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Reportajes y análisis

El caso de éxito

La sexta exposición fue la que realizó como caso de éxito Mateo San Román, director de Tecnologías de Información y Estadística del Ministerio del Interior. El funcionario explicó paso a paso la implementación de una solución de inteligencia de negocios en la administración pública.
En primer lugar, el objetivo que se buscaba era satisfacer las necesidades de la entidad generando y ejecutando proyectos de forma oportuna, además de administrar y controlar los proyectos y necesidades en curso. Se necesitaba, adicionalmente, resultados tangibles en el corto plazo.
Para ello se formó una estrategia que consistía en identificar procesos y actores relevantes, sistematizar el soporte a la toma de decisiones y generar métricas de eficiencia.
La problemática que se encontró abarcaba tres campos. El primero de ellos era la dispersión; es decir, había una gran cantidad de esquemas de información, tanto estructurados como no estructurados, complejidad en la recopilación de datos, inexistencia de la correlación entre sistemas, imposibilidad de alterar los sistemas, información replicada e inconsistente y sistemas orientados funcionalmente.
Otra de las problemáticas fue la consolidación, la cual implicaba la identificación de los repositorios de información relevantes, la creación de procesos automatizados para la recopilación de información en un repositorio central, y relacionar los registros con códigos generados y consultas en tiempo de recopilación.
La tercera problemática fue la planteada por la falta de disponibilidad de la información. Ésta se presentaba en forma de reportes que se generaban a demanda y de acuerdo a una visión funcional determinada; además, la información era básica y se consideraba un activo del área de informática y estadística. Por último, la información se presentaba en hojas de cálculo, las cuales permiten el ordenamiento y filtrado de la misma, pero no la navegación en el nivel de detalle.
Ante estas problemáticas se decidió desplegar una solución de BI empleando la información del repositorio generado. Con la solución se mantiene un registro compartido de la información único que puede ser visto dinámicamente y ser enlazado a la información transaccional. Adicionalmente, la solución se implementó tanto para los sistemas de información administrativa como para los de recursos humanos.
Una vez implementado el sistema de inteligencia de negocios, éste permite identificar información sepultada en los datos de los sistemas transaccionales los cuales permiten integrar información entre las áreas de Planificación y Administración, relacionando y enlazando los planes estratégicos a proyectos específicos.
Igualmente, permiten asignar recursos organizacionales a los procesos más relevantes, consolidar adquisiciones y generar continuidad en las contrataciones de personal al proyectar el presupuesto empleado en el año.