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Cómo elegir las herramientas de colaboración correctas

[28/07/2017] ¿La posibilidad de elegir una suite de colaboración parece extraordinariamente desalentadora? Eso es porque para mucha gente sí lo es.

"He venido haciendo esto por los últimos veinte años, conozco todas las herramientas y personalmente estoy abrumado", señala Alan Lepofsky, vicepresidente y analista principal de Constellation Research.

La reciente proliferación del software de colaboración ha puesto a muchos tomadores de decisiones y usuarios de tecnología muy nerviosos, explica, ya que las aplicaciones móviles, las redes sociales, la nube y, los equipos y lugares de trabajo virtuales, siguen cambiando la manera y el lugar en el que colaboramos, y el software que usamos para ello.

Elegir la suite o la pila de colaboración correcta no solo es un reto, sino que es sumamente importante. Según una encuesta reciente de Spiceworks encargada por el proveedor de videoconferencias Lifesize, cada siete de diez profesionales de TI dicen que la colaboración es una prioridad o es esencial para su organización.

Aquí les decimos todo lo que necesitan saber para elegir una suite o un conjunto de herramientas de colaboración.

El panorama de colaboración ya no es aburrido

Por años, el mercado de software de colaboración era un poco aburrido, dominado por los gustos de Lotus Notes (ahora IBM Notes), comenta Lepofsky. Las primeras suites de colaboración evolucionaron a partir del correo electrónico, explica, ya que éste fue el primer software de comunicación utilizado en las organizaciones.

A principios de los años 2000, las herramientas de mensajería instantánea y de conferencia web comenzaron a sacudir las cosas. Eso impulsó a que los grandes jugadores de colaboración, como IBM y Microsoft (con Outlook/Exchange) añadieran herramientas similares, aunque el proceso tardó años y las empresas se demoraron en adoptarlas.

A mediados de los años 2000, los blogs y wikis de startups como Socialtext y PBWiki ofrecían maneras en las que los empleados podían compartir contenido, en lugar de hacerlo por correo electrónico. Inicialmente, las empresas usaron el software de estas startups, pero las herramientas del blog y de la wiki se convirtieron en características comunes de las suites de colaboración.

Siguiendo el ejemplo de Facebook y Twitter, startups tales como Jive, Yammer y SocialCast empezaron a ofrecer herramientas de colaboración como redes sociales para las empresas hace unos seis a ocho años. Poco tiempo después, IBM, Microsoft, Salesforce, Oracle, SAP y otros siguieron su ejemplo en sus suites de colaboración.

A partir de ahí, la colaboración empresarial evolucionó gracias a las startups de compartición de archivos, incluyendo Box y Dropbox; servicios de gestión de proyectos, tales como Trello, Asana, Wrike y Workfront; y una nueva generación de servicios y aplicaciones de colaboración, especialmente Slack y HipChat, que incorporan mensajería, chat de video, compartición de archivos y otras herramientas.

El panorama de software de colaboración continuará creciendo

Actualmente, el mercado de colaboración empresarial es "diverso, cambiante y fragmentado", lo que hace que las organizaciones hagan malabares con múltiples plataformas y herramientas de software para la aplicación líder, la colaboración de documentos, la gestión colaborativa del trabajo, las comunicaciones unificadas y la mensajería del equipo, según un estudio de Forrester publicado el año pasado.

El panorama de colaboración también seguirá creciendo. Según Global Market Insights, el mercado se expandirá a una tasa de crecimiento anual del 13% del año 2016 al 2024, superando los 8,5 mil millones de dólares para el 2024. Un estudio de ReportLinker llegó a una conclusión similar, estimando que la tasa de crecimiento anual sería de 13,2%.

"Estamos en un periodo de transición", anota Jim Lundy, CEO de Aragon Research. "Todavía somos dependientes del correo electrónico, y la mensajería móvil aún no ha logrado hacerse popular" en las empresas. Como resultado, muchas confían en múltiples herramientas de colaboración para tareas específicas, sin una solución universal disponible.

El 92% de profesionales de TI que respondieron la encuesta de Spiceworks/Lifesize han implementado o están considerando implementar múltiples herramientas de colaboración, y utilizar un promedio de 4,4 herramientas o plataformas diferentes a lo largo de tres proveedores distintos. No es sorprendente que el hecho de lidiar con varios sistemas cree desafíos de gestión, seguridad, calidad de servicios y otros para los profesionales de TI.

Suite de colaboración vs. lo mejor del mercado

En un nivel alto, la decisión de los responsables de TI de las empresas está entre elegir una suite de colaboración o construir una pila de colaboración con los mejores productos del mercado.

Las suites de colaboración son adecuadas para las empresas porque son fáciles de comprar, ofrecen economías a escala y proporcionan una estrecha integración entre una variedad de características y herramientas, anota Ryan Kennedy, arquitecto principal de Kickdrum, que ofrece consultoría tecnológica, software personalizado y desarrollo de aplicaciones.

Entre los proveedores más conocidos de plataformas de colaboración empresarial están Microsoft (con Outlook/Exchange, Office 365, SharePoint y Skype for Business); IBM (Collaboration Solutions); Cisco (Spark y software de colaboración relacionado); y Google (con G Suite y otras herramientas).

Las mejores herramientas de colaboración que ofrecen APIs e interoperabilidad, y que tiene un gran ecosistema de herramientas de terceros construidos a su alrededor, a menudo son ideales para las pequeñas y medianas empresas, anota Kennedy. Tales herramientas, de Trello y Atlassian, ofrecen más flexibilidad que las suites de colaboración tradicionales, proporcionando a los equipos una experiencia similar al IFTTT.

