[03/12/2013] El Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado (Fonafe) ha dado un paso fundamental para la consolidación de la infraestructura del Estado peruano. La entidad ha transferido sus operaciones a una nube privada alojada en el centro de datos de IBM, desde la cual puede acceder a todos los beneficios que otorga esta plataforma -principalmente, ahorro de costos y agilidad-, y está configurando un modelo de gestión que podría ser adoptado por otras entidades del Estado.
Titto Almora, director ejecutivo, y Joan Cáceres, ejecutivo de la gestión corporativa TIC, ambos de Fonafe.
Desde hace ya algún tiempo habíamos seguido el desarrollo de este proyecto; pero es ahora, que la implementación ya ha sido completada, que pudimos conversar con los responsables del proyecto. El Fonafe, sin duda, ha mostrado el gran logro que implica coordinar la actividad de varios CIO del Estado y en ello basa parte de su éxito. Sin esa coordinación y objetivos comunes no se hubiera podido avanzar. Sin embargo, siempre hay detalles que hacen que la historia sea más atractiva y fue sobre esos detalles que conversamos con Titto Almora, director ejecutivo de Fonafe, y con Joan Cáceres, ejecutivo de la gestión corporativa TIC, de la misma institución; además de Rodolfo Armellini, gerente de Servicios Globales de Tecnología de IBM Perú, quien estuvo involucrado en el proyecto por el lado del proveedor.
La nube que ha creado Fonafe es una nube privada en la cual se consolidan 10 centros de datos de 10 empresas del ámbito del Fonafe. Ciertamente, han federado algunos servicios dentro de esa nube, como los servicios de autenticación, pero el concepto de nube privada es el que aplica más.
“Creo que ha sido una iniciativa bastante buena en el sentido de que ha sido una de las primeras empresas del Estado en lanzarse a este tipo de iniciativa”, indica Cáceres. “En la actualidad estamos satisfechos con lo que está haciendo IBM, porque nos permite reenfocar a los CIO de los empresas a sus cores de negocios, ya que tenemos empresas como el Fondo Mivivienda, Electro Perú, Corpac y otras en donde sus CIO se desgastaban mucho en el tema operativo. Entonces, al trasladar este tema operativo a IBM, estos CIO se pueden dedicar ahora a los proyectos del negocio”, agrega el funcionario.
El Fonafe cuenta con una especie de bolsa para manejar bajo demanda las demandas de las empresas. Con este modelo, por ejemplo, puede librarse de la poca agilidad que representaba el tener que pedir una addenda al proveedor para poder satisfacer la demanda de alguna de sus empresas. Con una bolsa en la que tiene capacidad libre puede asignar los recursos solicitados y luego tramitar la addenda -algo que puede tomar unos cinco meses debido a los proceso del Estado peruano- para tener en la bolsa la capacidad adicional que puedan pedirle en el futuro.
“Ahora hay una gestión efectiva de demanda y de capacidades”, señala el funcionario.
Lo que ha hecho el Fonafe es estandarizar las necesidades de las diferentes empresas en un catálogo de 11 servicios (Infraestructura, Comunicaciones, Procesamiento, Almacenamiento, Active Directory, Acceso Remoto, Correo Electrónico, Internet, Administración de Base de Datos, Contingencia y Chat), con algunos sub servicios, ya que de lo contrario los servicios serían muy diversos y distintos y no se podría lograr la escala necesaria.
Dependiendo de los servicios que las empresas pidan, se conforman grupos de servicios y se realiza una investigación de mercado para determinar las mejores condiciones-además de negociar en gran escala- y con esa información se realiza la negociación.
“Ahora estamos, por ejemplo, contratando la nueva demanda con una estimación de dos años porque lo que vimos es que estamos haciendo addendas cada seis meses y, como dijimos, cada una de ellas nos demora unos cinco meses. Entonces lo que hicimos fue pedir a las empresas sus estimaciones para dos años, así solo hacemos una sola addenda y tenemos una mejor negociación por el bloque completo”, explicó Cáceres.
Largo aliento
Este proceso se inició ya hace algunos años. Estrictamente hablando se inició en el 2008 cuando se iniciaron los preparativos para el proyecto. En el 2010 se comenzó a tener noticias del proyecto y las primeras notas sobre el mismo aparecieron en nuestro portal en
febrero del 2011 cuando se seleccionó a IBM.
Luego de dos meses de preparación (marzo y abril) se empezó a salir en vivo de manera escalonada de acuerdo a un cronograma que dictaba el orden en el que las empresas ingresaban al modelo. Este proceso duró aproximadamente unos nueve meses y permitió el ingreso de las compañías, comenzando por Distriluz. Para finales del 2011 el proceso ya había concluido.
“Desde entonces hemos suscrito ya varias addendas con IBM incrementando algunos servicios, ya que esto no puede ser estático. Uno prevé capacidades pero la dinámica de las empresas es distinta”, señala el funcionario.
Y ciertamente es distinta. De los 11 servicios que se señalaron anteriormente, las empresas no los utilizan todos. Por ejemplo, el servicio de contingencia es solo utilizado por el Fondo Mivivienda, por ser un requerimiento de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS).
Además, del periodo de cinco años con el que se realizó el contrato inicial han pasado casi tres, pero la capacidad contratada ya casi se encuentra en su tope.
