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Haga que Gmail sea más potente y productivo

¿Pasa su vida en Gmail? Estos trucos y complementos harán el servicio de correo de Google más potente, productivo y agradable de usar.

  • Tome el control de su bandeja de entrada


    Por todo el tiempo que muchos de nosotros pasamos en Gmail, el servicio constituye esencialmente una casa virtual. Y como cualquier buen dueño de casa sabe, siempre hay algo que puede hacer para arreglar su espacio donde vive y hacer que funcione mejor.

    En el caso de Gmail, hay una gran cantidad de cosas por hacer, como configuraciones avanzadas que permiten adoptar características interesantes, así como también programas de terceros. El propio Google presentó recientemente una nueva interfase con pestañas que puede cambiar la forma de pensar acerca del correo electrónico. Pero eso es apenas arañar la superficie.

    Así que cave y trate algunas de estas mejoras para la bandeja de entrada que no han sido muy publicitadas. El valor de su “propiedad electrónica” se disparará -y su calidad de vida virtual mejorará.

    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • HelloSign

    Si es como yo, pierde mucho tiempo descargando archivos adjuntos en formato PDF, aplicando una firma electrónica y enviando los documentos de vuelta. Momentos de diversión, ¿verdad? Un pequeño y práctico plug-in llamado HelloSign hace que ese dolor de cabeza sea una cosa del pasado: HelloSign añade una ventana de inicio de sesión de Gmail cada vez que abre un archivo con un PDF adjunto. Haga clic en el mismo y, una vez que ha completado la configuración, puede arrastrar y soltar su firma donde quiera que deba ir, luego vuelva a grabar el documento y adjúntelo en la respuesta con un simple clic. Eso, amigos míos, es un nivel de comodidad para el cual me apunto. Mejor aún, HelloSign es gratis.

    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • Boomerang for Gmail

    ¿Alguna vez pensó que podría escribir un correo electrónico y programarlo para que se envíe en algún momento futuro determinado? Un add-on llamado Boomerang for Gmail le da el poder para hacer eso -y mucho más. Boomerang añade soporte de programación de mensajes a su correo electrónico, junto con la posibilidad de configurar recordatorios de seguimiento de mensajes. Le puede indicar a Boomerang, por ejemplo, que archive un mensaje y luego lo traiga de vuelta a la parte superior de la bandeja de entrada si no se recibe una respuesta después de cuatro días.

    Boomerang le da un máximo de 10 acciones por cada mes de forma gratuita, si quiere más, tendrá que pagar de cinco a 15 dólares mensuales por un plan de nivel superior.


    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • Etiquetas de Gmail

    Gmail no tiene carpetas tradicionales, pero tiene algo aún mejor: las etiquetas, lo que puede ayudar a mantenerle organizado y ahorrar tiempo. Mientras que las carpetas están generalmente limitadas por su propia naturaleza a una por mensaje, el sistema de organización de Gmail le permite aplicar tantas etiquetas como desee a un único correo electrónico -por lo que un correo electrónico puede tener la etiqueta de "facturas", por ejemplo, así como la etiqueta "de negocios". Puede personalizar fácilmente sus etiquetas y controlar cuáles se mostrarán en la barra lateral principal, así como cuáles se mostrarán en el menú de Etiquetas dentro de los mensajes; solo diríjase a Ajustes de Gmail para empezar.

    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • Direcciones personalizables


    Aquí está un pequeño secreto: Su cuenta de Gmail en realidad viene con numerosas direcciones de correo electrónico, todas las cuales van directamente a su bandeja de entrada. En primer lugar, se puede agregar un punto en cualquier lugar de su nombre de usuario para hacer una dirección única -cambiar johnsmith@gmail.com a john.smith@gmail.com o a jo.hn.sm.ith@gmail.com. En segundo lugar, se puede añadir un signo más y poner lo que quiera después de su nombre de usuario -johnsmith+banking@gmail.com, johnsmith+amazon@gmail.com, y así sucesivamente. Por último, puede intercambiar gmail.com por googlemail.com, los dominios son intercambiables para todas las cuentas. El poder real de esas opciones entra en juego con nuestro siguiente elemento....

    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • Filtros de Gmail

    La función de filtrado nativa de Gmail es una de las mejores maneras de evitar que su bandeja de entrada se convierta en una locura. Dentro de la configuración de los ajustes de Gmail, puede configurar reglas avanzadas para el procesamiento de los mensajes entrantes. Le puede indicar a Gmail que archive automáticamente determinados mensajes para que usted nunca los vea (pero los puede encontrar si los necesita) o que aplique automáticamente etiquetas específicas basadas en el remitente de un mensaje o en el asunto.

