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ISO aprueba dos nuevas normas para la gestión de documentos

[29/11/2011] La Organización Internacional de Normalización (ISO), ha aprobado nuevas normas para la gestión de documentos en entornos corporativos, recogidas en los estándares ISO 30300 e ISO 30301.
El objetivo de ISO ha sido crear una forma unificada para que las compañías gestionen sus documentos, de forma que se pueda mostrar la información corporativa de forma rápida y eficaz. Desde ISO han explicado que el aumento de las autoridades reguladoras obliga a las empresas a proporcionar información sobre su gestión, y para facilitar el proceso y que sea más transparente, han decidido crear nuevas normas básicas sobre la forma y el tratamiento de la gestión de documentos.
Los nuevos estándares han quedado reflejados en dos normas. La primera de ellas es la ISO 30300, que está enfocada a unificar los fundamentos y el vocabulario para toda la gestión de documentos. El objetivo es que las organizaciones y empresas utilicen una estructura igual y un vocabulario común para la gestión de sus informaciones. Con esta medida se persigue agilizar la consulta y facilitar su comprensión. Se trata de una forma común de organización y un acuerdo para mejorar su entendimiento.
La segunda norma es la ISO 30301, que está pensada para regular específicamente los sistemas de gestión de los registros. Esta norma intenta que se mantenga una organización común a la hora de crear, almacenar, proteger y destruir cualquier nuevo registro de información. Se trata de una norma que completa a la anterior, y que hace que haya unanimidad entre organismos y empresas a la hora de la creación y tratamiento de los registros, en su forma, en su contenido y en su tratamiento.
Desde la Organización Internacional de Normalización han asegurado que estas nuevas normas han sido desarrolladas para estar en consonancia con otras leyes sobre la gestión de registros, ya reflejadas en estándares como el ISO 9001 (gestión de la calidad), ISO 14001 (gestión medioambiental) e ISO/IEC 27001 (gestión de la seguridad de la información). Se trata de una forma de mejorar y estandarizar la gestión, ampliando las competencias ya establecidas.
Las responsables del grupo de trabajo que ha desarrollado las nuevas ISO 30300, Judith Ellis y Carlota Bustelo han explicado el objetivo de estos nuevos estándares. La ISO 30300 ofrece la metodología para un enfoque sistemático en la creación y gestión de registros, alineado con los objetivos y estrategias. En cuanto a la gestión de expedientes y registros, se trata de apoyar los procesos operativos de forma rentable, tales como el almacenamiento o la recuperación de información, facilitando la diligencia debida cuando se requieren, han comentado.
CIO, España