Sistema de Intermediación Digital (SID)

[17/10/2016] Javier Segura fue el jefe de la Oficina General de Tecnologías de la Información de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (Sunarp) hasta el pasado mes de setiembre. Durante sus casi tres años en ese puesto realizó una serie de cambios que han permitido la transformación digital de una institución importante dentro del Estado peruano.

El Sistema de Intermediación Digital (SID) es el legado que está dejando en la institución y es el tema sobre el que conversamos luego de su salida. Hace un tiempo que buscábamos conversar con él y hablar sobre lo que estaba haciendo dentro de su institución. Con los cambios que se han producido, conversa con nosotros en calidad de un ex-jefe conocedor de lo que hizo y lo que dejó en la institución.

SID: De qué trata

El Sistema de Intermediación Digital, SID Sunarp, nace en el mes de octubre del año 2014 con un primer acto que era la constitución de empresas en línea. "En realidad, desarrollamos una plataforma digital que progresivamente fuera incorporando más actos del registro público, y el primer tema fue hacer que el ciudadano, desde su casa, pudiera entrar a la plataforma web y registrar el tipo societario y la empresa que quería constituir. Para ello establecimos unas plantillas de tipos de empresas, es decir del tipo: S.A., S.R.L., E.I.R.L., entre otras, para que él elija y decida, incluso ofreciéndole autoayuda para que pueda ver información y decidir”, comentó Segura.

De esta manera, el ciudadano puede elegir su modelo societario y elegir al notario de su preferencia; y la notaría se pone en contacto con él para que realice el protocolo notarial de identificación y verificación de la persona. "Es decir, que hagan la verificación de manera física de que eres tú el que está haciendo el trámite en línea. Luego de la verificación, que es obligatoria, el notario genera un documento, que es un parte electrónico donde formalmente se eleva a registros el documento, electrónicamente también, haciendo uso de la firma digital”, continuó explicando el ejecutivo.

Para esta etapa, el notario tuvo que adquirir su certificado digital que Reniec lo descarga en un token, con el cual se verifica la identidad del notario y se firma el documento para enviar a SUNARP. "Una vez que envía el documento a SUNARP, el registrador público recibe este documento electrónico en la misma bandeja con la que trabaja todos los días, o sea, no había ninguna diferencia salvo un indicador de "título físico” o "título virtual”, porque hoy se permiten trabajar en ambos mundos, el mundo tradicional de papel y el mundo digital cero papeles”, anotó Segura.

Entonces, cuando el documento llega al registrador, éste verifica que la información esté completa, y luego de su calificación la inscribe y firma digitalmente. En todo el flujo del envío del ciudadano, del notario, del registrador, hasta la vuelta, hay un documento que se llama cargo electrónico que le llega al ciudadano para que sepa en qué estado está el trámite; este cargo es enviado por un agente automatizado, un appliance HSM, que responde automáticamente por cada flujo que se va siguiendo.

Finalmente, esto concluye cuando el ciudadano recibe un enlace en su correo electrónico con su asiento de inscripción, su anotación de inscripción y propiamente el parte notarial inscrito. "A estos tres documentos le incorporamos una medida de seguridad adicional a través del "time stamping” o sellado de tiempo, para que se pueda verificar que efectivamente la información fue firmada con valor legal y que es parte de la infraestructura de firma digital del Estado, que sea un software acreditado por Indecopi y que no intervino en el proceso ningún documento físico”, anotó el ejecutivo.

Luego de este proceso, añadió Segura, el ciudadano incluso sale con su número de RUC, es decir, ya está listo para operar. El proceso en registros públicos toma 24 horas. El sistema anterior que era electrónico formalmente para la constitución de empresas tomaba hasta 72 horas. "El nuevo sistema lo que ha hecho es reducir en dos días el trámite de constituir una empresa, para las mypes principalmente”, indicó.

¿El proceso en papel aún se mantiene?

Sí, hoy el uso de este sistema es voluntario. Se estuvo evaluando la alternativa de convertirlo en 100% digital, pero es un tema que parte de una brecha de madurez del ciudadano para el uso de este tipo de sistemas.

En el proceso con papel generalmente ocurre que si algo falla es porque faltaba un papel, ¿eso puede ocurrir en el proceso digital?

No, en el proceso digital eliminas la falsificación documentaria. Con este sistema no se ha tenido ningún incidente en estos dos años de adulteración, ningún documento falso ha ingresado al registro, y sobre todo hay etapas dentro del registro que ya no ocurren. Por ejemplo, cuando se tenía el flujo con papel se pasaba por una serie de áreas, dado que se tenían que distribuir los títulos físicamente, tienen que llevárselos o tiene que haber una digitación o una presentación en mesa de partes. Con este sistema se han roto todos estos pasos intermedios, y se va del notario al registrador sin intermediarios.

¿Cuánto tiempo llevó la implementación?

La implementación tomó aproximadamente año y medio. Un año de contratación y seis meses de implementación.

¿El software es propio o de terceros?

El software es propio, y se encargó el desarrollo a terceros para la primera etapa de la constitución de empresas en línea. Usamos software de firma digital acreditado y equipos de tecnología española para seguridad criptográfica.

¿Este proyecto fue parte de una hoja de ruta mayor?

Sí, de hecho, Sunarp es parte de las iniciativas del Consejo Nacional de Competitividad que dentro de su agenda digital para el 2018 contemplaba optimizar y mejorar la formalización y constitución de una empresa para hacerla en menos tiempo y más efectiva. Era parte de una agenda digital.

¿Y por qué se eligió ese momento para hacerlo?

