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Reportajes y análisis

¿Por qué debería empezar a usar Google Keep de inmediato?

[13/01/2017] Google Keep es probablemente el mejor servicio de Google que la mayoría de la gente no utiliza.

Los servicios como Keep, Evernote y Microsoft OneNote se llaman a menudo "aplicaciones para tomar notas". Pero es una etiqueta obsoleta. Han crecido más allá de sus raíces, ahora ofrecen flujo de trabajo colaborativo, recordatorios, listas de verificación, geofencing, reconocimiento óptico de caracteres, transcripción de voz, dibujo y más.

Hace unos años, habría recomendado Evernote. Pero durante en meses pasados, Evernote tomó un giro equivocado. La compañía cambió su estructura de precios de una manera que prácticamente obliga a los usuarios a pagar o dejarlo. Específicamente, Evernote agregó limitaciones a la versión gratuita, llamada Evernote Basic. Ahora es accesible a través de un máximo de dos dispositivos por año -un total asesino de acuerdos, en lo que a mí respecta. Limitan las subidas a 60 megabytes por mes, lo que es absurdamente bajo. Y aumentaron los precios en los niveles superiores. Las versiones pagadas de Evernote ahora cuestan 34.99 dólares, 69,99 dólares y 120 dólares por año.

Las alternativas abundan.

Microsoft OneNote es una gran opción para las personas que invierten en el mundo de Microsoft: los usuarios de Windows que se suscriben a Microsoft Office 365 o que llevan un Windows Phone.

Apple Notes es rudimentario, pero ideal para personas que usan muchos productos de Apple, pero no muchos productos de Google, y pesados usuarios de Siri que se sienten cómodos en el cálido abrazo de iCloud.

Para la mayoría de la gente, sin embargo, recomiendo Google Keep, especialmente para cualquier persona que utiliza los muchos productos con los que se integra Keep. Estos incluyen Chrome, Calendario, Gmail, Fotos, Drive, Google Docs, Google Now, Google Assistant y Google Home. La integración de Keep con estas otras aplicaciones es algo poderoso.

Keep es mejor en la clase por tres razones no sorprendentes, dado que es de Google estamos hablando aquí. La integración de Keep con otras aplicaciones, búsqueda e inteligencia artificial (IA) son superiores a la competencia. (Verá estas ventajas en los consejos a continuación.)

Algunas personas todavía piensan que Keep es simplemente una aplicación de notas. Estoy aquí para decirles que, desde el lanzamiento de Keep hace más de tres años y medio, Google ha añadido silenciosamente nuevas características (muchas aprovechando la potente IA de Google) que ahora es un producto completamente diferente.

Google casi seguramente develará una API en algún momento, permitiendo a compañías de terceros crear aplicaciones y servicios que lean o escriban notas.

Mientras tanto, Google probablemente integrará Keep más profundo en una gama cada vez mayor de productos de Google.

La más transformacional de estas integraciones será el Asistente de Google, el asistente virtual de IA de próxima generación de Google. Del mismo modo que el Asistente explorará su correo electrónico, calendario y otras aplicaciones de Google, el Asistente también analizará Keep y mantendrá toda la información disponible en Keep a través de una conversación o chat.

Cuando el asistente pueda usar Keep para recordar cosas para usted, se sentirá parte de su mente. Le susurrará recordatorios a su oído y le proporcionará cualquier información en Keep cuando lo solicite.

Así que, si planea usar el Asistente de Google, ahora es el momento de comenzar a poblar Keep con todos sus datos personales, información e ideas.

Además, creo que Keep es ya la mejor aplicación para tomar notas. Estas son las cosas asombrosas que puede hacer ahora con Google Keep.

Captura instantánea de cualquier cosa

Cuando obtenga una idea o encuentre información en el mundo que quiera recordar para siempre, guarde las capturas rápidamente.

Utilice un widget en la pantalla Hoy para iOS o en la pantalla de inicio de Android para una captura con un toque. El widget muestra cuatro botones: "Nota", "Lista", "Foto" y "Audio". Un toque y listo.

