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Columnas de opinión

Eliminando islas de información

Por: Norman Villanueva, gerente comercial de México para Epicor Software

[02/04/2012] Con frecuencia muchas empresas descubren que los datos críticos del negocio se encuentran en islas de información aisladas que no se pueden comunicar entre sí, o que solo lo hacen ocasionalmente. Lo anterior podría ser una estrategia deliberada en algunos casos, mientras que en otros ocurre eventualmente agregando costos e ineficiencias a los procesos y operaciones de la organización sin que la administración reconozca sus efectos en la misma.
Una estrategia común para muchos de los empresarios ha sido elegir diferentes componentes de distintos proveedores para su solución de planificación de recursos empresariales (ERP). Por ejemplo, eligen un configurador (para configurar y calcular el costo del producto final) de un proveedor; un sistema de administración de almacén de otro; el sistema de contabilidad de un tercero; uno de automatización de ventas de un cuarto y una solución para la gestión del ciclo de vida del producto de algún otro. Particularmente estas aplicaciones pudieran ser las mejores en su categoría, pero al buscar su integración, es necesario poner manos a la obra. No hay manera de eludir el trabajo ya que las aplicaciones deben estar conectadas entre sí para asegurar que la organización funcione sin contratiempos.
Lo anterior no es completamente imposible pero sí resulta costoso en términos de recursos, lo que a su vez tendrá un impacto negativo en los costos de operación. Desafortunadamente es inusual que todas las aplicaciones se integren, lo cual genera limitaciones y resulta en un intercambio discontinuo de datos. Probablemente nuevas regulaciones financieras habrán de incorporarse al sistema de contabilidad causando una reconstrucción de las integraciones principales, o será necesario integrar algún otro subsistema con mejor funcionalidad a una mayor solución.
La reconstrucción de una solución integrada puede volverse una tarea continua mientras que la creciente carga de trabajo resulta en mayores costos y menor flexibilidad. Hasta ahora, el escenario planteado se basa en aplicaciones tipo isla procedentes de distintos proveedores.
Con el auge de los sistemas y la vanguardia en la tecnología, la oferta de productos y servicios es muy amplia. Podemos encontrar aquellos que dicen contar con una interconexión prácticamente invisible y por lo tanto no se consideran islas de información en sí mismos. Sin embargo, en algunos casos esto sucede porque el producto está enfocado a cierto nicho o segmento de empresas y surge la necesidad de llegar a nuevos mercados, lo que significa sumar a un tercero para hacer la integración.
Las nuevas tecnologías, como la arquitectura orientada al servicio (SOA por sus siglas en inglés), descartan todas las islas de información, al mismo tiempo que los costos por mantenimiento de integraciones anteriores se eliminan. La información de todas las áreas de operación como ventas, servicio al cliente, producción, control de calidad, inventarios, etc. se encuentran disponibles para todos los usuarios independientemente de dónde estén ubicados.
Bajo este esquema, un vendedor que usualmente emplearía el sistema para cotizar y revisar el estatus de sus clientes, puede acceder fácilmente a la información de inventarios, sin tener que conectarse a un módulo aislado solo para ver el estatus de inventario. Los datos de producción, las cotizaciones e información de clientes se encuentran disponibles en todo momento para todos los usuarios, ofreciendo a la organización una verdadera visión de 360 grados de su cartera de clientes.
El mayor beneficio es que toda la información se encuentra disponible para todos los usuarios. En definitiva, hay un cambio de paradigma. El negocio deja de operar sin comunicación entre las áreas y se convierte en un ambiente de trabajo 100% colaborativo e interdependiente.
20 años atrás cuando los sistemas ERP operaban en una mini computadora central, resultaba imposible combinar sistemas de diferentes proveedores. Las plataformas tecnológicas han avanzado desde entonces y los socios ahora pueden desarrollar extensiones y otras configuraciones resultando en un incremento de la cantidad de islas de información en la organización. Siempre y cuando la operación no se detenga, todo está bien. Pero, ¿qué sucederá cuando su sistema tenga un problema? ¿Podrá identificar rápidamente qué isla de información lo está generando? Si no la identifica, ¿a quién va a llamar? ¡No permita que esto ocurra! Precise qué tan importante es para usted la relación a largo plazo y el soporte que le pueda brindar su socio tecnológico y tome la mejor decisión.
CIO, Perú