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Sistemas de seguimiento de candidatos: Cinco secretos

[19/03/2012] Los sistemas de seguimiento de candidatos son la pesadilla de las legiones de personas que buscan empleo. Estos sistemas, que los empleadores utilizan para gestionar ofertas de trabajo a través de sus empresas y mostrar las hojas de vida recibidas de los solicitantes de empleo, mata el 75% de posibilidades de los candidatos por conseguir una entrevista tan pronto como presentan sus hojas de vida, de acuerdo con el servicio de búsqueda de empleo, Preptel.
El problema con los sistemas de seguimiento de candidatos, como muchos buscadores de trabajo saben, es que son erróneos. Muy deficientes. Si el curriculum vitae de un buscador de trabajo no tiene el formato correcto y no contiene las palabras clave y frases adecuadas, el sistema de seguimiento del solicitante lo malinterpreta y lo clasifica como un mal partido para la oferta de trabajo, independientemente de las calificaciones del candidato.
Bersin & Associates, una empresa de servicios de asesoría especializada en gestión del talento, confirmó las debilidades de los sistemas de seguimiento de candidatos. En una prueba realizada el año pasado, Bersin & Associates creó el currículum perfecto para un candidato ideal para un puesto científico clínico. La firma de investigación hizo coincidir la hoja de vida con la descripción del trabajo, y presentó la hoja de vida a un sistema de seguimiento de candidatos de Taleo, sin duda el principal fabricante de estos sistemas.
Cuando Bersin & Associates estudió cómo fue procesada la hoja de vida en el sistema de seguimiento de candidatos, la compañía comprobó que una de las experiencias de trabajo del candidato se perdió por completo debido a que la hoja de vida tenía escrita la fecha antes del empleador. El sistema de seguimiento de candidatos tampoco pudo leer varios grados educativos del candidato putativo, lo que le da a un reclutador la impresión de que el candidato carecía de la experiencia educativa necesaria para el trabajo. El resultado final: El curriculum vitae que Bersin & Associates presentó solo alcanzó un ranking de relevancia el 43% para el trabajo, porque el sistema de seguimiento de candidatos lo malinterpretó.
Josh Bersin, CEO y presidente de la firma, señala que dado que todos los sistemas de seguimiento de candidatos utilizan el mismo software para leer las hojas de vida, los resultados que obtiene su compañía serían típicos para la mayoría de sistemas, no solo de Taleo.
Los problemas con los sistemas de seguimiento de candidatos plantea la pregunta: Si son tan defectuoso y si se filtran a los buenos candidatos, ¿por qué los empresarios se molestan en usarlos? La respuesta es simple: Bersin señala que aún hacen la vida de los reclutadores más fácil. Los sistemas de seguimiento de candidatos les ahorran el tiempo a los reclutadores mediante la realización de la evaluación inicial, y limitando la lista de candidatos a los 10 cuyos currículos son más relevantes según el sistema. Incluso si algunos buenos candidatos son excluidos, los reclutadores siguen teniendo un lugar para empezar.
Mientras los empleadores se basan en los sistemas de seguimiento de candidatos para ver los curriculums, los buscadores de trabajo cualificados solo tienen la única esperanza y entender con éxito la forma en que funcionan estos sistemas. Jon Ciampi, CEO de Preptel, tiene un profundo conocimiento de los sistemas de seguimiento de candidatos. Anteriormente se desempeñó como gerente general de SumTotal Systems, un fabricante de sistemas de seguimiento de candidatos, y su nueva compañía pretende ayudar a que los solicitantes de empleo penetren en estos sistemas. Ciampi compartió sus secretos de experto que explican cómo funcionan los sistemas de seguimiento de solicitantes -y cómo los buscadores de trabajo deberán formatear mejor sus hojas de vida para tener éxito a través de ellos.
¿Cómo los sistemas de seguimiento de candidatos fijan la importancia de un curriculum vitae?
Muchos buscadores de trabajo y expertos profesionales piensan que los sistemas de seguimiento de candidatos se basan en palabras clave para determinar el ajuste entre la hoja de vida de un candidato y un trabajo específico. Ellos hacen su mejor esfuerzo para identificar las palabras clave en una descripción del trabajo que puedan ser importantes para un sistema de seguimiento de solicitantes o para el empleador, luego ponen estas palabras clave en sus hojas de vida.