Usuarios de iPhone: Coloque el ícono Keep como uno de sus cuatro íconos "Dock" para acceder más rápido. Si tiene un iPhone 6 o posterior, use 3D Touch: presione duro en el ícono y elija entre "New Audio Note", "New Photo Note", "New List" o "New Note".

La opción más rápida es Audio: solo seleccione y hable, y sus palabras serán capturadas e incluso escritas en texto buscable.

Si necesita capturar información escrita -en una pizarra, letrero, tarjeta de visita, menú, artículo, contrato, matrícula o incluso una pantalla- toque el botón "Foto" y tome una fotografía. Keep escanea y captura las palabras de esa foto, haciendo que la nota pueda buscarse. Para extraer las palabras, toque en la foto y seleccione "Grab image text" en el menú. Las palabras de la foto se transformarán en texto. También puede importar a Keep fotos que ya haya tomado, y las escaneará también.

La función de escaneado de palabras funciona solo para el idioma inglés, pero Mario Anima, gerente de proyecto de Google Keep, dijo que se añadirían más idiomas en el futuro.

(Consejo: Tanto el audio que graba como las fotos que toma en Keep se almacenan en Google Drive y cuentan en contra de su límite de almacenamiento de Drive. Después de guardar extractos de texto, puede eliminar la grabación o la foto y guardar solo las palabras.

Por supuesto, también puede elegir "Nota" o "Lista" para capturar texto libre o listas de casilla de verificación. En una "Nota", puede utilizar asteriscos o guiones para las listas de viñetas, y Keep auto-crea la viñeta siguiente. En una "Lista", Google utiliza IA para adivinar qué elementos agrega, lo que acelera la creación de listas.

Con el comando "OK Google" en los teléfonos Android, puede crear notas simplemente hablando. Incluso puede agregar y editar listas solo por voz. Por ejemplo: "OK, Google: Crear una lista de compras con la col rizada y la leche." Luego puede cambiar de opinión diciendo: "Quite la col rizada" y "Cambie la leche" a "leche sin grasa". (Una vez guardada la lista, puede añadir nuevos elementos por voz, pero no modificarlos ni eliminarlos).

Si utiliza el navegador Chrome de Google, instale la extensión Keep de Chrome y también la aplicación de Chrome. Simplemente vaya al sitio de Keep y busque la página de la aplicación en el menú de hamburguesas. Al presionar el botón Keep que instala la extensión del explorador, capturará un enlace a la pestaña actualmente seleccionada, con la oportunidad de añadir una nota.

Hablando de navegadores, abra cada una de las etiquetas de mantenimiento más utilizadas en una pestaña separada para obtener una rápida captura y referencia mientras utiliza su PC o computadora portátil. Cuando ya esté en una categoría de etiqueta específica, las nuevas notas se etiquetarán automáticamente para esa categoría.

O, mejor aún, ejecute la aplicación del navegador Chrome, redúzcala a una columna delgada y manténgala abierta junto a su navegador para tener acceso instantáneo mientras trabaja.

Recuerde más rápido

Google Keep tiene una función de búsqueda increíble. Pero al hacer clic o tocar en el ícono "Buscar", y antes de que pueda buscar, se le presentarán opciones para encontrar material. Estas opciones incluyen el tipo de nota ("Recordatorios", "Listas" y "Fotos"), etiquetas (que puede crear ya sea utilizando el menú emergente o creando hashtags en las notas, cada nota puede tener tantas etiquetas como quiera), personas (la lista completa de personas con las que ha compartido notas o que han compartido notas con usted), cosas (la IA de Google auto categoriza sus notas en categorías que incluye "libros, "comida, "películas, "música, "lugares, "viajes, y otros) y colores.

Añada recordatorios en Keep (no Bandeja de entrada)

Los Recordatorios de Google son una característica que se extiende por tres productos: Bandeja de entrada, Keep y Calendario. La característica le permite ser alertado en base al tiempo, fecha o el lugar -por ejemplo, se puede establecer un recordatorio para recoger su ropa limpia la próxima vez que pase manejando cerca de la lavandería. También puede establecer recordatorios recurrentes.

