Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Reuniones fuera de la oficina: Consejos para mantener la seguridad

[16/02/2012] Cuando una organización realiza un evento fuera de la oficina, ya sea una pequeña reunión o una conferencia masiva de la industria, también representa una oportunidad para el departamento de seguridad.
"En estas situaciones, la seguridad puede realmente brillar, o hundirse", señala William Besse, vicepresidente de Consultoría e Investigaciones para la firma de seguridad Andrews International. "Estos eventos fuera del sitio no son para que la seguridad se duerma. Tienen que estar en el juego".
Besse, quien en un momento de su carrera fue director de seguridad corporativa global para el gigante de la cosmética Mary Kay, llegó a ser bien versado en los desafíos de la celebración de importantes eventos fuera del sitio. Mary Kay anualmente lleva a cabo reuniones de incentivos para los miembros de su enorme fuerza de ventas global, y los acontecimientos a menudo incluyen el alojamiento de 50 a 60 mil personas en una convención.
"La seguridad puede construirse una reputación como un colaborador o facilitador de estos eventos, o como un departamento que quiere hacer que se vea mal y que es un obstáculo para hacer que suceda", añade.
Con el fin de ser uno de esos departamentos de seguridad visto como un facilitador, Besse recomienda varios pasos a tomar, antes y durante un evento fuera de las instalaciones, para asegurarse de que el evento se desarrolle con normalidad.
Besse, junto con el consultor de seguridad física, Dan Finger, ofrecen estos consejos para mantener un lugar seguro fuera del sitio.
Conozca el lugar, dentro y por fuera, mucho antes del evento
Si es posible, Besse recomienda que la seguridad se involucre en el proceso tan pronto como se elija el lugar.
"Tenga reuniones individuales con los gerentes del hotel para que pueda obtener una comprensión de sus normas y reglamentos, y lo que pueden hacer para ayudar a proteger este evento", señala. "Conozca el servicio al cliente".
Una vez que esté de acuerdo en un sitio, antes de siquiera comenzar las operaciones, la seguridad tiene que conocer bien todas las salidas, escaleras y otros puntos de acceso. Conocer el interior y los exteriores del edificio es crucial.
"También tiene que decidir dónde tener su centro de seguridad en el lugar", añade Besse. "¿Dónde se conducirán las operaciones de seguridad? ¿Habrá teléfonos, fotocopiadoras, acceso a computadoras allí? ¿Será necesario aumentar la seguridad del recinto con su propio adicional?"
Determine las capacidades locales de emergencias médicas
El evento menos planeado de una reunión fuera de la oficina es sin duda una emergencia médica, señala Besse. La seguridad debe tener un plan para el manejo de esto, que incluye una visita a la sala de emergencias de un hospital local antes del evento.
Otras consideraciones deben incluir si habrá asistentes al evento con necesidades médicas especiales y la forma en que el equipo del sitio estará equipado para manejar eso, agrega Besse.
Sepa qué información propietaria está en juego
Además de la seguridad de los asistentes, ¿qué otra cosa está en juego con este evento fuera de la oficina? ¿La organización va a presentar productos propietarios o información que debe ser estrechamente vigilada? ¿Cuáles son sus planes para asegurarse que tal información permanezca segura?
"Averigüe lo que se mostrará y que pasaría si hay una fuga de información", explicó Besse. "¿Qué hacemos con la información propietaria o de los productos en ese escenario? Además, si muestra un producto de consumo de gran valor, podemos poner un circuito cerrado de vigilancia por televisión, en las puertas, y traer nuestros propios sistemas de seguridad".
Tenga una sólida estrategia de control de acceso
Quizás el aspecto más importante para garantizar que la información propietaria y confidencial se mantendrá contenida en el evento, es asegurarse de que aquellos que tengan acceso a ella sean los que usted quiere que tengan acceso, comenta Dan Finger.
