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Herramientas de colaboración empresarial

TI debe proporcionarlas

[19/04/2012] Las tecnologías emergentes -como la computación en la nube-, y la crisis económica de los últimos cinco años, han puesto una enorme presión sobre las empresas para que transformen sus procesos de negocio con el fin de hacerlos más ágiles, más eficientes y más competitivos. La mayor colaboración entre los trabajadores dispersos geográficamente y con los socios comerciales se ha convertido en la norma. Sin embargo, la lentitud de muchas herramientas de colaboración empresarial ha llevado a que muchos trabajadores recurran a canales de colaboración inseguros como el correo electrónico y servicios de intercambio de archivos para consumidores.
"En los últimos 24 meses, hemos visto que las empresas están creciendo de nuevo después de la crisis económica", señala Fahim Siddiqui, director de productos en IntraLinks, un proveedor de herramientas de colaboración empresarial basadas en la nube que nació en el espacio de los servicios financieros. "Hay más y más de una necesidad y un deseo de colaborar de manera flexible con los socios comerciales. Las empresas que están creciendo, no salen corriendo a contratar 20 nuevos empleados. Ellas encuentran un socio en la cadena de valor, que puede ser más flexible y puede realizar trabajo para ellos. Tan pronto como esto sucede, hay una necesidad crítica para el intercambio de información".
La necesidad de la colaboración empresarial
A nivel mundial, el 46% de las empresas sienten la necesidad de compartir información crítica del negocio con los socios, incluidos los proveedores y consultores, de acuerdo con una encuesta de febrero del 2012 a los responsables de TI realizada por Harris Interactive. Y, sin embargo, el 68% de las empresas todavía utilizan el correo electrónico para intercambiar archivos dentro o fuera de la empresa, y el 59% de las empresas han experimentado problemas cuando se trata de intercambiar archivos de gran tamaño dentro o fuera de la empresa.
Muchas compañías tienen las herramientas de colaboración en su lugar -SharePoint de Microsoft es el estándar de facto en los EE.UU. Sin embargo, SharePoint no fue diseñado con la colaboración en mente más allá del firewall, y permitirlo es difícil en el mejor de los casos.
"Cada gran empresa ya dispone de un ecosistema de colaboración de alguna forma", comenta Daniel Von Weihe, co-fundador y vicepresidente de marketing de producto de SkyDox, una plataforma de colaboración en la nube para compartir archivos de grado empresarial. "Por lo general está pegado al sistema de correo electrónico. Lo que ha estado ocurriendo durante los últimos años es que estos sistemas simplemente no se han mantenido con la explosión de las tecnologías de colaboración orientadas al consumidor. Constantemente aumenta la presión para tomar ventaja de estas tecnologías. La mayoría de los ecosistemas tradicionales que se han construido, simplemente no tienen la posibilidad o la capacidad de trabajar con facilidad cuando su grupo trabaja con la gente fuera del firewall corporativo. SharePoint se puede configurar para permitir el acceso a las personas que pueden formar parte del grupo de colaboración, pero no en el servidor de seguridad. Sin embargo, los usuarios de negocios encontrarán que es difícil conseguir nombres de usuario y contraseñas suministrados para la gente fuera del servidor de seguridad y se dan por vencidos".
Y añade: "Estas organizaciones han hecho una gran inversión en estas tecnologías de clase empresarial con la protección de la seguridad y la propiedad intelectual como su objetivo número uno. Es muy difícil que se abran a los demás. Incluso los empleados remotos tienen dificultades para gestionar el régimen que usted tiene para pasar a la gestión de documentos detrás del firewall".
Los trabajadores sacan la vuelta a TI para permitir la colaboración
Frente a la necesidad de colaborar con los trabajadores más allá del firewall corporativo, pero luchando con las herramientas de colaboración empresarial proporcionados por TI, los empleados le sacan la vuelta a TI. Harris Interactive encontró que el correo electrónico es la herramienta más utilizada, pero las tecnologías FTP, orientadas al consumidor como Dropbox, unidades flash, DVD e incluso las impresiones y los faxes son herramientas comunes que los trabajadores aprovechan para hacer su trabajo.
"Una de las cosas que está pasando en el mundo de hoy es que los usuarios finales están desesperados por compartir la información. A veces se auto prestan la información", señala Whitney Tidmarsh Bouck, gerente general de la empresa Box, el brazo enfocado a la empresa del servicio de colaboración e intercambio de archivos basado en la nube, Box.
La creciente adopción de teléfonos inteligentes y tablets como la iPad también está desempeñando un papel importante. Los trabajadores quieren ser capaces de hacer su trabajo con estos dispositivos, a veces están dispuestos a pasar por alto TI para cargar documentos y otros archivos en sus dispositivos.
"La colaboración, la nube y los dispositivos móviles se encuentran en el caldo de cultivo de la convergencia en este momento", afirma Tidmarsh Bouck, quien explica que Box Enterprise hace mucho de su negocio con una fuerza de venta que negocia en sus computadoras portátiles a favor de las tablets, y con trabajadores que pasan la mayor parte de su tiempo en el campo, como auditores, trabajadores agrícolas, pilotos y trabajadores de la construcción.
