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Diez trucos para mejorar la productividad

En Google Apps

  • 1. Cómo recibir una agenda diaria

    ¿Quieres darle un vistazo a su día antes de que comience? Google Calendar le da la opción de recibir un correo electrónico diario que detalla todas sus citas y reuniones. En general, el correo electrónico se le enviará alrededor de las 5 am. Hora local.
     
    Para recibir una agenda diaria, haga clic en el menú desplegable situado junto al calendario correspondiente, y seleccione Notificaciones. Seleccione la casilla de correo electrónico al lado de Agenda diaria en la sección llamada Elija cómo le gustaría ser notificado. A continuación, haga clic en Guardar.

    Kristin Burnham, CIO (EE.UU.)

  • 2. Cómo salir de Gmail de forma remota

    Si utiliza varias computadoras o dispositivos para iniciar sesión en Gmail y cree que se olvidó de cerrar la sesión, puede hacerlo de forma remota. Desplácese hasta la parte inferior de la bandeja de entrada: verá información sobre la hora y el lugar de la última actividad en su cuenta. Haga clic en Detalles para ver si su cuenta sigue abierta en otra ubicación.
     
    La página que aparece le muestra si su cuenta está abierta en otra ubicación, actividad reciente, (lo que incluye si se accede a través de un navegador, móvil, POP3 y así sucesivamente) la dirección IP y la fecha y hora. También puede salir de todas las demás sesiones desde aquí.

    Kristin Burnham, CIO (EE.UU.)

  • 3. Cómo acceder a Google Calendar sin conexión

    Si va a viajar y no tiene acceso a una conexión a Internet, puede acceder a su calendario. Para activar la conexión, debe descargar el navegador Google Chrome. Haga clic en el ícono de engranaje y elija la opción Sin conexión en el menú desplegable. Se le pedirá instalar la aplicación Google Calendar Web desde la Chrome Web Store.
     
    Una vez completada la instalación, una nueva pestaña de Chrome se abre y aparecerá el ícono de la aplicación Web Google Calendar. Haga clic en el ícono para ir a Google Calendar. Junto a Desconectado, debería ver un ícono verde con una marca de verificación. Esto indica que el calendario está sincronizado y listo para usarse sin conexión. Si el calendario se sigue sincronizando, verá un ícono verde giratorio.

    Kristin Burnham, CIO (EE.UU.)

  • 4. Cómo alertar a los demás cuando está de vacaciones

    ¿Se va de vacaciones? La característica fuera de la oficina de Gmail, llamada Vacation Responder, envía una respuesta automática cuando alguien le envía correo electrónico mientras está fuera.
     
    Para activarlo, haga clic en el ícono de engranaje y seleccione Configuración. Bajo la pestaña General encuentre Respuesta automática. Introduzca el asunto del mensaje que desea enviar a los que se pongan en contacto con usted a través de Gmail, escriba un mensaje, establezca el período de tiempo que va a estar fuera y haga clic en Guardar cambios.

    Kristin Burnham, CIO (EE.UU.)

  • 5. Cómo personalizar los rangos de tiempo del calendario

    Si por lo general no tiene nada programado a las 3 am. (Excepto dormir, con suerte), la opción Ocultar la mañana y la noche le permite personalizar su calendario para ver los eventos solo dentro del rango de tiempo de su elección.
     
    Haga clic en el ícono de engranaje en la vista de calendario, a continuación, seleccione Labs. Busque Ocultar la mañana y la noche, haga clic en Activar, y luego Guardar.
     
    En la vista principal del calendario, verá que hay una barra gris que aparece en la columna con las horas del día. Ajuste el intervalo de tiempo haciendo clic y arrastrando la barra en la parte superior a la hora de inicio deseada, y mueva la barra en la parte inferior a la hora de finalización deseada.

    Kristin Burnham, CIO (EE.UU.)