De hecho, lo que más le importa a los sistemas de seguimiento de candidatos es la singularidad o "rareza" de las palabras o frases clave, señala Ciampi. Es decir, las palabras clave y frases deben ser específicas para un anuncio de trabajo en particular. Los sistemas de seguimiento de candidatos, que "ven" todos los anuncios de trabajo que ha publicado una empresa, determinan qué palabras y frases clave en un anuncio de trabajo específico son únicas de este anuncio de trabajo, agrega Ciampi.
A continuación, los sistemas desarrollan una clasificación basada en qué tan estrecha es la coincidencia entre la hoja de vida de un buscador de trabajo con cada palabra y frase, y cuántas de estas están en el curriculum vitae del solicitante de empleo, añade.
¿Qué ven los reclutadores cuando miran su curriculum vitae en un sistema de seguimiento de solicitantes?
Cuando un reclutador hace clic en el nombre de un candidato que el sistema de seguimiento solicitante ha clasificado como un buen partido para un puesto de trabajo, el reclutador no ve el curriculum vitae del candidato presentado. El reclutador ve la información que el sistema de seguimiento solicitante retiró del curriculum vitae del candidato en una base de datos, como muestra la imagen.
"Es totalmente diferente a lo que el candidato piensa que estamos mostrando", señala Ciampi.
Los sistemas de seguimiento de candidatos contienen los diferentes campos de base de datos para obtener información sobre una hoja de vida, tales como el nombre del candidato, datos de contacto, experiencia laboral, títulos de trabajo, la educación, los nombres de los empleadores y los períodos de empleo. Estos sistemas tratan de identificar esta información en el currículum de una persona que busca trabajo, pero si una hoja de vida no tiene el formato de acuerdo con el sistema de seguimiento, no sacará la información en los campos apropiados. Algunos de ellos podrían perderse por completo, como un perfil de habilidades o un resumen ejecutivo, señala Ciampi.
Cinco consejos para optimizar su curriculum vitae con un sistema de seguimiento del solicitante
Los solicitantes de empleo pueden aumentar las posibilidades de sus hojas de vida a través de un sistema de seguimiento de candidatos al hacer caso a las siguientes obligaciones y prohibiciones:
1. Nunca envíe su curriculum vitae en formato PDF: Debido a que los sistemas de seguimiento de candidatos carecen de una forma estándar para estructurar los documentos PDF, que son fácilmente malinterpretados, señala Ciampi.
2. No incluya tablas o gráficos: Los sistemas de seguimiento de candidatos no pueden leer los gráficos, y malinterpretan las tablas. En lugar de leer las tablas de izquierda a derecha, como una persona, los sistemas de seguimiento de candidatos las leen de arriba hacia abajo, indica Ciampi.
3. No dude en enviar un currículum más largo: La longitud de su hoja de vida no le importa a un sistema de seguimiento de solicitantes, señala Ciampi. Se explorará su hoja de vida, independientemente de si se trata de dos páginas o cuatro. La presentación de un curriculum más largo (digamos tres o cuatro páginas) le permite empacar más experiencias relevantes y las palabras clave y frases, que pueden aumentar sus posibilidades de obtener una mejor clasificación en el sistema.
4. Apele a su experiencia laboral, "Experiencia laboral": A veces, los solicitantes de empleo se refieren a su experiencia de trabajo en su curriculum vitae como su "experiencia profesional" o "logros de la carrera" (o alguna otra variación sobre ese tema). "La gente se pone muy creativa en su hoja de vida porque creen que les ayudará a destacar, pero en realidad los desfavorece", indica Ciampi. "A menudo, la computadora pasará por alto su experiencia de trabajo debido a que no la denominó como tal".
5. No empiece su experiencia de trabajo con fechas: Para asegurarse que los sistemas de seguimiento de candidatos lean e importen su experiencia laboral adecuadamente, siempre empiece con el nombre de su empleador, seguido por el título, seguido por la fecha que estuvo en ese trabajo. (Cada ítem puede ir en su propia línea). Los sistemas de seguimiento de candidatos buscan los nombres de empresas en primer lugar, señala Ciampi. Nunca empiece su experiencia de trabajo con las fechas en que realizó ciertas posiciones.
Meredith Levinson, CIO.com