[25/06/2013] Hace cinco años se creó la gerencia de TI en la clínica AngloAmericana y con ello se evidenciaba la determinación de hacer de la tecnología un factor importante de mejora de la competitividad de la institución. El tiempo ha demostrado que esta fue una decisión correcta.
Hace unos meses, en febrero pasado, la clínica
obtuvo la acreditación Joint Commission, un reconocimiento en el campo de la industria de cuidados de la salud que obtienen aquellas instituciones que han cumplido con satisfacer más de 1.300 estándares, un buen número de los cuales requirió del soporte tecnológico.
Alfredo Cubillas, gerente de Tecnologías de Información, lideró el proceso de transformación TI que ha permitido que la clínica Anglo Americana sea la primera institución del país en obtener la acreditación Joint Commission.
Uno de esos estándares es la correcta identificación de los pacientes, algo tan simple pero a la vez tan necesario en una institución de salud, que requirió de la implementación de un sistema de identificadores automatizado. Esa historia llamó nuestra atención, pero luego también pudimos saber que, en realidad, la clínica ha pasado por otros procesos de cambio tecnológico como la virtualización de su centro de datos, el despliegue de una red inalámbrica y el proceso del área de imágenes.
De todos estos cambios conversamos con Alfredo Cubillas, gerente de Tecnologías de Información de la Clínica Anglo Americana, quien nos relató con detalle lo que ha implicado todo este trabajo.
¿Con que infraestructura contaban antes de realizar todos estos cambios?
La gerencia de tecnologías de la información como tal tiene formada cinco años, que es también el tiempo que llevo aquí. Antes, el área de sistemas era una jefatura que reportaba a la gerencia de operaciones. En su momento el comité de gerencia evaluó y vio la necesidad de dar un lugar más importante a las tecnologías, ya que se entendía que era necesario que estuviera a la altura de las decisiones que se tenían que tomar para avanzar a buen pie. Así se decide formar la gerencia.
Hace cinco años teníamos una infraestructura más pequeña, el 60% de nuestros servidores eran servidores pero el otro 40% eran PC que se usaban como servidores. Por otro lado, nuestra participación en proyectos de tecnología relacionados al tema asistencial (médico) fue poca, más bien nos centramos en dotar de tecnología a los procesos administrativos.
Cuando logramos cubrir la parte administrativa comenzamos a mirar el otro lado, y a participar en proyectos que permitían dotar de cierta tecnología a los procesos asistenciales.
El más importante en el que hemos podido participar en los últimos dos años es el de un sistema para la gestión del proceso dentro del área de imágenes y la administración de las imágenes médicas que se generan.
Hemos implementado un sistema de clase mundial y el nivel de implementación que hemos logrado es único en el Perú, por la magnitud de la solución y por el nivel de integración que tiene esta solución con las aplicaciones que ya tenemos. Además, nuestro sistema está montado sobre una plataforma de inteligencia de negocios y ha tenido tal trascendencia que ha sido empleado por el proveedor como un
caso de éxito en América Latina en el último congreso nacional de radiología de Estados Unidos en el 2012, que fue en noviembre.
Esto nos pone en la palestra, pero en realidad es parte de un proceso de implementación de tecnología que lo único que busca es tener la mejor tecnología de punta para el servicio de nuestros pacientes.
¿En qué consiste la solución?
Los servicios del área de imágenes, al estar totalmente integrados, eliminan la necesidad de digitar la información del paciente -eliminando así el posible error en este proceso- de tal manera que se garantiza así la integridad de la información y que el informe que ha sido generado para, por ejemplo, Alfredo Cubillas es en verdad el que corresponde a la imagen.
Cuando este proceso se realiza de manera manual existe la posibilidad de que una imagen sea erróneamente identificada. Al manejarse esto de manera automatizada dentro de un solo flujo y con sola herramienta, se garantiza los niveles de seguridad en el manejo de la información del usuario.
De hecho, la correcta identificación de un paciente es un requisito indispensable para poder alcanzar la certificación de la Joint Commission que acabamos de obtener en febrero del 2013.
Entonces esta solución es solo uno de los elementos.
Así es, porque Joint Comission es una certificación integral que audita, evalúa y aprueba el nivel de calidad y seguridad en la atención de un paciente en todos los procesos asistenciales. Son más de 1.300 estándares los que se miden, y uno de ellos es la identificación del paciente.
¿La identificación del paciente es una solución transversal a todos los servicios?
Sí, el concepto de identificación de pacientes es transversal a todos los procesos, y nuestra participación ha sido dando el soporte tecnológico.