    Las direcciones personalizables mencionadas pueden ser muy útiles, también: es posible dar una dirección única al registrarse en un nuevo servicio, por ejemplo, con el fin de mantener el control sobre los mensajes que envía.


    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • Copy2Contact


    Google tiene un sistema de gestión de contactos robusto, pero su integración con Gmail a menudo deja algo que desear. Ahí es donde Copy2Contact entra en juego: La aplicación gratuita pone una caja especial en la barra lateral Gmail, una vez que está ahí, se puede destacar la firma de una persona dentro de un correo electrónico, se arrastra sobre la caja, y deja que Copy2Contact extraiga todos los detalles pertinentes y cree una nueva entrada en los contactos. Se colocará incluso de forma automática todos los datos de la persona en los campos correspondientes.

    Copy2Contact está actualmente disponible para uso gratuito con Gmail, aunque su fabricante señala que el precio puede cambiar en algún momento en el futuro.

    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • Tareas de Google

    A veces necesita una rápida lista de tareas -y Gmail en realidad tiene una, solo que está un poco escondida. Desde su bandeja de entrada principal de bandeja de entrada, pulse G, luego K para abrir la interfase de Tareas de Gmail. También puede hacer clic en la palabra "Gmail" en la parte superior izquierda de la pantalla para acceder a un menú desplegable con la misma opción.

    Puede añadir tareas directamente a su lista desde correos electrónicos, también: Solo tiene que pulsar Shift-T (o haga clic en el menú Más, a continuación, seleccione "Agregar a Tareas") mientras se visualiza un mensaje. Para acceder a las tareas en el camino, busque la tienda de aplicaciones de su teléfono, hay un montón de programas de terceros disponibles que ofrecen un acceso móvil práctico a la plataforma.


    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • Minimalista para todo


    Con los años, Google ha añadido una gran cantidad de desorden en Gmail -anuncios, reportajes, e integración de diversos servicios, que puede queno desee y que preferiría tener fuera de la pantalla. Si utiliza el navegador web Chrome, una extensión libre llamada Minimalist for Everything ofrece una manera fácil de limpiar la apariencia de su Gmail, y hacer la interfase más productiva para usted. Minimalist le da opciones para ocultar o modificar prácticamente todos los elementos de la interfase de Gmail, con su ayuda, puede crear una interfase de usuario limpia y fácil de usar que le permitirá centrarse en las cosas importantes y sin distracciones.

    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • AwayFind

    La mayoría de nosotros se ahoga en correo electrónico -y asegurarse de que el ojo capte el contenido importante es algunas veces más fácil de decir que de hacer. Un servicio llamado AwayFind pretende arreglar eso. AwayFind se asegura de que sabe cuándo recibe un correo electrónico importante mediante el envío de un aviso a través de texto, llamadas de voz, notificación de móvil, o un mensaje instantáneo. Usted le dice al servicio lo que es importante en base al remitente o asunto. Incluso puede configurar alertas sensibles al tiempo -si, por ejemplo, desea que se le notifique cuando una determinada persona le envía un correo electrónico en cualquier momento dentro de las próximas 48 horas.

    AwayFind ofrece un plan gratuito limitado y cobra de cinco a 15 dólares mensuales por sus servicios con todas las funciones.

     

    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • Priority Inbox

    Si la nueva bandeja de entrada con pestañas no es lo suyo, Google tiene otra manera de ayudarle a clasificar los mensajes mientras está sentado en su computadora: una característica nativa llamada Gmail Priority Inbox. Priority Inbox utiliza una variedad de variables para determinar qué mensajes entrantes son importantes para usted. Separa entonces los mensajes importantes de las cosas menos urgentes, y lo presenta todo en una sola pantalla para hacer su bandeja de entrada más fácil de manejar. También aprende con el tiempo, respondiendo a sus hábitos y estableciendo parámetros cuando arregla manualmente algo que el programa ya había ordenado.

    Puede activar Priority Inbox (y optar por utilizarlo en lugar de la próxima interfase con pestañas) en la configuración de Gmail.


