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Columnas de opinión

Consideraciones que debe tomar en cuenta una empresa mediana para elegir un ERP

Por: Samina Rizwan, directora regional de Oracle Corporation (SAGE West)

[06/03/2009] Sin importar el lenguaje, la cultura y la industria; las necesidades, los objetivos y los retos de negocios de las organizaciones medianas son notablemente similares. Cada día, las compañías medianas luchan por una sólida base financiera, una alta satisfacción de los clientes y un crecimiento de negocios positivo. No importa si la compañía está enfocada en un mercado local o compitiendo más allá de los océanos -los componentes fundamentales del éxito de los negocio de mediano tamaño son universales. La manera cómo se tomen las decisiones sobre el flujo de caja y el acceso y utilización de recursos, determinará si un negocio mediano prosperará, sobrevivirá o morirá. Cuando estas decisiones se combinan con la economía global y los retos ambientales, la selección de los datos de negocios, la información y la infraestructura de procesos de una firma es significativa.

En las pasadas cuatro décadas, los sistemas ERP han evolucionado desde sistemas aislados de contabilidad en el back office, a soluciones para toda la empresa, que hoy en día tocan no solo a cada empleado, proceso y activo en una compañía, sino que además llegan fuera del firewall, hasta los clientes, prospectos, proveedores y socios. Con un sistema ERP adecuado como núcleo de una compañía mediana, los sistemas operativo, de manufactura, de distribución y de ingeniería pueden integrarse en un ambiente cohesivo y productivo, a lo largo de cadenas de valor completa.
Cuando las empresas se forman, generalmente empiezan con sistemas simples de finanzas y procesos, los cuales típicamente utilizan una combinación de documentos de papel y hojas de cálculo electrónicas. En la siguiente fase del crecimiento de su negocio, estas firmas típicamente incorporan un software prefabricado con características para manejar contabilidad, planillas y algún tipo de administración de activos. Las compañías en crecimiento rápidamente exceden las capacidades de estos simples paquetes, y se encuentran con una mezcla fortuita de datos y procesos manejados con archiveros llenos de papeles, hojas de cálculo y una solución general de Libro Mayor, central pero desconectada. El único punto de integración es el correo electrónico casual usado para distribuir las hojas de cálculo y las aparentemente arbitrarias órdenes, solicitudes y reportes.
Cuando las compañías se dan cuenta de que este tipo de infraestructura dispar está impidiendo el crecimiento y causando que los costos vayan en una espiral fuera de control, considerarán implementar un sistema ERP. La transición hacia un ERP para las empresas medianas es generalmente el catalizador para un crecimiento más rápido y una mejora en las ganancias. La clave para hacer esta transición exitosa es una consideración cuidadosa del ERP.
Hay cientos de sistemas ERP disponibles actualmente, y las compañías medianas suelen tener solo una oportunidad para tomar una buena decisión -la decisión equivocada podría potencialmente hundir una compañía. Durante el proceso de selección, las compañías medianas deben considerar cuidadosamente factores adicionales además de revisar la funcionalidad y las listas de referencia:
1. La fortaleza del fabricante: Los proveedores de software ERP necesitan funcionalidad financiera y de recursos humanos para no solamente darle soporte a sus lanzamientos actuales, sino para invertir en nuevas tecnologías y capacidades a través de la investigación y el desarrollo, elaborar nuevos lanzamientos y desarrollar productos de siguiente generación.
2. El crecimiento del fabricante: Cuando las compañías ganan nuevos clientes ERP, también incrementan sus ingresos anuales de mantenimiento. Esto genera una anualidad para el desarrollo y soporte del producto. Las compañías ERP con poco o ningún crecimiento de clientes son arriesgadas para la viabilidad a largo plazo. Además de que el fabricante establece un compromiso con el producto, el continuo éxito en el mercado de un producto, le da un seguro a las compañías medianas para que inviertan en ERP.
