Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Correo electrónico versus IM, versus SMS: Elegir el adecuado

El correo electrónico, la mensajería instantánea y los mensajes de texto son métodos aceptables de comunicación.

[04/02/2012] La comunicación es el elemento vital de la productividad. Las empresas necesitan comunicarse con los clientes, los gerentes deben comunicarse con los empleados, y los trabajadores necesitan comunicarse con sus compañeros. La comunicación efectiva es un elemento crucial para hacer las cosas.
La tecnología nos ofrece una plétora de opciones para la comunicación. Puede enviar un correo electrónico, utilizar un servicio de mensajería instantánea, o textearle a alguien desde un teléfono móvil. Hay ventajas y desventajas en cada uno, y se comunicará con mayor eficacia si entiende cómo funcionan realmente y selecciona el mejor método para su situación.
Éstos son algunos de los factores que debe considerar antes de elegir:
Correo electrónico
El correo electrónico o email es probado y verdadero. Es el medio de facto de la comunicación escrita -especialmente en los negocios. Sin embargo, no siempre es el método más eficiente. De hecho, una empresa de TI está trabajando para eliminar el correo electrónico para las comunicaciones entre empresas, ya que siente que es una distracción que gasta más tiempo de lo que vale.
Pros:
Es universal. Todo el mundo tiene una dirección de correo electrónico, y puede enviar un mensaje de cualquier proveedor de correo electrónico a cualquier proveedor de correo electrónico.
Puede enviar un único mensaje a un grupo grande de personas. En lugar de enviar un montón de mensajes de texto por separado, o participar en diversas situaciones de mensajería instantánea, puede comunicarse con un equipo completo, o una lista de personas a la vez.
Deja constancia por escrito. Los mensajes pueden ser almacenados y archivados de forma centralizada, y la historia de las respuestas o hacia delante puede ser mantenida.
Contras:
Es lento. "Lento" es un término relativo, ya que los mensajes de correo electrónico se entregan en el otro lado del mundo en cuestión de segundos. Sin embargo, cuando un mensaje es recuperado en realidad es una función del servidor de correo y el software del cliente de correo electrónico, y no se sabe muy bien cuando efectivamente es recibido.
Está lleno de spam. A pesar de que los esfuerzos, como la campaña de Microsoft para acabar con las botnets han reducido la avalancha de spam, un reciente informe de Symantec sugiere que la inteligencia de spam aún representa casi tres cuartas partes de todo el correo electrónico.
Es el principal medio de propagación de malware. Si se trata de un enlace a un sitio web malicioso o un archivo adjunto infectado, el correo electrónico es el método preferido de propagación de los ataques de malware.
Resumen:
El correo electrónico sigue siendo la forma más ampliamente utilizada y aceptada de comunicación. Es eficaz para comunicar y compartir archivos con grupos de personas, y proporciona un valioso registro escrito de las comunicaciones.
Mensajería instantánea
La mensajería instantánea, o IM, es rápida -y es "instantánea" como indica su nombre. Es una herramienta particularmente buena para la comunicación dentro de una organización, pero puede no ser la mejor opción para la mensajería de terceros.
Pros:
Es instantánea. Suponiendo que el objetivo previsto está en línea, el mensaje será recibido tan pronto como usted lo envíe.
Es breve. La mensajería instantánea tiende a limitarse a un solo pensamiento o una frase en lugar de un largo ensayo.
Se puede conversar. La mensajería instantánea tiene una respuesta inmediata que le permite colaborar en tiempo real.
Contras:
Es intrusiva. Los mensajes instantáneos aparecerán en la pantalla, anunciando su presencia con fuertes tonos de alerta, cuando está haciendo otras cosas. Por supuesto, puede configurar el software de mensajería instantánea para que no lo haga, pero entonces se corre el riesgo de perder por completo el mensaje entrante que niega uno de los "pros" de la mensajería instantánea.
Es propietaria. La comunicación a través de mensajería instantánea requiere que ambas partes tengan cuentas en un servicio de mensajería instantánea dado. Hay una cierta comunicación cruzada, y hay clientes de mensajería instantánea que son capaces de trabajar simultáneamente con múltiples servicios de mensajería instantánea, pero, básicamente, si el destinatario utiliza los protocolos AIM, usted también necesita estar conectado a AIM.
