una hoja de cálculo (Document también carece de esta característica). Esto puede ser un problema si está trabajando en una gran hoja de cálculo -si la está diseñando o llenando - porque no se puede alejar para ver la imagen completa a menos que su navegador le ofrezca esta capacidad.
Puede descargar su hoja de cálculo en una variedad de formatos, incluyendo XLS (Excel), ODS (OpenOffice.org), PDF, CSV, HTML o TXT.
Presentation: Presentation es en esencia un sistema simplificado de construcción de presentación de diapositivas. Es decir, principalmente para el montaje de una secuencia lineal de diapositivas para su uso en presentaciones académicas o de negocios, pero también es posible utilizarla para crear animaciones, cuadro por cuadro, si tiene la habilidad (y la determinación).
Presentation es en esencia un constructor de diapositivas.
Usted hace una diapositiva individual mediante la inserción de elementos gráficos como texto y tablas -o importar imágenes desde el equipo local, un álbum de Picasa o del buscador de imágenes de Google- en una página en blanco. A continuación, puede arrastrar, soltar y cambiar el tamaño de estos elementos para que se adapten a la forma en que usted quiere que aparezcan en la diapositiva.
Haga clic en los botones de la barra de herramientas en la parte superior izquierda de la aplicación o haga clic en el área de trabajo para agregar, quitar y reorganizar el orden de reproducción de las diapositivas. También puede hacerlo arrastrando y soltando las imágenes en miniatura que se alinean en el lado izquierdo del área de trabajo.
Lo que hay que tener en cuenta es que, en su mayor parte, no se puede usar Presentation para hacer diapositivas multimedia. Puede incrustar un video de YouTube en una diapositiva, pero eso es todo. No se pueden importar archivos MP3 o una gran variedad de clips de video para usarlos en una presentación de diapositivas -incluso los videos que haya subido a su cuenta de Google Docs.
Las diapositivas de Presentation se pueden descargar como archivos de PowerPoint o PDF. También puede levantar una mini versión de Drawing dentro de presentación para crear dibujos o figuras pre diseñadas y ponerlas en una diapositiva. Pero creo que es más fácil lanzar la versión separada de Drawing por sí sola, dibuje y termine sus imágenes y luego insértelas en la presentación.
Drawing: Drawing, que le permite al usuario crear diagramas de flujo y otros gráficos básicos, también ha mejorado. Le da las herramientas para dibujar líneas rectas, curvas y arcos, o puede dibujar líneas a mano alzada.
Drawing permite que los usuarios creen diagramas de flujo y otros gráficos básicos.
Además de presets para la inserción de los círculos, rectángulos, triángulos y otros polígonos, hay una gran variedad de otras formas -las variaciones en las estrellas, las flechas y las burbujas del discurso, por ejemplo. Su relleno de color puede ser el que usted elija.
Las líneas y los elementos de forma pueden ser arrastrados y colocados en toda el área de trabajo, y su tamaño o rotaciones se pueden ajustar. Al hacer clic en una línea o forma, se marca con puntos de anclaje que puede cliquear y arrastrar para cambiar el tamaño de la de línea o de forma. El orden de las capas de estos elementos (es decir, si una forma se encuentra encima o debajo de otra) puede ser cambiado.
Una característica relativamente nueva, introducida en diciembre, es la capacidad de agregar conectores a sus formas, las que se moverán con ellas, por lo que es mucho más fácil crear y editar diagramas de flujo.
Puede añadir texto editable a su dibujo -puede cambiarle el estilo (negrita, cursiva, subrayado), color y tamaño, pero no el tipo de letra. También puede agregarle arte a la palabra -el texto como un elemento gráfico para que lo pueda rotar, cambiar el color o el estilo (en negrita y/o cursiva), y elegir entre 10 tipos de letra.
Sus dibujos se pueden descargar como un archivo JPG o PNG, un documento PDF, o como un archivo gráfico de líneas de vectores escalables (formato SVG).
Drawing se puede ejecutar como aplicación independiente o como una herramienta dentro de documento, presentación u hoja de cálculo. Al hacer clic en "Insertar" y seleccionar "Dibujo" en la barra de herramientas de estas aplicaciones, aparecerá una mini versión del Drawing en una ventana más pequeña. Cuando haya terminado con su dibujo, haga clic en "Guardar y Cerrar"m y su obra de arte se inserta en el documento, presentación u hoja de cálculo.
Form: Form es una aplicación muy básica que hace que sea fácil crear rápidamente una encuesta simple en línea.
Form hace que sea fácil crear una encuesta simple en línea.
Basta con escribir el título de la encuesta, cualquier texto explicativo que necesite y sus preguntas. Puede elegir el tipo de respuesta que desea para cada cuestión, incluida la opción múltiple, lista de verificación y formatos de clasificaciones de escala. Una serie de temas disponibles para animar el aspecto final del estudio tal y como aparecerá en línea.
Una vez que haya terminado, Google Docs permite compartir por correo electrónico o incrustar un enlace a su encuesta en línea. Puede ver las respuestas que ha recibido, ya sea como un resumen en Form o como un documento separado de Spreadsheet.