    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • Atajos de teclado

    Una de las formas más sencillas de ahorrar tiempo es dejar de jugar un poco con el maldito mouse. Gmail tiene una serie de atajos de teclado que le permiten navegar rápidamente a través de sus mensajes -pulsar R para responder a un mensaje, por ejemplo, o C para redactar uno nuevo. Para activar los atajos de teclado, simplemente hay que activar la opción en la configuración de Gmail; una vez que está encendido, puede presionar ? desde cualquier lugar en el sistema para ver una lista completa de los comandos disponibles. Y si no está satisfecho con los accesos directos, puede cambiarlos, solo tiene que buscar la opción "Atajos de teclado personalizados" en la configuración de Gmail Labs.

    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • Las respuestas enlatadas

    Si sufre de un caso grave de déjà vu de escritura de correo electrónico, tiene que empezar a usar la función Canned Responses (respuestas enlatadas) de Gmail. Las respuestas enlatadas son plantillas sencillas que puede crear y luego insertar en los mensajes con un par de clics. Para comenzar, primero vaya a los ajustes de Gmail Labs y active la opciòn Canned Responses; luego cuando redacte un nuevo mensaje, haga clic en la flecha pequeña en el fondo de la ventana, y seleccione Canned Responses. La monotonía nunca ha sido tan vencible.

    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • ToutApp

    Para herramientas de plantillas aún más avanzadas pruebe ToutApp -una aplicación basada en navegador que trae la automatización de nivel empresarial a su bandeja de entrada de Gmail. ToutApp pone botones de un solo clic en la ventana de redacción Gmail para pegar en las plantillas de formato completo con archivos adjuntos opcionales. Incluso, sobre la marcha, rellenará por usted los campos predefinidos, como el primer nombre de su destinatario. ToutApp también proporciona mecanismos para organizar su bandeja de entrada, dar seguimiento de mensajes después de ser enviados, y para la integración con plataformas de CRM como Salesforce. El servicio comienza en 30 dólares al mes.


    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • Panel de vista previa


    ¿Desea tener su panel de vista previa el estilo de Outlook que ofrece una ventana permanente de vista del mensaje? No tema: Gmail realmente tiene formas de conseguirlo. La función Preview Panel de Gmail hace exactamente lo que está pensando: divide su bandeja de entrada por la mitad, dejando la lista de mensajes en la izquierda y coloca una ventana de vista a la derecha. Un ícono en la parte superior de la pantalla le permite encender o apagar la ventana de visualización; también ofrece una opción para cambiar a una configuración horizontal, si lo prefiere. El panel de vista previa de Gmail puede ser activado dentro de los ajustes de Gmail Labs.

    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • Gadgets Gmail


    Seamos realistas: para la mayoría de nosotros, la barra lateral a la izquierda de la interfase web de Gmail es una gran cantidad de espacio desperdiciado. Con Gadgets de Gmail, puede hacer que ese espacio trabaje para para usted: Comience abriendo la configuración de Gmail Labs. Allí, encontrará opciones para activar los gadgets de la barra lateral tanto para Google Calendar y Google Docs. También puede activar la opción de "Añadir cualquier gadget mediante URL” que coloca una nueva sección dedicada de Gadgets en los principales ajustes de Gmail. Esa sección le permite agregar cualquier gadget de terceros compatible (vea esta lista para probar unos cuantos muy interesantes).

    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • Contenido incrustado

    ¿Por qué hacer clic para abrir vínculos y archivos adjuntos cuando se pueden ver a la derecha dentro de su bandeja de entrada? Puede que no se haya dado cuenta, pero Gmail le permite ver toda clase de contenido sin siquiera dejar el mensaje en el que está mencionado.

    Diríjase a ajustes de Gmail Labs nuevamente, y busque todas las nuevas características con “In Mail” en su título. Encontrará opciones para activar, dentro de los mensajes, la visualización de documentos, hojas de cálculo, y presentaciones, así como mapas, mensajes de voz de Google Voice, y fotos de Flickr y Picasa.


    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

  • Silencio

    Todos hemos estado allí -con una lista de destinatarios de un mail comunitarios que se reenvía múltiples veces y no tiene cuando acabar. Buenas noticias: Gmail tiene una herramienta para ayudarlo a excusarse de entrar en esas conversaciones. La próxima vez que reciba un mensaje con múltiples destinatarios, haga clic en el botón Más en la parte superior de la pantalla y seleccione Mute (silencio). Gmail entonces mantendrá el mensaje archivado, fuera de su bandeja de entrada, aun cuando lleguen nuevos correos, a menos que algo cambie en la conversación y llegue un mensaje dirigido solo a usted. No se preocupe, no le diremos a nadie.


    JR Raphael, InfoWorld (EE.UU.)

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