Necesita iniciar sesión. Si no accede al servicio de mensajería instantánea de su elección, nadie podrá comunicarse con usted.
Se pierde la historia. Puede registrar sus comunicaciones inmediatas, pero cada cambio es como una isla en sí misma. Cuando necesite para reflexionar sobre una cadena de comunicación de un año a partir de ahora, los registros de mensajería instantánea no serán muy útiles.
Resumen:
La mensajería instantánea permite que las personas puedan comunicarse y colaborar en tiempo real. Si bien existen preocupaciones sobre estafas de phishing y malware en la mensajería instantánea, no son tan generalizados o invalidantes como con el correo electrónico. La mensajería instantánea es particularmente adecuada para el trabajo conjunto dentro de una organización.
SMS (mensajes de texto)
No es tan "profesional" como el correo electrónico o la mensajería instantánea en un sentido comercial. Pero, los mensajes de texto SMS tienen algunas ventajas en ciertos escenarios.
Pros:
Es inmediato. Al igual que la mensajería instantánea, los mensajes de texto SMS llegar del punto A al punto B en tiempo real. Se trata de un medio particularmente eficaz para compartir fotos o clips de vídeo con los demás desde un teléfono móvil, y para obtener una respuesta inmediata.
Es universal. Como el correo electrónico, los mensajes de texto no están limitados por plataformas propietarias. Siempre y cuando alguien tenga un teléfono móvil capaz de recibir mensajes de texto, se podrá enviar un mensaje desde cualquier dispositivo capaz.
Se encuentra disponible. Las personas suelen tener sus teléfonos móviles con ellos 24/7. Están en su bolsillo o en la cartera, o en una mesa de trabajo o al lado. Puede que no vean un correo electrónico o mensaje instantáneo durante horas, pero las probabilidades de que el mensaje de texto estará siempre al alcance de la mano son muy altas.
Contras:
Es intrusivo. Cuando alguien está lejos de su escritorio, es probable que tenga una buena razón. Un tono de mensaje de texto a todo volumen, mientras que está en la cola para el almuerzo, o disfrutando de una película el fin de semana (a pesar de que el teléfono debe estar apagado o silenciado por lo menos) puede ser muy molesto.
Hay un costo involucrado. Muchos proveedores de servicios inalámbricos ofrecen mensajes de texto ilimitados, o por lo menos planes de mensajes de texto ilimitados. Sin embargo, mucha gente todavía tiene planes de mensajes de texto con un límite en la cantidad de mensajes que puede enviar o recibir.
No hay constancia escrita. La mayoría de teléfonos móviles conserva un historial de mensajes de texto, pero en comparación con el correo electrónico no existe una historia útil de intercambio de mensajes de texto registrados para referencias futuras.
Resumen:
Debido a que el teléfono móvil casi siempre está cerca, los mensajes de texto SMS son un método muy eficaz de llegar a alguien de inmediato. Se trata del método preferido para llegar a alguien cuando se sabe que no están sentados frente a una computadora, o cuando la situación es urgente y necesaria.
Hay algunas herramientas que borran las líneas. Por ejemplo, puede utilizar la mensajería instantánea para chatear en tiempo real con un grupo de personas en lugar de uno en uno. También es posible configurar algunas herramientas para cubrir más bases -como avisarle con un mensaje de texto cuando le llega un nuevo correo electrónico.
Sus capacidades pueden variar, pero el correo electrónico, la mensajería instantánea y los mensajes de texto, todos tienen sus puntos fuertes. No existe uno que sea "mejor", simplemente "el mejor para una situación determinada". Puede comunicarse de manera más eficiente si entiende las ventajas y desventajas de cada uno, y así poder elegir la herramienta adecuada para el trabajo que esté haciendo.
Por supuesto, si algo es realmente urgente lo que realmente debe hacer es llamar a la persona... por teléfono... con su voz.
Tony Bradley, PC World (EE.UU.)