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10 consejos de Evernote para organizar su información

Si es un principiante de Evernote o un orgulloso usuario experto, estos 10 consejos pueden llevar su toma de notas digital a un nuevo nivel de productividad.

  • Cómo hacer que Evernote sea adecuado para usted

    No es demasiado tarde para establecer nuevos objetivos de negocio para el 2017. De hecho, habiendo pasado las vacaciones ajetreadas, ahora es un buen momento para concentrarse en lo que espera lograr este año.

    Uno de mis objetivos es aprender nuevas formas de usar Evernote para la productividad. Ya es mi aplicación favorita para guardar artículos de la web y organizarlos en cuadernos. Pero el servicio freemium multiplataforma es capaz de mucho más. Así que le pedí consejos a los usuarios expertos de Evernote sobre cómo organizarse mejor este 2017, usando Evernote. Aquí se muestra un conjunto de maneras inteligentes, y a veces inesperadas, de usar etiquetas, cuadernos, índice de contenido y otras herramientas de Evernote para agilizar sus flujos de trabajo.

    James A. Martin, CIO (EE.UU.), 2/febrero/2017, Crédito foto: Thinkstock

  • 1. Guarde sus metas en Evernote y compártalas

    Puede escribir sus metas en Evernote y compartirlas con otras personas, según Joshua Zerkel, director de Evernote de la comunidad mundial. "Cuando comparte sus metas con personas que normalmente lo ayudan, está diciéndoles que ha decidido hacer cambios importantes e invitándolos a alentarlo".

    "Es importante establecer objetivos para ver el progreso durante el trimestre y el año", indica Zerkel. Después de escribir los objetivos como notas de Evernote, debería compartirlos colectivamente en un cuaderno. "Esto ayuda a que los miembros del equipo sean responsables, y ofrece más colaboración para ayudar a otros a cumplir sus metas (como otros miembros en mi equipo de la comunidad)".

    Aquí se muestra una guía rápida sobre cómo compartir notas.

    James A. Martin, CIO (EE.UU.), 2/febrero/2017, Crédito foto: Joshua Zerkel

  • 2. Cree ‘Evernotes’ detallados sobre candidatos de trabajo

    Al entrevistar a los candidatos, tome notas que incluyan los puntos clave del solicitante, así como la lista de acciones de seguimiento, indica Nicholas Kinports, vicepresidente ejecutivo de estrategia para NOTICE, una agencia de contenido social. "Esto me ayuda a rastrear lo que esperamos recibir del candidato, y si la respuesta coincide con la discusión", comenta.

    También puede agregar a las notas los currículos en PDF de los candidatos, que pueden ser buscados por palabras claves (una cuenta de Evernote Premium de 70 dólares por año es necesaria para buscar archivos PDF), así como cartas de oferta. Además, puede compartir las notas con colegas para obtener información adicional. Guardar las notas de los candidatos le ayuda a tomar mejores decisiones de contratación y puede ser útil en el futuro, si vuelve a encontrarse con un solicitante pasado, señala Kinports.

    Aquí se indica cómo guardar archivos PDF en Evernote.

    James A. Martin, CIO (EE.UU.), 2/febrero/2017, Crédito foto: Nicholas Kinports

  • 3. Utilice las plantillas de Evernote como instrucciones al hablar con los clientes

    Las plantillas de Evernote son un gran ahorro de tiempo y pueden ayudarlo a ser consistente en sus interacciones con los clientes, según Melissa Ward, socio director de la empresa de diseño web y marketing digital NewWard Development. También pueden ayudarle a recordar lo que necesita hacer durante esas interacciones.

    Ward creó un cuaderno de Evernote llamado "Plantillas", que incluye formularios para el registro de clientes, para personas de marketing, publicaciones de blogs y un calendario de marketing. "Cuando quiero crear una nueva nueva nota sobre la admisión de clientes, me dirijo a la plantilla necesaria, presiono 'seleccionar todo', creo una nueva nota en mi cuaderno de clientes, y pego la plantilla adentro”. La plantilla le indica qué preguntas hacer a los nuevos clientes, y ella comparte las notas con los clientes para que también puedan agregar información.

    James A. Martin, CIO (EE.UU.), 2/febrero/2017, Crédito foto: Melissa Ward

  • 4. Cree contactos detallados con Evernote y LinkedIn

    "El networking es parte importante del crecimiento de un negocio, y a veces es difícil llevar un seguimiento continuo de los datos de contacto de los posibles clientes", indica Mike Everett, jefe de reconocimiento de Layer 8 Recon, una empresa de medios sociales e investigación privada.

    Además, Everett escanea rápidamente las tarjetas de visita con la aplicación Evernote para iOS, una característica que cree que "no muchos usuarios conocen". (El análisis de las tarjetas de visita también funciona con Evernote de Android.) Una vez completado el análisis, puede agregar una persona a la base de datos de los contactos de su teléfono, o ponerse en contacto con ellos directamente desde Evernote a través de SMS, correo electrónico o llamada. Si está conectado a LinkedIn, Evernote busca y extrae de manera automática información del perfil de LinkedIn del contacto.

    Aquí se indica cómo escanear tarjetas de visita en Evernote usando Un teléfono inteligente.

    James A. Martin, CIO (EE.UU.), 2/febrero/2017, Crédito foto: Evernote

  • 5. Utilice Scannable para digitalizar documentos

    Aquí hay un consejo de Evernote de parte mía: Use la aplicación gratuita Scannable (solo iOS) para convertir rápidamente documentos en papel a PDF, que pueden ser guardados en Evernote, enviados por correo electrónico o importados a Dropbox, iCloud, OneNote, Google Drive u otra aplicación instalada.