  • 6. Cómo chatear "off the record"

    Al utilizar la función de chat de Gmail, las conversaciones se almacenan automáticamente en el historial de chat de Gmail o en el historial de su contacto. Si está involucrado en una conversación que no desea almacenar, puede hacer que la conversación sea off the record.
     
    Haga esto haciendo clic en el menú desplegable de Acciones de la parte superior de la ventana de chat. Seleccione Off the record. Sin embargo tenga en cuenta que las personas con las que chatea pueden guardar sus conversaciones en su configuración de Gmail.

    Kristin Burnham, CIO (EE.UU.)

  • 7. Cómo agregar eventos a Google Calendar vía SMS

    Si se olvidó de programar una reunión o no tiene un buen servicio de Internet, no se preocupe: puedes agregar eventos a través de su teléfono móvil en unos pocos pasos.
     
    Desde su computadora, acceda a su cuenta de Google Calendar, haga clic en el ícono de engranaje en la parte superior derecha de su pantalla y seleccione Configuración. A continuación, haga clic en Configuración para móviles e inserta su información. Gmail enviará un código de verificación a su teléfono móvil, introduzca el código y haga clic en Finalizar configuración.
     
    Una vez completada la configuración, envíe eventos a su calendario mediante mensajes de texto con los detalles de su evento (por ejemplo, “cita con el dentista 13:00 20 de abril”) a GVENT (48.368). Recibirá un mensaje de texto de confirmación, y el evento aparecerá en el calendario.

    Kristin Burnham, CIO (EE.UU.)

  • 8. Cómo agregar, rápidamente, varios archivos adjuntos a un correo electrónico

    Si un correo electrónico que está enviando requiere que se añadan varios archivos adjuntos, hay una manera más fácil de seleccionar y cargar los archivos, que hacerlo uno por uno.
     
    Si desea enviar varios archivos desde la misma carpeta, mantenga presionada la tecla Ctrl (o la tecla Comando en Mac), y haga clic en cada archivo que quiera adjuntar a su mensaje. O, también puede mantener pulsada la tecla Mayús para seleccionar un grupo de archivos.
     
    Otra opción es hacer clic y arrastrar los íconos de archivos desde una carpeta o desde el escritorio directamente a la sección Adjuntar un archivo. Cuando lo haga, la zona se pondrá de color blanco y mostrará este mensaje: "suelte los archivos aquí para añadirlos como archivos adjuntos".

    Kristin Burnham, CIO (EE.UU.)

  • 9. Cómo aprender más sobre sus contactos

    El widget de personas en Gmail, situado en la parte derecha de sus mensajes, le muestra información contextual sobre las personas con las que está interactuando en Gmail.
     
    Haga clic en el nombre del contacto para ver la información tal como el nombre, dirección de correo electrónico y la ocupación; posts recientes de Google+ que su contacto haya publicado, a los que les puede dar +1 directamente desde Gmail; correos electrónicos recientes que le haya enviado su contacto; eventos de Google Calendar si el calendario de su contacto está compartido con usted; y Google Docs compartidos entre usted y el contacto.
     
    Para desactivar el widget de la gente, haga clic en el ícono de engranaje en la parte superior derecha y seleccione Configuración. En la pestaña General, seleccione Ocultar el widget de la gente. A continuación, haga clic en Guardar cambios en la parte inferior de la página.

    Kristin Burnham, CIO (EE.UU.)

  • 10. Cómo auto cancelar citas

    Si va a estar de vacaciones o sabe que tiene un compromiso previo, una herramienta muy útil en los laboratorios de Google Calendar es "la cancelación automática de eventos". Para activar esta función, haga clic en el ícono de engranaje en la parte superior derecha de su pantalla y seleccione Labs. Haga clic en Activar, y luego Guardar en la parte inferior de la página.
     
    Esta función le permite bloquear periodos de tiempo en su calendario cuando sepa que no va a estar disponible. Cuando alguien le envía una invitación para un evento durante este periodo de tiempo, Google Calendar automáticamente la rechazará.

    Kristin Burnham, CIO (EE.UU.)

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