La mayoría de los usuarios introducen Recordatorios de la bandeja de entrada. Sin embargo, la adición de ellos en Keep es mejor. Los Recordatorios añadidos en Keep aparecen en la bandeja de entrada, pero los añadidos en la bandeja de entrada no aparecen en Keep. (Los recordatorios aparecen en el Calendario independientemente).

La interfaz de Keep para los Recordatorios es mejor que la bandeja de entrada. Se puede utilizar toda la gama de opciones: "Notas", "Lista", "Foto" y "audio". Basta con crear cualquier tipo de nota Keep, a continuación, toque en el ícono de Recordatorios.

Utilice Keep como "servilleta inteligente"

La versión para Android de Keep permite dibujo libre y notas escritas a mano, justo como lo haría en una servilleta en una reunión-almuerzo. (La versión de iOS de Keep recibirá esta característica pronto, de acuerdo con Ánima de Google.) La diferencia es que Google aplica increíble IA para hacer sus garabatos de búsqueda. Google puede reconocer y convertir en texto más garabatos escritos a mano. Aún más sorprendente, la IA de Google incluso puede reconocer algunos de sus dibujos. Así que si el boceto de una casa, un coche y un vaso de Martini, debería ser capaz de encontrar el boceto más tarde mediante la búsqueda de estas palabras. Google hizo una demostración recientemente de esta IA dentro de un divertido juego llamado Quick Draw. Google adivina lo que está dibujando en tiempo real, a medida que se está dibujando.

Abra la aplicación Keep para Android y toque "Nuevo dibujo". También puede agregar un dibujo de una nota existente o dibujar todo sobre una foto importada en Keep. Una vez que esté en el modo de dibujo, utilice las distintas herramientas de dibujo y resalte para mejorar sus dibujos.

Priorice a su mente

Use arrastrar y soltar para reorganizar sus notas o "fije" notas en la parte superior.

Aquí hay un atajo secreto que lleva cualquier nota a la parte superior de la rotación, pero no las "fija": Archive la nota y anula su archivado. Cuando emerge del Archivo, será colocado como si se tratara de una nueva nota (el botón "archivo" es una caja con una flecha en él).

Incube sus ideas

No se limite a capturar sus ideas en Keep. Desarróllelas con el tiempo. Este es el mejor consejo de Keep para los creadores. Claro, cuando se le ocurre algo genial, capture la idea. Pero regrese y pase tiempo de calidad con sus notas. Cuando tiene más pensamientos o encuentra datos o recursos relacionados, añádalos a la nota existente. Escriba pasajes enteros (porque las ideas acerca de la manera de expresar o articular algo tienen que ser capturadas también).

También puede hacer que otros le ayuden a desarrollar sus ideas con un simple toque en el botón "Compartir" en la versión de escritorio o "Colaboradores" en el menú "Más opciones" de la aplicación móvil.

¿Su idea está lista para salir del cascarón? "Grabe" la nota de Keep en un documento de Google. En la aplicación móvil, la opción "Copia de documentos de Google" se encuentra en el botón "más" en la parte inferior izquierda. En la versión del navegador de escritorio, que está en el menú "Más opciones" (los puntos verticales).

Cada nota puede tener hasta 20 mil caracteres de longitud, aproximadamente diez veces la longitud de esta columna, y el campo de título más de mil caracteres. Para las listas, cada elemento puede ser de hasta mil caracteres y puede tener hasta 999 elementos por lista.

Piense en Google Keep como un periférico a la mente

Haga que Google Keep sea central en su vida. Utilícelo de manera obsesiva. Cuando se hace esto, se convierte en un espejo de su mente, una extensión de sus procesos de pensamiento que nunca olvida - una guardería para sus mejores ideas, proyectos, metas y planes.

A medida que la IA de Keep evoluciona, y se conecta con los servicios que utiliza todos los días, la distancia entre la inspiración y la ejecución se hace cada vez más corta.

Google Keep no es una aplicación tonta de notas. Es una herramienta siempre presente, impulsada por la IA que amplía los poderes de su mente.