IFTTT, que significa 'If This Then That,' es un software que enlaza dos herramientas dispares para desencadenar una interacción automatizada entre ellas. Por ejemplo, Trello se integra muy bien con los documentos de Google Drive, explica Kennedy, por lo que las actualizaciones realizadas en Trello pueden actualizar automáticamente un Google Doc.

Entre las nuevas herramientas de colaboración, Slack parece estar "comiéndose al mundo", anota Kennedy, porque es adecuado para los equipos virtuales dispersos que se han convertido en la norma, añade nuevas funciones y características de manera frecuente, y porque es móvil en esencia.

"Muy a menudo, lo móvil es una idea tardía para las herramientas de colaboración centradas en el escritorio de última generación", señala. "Las herramientas móviles nativas como Slack dominarán el mundo en un futuro cercano".

Slack se expandió recientemente al ámbito empresarial con Grid. Mientras tanto, Amazon Chime se podría volver un jugador importante en el mercado de colaboración y alterar a empresas ya establecidas.

Salesforce es otro jugador importante, ya que fácilmente puede integrar innumerables aplicaciones de terceros, señala Lundy. "Siempre y cuando tenga el permiso para usarla, puede comenzar a hacerlo en minutos, sin necesidad de codificación", anota.

Y no se olvide de Workplace para Facebook, señala Lepofsky. Debido a que el software es de Facebook, muchos usuarios ya saben cómo usarlo. Además, es "completamente empresarial", por lo que se integra con Microsoft Active Directory, Salesforce y otras herramientas empresariales.

Las mejores prácticas para seleccionar un software de colaboración

Así como con cualquier adquisición tecnológica, la elección del software de colaboración debería seguir un proceso disciplinado:

Enfóquese en el problema, no en la tecnología: Es fácil dejarse seducir por la tecnología, pero es mucho más importante tener en cuenta los problemas que está tratando de resolver, anota Lepofsky. "Piense en la razón por la cual está buscando un nuevo software. ¿Es para ayudar al equipo de ventas a vender? ¿Aumentar la efectividad de sus campañas de marketing?".

Responder ese tipo de preguntas primero lo ayudará a "darse cuenta de lo que necesita", añade. "Si alguien me dice que deberían estar usando Slack, mi respuesta es, ¿por qué debería estar usándolo?".

Evite abalanzarse sobre la última herramienta atractiva y emocionante: Distraerse con una nueva y atractiva herramienta es un error común que cometen las empresas, señala Jerry Evangelista, arquitecto de soluciones de TI en Sungard Availability Services. "Solo porque una suite de colaboración es una gran solución para una startup no significa que sea la adecuada para una mediana o gran empresa. Es la responsabilidad de la organización de TI entender las necesidades de la empresa y elegir la solución que las satisfaga".

Elija herramientas que los usuarios aman: A menudo, el usuario pone en marcha una prueba de la herramienta de colaboración basada en la nube, como Slack, porque es fácil de hacer, anota Kennedy. Este podría enamorarse del software y alentar al resto de su equipo a usarlo. Siempre que sea posible, permita que los miembros del equipo usen las herramientas que aman, porque su entusiasmo puede hacerlos más productivos.

Investigue las características de seguridad: Así como con cualquier nuevo software, sea claro sobre las características, opciones y controles de administración de seguridad de una herramienta de colaboración, anota Lundy. Por ejemplo, ¿la herramienta de chat grupal ofrece cifrado de extremo a extremo? Asimismo, es importante que las herramientas de colaboración ofrezcan autenticación mulifactorial, y lo que es más importante, que TI autorice su uso. Un número sorprendente de empresas, incluyendo las agencias del gobierno, no se molestan en preguntarles.

Es fundamental que su software de colaboración ofrezca una manera fácil de proveer y desaprovisionar usuarios, agrega Kennedy. "Necesita ser capaz de incorporar rápidamente nuevos empleados y desactivar inmediatamente el acceso cuando uno se va".

Las herramientas de integración, tales como Active Directory pueden ayudar.

Sea claro sobre el costo total de propiedad (CTO): De una mirada global al TCO del software para su organización, indica Bobby Beckmann, CTO de Lifesize. ¿Qué infraestructuras se necesita para soportar una nueva suite o un nuevo conjunto de herramientas? ¿Su red tiene el ancho de banda necesario? ¿Cuánto costará la solución de problemas para TI y para el usuario final? ¿Cuánto costará la implementación? ¿Se requerirá la capacitación de los usuarios?

Sabiendo que el TCO es fundamental pero atípico, Beckmann señala, en la encuesta a responsables de TI de Spiceworks/Lifesize, que el 56% dijo que no sabía cuánto estaba gastando en suscripciones y licencias para las soluciones de colaboración y conferencia. "Y esta es solo una parte del TCO", señaló.

Asegure la interoperabilidad y la compatibilidad: Asegúrese de que la suite o la herramienta establecida funcionará bien con otros sistemas de software implementados a lo largo de su ecosistema, añade Beckmann. "Tratar de fragmentar múltiples soluciones que no interoperan completamente" es un error muy común, anota. Asimismo, asegúrese de que el software sea compatible con todos los dispositivos que los empleados usan, especialmente los móviles.

Haga una lista de verificación de las características: Pregúntele a los usuarios cuáles son las características que los ayudarían a ser más productivos, añade Kennedy. Considere las herramientas de software que ofrecen características útiles que otras podrían no ofrecer, tales como el monitoreo del tiempo, que puede ayudarlo a determinar el costo real de la mano de obra, de los trabajadores por contrato y de la productividad.

Asimismo, asegúrese de que la suite de colaboración tenga una función robusta de calendario compartido. "Ser capaz de establecer fechas, plazos, calendarios de vacaciones e hitos de desarrollo de los proyectos en un solo lugar parece una característica obvia. Sin embargo, muchas suites no hacen un gran trabajo", añade Kennedy.