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SaaS ERP: Más líderes de TI se pasan

[01/09/2011] En el 2006, Epec Engineered Technologies se encontraba en una situación familiar para muchos en el mundo corporativo de TI. Con una serie de adquisiciones de negocios detrás, el fabricante de circuitos impresos, paquetes de baterías y otros componentes electrónicos necesitaba reemplazar varios sistemas de ERP, con una única plataforma capaz de soportar toda la organización.

La forma en cómo Epec llevó a cabo esta tarea, sin embargo, fue un poco más inusual en ese momento. En vez de normalizar el uso de sus aplicaciones ERP existentes o reemplazarlas con un producto diferente instalado localmente, la compañía migró todo a un sistema de software como servicio (SaaS) de NetSuite.
"Probablemente tuvimos la oportunidad de tener este tipo de solución hace cinco años", reconoce Rob Forand, director de administración de Epec. Sin embargo, la oferta de ERP basado en la nube de NetSuite llegó con una capacidad clave que las alternativas en las instalaciones de la empresa no podían igualar.
En concreto, un sistema ERP basado en la nube podría soportar a la mayoría de empleados a distancia de Epec. Al elegir una aplicación SaaS ERP, Epec podría darles a todos ellos un fácil acceso a la información contable y de inventario desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y un navegador. "Se ajustó bien con nuestro modelo de negocio", señala Forand.
Otros ejecutivos de TI están empezando a llegar a la misma conclusión. Las empresas han estado utilizando las soluciones SaaS por años, pero la mayoría se ha negado a poner la más crítica de sus aplicaciones empresariales -su sistema de ERP- en la nube. Ahora, sin embargo, las barreras y temores que han mantenido a muchos CIO lejos de los productos SaaS ERP parecen estar lenta, pero constantemente desapareciendo.
Más rápido y más fácil
Sin duda, los sistemas de ERP en las instalaciones de la empresa siguen dominando el mercado. En la actualidad, las soluciones SaaS solo representan el 2% de los ingresos mundiales de ERP, de acuerdo con Forrester Research. Aun así, Forrester espera que el gasto mundial en software de ERP basado en web aumente alrededor del 21% anual hasta el 2015, frente al bajo crecimiento de un dígito de todos los productos de ERP en general. Estimulados por esos números, los vendedores establecidos de ERP como SAP, Oracle y Epicor han introducido productos bajo demanda, para hacer frente a sus competidores en la nube como NetSuite.
El impulso de SaaS ERP es fácil de entender a la luz de los beneficios que ofrece. El principal de ellos es la capacidad de convertir las adquisiciones de software que implican un gasto del capital en un gasto operacional más manejable. "Eso es lo que hace que SaaS sea tan atractivo", señala Kevin Prouty, director de investigación de las aplicaciones empresariales en la firma analista Aberdeen Group. Los negocios también apreciarán la manera en que las aplicaciones ERP por demanda los libran de la adquisición de hardware y costos de soporte, añade.
Por otra parte, la ausencia de hardware para instalar significa despliegues más rápidos y fáciles. Eso fue cierto para Epec. No tener que reforzar su inventario de servidores, routers y otros equipos, permitió que la compañía completara su consolidación ERP y que pronto cambie el enfoque a otros importantes proyectos de TI. "Esto nos permitió hacer mucho más cosas y más rápido en nuestra organización", agrega Forand. "Hubiéramos estado buscando por seis meses la construcción de una infraestructura de red para soportar el tipo de solución ERP que queríamos".
Las empresas con operaciones globales, por su parte, cada vez más ven a ERP SaaS como una opción rentable para sucursales y otras instalaciones con personal limitado de TI. Por ejemplo, mientras que Anritsu Company, un fabricante de test de comunicaciones y productos de medición, ha utilizado durante mucho tiempo software ERP en sus instalaciones de QAD Inc. en su sede de Morgan Hill, California; su filial mexicana ya utiliza soluciones bajo demanda de QAD, y su oficina en Brasil pronto hará lo mismo. "Yo no tengo que tener un servicio de asistencia en los lugares remotos", observa Paul Mayer, director de sistemas de información en Anritsu. "El modelo bajo demanda solo tiene sentido desde ese punto de vista".
Menguando ansiedades
Por supuesto, quienes toman las decisiones en tecnología han estado familiarizados con los argumentos a favor de la utilización de sistemas ERP basados en la nube. La diferencia ahora es que los argumentos comunes contra su uso están perdiendo fuerza, a medida que otras formas de software bajo demanda entran rápidamente a la corriente. De hecho, Mayer acredita parcialmente la voluntad que tiene Anritsu de adoptar un producto ERP bajo demanda para su exitoso uso de las aplicaciones SaaS de la supervisión de recursos humanos, cálculo de comisiones de ventas y gestión de proyectos de ingeniería.