“Se ha incentivado la demanda, ya que al tener un servicio con esa calidad y esa disponibilidad se genera demanda”, sostiene Cáceres. “Eso no era algo previsible pero se encuentra dentro de lo razonable, pues es la primera vez que hacemos un contrato de este tipo. En realidad, nunca nadie había hecho algo de este tipo”, agrega el funcionario.
Fue la primera vez que se hizo algo de esta naturaleza pero, al parecer, no va a ser la última. Los resultados logrados por el contrato han sido tan auspiciosos que Fonafe se encuentra pensando en realizar otro contrato; de hecho, ya se encuentran elaborando el caso de negocios para incorporar 15 empresas más (de las 34 en total que tiene la organización) del Fonafe en otro centro de datos.
“Les estamos mostrando este catálogo de servicios a 15 empresas más y ellas nos señalan qué servicios quieren. Nosotros luego, a través de un tercero, analizamos los beneficios que podrían tener o no las empresas a partir de estos servicios”, indicó Cáceres.
Los estudios son necesarios ya que las empresas y los montos que maneja el Fonafe son grandes. La buena pro del primer proyecto se dio por 32 millones de nuevos soles, pero con el desarrollo del proyecto se ha llegado a los 40
Esas cifras y los logros alcanzados han atraído -confiesa Cáceres- a otras instituciones del Estado “pero nuestra prioridad son las empresas del Fonafe”, indicó.
“Hay instituciones del Estado que no son del Fonafe que quieren acogerse a este modelo pero eso requiere mayor análisis”, señaló Cáceres. “Pero esto está sirviendo a otras instituciones. El Estado generalmente es muy reacio a tercerizar su centro de datos pero, por ejemplo, el MEF ya está pensando en ello y Sunarp también lo está haciendo”, agregó el funcionario.
Sin embargo, Cáceres indicó que lo mejor es que las iniciativas tengan escala para poder aprovechar el modelo y tener capacidad de negociación.
“Sería bueno que alguien en el Estado conglomerara algunas necesidades, no necesariamente todas, y lance un proyecto”, sostuvo. “El Estado debe tener un centro de datos pero no necesariamente tiene que ser del Estado”, agregó.
Esta última aseveración, indicó Almora, va en conformidad con el actual pensamiento que propugna la ONGEI; es decir, que el Estado debe consolidar sus centros datos pero que no necesariamente la infraestructura le deba pertenecer.
“Hace cinco años esto era considerado una locura. Pero ahora lo ven con mejores ojos y cada vez hay mayor disposición a entender, a pesar de que utilizar normas de contratación pública para llevar a cabo un proyecto así no es sencillo. Hemos tenido que ir a hablar con las personas que administran las normas, ya que es un modelo rígido y lo que hemos hecho no es algo rígido”, indicó Almora.
De hecho, Almora indicó que la fe en el modelo escaseó incluso entre las propias empresas del Fonafe, algunas de ellas simplemente no quisieron participar en el nuevo modelo. Lo anecdótico es que ahora esas empresas desean ingresar a la segunda parte del proyecto, en el segundo centro de datos, ya que se dieron cuenta que el modelo sí funciona.
El proveedor
El proyecto tiene una larga vida y ya se encuentra más allá de la mitad. Desde esta perspectiva Armellini pudo dar una apreciación de lo que ha significado desde el punto de vista del proveedor.
“Este es un proyecto de largo plazo en el que estaban incorporadas una cantidad de empresas del Fonafe. Pasó por un proceso de transición largo porque no solo era la complejidad sino la cantidad de empresas que además no eran del mismo rubro. Ahora nos encontramos en la etapa de operación en donde hay algunas aplicaciones en las que es necesario hacer algún tipo de trabajo, pero en general ya están en la etapa de operación normal”, indicó el ejecutivo.
Su posición también le permite tener una visión de primera mano de lo que fueron los principales retos del proyecto. Como era de esperarse, éstos tuvieron que ver con el número de organizaciones que estuvieron involucradas en el proceso.
Al firmar un contrato con un grupo de empresas se tuvo que, primero, alinear los objetivos.
“Hubo que alinear los objetivos que había tomado Fonafe como contrato y como objetivo de grupo, y ayudarlos un poco en el alineamiento con cada una de las empresas. Cuando empezó el contrato cada una de las empresas mostró lo que quería pero tuvimos que alinear las expectativas -ese fue el mayor de los trabajos- con los objetivos del contrato, con la intención de cubrirlas en la medida de lo posible pero sin apartarnos de lo establecido, porque si no se hubiera podido fracasar”, sostuvo Armellini.
En el detalle esto significó que se tuvo que establecer parámetros -los cuales tuvieron que ser aceptados- para la topología de las redes, la forma en que se iban a virtualizar las aplicaciones o la forma en que se iba a acceder a las aplicaciones.
“No se renunció al alcance, sino que se modificó la manera en que se había concebido para llegar al mismo objetivo”, detalló el ejecutivo.
Ahora todos tienen las mismas políticas de backup, las mismas políticas de seguridad, aunque dependiendo del rubro la rigurosidad puede cambiar; sin embargo, todo se hace con una herramienta centralizada.
Al final
En general, el desarrollo de este proyecto ha sido satisfactorio tanto para el cliente como para el proveedor. Y, como se señaló en un inicio, este proyecto puede significar el inicio de la consolidación de la infraestructura del Estado.
Las empresas del Estado ya han visto que funciona y por ello no sería raro que más organizaciones se suban al modelo que Fonafe ha seguido. Con seguridad también hablaremos de ello en el futuro.
Jose Antonio Trujillo. CIO Perú