Alex Le Bienvenu, business group lead de Microsoft.
[04/08/2015] Recientemente asistimos a la presentación de un caso de éxito de implementación de Office 365. En ella la empresa de BPO, RSM Perú, relató la transformación que ha logrado gracias a que hace menos de un año pasaron a la nube.
En la presentación estuvo Alex Le Bienvenu, business group lead de Microsoft; y Dennis Molina, socio de RSM Perú, la empresa que implementó Office 365 en sus negocios.
Los cambios
RSM Perú es una empresa que tiene dos negocios principales: El PBO (business process outsourcing) y la auditoría. La firma, que tiene hasta un 95% de sus clientes con firmas extranjeras, ofrecía sus servicios basada en una infraestructura on premise que deseaba cambiar para satisfacer las necesidades actuales del negocio.
"Es una consultora auditora de negocios que está utilizando la nube de manera interesante y queríamos que ellos mismos cuenten lo que han estado haciendo usando la nube, dado que es interesante como es que están realizando un uso más dinámico adaptándose a las realidades propias de su industria que es altamente regulada y que requiere de bastante control”, señaló Le Benvenue, al presentar el caso.
En octubre del año pasado se decidieron a realizar el cambio. Ya era notoria la necesidad. Molina, por ejemplo, señalaba que al viajar ya observaba que las compañías a las que atendían utilizaban herramientas electrónicas para mantener sus flujos de trabajo, adicionalmente en un accidente su firma perdió documentos físicos que tenía que procesar. Era tiempo de un cambio.
"Teníamos que trasladar los documentos de manera electrónica. Y el tiempo pasó hasta que hubo la tecnología de nube pero era inalcanzable entonces. Hace unos dos o tres años el sistema de nube se masificó pero incluso entonces no sabía lo que era un SharePoint”, indicó Molina.
Dennis Molina, socio de RSM Perú, y Carlos Quinteros, jefe de sistemas de RSM. 
Y, en realidad, esa fue una de las razones por las que RSM se decidió a pasar a la nube con Office 365: Porque también se incluía SharePoint, un elemento que no se encuentra en las demás opciones que entonces se estudiaron para pasar a la nube.
De hecho, algunos clientes de RSM utilizaban también esta herramienta y la falta de una respuesta por parte de RSM ante los requerimientos de sus clientes para compartir documentos a través de esta herramienta, fue también lo que impulsó la decisión.
Carlos Quinteros, jefe de sistemas de RSM, indicó que otro de los elementos que impulsó la decisión era el hecho de que con la infraestructura on premises que tenían comenzó a fallar. Específicamente, el correo electrónico tenía problemas en el envío o recepción de los mensajes y al pasar a un sistema de nube RMS se libraba de tener que ocuparse de estos temas.
En octubre del año pasado se pasó a la nube, la implementación demoró alrededor de un mes y se realizó con la división de BPO de la empresa; aunque posteriormente, al ver el éxito de la implementación, la división de Auditoría de la firma también pasó a Office 365. Por supuesto, junto con Office 365 se pasó también a SharePoint y al uso de la plataforma Azure para servicios más avanzados.
Quinteros señaló que, al final, la empresa ha quedado con una infraestructura híbrida pues mantienen bases de datos on premise, aunque las copias de respaldo se mantienen también en la nube.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú