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Gestión del Tiempo: Seis maneras de mejorar su productividad

[30/01/2012] Si a principios de este mes decidió trabajar más inteligentemente, deje de diferir y sea más productivo. Sus mejores intenciones pueden haber sido rápidamente empañadas por su rutina de trabajo regular.
El experto de desempeño en el ambiente laboral, Jason Womack, señala que cambiar la forma en que hacemos nuestro trabajo para mejorar nuestra productividad es difícil, porque los procesos se han convertido en hábitos, y en muchos casos, estos hábitos nos han hecho exitosos (aunque nos lleve al borde de la cordura en el proceso).
"Un gerente de nivel medio, por ejemplo, probablemente ha adquirido el hábito de vivir por el ding del correo electrónico o el zumbido del BlackBerry", comenta Womack, y probablemente han sido recompensados por su capacidad de respuesta. "Si no se han ocupado de esa respuesta pavloviana, será difícil que cambien sus hábitos".
El mayor error que cometen los profesionales cuando tratan de administrar su tiempo, añade Womack, es continuar utilizando su tiempo en actividades que ya no se lo merecen.
"Siguen pasando el tiempo cuando ya lo completaron", añade. "Siguen escribiendo un email cuando ya han respondida la pregunta en la línea del asunto. Siguen hablando por teléfono cuando ya han abordado el propósito de la llamada. Se quedan en la sala de reuniones después de que los puntos del encuentro se han cubierto".
Para evitar que cometa esos mismos errores, Womack comparte seis de sus acciones de gestión del tiempo más efectivas, y consejos para el aumento de la productividad.
1. Apéguese a la regla de los 15 minutos. Womack recomienda que organice su jornada laboral en pedazos de 15 minutos. Si trabaja ocho horas al día, tiene 32, pedazos de 15 minutos. Una jornada de 10 horas le da 40 partes de 15 minutos. Womack hace hincapié en los 15 minutos porque, señala, es el tiempo suficiente para hacer algo y lo suficientemente corto como para encajar durante el día.
Cuando tenga que programar una reunión o conferencia que vaya a tardar una hora, Womack les dice a sus clientes que las comiencen a los 15 minutos después de la hora y que acaben con la hora. Él cree que la gente puede lograr en 45 minutos (es decir, tres trozos de 15 minutos) lo que creen que pueden hacer en 60 minutos. Comprimir la reunión a 45 minutos, obliga a mantenerse en los temas, y le da un extra de 15 minutos en el que puede abordar otro tema o hacer su lista de tareas pendientes.
2. Sepa cuando ha terminado. Continuar trabajando en algo cuando ya está esencialmente hecho, es una importante pérdida de tiempo de la que la mayoría de los profesionales no son ni siquiera conscientes. La gente tiene que pensar en la pregunta "¿Cuando he acabado?", señala Womack, quien también es el autor de Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More (Mejore lo mejor de usted: trabaje con más inteligencia, piense en grande, haga más), (Wiley 2012).
"Cuando consigo un libro que no es de ficción, he terminado con el libro cuando he aprendido algo que no conocía antes", agrega. "He escogido libros, pagado 24,95 dólares, los he leído durante dos o tres trozos de 15 minutos, aprendí algo y le he dado el libro a mi compañero de asiento en un avión".
3. Elimine las distracciones. La eliminación de las distracciones no puede ser un consejo nuevo de la administración del tiempo, pero el consejo de Womack para evitar distracciones específicas, como un compañero de trabajo insignificante o un persistente manager, es novedoso y eficaz.
Si su jefe es propenso a interrumpirle con preguntas, Womack sugiere adelantarse a ellas. Por ejemplo, en lugar de esperar a que su jefe aparezca en su escritorio, acérquesele a él o ella unos minutos antes de la hora, por ejemplo, 10:52 o 10:55 a.m, idealmente antes de una reunión o llamada. Él dice que le diga, "Tengo muchas cosas en las que estoy trabajando, y una reunión a las 11, y estoy tratando de eliminar conseguir cualquier interrupción. ¿Tiene algo que me quiera decir o preguntar antes de mi reunión y antes de empezar mi trabajo?".
Otro consejo de Womack: Si tiene una pregunta rápida que hacerle a alguien, pero no quiere quedar atrapado en una conversación prolongada en torno a ella, llame a su contacto (o pase por su mesa) unos minutos antes de la hora, sabiendo que podría tener una reunión a esa hora y no tendrá tiempo para charlar.
4. Identifique los verbos que requieren atención. Womack recomienda que organice su lista de tareas pendientes en torno a verbos, tales como llamar, redactar el borrador, revisar, preparar y programar. Esas son tareas que generalmente se pueden completar en una sola sesión y pueden ayudar a sacar adelante un proyecto grande, señala.
Si tiene verbos en su lista de tareas pendientes, como planificar, analizar, crear y poner en práctica, sustitúyalos por medidas de acción que rompan el cuadro grande del proyecto, añade Womack. Hacerlo le ayudará a empezar y a reducir los sentimientos de estar abrumado.
5. Esté preparado para el tiempo extra. La próxima vez que descubra que su vuelo ha sido retrasado o que su médico se retrasa, no se moleste. Reconozca que se le acaba de conceder el don del "tiempo extra". Si trae un trabajo con usted dondequiera que vaya, como sugiere Womack, tendrá la oportunidad de abordarlo, ya sea respondiendo a un correo electrónico, haciendo una llamada, revisando una propuesta o elaborando un plan.
6. Utilice los accesos directos de correo electrónico. Womack señala que tanto el BlackBerry como el iPhone permiten que los usuarios creen teclas de acceso rápido o atajos de teclado cuando utilizan el smartphone para ver su correo electrónico. Él creó varios accesos directos del teclado que llamó la caldera de textos, los cuales reutiliza con frecuencia. Por ejemplo, si alguien le escribe a Womack solicitando información sobre cómo utilizar Microsoft Outlook con mayor eficacia, todo lo que él tiene que hacer es escribir su acceso directo, "OL", que rellena automáticamente su correo electrónico con una respuesta a la pregunta. (Este video muestra cómo crear estos atajos de teclado en un iPhone 4S).
Estos accesos directos le ahorran mucho tiempo a Womack ya que ha desarrollado varias de las respuestas a algunas de las preguntas más comunes que la gente le hace. Eso le impide tener que escribir la respuesta cada vez que alguien le envía un email. También le evita tener que buscar en su carpeta de mensajes enviados y tener que copiar y pegar la respuesta en el correo electrónico.
Meredith Levinson, CIO (EE.UU.)
COMENTARIOS
carmenno   lun, 30-ene-12

Fantásticos todos estos consejos. Yo procuraba buscar mucho por internet para tener una base para poder gestionar mejor mi tiempo en el trabajo y así aumentar mi productividad, pero me resultaba dificilísimo hasta que nos han instalado hace poco un software que se llama workmeter. Gracias a él ahora puedo consultar en todo momento el tiempo que paso delante del ordenador y cuanto dedico a cada tarea lo que me ha permitido organizarme mejor y aumentar mi productividad. Os lo recomiendo.


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