    El proceso de escaneado es rápido. Solo apunta la cámara de su iPhone a un documento y Scannable automáticamente captura y recorta (si es necesario) la página. Si se trata de un documento de varias páginas, puede mover la primera página fuera del alcance de la cámara luego de haber sido capturada y reemplazarla por páginas adicionales. Los escaneos son limpios y legibles. También puede capturar pizarras blancas, recibos y tarjetas de visita.

    Sin embargo, Scannable carece de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), por lo que es importante utilizar palabras clave descriptivas al nombrar los documentos.

    James A. Martin, CIO (EE.UU.), 2/febrero/2017, Crédito foto: James A. Martin

  • 6. Divida las tareas en cuadernos y establezca recordatorios

    "Uso Evernote todos los días para estar al tanto de las tareas", anota Valerie Streif, asesora senior de Mentat, un servicio para los demandantes de empleo. "Separo las diferentes áreas de tareas, como la creación de contenido, las respuestas a consultas de reporteros y a las preguntas de los clientes, en cuadernos individuales". A partir de ahí, Streif utiliza la lista de verificación y los recordatorios de Evernote para crear listas con alertas para las categorías de tareas.

    "Las alertas de recordatorio son especialmente importantes para mí, pues cuando trabajo a distancia, es fácil olvidar fechas límite importantes", anota Streif. También recomienda compartir las listas de tareas con otros miembros de su equipo, lo que puede ser "increíblemente beneficioso si muchos empleados trabajan a distancia, o si es difícil organizar una reunión entre departamentos".

    James A. Martin, CIO (EE.UU.), 2/febrero/2017, Crédito foto: Valerie Streif

  • 7. Conecte Evernote a su sistema de gestión de proyectos

    "Tomo muchas notas de reuniones en Evernote", señala Sean Linehan, director de producto en la empresa de logística de transporte de mercancías Flexport. "Pero mi equipo no gestiona proyectos en Evernote. Esto crea una desconexión entre el lugar donde estoy grabando la información y desde donde mi equipo accede a la información".

    ¿Una solución? Podría conectar Evernote al sistema de gestión de proyectos de su equipo utilizando Zapier, una aplicación freemium y plataforma de automatización de flujo de trabajo. Usando Zapier puede conectar Evernote a Trello, Asana, Slack y JIRA, utilizadas por Flexport. Después de configurar la integración de JIRA-Evernote de Zapier, debe crear un cuaderno de Evernote llamado "JIRA". "Cuando cree una nota útil para su equipo, muévala al cuaderno JIRA, y Zapier lo creará automáticamente como una tarea en JIRA", anota Linehan.

    James A. Martin, CIO (EE.UU.), 2/febrero/2017, Crédito foto: Zapier

  • 8. Utilice la Tabla de contenido de Evernote para organizar la información

    La incorporación de nuevos empleados, especialmente aquellos que trabajan de forma remota, puede ser un desafío, según Ian Howells, fundador de LawFirm.hosting, que ofrece alojamiento de WordPress para firmas de abogados. Sin embargo, puede organizar notas para la capacitación compartidas para los miembros del equipo, utilizando la Tabla de contenido de Evernote (TOC, por sus siglas en inglés).

    Un TOC es una nota con enlaces a otras notas, y hace que sea fácil para los nuevos empleados o contratistas obtener la información que necesitan rápidamente, afirma Howells. Puede agregar un TOC a cualquier cuaderno. Para crear uno, seleccione las notas que desea incluir y, luego, haga clic en el botón "Crear nota de tabla de contenido" en el menú resultante.

    Los TOC también son útiles para organizar arreglos de viaje y otra información.

    James A. Martin, CIO (EE.UU.), 2/febrero/2017, Crédito foto: Evernote

  • 9. Supervise el progreso moviendo notas entre los cuadernos

    Evernote puede ayudarle a seguir el progreso de los proyectos, negocios, candidatos de trabajo y más, mediante la creación de cuadernos y el movimiento continuo entre ellos, según Frank Gerber, consultor de Evernote.

    Por ejemplo, si está supervisando el progreso de un acuerdo potencial, puede crear una nota sobre el acuerdo y colocarla en la Bandeja de entrada de Evernote. Cuando esté listo para que otros puedan entrar, simplemente arrastre la nota a un cuaderno de "Needs Discussion " y luego compártalo con sus colegas para obtener comentarios. Alternativamente, puede arrastrar la nota a un cuaderno "Reject - Not a good fit" o "Reject - Consider later", si el acuerdo no le parece prometedor. La idea es crear cuadernos para cada etapa de un proceso, y luego mover notas entre ellos para indicar el estado.

    James A. Martin, CIO (EE.UU.), 2/febrero/2017, Crédito foto: Frank Gerber

  • 10. Supervise el progreso y el estado utilizando etiquetas de Evernote

    "Un típico error cometido por los usuarios de negocio es crear un único cuaderno compartido para toda la empresa y acomodar docenas o incluso cientos de notas dentro de este", señala Olga Tsubiks, un profesional independiente experto en marketing, análisis de datos y visualización. "Un mejor enfoque es configurar un cuaderno por proyecto y usar etiquetas para administrar flujos de trabajo".

    Por ejemplo, todas las tareas pendientes podrían ir en un cuaderno llamado "Administración de tareas". En éste, puede agregar una de dos etiquetas a cada nota: "para hacer" o "hecho". Para tareas más grandes, cree un "Cuaderno de gestión de proyectos" y etiquete las notas con "para hacer", "en curso" o "hecho". Así va a poder ordenar y buscar las tareas según su estado, utilizando las etiquetas agregadas, señala Tsubiks.

    James A. Martin, CIO (EE.UU.), 2/febrero/2017, Crédito foto: James A. Martin

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