Experiencias como esa están suavizando las preocupaciones de los CIO sobre los riesgos de seguridad en el almacenamiento de datos sensibles fuera del firewall corporativo y su transmisión a través de Internet. "Tiendo a pensar que es exagerado", señala Mayer, sobre esa preocupación. En estos días, pocas personas dudan en realizar sus transacciones bancarias o compras en línea, comenta, de modo que ¿por qué suponer que ejecutar una aplicación ERP de esa manera es más peligroso? Las organizaciones deben evaluar cuidadosamente las prácticas en seguridad de un potencial proveedor de SaaS ERP, pero no hay nada inherentemente arriesgado sobre el uso de sus productos.
Prouty está de acuerdo. "El problema de seguridad es más una cuestión de percepción que un problema real", indica. De hecho, continúa, los sistemas ERP bajo demanda son menos vulnerables que los entornos en las instalaciones de la empresa, en gran parte porque los proveedores de SaaS entienden el peligro que podría suponer una intrusión para su existencia continua.
Las preocupaciones sobre la personalización de los productos SaaS ERP también están disminuyendo. "Era una preocupación hace un año o dos", argumenta Prouty. "Algunos de los lanzamientos más recientes de SaaS ERP que hemos visto, permiten una significativa personalización".
De hecho, Epec ha añadido más de 200 campos y 15 tipos de registro en la implementación de NetSuite. La integración de implementaciones SaaS ERP con otras aplicaciones también ha crecido más fácilmente en los últimos años. Epec, por ejemplo, ha vinculado su sistema ERP con las ventas externas de presupuestos y soluciones de comercio electrónico utilizando la web de servicios API de NetSuite. "Está funcionando muy bien", señala Forand.
Mayer, por su parte, inicialmente estaba preocupado por otra ansiedad común en materia de SaaS ERP: pobre rendimiento en conexiones de Internet a larga distancia. Sin embargo, ese miedo también resultó estar fuera de lugar. Aunque el centro de datos QAD más cercano a las oficinas de Anritsu en México y Brasil se encuentran en Denver, Colorado, el equipo de TI de Mayer ha eliminado los problemas de latencia con el software de aceleración web de Citrix Systems. "La velocidad de acceso es tan buena como nuestro sistema local aquí en California", comenta.
Sopesar las alternativas
Sin embargo, las soluciones ERP SaaS también tienen sus inconvenientes. Por un lado, las empresas con software ERP en sus instalaciones en general, tienen más control sobre cómo y cuándo modificar la aplicación. "Puedo levantar el teléfono y hacer que un cambio se haga con bastante rapidez", observa Prouty. También tienen más que decir sobre las actualizaciones. Aunque los vendedores de SaaS ERP le ahorran a la mayoría de las empresas todo el trabajo que involucra el despliegue de actualizaciones, tienden a poner límites sobre cuánto tiempo es que los usuarios pueden esperar antes de cambiarse a la versión más reciente.
Además, Prouty señala que el pago de una solución ERP con el presupuesto de operación tiene sus inconvenientes. Sí, conserva el capital en el corto plazo, pero todos los cargos recurrentes que reparte pueden sumar más que el precio de una implementación en las instalaciones. "Una suposición de sentido común sería que en un período de diez años probablemente va a gastar más dinero", señala Prouty. Es más, añade, al final de esa década no tendrá participación en la propiedad de las licencias que ha estado utilizando, ya que esencialmente las habría arrendado en vez de haberlas comprado.
Esa es una de las razones por las que algunas organizaciones están usando soluciones ERP alojadas en vez de SaaS. Tales ofertas permiten que las empresas ejecuten el tradicional software ERP en las instalaciones dentro de la infraestructura que es propiedad y manejada por un centro de datos de terceros, lo que les permite disfrutar el control y la flexibilidad de una implementación en las instalaciones, sin la adquisición pendiente de hardware y costos de mantenimiento. Eso es a menudo un buen negocio para las grandes empresas con necesidades complejas y suficiente dinero en efectivo para cubrir los gastos iniciales de licencias del proveedor de ERP, señala Prouty.
Mayer, sin embargo, está contento con el trabajo que SaaS ERP está haciendo en las sucursales de Anritsu en el extranjero - lo suficientemente feliz, de hecho, para considerar el uso de un producto basado en la nube en la oficina de su casa algún día. "Tendría que echar un vistazo a lo que podríamos ganar, pero sin duda es algo que está en la mesa", agrega.
Para un número creciente de líderes de TI, apostar el negocio en un sistema SaaS ERP ya no es una idea tan descabellada como hubiera sido algunos años atrás.
Rich Freeman, CIO (US)