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Conversando con...

Carla Buendía, gerente de Educación de SAP

Educación y capacitación en SAP

[17/11/2011] Las herramientas sirven de poco si sus usuarios no saben utilizarlas adecuadamente. Por ello, se ha convertido en parte fundamental de las implementaciones de software la capacitación de los usuarios en el correcto uso de estas soluciones. De ello depende también el éxito de la implementación.
No es de sorprender entonces que las firmas con soluciones muy utilizadas en el mercado posean programas de capacitación y educación en el uso de sus herramientas. SAP, por ejemplo, no solo capacita a los usuarios de su ERP sino que lo hace tomando en cuenta que esta capacitación es parte importante del proceso de implementación. Pero además ha construido una fórmula para permitir que los usuarios se conviertan en expertos en sus productos.
Al conversar con Carla Buendía, gerente de Educación de SAP, pudimos apreciar las dimensiones que ha cobrado la capacitación y la educación en la firma germana, y lo que ello implica para las empresas locales.
¿Hacia dónde va dirigido el tema de educación de SAP, hacia atraer gente a la tecnología o capacitar sobre productos de SAP?
En realidad ambas. El área que yo manejo, que es SAP Educación, ofrece varios métodos de aprendizaje o capacitación a las empresas clientes, en software SAP. Pero digo que hacemos ambas cosas porque también tenemos alianzas con universidades.
En América Latina tenemos alrededor de 19 universidades con este tipo de alianza, que en realidad es un programa que se llama University Alliance Program de SAP. En el Perú, lo tenemos con la Universidad de Lima y con la UTP. Mediante este programa las carreras de sistemas o tecnologías incluyen en su currículo cursos de SAP para que los estudiantes aprendan a manejar el software.
Este programa es administrado por la oficina global, no lo manejamos en la sucursal, aunque sí ayudamos al programa a que se concrete la alianza. En estas universidades se realiza un seguimiento y se realiza un training de trainers; es decir, se entrena a los que van a ser los profesores en este curso.
¿Qué software es el que estudian? ¿Se les da alguna certificación a los alumnos?
Se les enseña el ERP, que es el núcleo de SAP. No se les da una certificación pero aprueban el curso con el conocimiento del software. Las empresas más grandes del Perú tienen SAP, entonces el hecho de que un universitario egrese con este conocimiento es un valor agregado para ellos.
¿Desde cuándo se ha implementado este programa?
La UTP lo tiene implementado hace un par de años y la Universidad de Lima lo tiene hace seis años. Es más, aquí [en SAP del Perú] tenemos dos exuniversitarios de la Universidad de Lima que llevaron este curso.
Como programa sé que funciona muy bien y tengo entendido que se desea ingresar a otras universidades, pero hay todo un plan que no proviene de nosotros como sucursal del Perú sino que proviene de la oficina global.
¿Qué deben hacer las universidades que desean ingresar al programa?
Tienen que pasar por una entrevista con las autoridades del programa; no es que simplemente se inscriban sino que tienen que postular y presentar un caso. El programa es anual pero las cuotas de ingreso se dan por región, no por país.
¿Y por el lado de las empresas cómo opera la capacitación?
Básicamente, tenemos varias formas de capacitar a los usuarios empresariales: electrónica, virtual, o presencial, armando con ellos un plan de capacitación ad hoc.
En la parte electrónica, por ejemplo, tenemos cursos de e-learning al que ellos acceden y en los cuales ellos definen su tiempo. Su avance se realiza por módulos en donde se les toma exámenes, al final llegan a un examen de certificación que deben tomarlo en Centro, que es el único partner de educación que tenemos en el Perú.
¿Las empresas nuevas cuando se capacitan?
Hay una metodología de entrenamiento en el caso de clientes nuevos. Ellos, cuando adquieren el producto, pasan por un momento en el que tienen que definir un blueprint que es una parte de su proceso de implementación. En el blueprint ellos ponen en procesos lo que hacen en su trabajo.
Se recomienda a las empresas que antes de hacer su blueprint tomen la capacitación. Porque a partir de ese momento -cuando hacen el blueprint- van a ver cómo es que funcionan los procesos de negocios de SAP, y cómo es que finalmente van a ser sus procesos de negocios, los cuales resultarán de la combinación de sus procesos particulares con las mejores prácticas que les trae SAP.
¿Depende la duración de la capacitación del producto?
No son capacitaciones prolongadas, generalmente, el plan de capacitación para todo el ERP no supera los dos meses. En esos dos meses hay varios cursos, entre 13 y 15, y de entre dos a cinco días de duración, dedicándoles seis u ocho horas al día. En el caso de la capacitación del módulo de CRM, el plan de capacitación puede durar 10 días útiles.
¿Existe otra forma de capacitación?
Sí, en las academias que proporciona Centro. Lo que yo doy son capacitaciones que son como el primer paso para entrar a las academias. Una academia puede durar dos o tres meses y como un postgrado que contiene módulos para volverte especialista.
Los usuarios expertos, que son los que llevan las academias, dan un examen de certificación al final. Y estos exámenes no son fáciles. Con esas certificaciones el experto puede ir a cualquier país del mundo y se le reconoce la certificación.
Y el experto no tiene que ser una persona técnica. Las certificaciones también se encuentran orientadas a los usuarios funcionales como, por ejemplo, una persona de finanzas que quiere especializarse en el módulo de finanzas de SAP. Esta persona estudia en la academia y dentro de su empresa puede ser el experto de SAP en finanzas pero es experto en los procesos de negocios de finanzas, no es que se vaya a poner a programar.
Pero si quieres que una persona de tu empresa programe hay academias de ABAP (advanced business aplication programming) que es el lenguaje de programación de SAP.
¿Desea agregar algo?
Ha habido un crecimiento en las necesidades de capacitación no solo en el ERP, sino también en el área de Analytics para ver la información de manera más sencilla en un dashboard. Y además lo mismo se aprecia en los módulos de líneas de negocio, que son las soluciones de CRM, SCM y otros.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú