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Ocho maneras de convertir a Android en un gigante productivo

Con tan solo unos cuantos sencillos ajustes, su teléfono Android podrá convertirse en una máquina de productividad promedio.

[21/08/2017] Según IDC, la firma de inteligencia de mercado, actualmente Android es responsable de la gran mayoría de envíos comerciales de smartphones, con más de dos tercios de todas las compras globales con orientación empresarial en el primer trimestre del 2017. Sin embargo, un típico teléfono Android no está optimizado para la productividad.

Encienda los teléfonos más populares y encontrará pantallas de inicio ineficientes, teclados mediocres y toda clase de potencial sin explotar. No obstante, todo lo que se necesita es un pequeño ajuste para ir de un aparato sin refinar, a un compañero de trabajo muy bien optimizado.

Siga estos ocho pasos y su teléfono Android estará preparado para la productividad y listo para los negocios.

Optimice su pantalla de inicio

Una de las maneras más fáciles e impactantes de mejorar la efectividad de su teléfono es enfocándose en su base: la pantalla de inicio. Esta es lo primero que ve cuando desbloquea su dispositivo y es el punto de partida de prácticamente todo lo que hace. Sin embargo, para la mayoría de la gente, es un desorden -y eso es contraproducente.

Ayuda la idea de pensar en su pantalla de inicio como una caja de herramientas. Si se estaba preparando para realizar un trabajo de reparación en el hogar, le gustaría poder encontrar las herramientas que más usa con una cantidad mínima de esfuerzo y pensamiento. Si su caja de herramientas es un desastre, perderá mucho tiempo valioso buscando cada vez que la abra.

Su pantalla de inicio no es diferente y, a diferencia de iOS, Android no lo limita a una cuadrícula estática de íconos cuadrados. Puede organizar las cosas de la manera que mejor funcione para usted, usando una mezcla de atajos de aplicaciones, widgets y espacios en blanco.

Comience por pensar cuidadosamente sobre las aplicaciones que realmente abre y utiliza diariamente. Lo ideal sería que su panel de pantalla de inicio contenga únicamente esos ítems - por ejemplo, las aplicaciones de teléfono, mensajería, correo electrónico, calendario y su navegador web. (Algunas, si no todas, tendrán sentido en el espacio en la parte inferior de su pantalla).

Una pantalla de inicio adecuadamente optimizada hace que sea más rápido y fácil encontrar las cosas que necesita.
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Quizás también querrá incluir alguna aplicación para tomar notas y otras de música, control de casa o fotos que utiliza regularmente. Por lo demás, haga de este su propio mantra: si no la abre casi todos los días, sáquela de su camino. Tener un millón de atajos de aplicaciones en su pantalla de inicio hace que sea más difícil encontrar lo que está buscando. De esta manera, estará mucho mejor servido con tan solo una pequeña cantidad de íconos (de 10 a 15), y confiando en el menú de su teléfono. sencillo y ordenado alfabéticamente cuando necesite algo más.

Eso mantendrá las herramientas que más utiliza al alcance de su mano y hará que sea más fáciles de ubicar sin ningún tipo de escaneo o exploración visual. Es probable que incluso desarrolle una memoria muscular y empiece a tocar las áreas adecuadas de la pantalla para diferentes funciones sin pensar.

Para tipos de información que se necesitan ver de un vistazo, tales como el clima, considere tener un widget bien posicionado que hará que los datos estén siempre disponibles sin la necesidad de toques adicionales. Solo recuerde que, menos, es más. Si su pantalla de inicio llega al punto de estar atestada de información superflua, terminará siendo una caja de herramientas muy poco efectiva para sus necesidades de productividad móvil.

Deje que Gboard acelere su escritura

Es difícil sentirse productivo en su teléfono cuando cada oración que escribe le toma diez minutos y requiere de un intérprete profesional para descifrarla. La escritura en su smartphone no tiene porqué ser una fuente de frustración, si es que encuentra e instala el teclado adecuado, y aprende cómo sacar provecho de sus fortalezas.

Recomendaría instalar la aplicación Gboard de Google. Esta viene preinstalada como el teclado por defecto en algunos dispositivos; pero muchos fabricantes, incluyendo Samsung, optan por proporcionar sus propias alternativas inferiores. Hay, ciertamente, otros teclados recomendables, pero Gboard es el mejor y el más fácil de usar, y viene con algunas ventajas bastante atractivas.

Primero están los atajos del teclado que ahorran tiempo. Por ejemplo, puede escribir rápidamente un número o un carácter especial manteniendo su dedo en la tecla ?123 en la esquina inferior derecha del Gboard y luego deslizándolo hacia arriba. Esto hará que aparezca una selección de símbolos y pueda mover el dedo al que desee utilizar.

Cuando necesite reubicar su cursor, deslice su dedo por la barra espaciadora -o, para un control más fino, pulse el símbolo (>) en la esquina superior derecha de Gboard, y luego la I que aparece en el centro de la barra superior. Esto hará que aparezca un panel de control para ubicar el cursor con precisión, así como para seleccionar el texto.

Gboard le permite acceder rápidamente a caracteres especiales, así como conducir búsquedas avanzadas desde su teclado.
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Y hablando de ese menú de la barra superior, ahí es donde encontrará algunas de las funciones más avanzadas de Gboard: un ícono de búsqueda, que le permite buscar en Google desde el teclado y compartir ítems como noticias, el clima y la ubicación directamente en cualquier campo de texto; un ícono de Google Traductor, que le permite traducir a otro idioma sobre la marcha; y un ícono de configuración, que le permite personalizar numerosas facetas del teclado -incluyendo su altura, su estilo visual y la presencia de una fila de números dedicados.

Gboard también puede hacer que sea menos incómodo escribir en un dispositivo de pantalla grande: simplemente mantenga pulsada la tecla de coma y luego seleccione el ícono que parece una mano sosteniendo el teléfono. Eso pondrá al teclado en un modo de una sola mano y de tamaño reducido para que usted pueda ponerlo en la parte izquierda o derecha de la pantalla, o llevarlo manualmente al área que quiera.

Acuérdese de usar recordatorios

Su dispositivo Android tiene una memoria impresionante y no estoy hablando sobre su RAM. Google tiene un sistema de recordatorio multiplataforma espectacular integrado directamente en su teléfono, y puede ser una valiosa herramienta de productividad -si es que se acuerda de usarla.

Cuando necesite recordar algo, sin importar lo insignificante que sea, dígaselo a su teléfono -ya sea escribiendo en cualquier entrada de búsqueda o hablando en voz alta (por el ícono del micrófono que aparece en su pantalla de inicio, "OK Google" o Google Assistant). Sea cual sea el camino que tome, simplemente utilice el formato: "Recuérdame [cualquier cosa]" -seguido de la hora o lugar a la que quiere que le recuerden.

Los recordatorios basados en la ubicación son especialmente útiles. Puede ordenar a su teléfono que le recuerde archivar un informe cuando vuelva a la oficina, por ejemplo; o mandarle un correo electrónico a su jefe cuando llegue al aeropuerto de Chicago. Apenas llegue a la ubicación en cuestión -ya sea más tarde ese mismo día o semanas después- su teléfono lo alertará. (Google debería conocer automáticamente las ubicaciones públicas y las de cualquier empresa, y puede establecer sus propias ubicaciones personalizadas, tales como "casa" y "trabajo", etiquetándolas en Google Maps).

El sistema multiplataforma de recordatorios de Google le permite establecer y recibir recordatorios basados en tiempo y ubicación.
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Esta es la parte más potente: debido a que el sistema de recordatorios está conectado a su cuenta de Google y sincronizado automáticamente en todas partes, también puede configurar y ver recordatorios desde una computadora de escritorio (siempre que acceda a la misma cuenta de Google desde ahí, por supuesto). Solo escriba su recordatorio en el espacio de búsqueda de Google o directamente en la barra de direcciones de Chrome, o escriba "enséñame mis recordatorios" para ver una lista de los ítems pasados y los que están por venir.

El mismo sistema está presente en todas las plataformas de Google Keep, en las que puede crear recordatorios para notas y listas; y Google Inbox, en el que puede crear recordatorios para correos electrónicos y tareas, así como gestionar todos los recordatorios existentes.

Tome el control de las notificaciones

Seamos realistas: las notificaciones de smartphone no son siempre tan inteligentes. Nuestros teléfonos se han convertido en fuentes constantes de interrupción -y eso no favorece la productividad.

Sin embargo, si se toma unos cuantos minutos para tomar control de sus notificaciones, éstas pueden llegar a ser muy útiles y dejar de ser tan molestosas. El primer paso es realizar una auditoría de notificación personal: en los próximos días considere cuidadosamente cada notificación que aparece en su teléfono y si le está diciendo algo que necesita saber de inmediato -algo que, en otras palabras, realmente justifica una notificación. Lo más probable es que las alertas de las aplicaciones de redes sociales, noticias, compras y otras fuentes no esenciales son distracciones, y desactivarlas convertirá a su teléfono en una mejor herramienta de negocio.

Uno por uno, busque en cada aplicación para ver si hay alguna manera evidente de desactivar o, por lo menos, disminuir las notificaciones. Si no puede encontrar tal opción, deje que Android lo ayude: mantenga presionada la siguiente notificación que la aplicación le mande. Eso le dará opciones para bloquear totalmente las notificaciones de la aplicación o permitirlas en silencio, sin ningún tipo de sonido o vibración.

Android proporciona una opción a nivel de sistema para silenciar o bloquear las alertas de cualquier aplicación.
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Piense también en las notificaciones básicas como el correo electrónico. ¿Realmente necesita ser notificado cada vez que le llega un mensaje? Si usa su Gmail o Inbox, puede configurar las aplicaciones para que lo notifiquen solo cuando lleguen tipos específicos de mensajes de alta prioridad, lo que puede ayudar a reducir el ruido y permitir que se enfoque en lo realmente importante.

Por último, pero no menos importante, aprenda a utilizar bien la función No Molestar. Busque en la sección Sonido de la configuración de su sistema para configurar los parámetros sobre cómo funcionará, prestando mucha atención al modo "solo prioridad". Ese modo permite solo el tipo de alertas que colocó en la lista blanca, tales como llamadas y quizás mensajes de los contactos de alta prioridad, le notifiquen cuando esté activado. También podría querer establecer reglas para activar automáticamente el "No Molestar" durante determinados momentos y circunstancias (una función disponible en Android 6.0 y versiones superiores).

Alterne entre aplicaciones

Al frente del escritorio, los usuarios avanzados siempre han utilizado la tecla de acceso rápido de Windows Alt-Tab para pasar de una aplicación a otra sin perder tiempo. A partir de la versión 7.0 de Android lanzada el año pasado, Android tiene una opción similar: toque dos veces el botón de Overview (el ícono cuadrado al costado de los botones de Inicio y Atrás), y saltará/alternará entre sus dos procesos más recientes -no se requiere ninguna acción adicional.

Divida su pantalla

Algunas veces, es más fácil hacer las cosas cuando puede ver un par de ítems complementarios juntos en su pantalla -ya sea una ventana de chat y un navegador, un documento y una página web, o cualquier otra combinación que ayude al trabajo.

En los dispositivos que ejecutan Android 7.0 o las versiones superiores, un modo de división de pantalla nativo hace posible este nivel de multitarea: con una aplicación activamente abierta, mantenga presionado el botón de Overview y luego seleccione la segunda aplicación que quiere de la lista. Cuando termine, mantenga presionado el botón de Overview nuevamente para finalizar la sesión de pantalla dividida.

La función de división de pantalla de Android le permite ver dos aplicaciones al mismo tiempo, como Docs en la parte superior y Calendario en la parte inferior, sin importar el tamaño de su teléfono.
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(Tenga en cuenta que algunos fabricantes, incluyendo Samsung, han ofrecido una función similar por algún tiempo y siguen proporcionando sus propias implementaciones alternativas).

Aproveche el poder de la multiplataforma de Chrome

El navegador Chrome de Google puede ahorrarle mucho tiempo haciendo de su trabajo móvil una extensión natural de sus esfuerzos en la oficina. La aplicación de Android se sincroniza automáticamente con su equivalente de escritorio, por lo que todos sus marcadores están siempre disponibles -y cada página que ha abierto desde su escritorio se puede encontrar fácilmente en la sección Historial de Chrome en su teléfono (siempre y cuando haya iniciado sesión en ambos lugares).

También puede ver qué páginas son abiertas de manera activa en Chrome en otros dispositivos -si, por ejemplo, dejó algo abierto en su escritorio y ahora quiere sacarlo de su teléfono- tocando la función "Pestañas Recientes" en el menú de la aplicación de Android. En el escritorio, puede encontrar la misma información en la barra lateral de la página de Historial.

Chrome para Android también tiene algunos ajustes ocultos que pueden hacer que sea más eficiente. Asegúrese de tomar algunos minutos para encontrarlos y activarlos.

Haga que Android sea más eficiente

Android es diferente a otros sistemas operativos móviles, ya que permite una gran cantidad de personalización de la interfaz a través de aplicaciones de terceros -y con las herramientas adecuadas, que pueden crear todo tipo de oportunidades para mejorar la productividad.

Puede instalar una aplicación que pone widgets activos en su cajón de notificaciones, por ejemplo, o partir una utilidad que crea una "barra de tareas" universal para facilitar el acceso a la aplicación.

He reunido una colección de opciones que mejoran la eficiencia. Échele un vistazo -y, utilizando los consejos mencionados en este artículo, vea cómo su productividad móvil aumenta.