3. Fortaleza de los socios: Aun cuando muchas soluciones ERP son muy robustas, y tienen extensas características y capacidades, ningún fabricante de ERP puede hacerlo todo. Observe de cerca su ecosistema de socios -desde los vendedores y los implementadores del sistema hasta los fabricantes independientes de software y soluciones, y los consultores de procesos y negocios. La fortaleza de su ecosistema es un buen indicador del compromiso independiente a la solución de ERP, ya que los socios tienen que hacer sus propios juicios sobre el valor y la viabilidad de un paquete particular de software.
4. Capacidad de globalización: Incluso si un negocio mediano no está compitiendo globalmente el día de hoy, es reconfortante conocer un sistema ERP que tiene capacidades de regionalización por país y por lenguaje, con recursos dedicados trabajando para mantenerse actualizado. Si un negocio se expande más allá de sus fronteras, una solución de ERP instalada con características de globalización simplifica la expansión internacional.
5. Ritmo tecnológico: Incluso cuando las economías tambalean, la tecnología avanza. Desde la primera vez que los sistemas ERP fueron expuestos, la computación ha evolucionado de mainframes a cliente/servidor y de ahí a la web. Los negocios medianos necesitan un fabricante de ERP que tenga una trayectoria de adoptar agresivamente nuevas tecnologías con caminos para mover a los clientes hacia adelante.
6. Elección tecnológica: Los negocios medianos necesitan flexibilidad, no solo en sus operaciones diarias, sino también para encontrar sus necesidades tecnológicas. Los fabricantes de ERP deben dar soporte a un amplio rango de plataformas, de modo que cualquier firma mediana pueda optimizar la infraestructura de su elección.
7. Estándares tecnológicos: Los estándares bajan los costos de propiedad a largo plazo. Los fabricantes de ERP deben adoptar estándares abiertos siempre que sea posible.
8. Inversión en el producto: El fabricante de ERP debe documentar la inversión que han hecho en su producto desde su primer lanzamiento. Los fabricantes deben ofrecer documentos que listen las características y funciones añadidas y mejoradas entre su primer lanzamiento y el actual. Los productos obsoletos y la falta de integridad en la funcionalidad resaltan las debilidades del fabricante.
9. Aptitud de la industria: Algunas industrias necesitan funcionalidades específicas para complementar las capacidades básicas del ERP. Conocer cómo un fabricante de ERP aborda las necesidades específicas de su industria es crucial.
10. Enfoque en la integración: Otro software puede complementar las soluciones de ERP. Entender cómo una solución de ERP se integra con una diversa gama de productos no solo ayuda a las firmas medianas con sus necesidades actuales de infraestructura, sino que provee entendimiento sobre cómo un fabricante espera dirigir el rumbo de las aplicaciones. Un fabricante puede también proveer algunas de estas soluciones complementarias; esto fortalece la consideración de su paquete de ERP.
11. Costos de propiedad: Entender el costo total de propiedad, desde el despliegue inicial hasta el mantenimiento constante, entrenamiento, contratación de personal y necesidades de hardware, ayuda a las compañías medianas a tomar una decisión rentable en la selección.
12. Organización de los usuarios: Grupos de usuarios fuertes y que funcionen independientemente son importantes para la salud y el futuro de una línea de productos ERP. Con grupos de usuarios, los clientes proveen una voz colectiva al fabricante, lo cual ayuda a dirigir el futuro del producto y las mejoras al código actual.
Escoger un sistema de ERP es una gran oportunidad para que cualquier compañía mediana despliegue una nueva plataforma de crecimiento y éxito. Las firmas medianas necesitan hacer su selección de ERP con una cuidadosa consideración, tomando en cuenta dónde están hoy, dónde quieren estar en el futuro y el panorama cambiante de la tecnología. Una decisión de ERP bien desarrollada trae una enorme oportunidad para cualquier negocio de tamaño mediano interesado en el crecimiento y la rentabilidad, sin importar su ubicación o industria.
CIO Pakistan