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Cinco curas para los males que aquejan a TI

[09/09/2011] El departamento de TI puede estar compuesto de empleados brillantes y ambiciosos, pero eso no significa que el grupo sea eficiente.
Como con la mayoría de los departamentos, la misma cantidad de ineficacia de TI tiene la misma cantidad de síntomas. Y el grupo de TI debe estar preparado para adaptarse a las fuerzas que están a veces fuera de su control, ya sea que se trate de cambios en el modelo de negocios que ponen más presión sobre él, la selección de proveedores pobres, o que tengan un alto funcionario con problemas para entender las letras de ROI (retorno de la inversión).
"Con cada fracaso es fácil de detectar un gran número de posibles causas", señala John Baschab, vicepresidente senior de servicios de gestión en Technisource, una compañía de dotación de personal técnico y de servicios con clientes que van desde empresas medianas hasta las compañías Fortune 500.
Las cuatro razones principales para la falta de efectividad de TI, agrega Baschab, son: la agitación de negocios -tales como un rápido crecimiento de los ingresos o una fusión, lo que obliga a una mayor demanda de TI-; la pobre y mal administrada elección de los vendedores; estilo de gestión insular sin experiencia, que aliena al equipo de TI del negocio; y pobre o mala gestión financiera y de riesgos (es decir, no entender el vínculo entre los costos y los beneficios).
Pero no son la cura para la ineficacia de TI, y Baschab de Technisource tiene cinco consejos para los CIO y los ejecutivos no técnicos (por lo general, el CFO o CEO) sobre la manera de alinear las TI y el negocio de tal manera que ayuden en el crecimiento y el éxito de la compañía.
Mejore la gestión de TI
El primer paso en la mejora de la gestión de TI es formar un comité de dirección de TI que pueda unir los mundos, TI y negocios. Este comité estaría conformado por ejecutivos internos con un interés en el éxito de TI, y que también tengan influencia dentro de la compañía para promover el cambio.
"Muy a menudo el comité está formado por el Director General y sus subordinados directos", señala Baschab ", pero también puede incluir a otros líderes influyentes dentro de la empresa".
La comisión directiva debe servir como "CIO virtual" para asesorar a los CIO y resolver rápidamente los problemas entre el negocio y TI. El comité también debe ser responsable de la contratación del personal de gestión de TI, y asegurarse que un auténtico gestor esté a cargo, no solo un programador senior, agrega Baschab.
"La limpieza del organigrama de TI es el mejor lugar para comenzar", añade. "No debería haber cajas flotantes y sí líneas claras de responsabilidad".
Discipline la administración de proyectos
Aquí, los CIO necesitan establecer una lista maestra de los próximos proyectos, determinar el ROI de cada proyecto, y luego priorizar todos los proyectos en beneficio del negocio, señala Baschab.
Los líderes de TI deberían determinar cuánta capacidad tiene el departamento de TI y limitar el número de proyectos abiertos a lo que puede manejar. Es posible que la cantidad de proyectos sea más pequeña de lo que desea, agrega Baschab, pero "estará seguro de que los proyectos se harán realmente a tiempo y dentro del presupuesto de una sola vez".
Mejore la gestión de los proveedores
La receta para mantener a sus proveedores en línea, indica Baschab, es insistir en contratos favorables y administrar de manera agresiva sus relaciones con los proveedores después de que se realice la venta.
Más específicamente, continuamente debe "determinar qué proveedores están produciendo bien y cuáles están minando los presupuestos de TI con tarifas infladas y plazos no productivos", agrega Baschab, quien añade que los administradores de TI y los CIO no deben dudar en desechar a los malos vendedores y migrar el negocio hacia los vendedores más productivos.
Al negociar con un proveedor, debe exigir los mejores precios o amenazar con abrir una nueva RFP (solicitud de propuesta). También debe preguntarle a los vendedores cómo miden la satisfacción del cliente internamente.
"Pida una tarjeta de informes de cada proveedor por cada trimestre, y mantenga las normas establecidas", señala Baschab.
Mejore la gestión fiscal y de presupuesto
Cada líder de Ti debe ser capaz de explicar a los directivos cualquier irregularidad del presupuesto, y tener una clara comprensión de los costos en comparación con los ingresos.
"Los CIO deben reconocer que la mayoría de las empresas deben generar 10 dólares en ingresos para cubrir cada dólar invertido en TI", señala Baschab.
El deber de un CIO es obtener una reputación por ahorrar el dinero de la compañía por "lo que hace", y por mantener las solicitudes del gasto del capital en los proyectos que sí son necesarios.
"Los CIO deben convertirse en un recurso de negocios para el equipo directivo al sugerir maneras de reducir el costo total de la compañía a través del uso de las TI", señala Baschab.
Lime asperezas entre los usuarios del negocio y TI
Un CIO debe hacer todo lo posible para reducir las acusaciones entre departamentos, agrega Baschab. Los miembros del departamento de TI necesitan llevarse bien con los usuarios del negocio (o tratar de hacerlo), y colaborar con ellos regularmente. Si no se involucran con los usuarios de negocio, no deben ser promovidos, comenta Baschab.
"Las relaciones efectivas con los usuarios de negocios deben ser parte del proceso de evaluación y promoción de todos los miembros del equipo de TI", añade.
¿Cuál es la mejor manera para unir a TI con los demás departamentos que están orientados hacia el negocio? Bueno, la comida, por supuesto.
"Los CIO deben tener dos comidas por semana con los responsables de las unidades de negocios y los miembros de la alta dirección y el comité de dirección", indica Baschab.
Shane O'Neill, CIO