Con el fin de asegurar una correcta identificación del paciente y cumplir con la exigencia de Joint Comission, implementamos el año pasado toda una solución tecnológica de identificación de pacientes basada en códigos de barras.
Para ello una impresora especial genera un brazalete con un código de barras que identifica al paciente y asegura que cuando una persona esté hospitalizada se le aplique la medicina indicada, lo cual implica que cada medicina que se va a administrar está identificada con su nombre.
¿Cuándo se inició este proceso de identificación del paciente?
En agosto del año pasado iniciamos con el proceso con la sección de Urgencias, que para nosotros es como un pequeño hospital. También por temas de Joint Comission hay una evaluación previa del tipo de atención que requiere un paciente, un tema que es fundamental para la percepción de la calidad del servicio.
Si vienes por un dolor de cabeza puedes esperar, un paciente con una pierna fracturada es prioritario; entonces como el paciente de la pierna quebrada va a requerir una atención distinta al paciente del dolor de cabeza, se determina en ese momento quién necesita ser identificado y quién no.
Una vez determinado esto, pasas a un cubículo de atención y ahí empieza tu proceso de identificación gracias al cual la medicina que se te aplica ya viene con el código de barras. Como te dije, empezamos con urgencias, con un piloto de dos semanas, luego el proceso se expandió a toda la clínica.
¿Cuánto duró la implementación?
Es un tema sencillo porque es una tecnología muy fácil de implementar, fue un proceso de cinco semanas.
¿Cuál fue el reto entonces?
Más que un tema interno diría que fue un tema externo. Hemos tenido que acostumbrar al paciente que necesitamos de él algunos datos de manera obligatoria. Mucha gente viene reacia a dar su nombre completo y DNI, pero si les explicas que esto sirve para identificarlos bien, aceptan.
Se toman estos datos, se almacenan en el sistema y en base a ello se imprimen todos estos códigos que se utilizan en los procesos. Se imprime un brazalete de identificación y además se imprime una tira de etiquetas con los datos de identificación del paciente, de tal manera que cuando el médico genera una orden ya no tiene que escribir el nombre del paciente sino que toma un sticker de la tira impresa desde admisión y la pega en el formato. Y ese papel al llegar a otra sección ya no necesita ser transcrito porque es legible.
¿El código de barras es siempre el mismo para la misma persona?
Sí, porque el identificador es único. Como tengo que garantizar la seguridad y el cumplimiento de los parámetros de Joint Comission, la exigencia es que utilice identificadores que hagan único a ese paciente. Nosotros usamos dos, uno es el nombre y apellidos completos y el segundo, que termina siendo el código de barras, es el número de documento de identidad.
¿Para el futuro van a enlazar esta identificación con las historias clínicas?
Existe una ley que ya está promulgada dentro del sector salud que establece que el DNI debe ser el número único de identificación de las historias clínicas. Eso implica que todos tengamos que pasar por un proceso de recodificacion de nuestras historias clínicas, pero además que todos deberíamos tender a que la forma de identificar una historia clínica sea el DNI.
Para nosotros esto va a ser más natural, porque ya usamos el DNI para la identificación del paciente.
¿A nivel de hardware que se requirió?
Principalmente, estamos usando equipos de la marca Zebra; utilizamos un tipo de impresora que está diseñada para servicios de salud, que genera etiquetas que tienen un recubrimiento que las hace resistentes a las bacterias y al agua, y que además pueden ser desinfectadas con distintos materiales sin que esto la afecte o afecte el dato impreso.
Y para las otras -las que se pegan en los formularios- usamos también equipos de Zebra, pero estos no son específicos para el sector salud.
También ha realizado inversión en infraestructura Wi-Fi.
Así es. Este año ya se encuentra liberado el servicio, la clínica ha hecho una inversión importante en una red wireless con seguridad gestionada por nosotros.
Hoy el wireless es exigido como un estándar mínimo en centros de servicios en general y no podíamos quedarnos atrás. La idea, además de ser el tema de moda, es dar el servicio al paciente para que aun estando en una clínica se pueda sentir como en casa. Antes cada habitación tenía un punto de red pero hoy viene gente con un iPad u otra tableta, y eso ya no sirve.
Un segundo grupo de usuarios que nos requieren el servicio son aquellos que se encuentran en el área de espera; incluso puede ser un familiar.