¿Sabe usted dónde están sus datos?
Para TI y las organizaciones que representa, esta tendencia presenta una serie de dificultades - algunas de ellas obvias, como la seguridad, la prevención de la pérdida de datos y el cumplimiento de las cuestiones - y algunas de ellas quizá no tanto, como el control de versiones.
"¿Dónde están los datos de una organización típica? Como usuarios individuales, tendemos a almacenar los datos en muchos lugares diferentes: laptops, memorias USB, computadoras de escritorio del hogar. Los datos tienden a estar en distintas ubicaciones en muchas plataformas diferentes", afirma Michael Osterman, analista principal de Osterman Research. "Encontramos que los datos están creciendo en varios lugares diferentes. Los datos no están centralizados en ninguna organización".
Esto ocurre debido a la conveniencia, señala Osterman. Pero lo que es conveniente para el individuo puede convertirse en un enorme dolor de cabeza para la empresa.
"Esa data es ahora de difícil acceso", agrega Osterman, teniendo en cuenta los estragos que podría causar en el caso de eDiscovery, auditorías regulatorias, evaluaciones de los primeros casos de despido injustificado o casos de responsabilidad de productos y similares. "Es muy difícil. Los altos directivos quizá ni siquiera sepan que esos datos están ahí".
El problema se agrava por el hecho de que muchas organizaciones dejan el archivo y retención en manos de usuarios individuales, señala Osterman. Con más de 10 mil leyes en los EE.UU. que especifican que la retención de los diferentes tipos de expedientes, la imposibilidad de realizar un seguimiento de los documentos, acceder a ellos, alterarlos y hacer que expiren podría presentar un riesgo enorme para la empresa.
"Si entramos en su empresa hoy en día, y analizamos dónde está su información, y, más importante, de qué información se trata, es probable que un pequeño porcentaje sean los registros que lo que usted debe tener, tal vez 5%", señala Darren Lee, vicepresidente de gestión y archivo del proveedor de seguridad como servicio Proofpoint. "Un porcentaje más elevado sería de documentos que impulsan el negocio, como hojas de cálculo, tal vez del 15% al 20%. El resto es información que ya no aporta valor al negocio; Ya no es un activo. En el mundo de un balance de la información, si no es un activo, solo puede ser otra cosa: una responsabilidad".
"Sus propios datos se despliegan a través de sistemas diferentes", agrega Von SkyDox de Weihe. "Cada vez es más difícil encontrar la versión más reciente de un documento. Se pierde la capacidad de búsqueda federada. Como una persona de negocios, su capacidad de reciclar su propio trabajo se reduce considerablemente cuando los esparce a través de todos estos sistemas diferentes".
Y sin embargo, la voluntad de los trabajadores por recurrir a canales no seguros para colaborar, deja en claro que esa colaboración tiene que seguir adelante. La encuesta de Harris Interactive encontró que el 83% de los empleados reconocen que es importante proteger la propiedad intelectual y mantenerla segura. Pero incluso con esa comprensión, los empleados siguen recurriendo a canales inseguros para hacer su trabajo.
"Lo que realmente me sorprendió un poco es que ellos entienden lo sensible y crítica que es su propiedad intelectual, pero todavía lo están haciendo", señala Anthony Piniella, vicepresidente global de comunicaciones corporativas de IntraLinks. "Solo tienen que hacer lo que tienen que hacer. Los empleados de las empresas son conscientes de que están enviando cosas que son muy sensibles".
"Tiene que considerar la cantidad de dinero que una empresa invierte en su infraestructura y métodos de seguridad detrás del servidor de seguridad o firewall todos los días", añade Piniella, "y luego una vez que un empleado envía un e-mail, se pierden todas esas capacidades. Esa es la realidad. Puede gastar miles de millones de dólares para mantener su infraestructura segura y compatible, y una vez que un empleado envía un correo electrónico con un documento en él, todo ese dinero y esfuerzo no entran a consideración en el destino de ese documento".
Los vendedores tienen diferentes soluciones a estos problemas, pero coinciden en que TI debe trabajar con y no contra los empleados para permitir una colaboración más fácil y TI tiene que ayudar a que los empleados colaboren en las formas en que quieran colaborar. Por ejemplo, en lugar de prohibir el uso de correo electrónico para enviar archivos, proporcionar un conector directo a Outlook -transparente al usuario final- que reconoce cuando un documento sensible ha sido adjuntado a un correo electrónico, y luego lo cambia con el receptor de forma segura y vigila hacia dónde va.
"La solución es hacer que una plataforma en la nube sea una parte habilitada para el ecosistema interno", añade Von Weihe. "Nuestra perspectiva es que la clave aquí es llevar estas herramientas y tecnologías a los participantes ya existentes en el ecosistema. En lugar de presentar sus tecnologías compatibles con la nube como una alternativa a SharePoint o Microsoft Office, constrúyalas para integrarlas con esas herramientas".
Thor Olavsrud, CIO.com