Definitivamente, el que se haya podido lograr esto es por el empuje y liderazgo del superintendente Mario Solari, que es quien ha impulsado que el proyecto sea una realidad. Lo que sucede en el Estado es que uno necesita un sponsor que 'se compre el pleito', y tanto en él como en el área de tecnología y la dirección técnica registral -que es el 'negocio'-, se generó una sinergia positiva para poder lograr este tipo de servicios al ciudadano.

Hoy día en el país hay cerca de 10 mil empresas constituidas de este tipo, con este sistema, y mañana, 18 de octubre, cumple exactamente dos años. Sin embargo, como dije al inicio, fue una plataforma digital que no se quedó en la constitución, ese fue el primer paso.

Luego, con la Dirección Técnica Registral, decidimos implementar otros actos. Uno de ellos es el de los poderes. Todo poder que se otorga para personas naturales en Lima, a partir de febrero de este año, obligatoriamente debe generarse por este sistema, no hay poder en papel que se pueda hacer. El 100% de notarios de Lima lo tienen que utilizar, y eso ha generado un impacto positivo en la seguridad jurídica al ciudadano y de optimización del tiempo.

Antes, cuando el poder llegaba a SUNARP se realiza una digitación inicial para determinar quiénes eran los intervinientes en el acto del poder. Luego de eso se pasaba a una distribución de sección, luego a una entrega al asistente registral, luego éste se lo pasaba al registrador; en estos pasos se utilizaba al menos dos días en el mundo físico.

En el mundo digital, el documento entra del notario a la bandeja del registrador y, sigue el mismo círculo de firma digital, time stamping, cargo para el ciudadano. Esto es obligatorio para Lima y es optativo para provincias; hay un plan que ya se trazó para hacerlo a nivel nacional, pero el ritmo de la penetración tecnológica en las provincias es distinto al de Lima, y muchos de los notarios aún se resisten al hecho de tener que obtener un certificado digital.

Al día de hoy se tienen cerca de 30 mil poderes emitidos por este sistema.

En el mes de febrero se lanzó la compra-venta de vehículos en este sistema; es decir, también puedes transferir vehículos por vía digital. El ritmo es similar al de los poderes, en estos meses se han producido alrededor de 32 mil transferencias por este sistema.

Me olvidaba decirte que antes de que llegaran los poderes digitales, había un numeroso grupo de personas realizando la digitación de todo lo que había en papel para llevarlo a digital. Hoy, como entra en un formato RTF al registro, ya se han eliminado una serie de pasos y momentos innecesarios. Incluso esta plataforma ya te permite pagar en línea el acto que vas a realizar, lo puedes cargar a una tarjeta Visa.

Incluso los notarios se han visto beneficiados, porque por cada envío de un documento se tenía que enviar a una persona con el documento al registro. Ahora ya no existe ese paso. De hecho, dentro de la plataforma, el notario podría enviar títulos de manera masiva; entonces él o ella, revisa la información en un momento del día y podría tener 100 documentos en cola para enviarlos al registro, y los puede enviar 24x7, es decir, lo puede enviar sábado, domingo o feriado.

Y esto es importante porque en el registro se da prioridad al ingreso del título; es decir, hay una prioridad registral que cuando ingresa un título antes, éste se tiene que atender antes. Puedes ir a la caja el lunes, pero si ese título ingresó el sábado a las cinco de la mañana va a atenderse primero que el título que ingresó el lunes temprano.

¿Qué otros pasos han desaparecido o cambiado?

Actualmente se ha mejorado el proceso de distribución aleatoria de títulos que permite que la carga laboral se distribuya automáticamente al registrador, de una manera equitativa y equilibrada.

Cuando se concluyó el proceso ¿había metas con las cuales contrastar lo logrado?

Las metas eran la constitución de las empresas, pero pensamos que no nos podíamos quedar ahí; el sistema puede servir para los siguientes actos que son masivos, y por ello se incorpora el poder, la compra-venta de predios, la compra-venta de vehículos y dejé terminado el proceso de bloqueo de propiedad inmueble.

Cuando quieres comprar una casa, lo que haces es bloquear la propiedad -en realidad, el notario lo hace- para que tengas un plazo en el que nadie pueda tocar ese bien y que puedan desembolsar los bancos el préstamo hipotecario. Eso lo hemos convertido en digital. Así le damos más valor al ciudadano, más seguridad y no hay intermediarios.

¿Hay proyectos a futuro para la plataforma SID?

Son cuatro módulos aprobados, existe un quinto módulo -el bloqueo- que tiene que ser aprobado y que saldría en los próximos días, y un sexto -que dejé planteado con el caso hecho- que es la emisión de la publicidad para los certificados de vigencia de poder de personas jurídicas.

Generalmente, en los distintos trámites que realizan las empresas te solicitan este tipo de certificado; por ejemplo, si te presentaras a una licitación pública te piden el certificado de vigencia de poder de PJ, para comprobar que los poderes estén vigentes en las personas que se están presentando. Queremos que los ciudadanos puedan pedir su certificado de vigencia de personas jurídicas en línea, pueda pagar en línea y le llegue al correo. Ese fue el acto que he dejado encaminado.

Entonces, los 'módulos' son seis: el de constitución de empresas en línea, poderes en persona natural, compra-venta de vehículos, compra-venta de predios, el bloqueo de propiedad inmueble y el sexto es el certificado de vigencia de poder de personas jurídicas.

El desafío es grande, pero creo que este es el futuro de la gestión pública.

Jose Antonio Trujillo, CIO Perú