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Reportajes y análisis

Cómo obtener el máximo provecho de las conferencias TI

[26/01/2012] Justin F. Bastin asiste solo a algunas conferencias al año, pero él se las arregla para valerse de estos eventos ocasionales como importantes sesiones en el desarrollo de su carrera.
"El retorno de la inversión de las conferencias excede el hecho de ir a un salón de clases. Soy capaz de ver diversas tecnologías en diferentes campos, y soy capaz de incursionar en diferentes áreas", señala Bastin, analista de TI en Sherwin-Williams Co.
Sin embargo, eso no sucede por casualidad.
Bastin agrega que cuando va a una conferencia, él sabe lo que quiere obtener de ella, y hace planes para asegurarse de alcanzar sus objetivos. Hace voluntariados y contactos. También ha realizado presentaciones. Como él mismo dice: "Tiene que sacar de una conferencia mucho más de lo que usted puso en ella".
Pero, ¿cómo es que se puede hacer de la asistencia a una conferencia una oportunidad para mejorar la carrera? Se necesita algo más que aparecer con tarjetas de visita en la mano. Los capacitadores de las carreras, expertos en redes y profesionales de TI con experiencia, señalan que en realidad se trata de ser estratégico y seguir algunos pasos clave:
Conozca su propósito
Las conferencias son excelentes lugares para extender los contactos, aprender nuevas habilidades y conocer las últimas tecnologías. Devora Zack, presidenta de Only Connect Consulting, y autora de Networking for People Who Hate Networking, señala que la mayoría de los profesionales asiste por todas esas razones, así como otras más, pero aun así, debe tener objetivos claros y concisos para cada evento específico.
Por lo tanto, articule lo que desea para asistir. Si está siendo enviado por su empresa, pida la opinión de su gerente. "Pregúntele a esa persona de antemano: ¿Si desea que obtenga algo de esta conferencia, qué quiere que sea?", señala Zack.
Saber eso le ayudará a concentrarse en cómo pasar el tiempo mientras está allí. "Recoja cuidadosamente las cosas que son de su interés", agrega. Determine lo que es útil y relevante para sus objetivos y manténgase enfocado en ello.
Haga su tarea por adelantado
El CIO Larry Bonfante señala que él establece un programa basado en lo que él quiere obtener mientras atiende a una conferencia. Él decide qué temas quiere aprender mientras está allí, y recoge los acontecimientos que se alinean con ese objetivo. Escanea listas de asistentes y las listas de proveedores con anticipación para ver a cuál debe asistir, y llega antes de tiempo para programar reuniones personales con cada uno. Él señala que también busca a los colegas que asistirán para que lo presenten con los demás.
"Antes de bajar de un avión para ir a una conferencia, tengo un itinerario de todas las reuniones a las que deseo asistir. Vengo a una conferencia preparado con una agenda de lo que quiero lograr, con la gente que quiero conocer. Si va a asistir sin un plan, entonces no va a conseguir ningún buen resultado", señala Bonfante, CIO de la asociación de Tenis de EE.UU. en White Plains, NY. Bonfante también es un capacitador ejecutivo autodidacta, CIO de Ben Coach, y autor de Lecciones de transformación TI: de experto en tecnología a líder de la empresa.
Thom Singer, un experto en branding, posicionamiento, creación de redes y autor de ocho libros, también recomienda estar en línea antes de una conferencia para revisar la agenda de eventos y listas de asistentes, y conectarse con otros a través de comunidades online y sitios de medios sociales que a menudo se da con antelación a la actividad.
Aprenda a relacionarse y hacer networking de la forma correcta
Seamos honestos: Uno de los mayores beneficios de asistir a los eventos es realizar nuevas conexiones. Pero el networking no se trata de cuántas tarjetas de presentación puede llegar a entregar y obtener. Por el contrario, se trata de construir relaciones y encontrar maneras de ayudar a los demás. Como Zack señala: "el networking es el arte de construir y mantener conexiones para compartir los resultados positivos".
Cuando se piensa en la creación de redes de esa manera, Zach agrega que usted aprende a abordar la tarea de manera diferente, de manera más estratégica y, finalmente, con más éxito.
Para tener éxito, empiece por centrarse en la otra persona. Evite el discurso de ascensor y pregunte acerca de otros, de sus trabajos, sus objetivos y sus retos.
"Descubra lo que otras personas necesitan y trate de ayudarlos. No debe pasar demasiado tiempo averiguando a quién debe conocer, la gente de la cadena de suministro, las personas que le pueden ayudar. Usted tiene que ofrecer", explica Singer. "A medida que conoce a la gente, pregunte acerca de cuáles son los desafíos que tienen. La mayoría de las personas se lo dirá, y la mayoría de veces no podré ayudar, pero a veces lo podrá hacer con una sola llamada telefónica. Si siempre está buscando formas de ayudar, y luego, cuando pueda, seguirá, estará en la pantalla del radar de otra persona y si ayuda a alguien con éxito, le recordarán".
Bonfante señala que él enfoca el networking como una manera de "conocer gente, llegar a conocerlos un poco mejor y establecer una relación". Así es como conoció a un editor de una revista, quien a su vez le pidió ayuda en un par de proyectos, incluyendo el hablar en un evento. Más tarde esa relación le dio frutos a Bonfante: el editor le presentó al editor de su libro.
 