"Mucho de esto comenzará con el registro", agrega. "Pida identificación. Muchas veces en los eventos solo doy mi nombre y me dan una tarjeta de identificación para entrar. Pero si se trata de un evento con información de propiedad exclusiva, en el registro se tiene que explicar a los asistentes que se está discutiendo información propietaria y que necesitamos ver alguna identificación antes de que podamos dejarla pasar".
Asegúrese que las credenciales sean visibles y claras
El siguiente paso es hacer que los asistentes lleven puestas sus credenciales, detalló Finger, y detectar a quienes lleven la credencial equivocada o que no lleven ninguna.
"Puede haber otro evento ocurriendo en el mismo lugar y la gente de ese evento podría vagar por el suyo", señaló. "Es importante que la seguridad mantenga el ojo en las credenciales que la gente está utilizando para asegurarse de que todo el mundo está en el lugar correcto, y un tercero no tenga acceso a información que no tiene por qué ver u oír".
Calcule su señalización
Muchos eventos presentan signos en todo el recinto para dirigir a los asistentes directo a los diferentes puntos de encuentro. Pero, en algunos casos, ciertos eventos pueden llamar la atención por su poca o nula señalización.
"Dependiendo del caso, yo ni siquiera pondría carteles, ya que atrae la atención", señala Finger. "A veces, menos publicidad es mejor".
Revise los posibles escondites de los dispositivos de grabación
Las plantas, bajo los escaños, y los marcos de las ventanas son los lugares donde los dispositivos de grabación podrían estar ocultos, señala Finger. Si las cuestiones propietarias y la grabación son los dos problemas, la seguridad debe tener un plan para barrer periódicamente dichas zonas con el fin de comprobar si encuentran esos aparatos.
Pero también tenga en cuenta que muchos de los asistentes tendrán dispositivos de grabación justo en sus regazos. "¿Los asistentes estarán grabando con una iPad u otro dispositivo? ¿Qué les está permitido traer a los asistentes a la reunión en primer lugar?", señala Finger. Estas son todas las cosas que deben tenerse en cuenta para que la próxima demostración de su versión beta no termine mañana en YouTube, añade.
Revise al personal local
La investigación de los antecedentes del personal puede ser necesario si está preocupado por la posibilidad de que lo espíen o que haya una declaración política.
"Es posible que desee consultar con el hotel sobre sus nuevas contrataciones en las últimos semanas", señala Finger. "Cualquier nueva contratación podría ser una coincidencia, pero también podría ser parte de un plan. ¿Va a traer a alguien que podría ser el objetivo del intento de secuestro o un intento de asesinato? Si es así, querrá saber sobre el personal local".
Decida sobre el acceso de vehículos
Dependiendo de qué tan políticamente cargado sea el evento, o la sensibilidad de los temas que se están discutiendo, el encuentro podría atraer a las personas que buscan hacer una declaración, señala Finger. Aunque es raro, una demostración podría incluir tratar de conducir un automóvil hacia el edificio.
"La seguridad puede desear desarrollar zonas de amortiguamiento, áreas designadas lejos de los edificios", agrega Finger. "Una idea es la creación de algunos bolardos temporales que disuadirían a la gente de tratar de hacer algo. Grandes bloques de concreto pueden ser un impedimento, pero no son estéticamente agradables".
Planifique sus arreglos de estacionamiento
El estacionamiento no es siempre una cuestión importante, pero si lo es: "¿Tiene usted un plan?" pregunta Fingers. Si su reunión se lleva acabo en un lugar con grandes zonas de estacionamiento, ¿se siente cómodo con los asistentes pasando a pie por esas áreas de noche? Si no, ¿qué hará para garantizar la seguridad?
Algunas ideas incluyen contratar personal extra para asegurarse que la gente llegue a sus vehículos de manera segura, o aumentar la iluminación existente con luces adicionales que usted deberá llevar.
Joan Goodchild, CSO (EE.UU.)