Google Docs se vuelve móvil
¿Desea utilizar Google Docs en un dispositivo móvil? Los usuarios de dispositivos Android pueden hacer uso de una aplicación de GoogleDocs, mientras que los usuarios de iPhone e iPad tienen acceso a un sitio web con formato para dispositivos móviles. Pero ¿qué tan bien funcionan?
Android: Aquí están las buenas noticias: Si tiene un dispositivo Android y usa Google Docs, encontrará la aplicación para Android simple y fácil de usar, y ofrece acceso fácil a todos sus archivos. He aquí la mala noticia: no va a sustituir a la página web de Google Docs en una computadora. Pero si todo lo que está buscando hacer es leer los archivos existentes y, en ocasiones realizar cambios simples, encontrará que es perfectamente adecuada.
La aplicación Android de Google Docs le permite navegar y editar sus documentos.
La aplicación cuenta con una pantalla de inicio normal con íconos para navegar por sus documentos: todos los elementos, los elementos destacados, imágenes, etc. Pulse el ícono Más para ver solo los documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones.
Una vez que elija los documentos sobre los que desea navegar -"Todos los elementos", por ejemplo - va a ser llevado a un listado simple. Desde esta pantalla, puede ver todos los documentos individuales pulsando sobre el nombre del documento, también puede hacer clic en los íconos para buscar a través de todos sus documentos, o crear un nuevo documento. Y si quiere ver una lista de todos sus documentos destacados, o los que le "pertenecen" a usted (en otras palabras, aquellos que ha creado), lo puede acceder deslizándose hacia la izquierda o la derecha.
La función de búsqueda es especialmente útil, ya que busca rápidamente a través de documentos completos y enlista los que incluyen el término a buscar. A continuación, puede cambiar el orden, ver solo los documentos de su "propiedad" que coinciden con la búsqueda o ver los documentos destacados que coinciden con la búsqueda.
La aplicación hace un muy buen trabajo de visualización de documentos, conservando el formato original para que pueda ver todos los documentos tal y como fueron creados. Y es bastante útil si quiere hacer cambios simples -puede agregar y eliminar texto, pero nada más allá de eso. Incluye un visor de PDF.
Una vez que llegue más allá de la visualización y edición de los documentos con formato de Google Docs, la aplicación ya no es particularmente útil. Por ejemplo, no tiene acceso real a los archivos almacenados en Google Docs, si no han sido convertidos al formato de Google Docs.
Así que si está buscando una forma de ver y editar sus documentos de Google Docs, la aplicación Google Docs está perfectamente bien. Pero no esperes nada más allá de eso.
iOS: Si bien no hay una aplicación de Google Docs disponible para iOS, la plataforma aún se puede acceder desde un iPhone o iPad. Al acceder a Google Docs en la web desde cualquier dispositivo, es enviado a una versión móvil de Google Docs que es funcional, pero con limitaciones.
Utilizando la versión móvil de Google Docs, se puede navegar, abrir y ver todo tipo de documentos que soporta Docs. Sin embargo, la edición está disponible solo para documentos de texto y hojas de cálculo. Dibujos, presentaciones y colecciones son de solo lectura, ya que son documentos que contienen imágenes o tablas.
La edición de documentos es sencilla y directa, aunque no se puede hacer mucho más que agregar y cambiar texto. Las hojas de cálculo solo se muestran en la vista de lista, lo que permite la entrada de datos, pero limita el valor poder revisar los datos, las tendencias y los cálculos.
Si estas limitaciones son demasiado frustrantes, hay un puñado de suites parecidas a Office disponibles para la iPad que, como Google Docs, ofrecen la posibilidad de acceder a los documentos almacenados en los servicios de nube. Estas suites cuentan con Quickoffice, Documents To Go y Office2. Otra aplicación, GogoDocs, se sincroniza automáticamente con Google Docs en el dispositivo iOS.
Conclusiones
Con el anuncio de Microsoft de que Office 365 había salido de su fase beta y fue lanzado oficialmente, el mercado de las suites de aplicaciones de oficina basadas en la web se llenó aún más. (Otras suites similares incluyen ThinkFree y Zoho Online). Declarar que la web está matando a la tradicional suite de oficina de escritorio, puede ser prematuro, pero el concepto de suites de oficina en línea parece estar ganando impulso como una norma más que el bombo de la nube.
Después de haber superado la marca de dos años, Google Docs se ha convertido en una alternativa fuerte para, en particular, el procesamiento de texto de escritorio y aplicaciones de hojas de cálculo, y ofrece las funciones básicas que la mayoría de la gente espera.
No se siente del todo que Google Docs haya entrado en su fase 2.0, aunque - tal vez que eso vaya a pasar con el regreso de la funcionalidad fuera de línea y si Google encuentra formas innovadoras de incorporar su nuevo servicio de redes sociales, Google+, con Google Docs. (Por ejemplo, imagine mostrar sus presentaciones de diapositivas de Presentation directamente a un grupo en una videoconferencia de Google+).
Lo bueno de Google Docs en la actualidad son los componentes individuales. Con el tiempo todos los cambios y ajustes a los mismos harán que sea mejor en conjunto.
Ryan Faas, Computerworld (US)