Expóngase un poco
Es tentador pasar el tiempo de inactividad jugueteando con el iPhone, pero consultar el correo electrónico o descargar una aplicación no le hará avanzar en su carrera. Así que guarde sus smartphones y computadoras portátiles, y encuentre formas de involucrarse más en el caso, dice Singer.
Él entrena a los clientes para que lleguen temprano a los eventos, lo que les da tiempo para conocer gente nueva, y para que presten atención a los oradores clave y a los principales eventos que se presenten. "Preguntar ¿Qué piensa sobre ese orador principal? Creo que hizo un gran comentario sobre X, Y y Z, es un tema de conversación mucho mejor que ¿Para usted cómo va la conferencia?".
Si tiene una pregunta inteligente durante una sesión de Q&A, una que realmente vaya a avanzar en la discusión, entonces por todos los medios, póngase de pie y pregunte. "Entonces la gente se reunirá con usted durante las pausas. Se sentirán a gusto de acercarse a usted", señala Singer.
Reúnase con los organizadores, porque "son un tesoro de información", y con los vendedores, ya que "los vendedores inteligentes siempre están construyendo conexiones a largo plazo, que es lo que todos deberíamos hacer", agrega.
Bastin, quien es gerente de proyectos para la comunidad dirigida a usuarios, zNextGen (parte de la participación del grupo de usuarios de IBM) señala que es bueno ser voluntario en las conferencias como una manera de estar más enganchado. Él dice que el voluntariado le ha ayudado a construir más conexiones y más visibilidad.
Cree sus propias oportunidades
Mucho del aprendizaje puede ocurrir fuera de las sesiones de entrenamiento regular, por lo que Bonnie Marcus señala que buscó sus propias oportunidades de aprendizaje, cuando trabajó en alta tecnología.
"Cuando me desempeñaba en el área de ventas de tecnología, era importante aprender todo sobre la tecnología que estaba allí. Puede apuntar quién estará allí, establecer demos antes de tiempo y elegir determinadas sesiones para ayudarle a construir su experiencia en un área determinada ", señala Marcus, fundadora y directora de Womens Success Coaching.
Ella agrega que también se reunió con los presentadores uno-a-uno para recopilar aún más información de la que ofrecieron en sus presentaciones.
Recapitulación y alcance
El trabajo no termina cuando acaban las sesiones de trabajo. Marcus añade que es importante organizar lo que se aprende y actuar en consecuencia.
Si va a estas conferencias para aprender sobre nuevas tecnologías o procesos, escriba la información para compartir con sus colegas, supervisores o ejecutivos de la compañía. Eso construirá su conocimiento, así como su visibilidad y credibilidad en la oficina, comenta Marcus.
También podría bloguear o escribir un artículo como una forma de reforzar las lecciones nuevas. Y, Marcus añade, aparecerá como alguien que tiene los conocimientos.
Pero no espere hasta estar de regreso en el avión para empezar, agrega. Puede olvidar los puntos clave, o ponerse a trabajar poniéndose al día con los correos electrónicos y las llamadas perdidas.
Y no se olvide de organizar y actuar sobre cualquier contacto que haya hecho y con el que desee cultivar una relación. (Recuerde: no debe pensar que todos los que conoce necesariamente serán nuevos contactos).
Haga un seguimiento con una nota personal, señala la experta en networking, Lucy Rosen. Sugiere hacer un seguimiento a las 48 horas de conocer a alguien con una nota que se refiera a la conversación que tuvieron, el envío de un artículo relacionado con el tema que discutieron o el nombre de un recurso que haya mencionado es una buena manera de construir una relación.
Y envíe una nota escrita a mano en lugar de un correo electrónico impersonal, aconseja Rosen, fundadora y presidenta de la organización de networking, Women on the Fast Track y autora de Fast Track NetworKing: Turning Conversations into Contacts (o cómo convertir las conversaciones en contactos).
Tenga un plan post-partido
Stacey Hanke, fundadora de consultora con sede en Chicago, 1st Impression Consulting, y autora del libro Yes You Can! Everything You Need from A to Z To Influence Others To Take Action (Sí se puede, todo lo que necesita de la A a la Z para influenciar en las medidas que tomen otros), está de acuerdo con que los asistentes a las conferencias necesitan planificar las cosas con anticipación.
Sin embargo, Hanke cree fuertemente en la construcción de un plan para poner en acción todo lo aprendido durante sus desplazamientos, sobre la base de las metas que se propuso antes de salir.
Ella recomienda armar un plan de 90 días, y construirlo poco a poco, mientras aún está en la conferencia.
Si está en una sesión, empiece a analizar: ¿Qué es lo que ya sé que no he estado practicando desde hace tiempo? ¿Qué hay de nuevo en lo que estoy escuchando y lo hace encajar en mis metas personales y profesionales? ¿Cómo puedo aplicar esta nueva información, concepto y/o idea?
Haga lo mismo a la hora de crear redes, señala. Pregunte: "¿Es alguien con quien pueda colaborar?" Del mismo modo, considere si los proveedores que conoce tienen algo específico que ofrecerle o a otras personas de su organización.
Articule su plan post-partido, poniendo detalles acerca de cómo se aplican sus nuevos conocimientos en la realidad y desarrolle las nuevas relaciones -y luego compártalo con alguien que pueda ayudarle.
"Sé que la rendición de cuentas es la parte más difícil de aplicar, así que comparto mi plan con otra persona. Ellos y yo podemos ver mis metas tal vez semanal o diariamente, no solo una vez al mes", agrega Hanke.
Es este plan de acción -debe poner en práctica lo que se llevó de todas las sesiones y eventos de networking- lo que realmente puede determinar el valor de asistir a la conferencia.
Hanke lo expresa así: "Asistir a las conferencias no es un trabajo duro, es lo que va a hacer con lo que aprenda ahí lo que hará que se destaque o no de los demás".
Mary K. Pratt, CIO.com