A nivel corporativo, también para cumplir con los estándares de Joint Commission, hemos tenido que implementar algunos procesos que implican que el dato de la atención sea tomado en el momento en que se da el proceso y en el lugar, y eso implica contar con alguna herramienta que te permita capturar ese dato in situ, y lo que normalmente ocurre es que estas sean herramientas móviles, como una tableta o un teléfono. Para esos servicios está pensado otro segmento de la red wireless que nosotros llamamos la wireless corporativa.
Con ella los usuarios móviles tienen acceso a nuestros sistemas, bases de datos o correo electrónico, pero los pacientes no tienen acceso a ello porque es un segmento diferente. La idea es dar acceso a algunas aplicaciones de negocio para que los procesos de atención puedan estar soportados por dispositivos móviles en el punto en donde se está dando la atención.
¿Ya se implementó completamente?
En la actualidad, estamos en el proceso de evaluación y selección de dispositivos móviles. Existen tabletas médicas que son equipos que pueden ser sometidos a procesos de esterilización con determinados productos, sin que estos dañen el equipo. Lo que ocurre hoy es que nuestros médicos trabajan con sus propios dispositivos.
¿Pueden entrar incluso a los procesos?
Pueden ingresar a la solución de imágenes, ellos tienen acceso a las imágenes médicas que están almacenadas en nuestro servidor. Aunque no pueden hacerlo, por ejemplo, en el caso de un paciente que esté aislado pues sus equipos luego no podrían ser esterilizados. Para ello se requiere de los otros equipos.
¿Hay otra implementación reciente que hayan realizado?
A nivel de tecnología hemos acabado de adquirir una plataforma de virtualización de servidores que está basada en productos de VMware y de toda una arquitectura de servidores que permiten la virtualización.
La idea es que dejemos de necesitar los servicios de 12 servidores físicos para incorporarlos dentro de la plataforma virtualizada con la redundancia y seguridad que es necesario con productos de HP y de VMware que estamos empezando a implementar gracias a Adexus. Y lo siguiente que viene es migrar aplicaciones y servicios a esta plataforma nueva, y estos servidores darles un uso secundario o retirarlos de circulación.
Estamos con los servidores físicos aún y la semana pasada se hizo la instalación de los equipos dentro de los racks en nuestro data center, los software ya están instalados y lo que corresponde ahora es pasar a hacer la migración de cada una de las maquinas físicas a los servidores virtuales.
¿Cuál ha sido el impulsor de todos estos cambios?
Somos una clínica líder y tratamos de ir por ese camino. En febrero obtuvimos una certificación internacional que es la más importante en el tema de salud, de hecho somos la única en el Perú que lo tiene, y la certificación es una muestra de qué es lo que queremos y a qué nivel trabajamos.
En América Latina, Perú es el quinto país que la tiene, en América Latina sólo 30 clínicas (24 en Brasil, dos en Chile, dos en Colombia, una en Ecuador y una en el Perú) que cuentan con ella. Y es una certificación que tomó casi tres años en obtenerla.
Considero que desde que se tomó la decisión de que TI pase a ser una gerencia podemos ver una muestra de la importancia que se le da a la tecnología, ya que se identifica la necesidad de que esté al lado al momento de tomar las decisiones.
¿Quiénes fueron los implementadores?
En el caso de la solución de imagen fue Agfa; la propia marca tiene sus ingenieros que son los que implementaron la solución junto con nuestro equipo técnico.
En el caso del código de barras el implementador es
Linea DataScan que es un socio nuestro que ha trabajado este tema de identificación desde el inicio, además es representante de la marca Zebra.
En
networking,virtualización y
wireless hemos trabajado con
Adexus con soluciones de HP, VMware y Cisco.
¿Qué tienen planeado para el futuro?
Si bien aún nuestras historias son físicas ya está identificado dentro de nuestro planeamiento estratégico un proyecto de implementación de historias clínicas electrónicas. Con lo cual el problema de esperar para que la historia aparezca se elimina.
Existe ya una ley que regula el uso de las historias clínicas en el Perú que va a además de la mano con el uso de firmas electrónicas, está regulado así. Nosotros hemos tomado contacto con Reniec de manera formal, y les hemos manifestado nuestro interés de ser la primera clínica en implementar este tipo de soluciones utilizando firmas electrónicas oficiales emitidas por Reniec.
Ya que esta institución es ya un ente oficial que puede emitir certificados digitales a través del DNI electrónico -en su chip se tendrá una firma electrónica que es válida y reconocida legalmente- queremos dotar a nuestros médicos con estos DNI para que cada atención que se registre sea refrendada con una firma electrónica que reemplace al sello y la firma del médico.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú