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Trece errores comunes en ERP y cómo evitarlos

[18/04/2012] Con un costo de ciento de millones de dólares y con cientos de horas de trabajo para su implementación, los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son inversiones enormes de dinero, recursos y tiempo. Y mientras que una implementación exitosa de ERP puede ayudar a que su organización racionalice el flujo de trabajo y corte los costos, un despliegue de ERP mal planificado e implementado puede llegarle a costar caro, en términos de pérdida de productividad y retrasos.
Para ayudar a asegurar que su implementación de ERP sea un éxito, o al menos minimizar los problemas potenciales, CIO.com encuestó a docenas de expertos en ERP (ejecutivos de TI, consultores y proveedores de ERP), pidiéndoles que describan los errores más comunes que cometen las organizaciones y cómo evitarlos o resolverlos. Los 13 errores ERP más citados y sus soluciones aparecen a continuación.
Error ERP # 1: La mala planificación
La planificación es absolutamente necesaria si desea que su proyecto de ERP tenga éxito", señala Erik Kaas, vicepresidente de gestión de productos ERP de mercado medio de Sage productos. "Simplemente no puede implementar ERP a la volada".
Kevin Beasley, CIO de VAI, un proveedor de software ERP y soluciones para el mercado medio y las organizaciones de nivel empresarial, está de acuerdo. "Muchas organizaciones no hacen la suficiente planificación antes de comenzar una evaluación de software ERP", comenta. "Esto a menudo lleva a la confusión, porque no podrán entender completamente sus procesos actuales y cómo evolucionarlos para maximizar los beneficios empresariales y la eficiencia".
Para resolver este problema, las organizaciones deben llevar a cabo una auditoría interna de la totalidad de sus procesos y políticas antes de elegir un sistema ERP. Además, Beasley recomienda armar un equipo de evaluación ERP compuesto por partes interesadas de toda la empresa. Y, si siente que no tiene la capacidad interna de evaluar adecuadamente los sistemas ERP, considere contratar a un técnico experimentado de otro fabricante, consultor de un proveedor neutral, que tenga experiencia en la implementación de soluciones ERP en empresas de su área.
Error ERP # 2: No investigar adecuadamente los antecedentes de los proveedores de ERP
"Muchos de mis mejores clientes son capturados por el equipo de marketing del proveedor; sin embargo una vez que la implementación se completa, se sorprenden por las restricciones de funcionalidad del sistema, la falta de capacidades, y el impacto en las mejores prácticas internas existentes", señala Shawn Casemore, presidente de Casemore & Co., que ayuda a mejorar el rendimiento operativo de sus clientes. Su consejo: siempre pida referencias. Solicite los nombres de al menos tres empresas "que estén en su sector de actividad, con las que pueda ponerse en contacto y discutir el programa. A continuación, llame y discuta las características, funciones y desafíos", señala. Si el vendedor no puede proporcionar al menos tres nombres. "Deséchelo", a menos que quiera ser un conejillo de indias.
Error ERP # 3: No comprender o utilizar las funciones clave
"En nuestra encuesta anual de ERP, solo el 46% de los encuestados reportaron haber tenido una buena comprensión de las características que se utilizan en su sistema ERP", señala John Hoebler, director general de MorganFranklin Corp., una empresa de consultoría de negocios y soluciones de tecnología. "Esto es sorprendente, teniendo en cuenta los millones que invierten las empresas en sus sistemas ERP. Sin conocer las características, las empresas pierden oportunidades para automatizar procesos de negocio, completar funciones rápidamente, y cumplir con los objetivos de negocio", señala. Además, "las actualizaciones, mejoras y mantenimiento son más costosas y tienen menos probabilidades de tener éxito".
Para resolver este problema, Hoebler sugiere la creación de una lista maestra con todas las características, el seguimiento de su uso, y la revisión periódica de la lista para determinar qué características están siendo utilizados y cuáles son las más beneficiosas. "Este catálogo de conocimiento puede, entonces, ser utilizado para capacitar a los nuevos empleados, escribir scripts de prueba, y ayudar con los requisitos de auditoría, cumplimiento y presentación de informes", señala.
Error ERP # 4: Subestimar el tiempo y los recursos necesarios
"Todas las empresas subestiman el tiempo y los recursos necesarios para implementar un nuevo sistema ERP", sostiene James Mallory, director de marketing en e2b Teknologies ¿Cómo se puede calcular el tiempo necesario? "El tiempo necesario puede calcularse dividiendo el costo del software entre 100", explica. "Por ejemplo, 20 mil dólares de software tendrá aproximadamente 200 horas-hombre o cinco semanas para implementarse con un consultor certificado. Duplique esa cifra si planea implementar el sistema por su cuenta con una asistencia profesional mínima". Además, Mallory hace hincapié en la importancia de asignar un gerente de proyecto dedicado.
Error ERP # 5: No tener a las personas adecuadas en el equipo desde el principio
"Muchas veces, las organizaciones no traen a la gente adecuada desde el inicio de una implementación de ERP", señala Beasley. "La implementación de ERP es uno de los mayores proyectos que una organización puede llevar a cabo, y por lo tanto, se pueden cometer errores y los planes pueden ser abandonados si los actores adecuados no están involucrados en todos los aspectos del proceso de toma de decisiones", añade. Por ejemplo, muchas organizaciones se centran en conseguir la aprobación ejecutiva, en lugar de reunir a los participantes clave de toda la organización, de finanzas, operaciones, manufactura, compras y almacén, además de las TI. El beneficio: empleados que están activamente comprometidos con la implementación de ERP, que tienen una inversión en hacer las cosas bien, desde el principio.
Error ERP N º 6: no establecer prioridades
"Al implementar un sistema ERP, la cosa más importante que uno puede hacer para minimizar los retrasos y acelerar el tiempo de realización es reducir la multitarea o multitasking", señala Yoav Ziv, vicepresidente de Realization, un especialista en gestión de proyectos. "La gente trabaja mucho más lento cuando se están haciendo malabarismos con múltiples tareas y cambiando engranajes constantemente", argumenta. Por lo tanto, la creación de un sistema de prioridades debe ser una prioridad para los gerentes de TI. "El sistema de prioridades no solo debe indicar cuándo hacer las tareas, sino que también debe proporcionarle a los administradores las cuestiones que necesitan para resolverlas, por la prioridad", añade. Además, "Los administradores de la aplicación ERP necesitan implementar un proceso de resolución de problemas riguroso para actuar sobre las señales y eliminar problemas de forma inmediata con el fin de evitar demoras".
Error ERP # 7: No invertir en la formación y gestión del cambio
"La falta de formación adecuada es una de las razones más comunes por las que fallan los proyectos de ERP, y también puede dar lugar a empleados que se resisten al nuevo sistema porque no lo entienden", explica Kaas. "Asegurarse de que los empleados tienen la oportunidad de sentirse cómodos con el nuevo sistema antes de que se publique va a hacer maravillas para sus posibilidades de éxito de ERP". Kevin Herrig, presidente y CEO de GSI, un especialista en software de ERP con un enfoque principal en los productos JD Edwards de Oracle agrega: "si usted no hace que la capacitación y la comunicación frecuente con los usuarios sea una de las principales prioridades, terminará siendo dueño de una versión muy cara de Excel".
Error ERP # 8: Subestimar la importancia de los datos precisos
El sistema ERP es tan bueno como los datos que están en él. Por lo tanto, si desea que su implementación de ERP tenga éxito, "es imperativo que una adecuada programación y parámetros de procedimiento se pongan en marcha, desde el principio, para minimizar la probabilidad de errores", sostiene Martin Levesque, director de Professional Services, iDatix, un proveedor de soluciones de gestión de documentos y flujo de trabajo.
Error ERP # 9: Tomar el enfoque fregadero de la cocina
"No importa cuán poderoso o flexible sea un sistema ERP, no será capaz de absorber toda la lógica empresarial", explica Akan Iza, arquitecto de software en NetFoliage, una firma de desarrollo de sitios web. "Uno de los errores más comunes realizados durante las implementaciones de ERP es asumir que el ERP puede ser utilizado para ejecutar un end to end del negocio", señala. "Para evitar este costoso error, las empresas deberían centrarse en la implementación de ERP para optimizar la cadena de valor y rastrear costos. Todo lo demás debe ser un objetivo secundario".
ERP Error # 10: No dejar fuera de servicio a las aplicaciones heredadas
"Si las organizaciones no trabajan activamente para desmantelar las aplicaciones durante la implementación, el resultado final es un ERP con todas las aplicaciones heredadas originales dentro", afirma John Picciotto, director de modernización y optimización de aplicaciones en Accenture. "El resultado final es otra pieza de software a la que le está pagando el mantenimiento y la ayuda, paga por hardware y actualizaciones, y paga por las interfases en el ERP central", cuando el punto de conseguir un sistema ERP era el flujo de trabajo y reducir los costos y los residuos.
Error ERP # 11: No tener un entorno de prueba de carga activa
"No será capaz de ver los verdaderos resultados de los cambios sobre la base de un par de usuarios de prueba", señala Herrig. "Debe ser capaz de simular la carga de usuarios con el fin de ver los efectos reales de los cambios y evitar costosos tiempos imprevistos de inactividad".
Error ERP # 12: Hacer caso omiso de alternativas de soporte de terceros
"Muchas empresas insisten en el soporte premium de los proveedores, a pesar de que las tasas de mantenimiento se encuentran en su punto más alto de todos los tiempos y se puede obtener el mismo nivel de servicio de un proveedor de soporte técnico de terceros", señala Jon Winsett, CEO de NPI, una consultora de gasto de gestión TI que trabaja con las empresas de Fortune 1000. "Las empresas deben explorar todas las opciones de soporte, que van desde los proveedores de soporte híbridos que trabajan directamente con su proveedor para prestar el servicio, así como los proveedores que trabajan independiente del programa de su proveedor", añade. "Una alternativa de soporte de terceros puede reducir fácilmente los costos de soporte de un 30% o un 50%".
Error ERP # 13: No tener una estrategia de mantenimiento
"Los clientes que no realizan el mantenimiento preventivo no están aprovechando al máximo su inversión en ERP y sus dólares de mantenimiento", afirma Marco Valencia, vicepresidente de la oficina de actualizaciones para América del Norte y América Latina de SAP América, Inc. "Al no aplicar el mantenimiento, los sistemas se volverán rápidamente obsoletos (desde una perspectiva técnica) al igual que sus procesos de negocio". Además, señala, es importante "mantener el núcleo al día, con los cambios legales aplicados adecuadamente para evitar posibles problemas", y con mejoras en la tecnología de instalación, los clientes experimentan solo interrupciones temporales en la aplicación de paquetes de soporte.
¿Tiene un error de ERP y su solución que no haya sido abordada en este reportaje y que quiera compartir? Por favor, deje un comentario.
Jennifer Lonoff Schiff, CIO.com