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Reportajes y análisis

Cómo elegir la mejor metodología para la gestión de proyectos

[07/09/2017] El primer paso hacia el éxito es elegir la metodología para la gestión de proyectos correcta para su equipo.

Pero con tantos enfoques diferentes -y en algunos casos, superpuestos- para manejar las complejidades de cualquier proyecto, ¿cómo saber qué metodología para la gestión de proyectos es la mejor?

Los directores de proyectos pueden ayudar a sus organizaciones a mejorar la forma en que se implementan los proyectos de manera eficaz y eficiente, al mismo tiempo en que se reducen riesgos. Pero esto requiere mucho más que el simple reconocimiento de las prioridades de la organización. Se necesita una comprensión más profunda sobre cómo cada metodología para la gestión de proyectos puede crear el mayor impacto positivo -y cómo cada una puede descarrilar la probabilidad que tiene su organización de lograr un proyecto exitoso.

Presentamos las metodologías para la gestión de proyectos (PMMs) más populares puestas en práctica, mostrando cómo evaluar cuál es la mejor para su proyecto y organización. Una vez desarrollado, se puede documentar y repetir un proceso para evaluar y elegir la metodología de gestión de proyectos correcta, lo que le permitirá a su organización dedicar menos tiempo a estructurar y administrar sus proyectos, y más tiempo a lograr los objetivos y entregables del proyecto.

Waterfall
Las metodologías para la gestión de proyectos más populares del momento

Waterfall: Waterfall ha sido una metodología para gestión de proyectos fundamental durante años. Es de naturaleza secuencial y se utiliza en muchas industrias, con mayor frecuencia en el desarrollo de software. Comprende fases estáticas (análisis de requisitos, diseño, pruebas, implementación y mantenimiento) que se ejecutan en un orden específico. Waterfall permite un mayor control a lo largo de cada fase, pero puede ser muy poco flexible si el alcance del proyecto cambia después de haber sido puesto en marcha. Ofrece una etapa de planificación más formal, que puede aumentar las posibilidades de capturar todos los requisitos del proyecto por adelantado, reduciendo la pérdida de cualquier información y requisito clave en las etapas iniciales.

Agile

Agile: Agile adopta un enfoque significativamente diferente para la gestión de proyectos. Fue desarrollado inicialmente para proyectos que requerían una flexibilidad y velocidad significativas. Para lograr esto, Agile está compuesto de cortos ciclos de entrega, también conocidos como "sprints". Agile puede ser la metodología más adecuada para proyectos que requieren menos control y comunicación en tiempo real dentro de la configuración del equipo. Como una metodología para la gestión de proyectos, Agile es altamente interactiva, permitiendo ajustes rápidos a lo largo de un proyecto. Comúnmente se utiliza en proyectos de desarrollo de software; en gran parte debido a que facilita la identificación rápida de problemas y las modificaciones tempranas en el proceso de desarrollo, en lugar de tener que esperar hasta que las pruebas estén completas. Agile ofrece procesos repetibles, reduce el riesgo, facilita retroalimentación inmediata, proporciona cambios rápidos y reduce la complejidad.

Híbrida

Híbrida: Si bien muchos equipos estarán a favor de Waterfall o Agile, los beneficios de ambos enfoques pueden crear un caso para una solución híbrida de metodología para la gestión de proyectos, en la que la fase de planificación y requisitos se lleva a cabo bajo un enfoque al estilo Waterfall, y las fases de diseño, desarrollo, implementación y evaluación siguen la metodología Agile.

Método de la ruta crítica: También llamado Critical Path Method (CPM), es una metodología paso a paso utilizada para proyectos con actividades interdependientes. Contiene una lista de actividades, y utiliza una estructura desglosada de trabajo (WBS) y un cronograma para completar dependencias, metas y entregables. Diferencia las actividades críticas y no críticas calculando el tiempo más largo (en la ruta crítica) y el más corto para completar las tareas.

Gestión de proyectos por cadena crítica: Gestión de proyectos por cadena crítica (CCPM) se diferencia de CPM por enfocarse en el uso de recursos dentro de un proyecto, en lugar de actividades del proyecto. Para abordar problemas potenciales con los recursos, se incorporan buffers para asegurar que los proyectos estén a tiempo y que la seguridad no se vea comprometida.

Six Sigma: Six Sigma fue desarrollado originalmente por Motorola para eliminar el desperdicio y mejorar los procesos y beneficios. Está basado en datos y cuenta con tres componentes clave: DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar), DMADV (definir, medir, analizar, diseñar y verificar) y DFSS (Design for Six Sigma). DFSS puede incluir las opciones anteriores y otras como IDOV (identificar, diseñar, optimizar y verificar). A veces, se debate sobre Six Sigma como metodología en la comunidad de gestión de proyectos.

Scrum: Nombrado por el rugby, Scrum es parte del marco de Agile y es también interactivo por naturaleza. Se usan "sesiones Scrum" o "sprints de 30 días" para determinar las tareas priorizadas. Se utiliza un Scrum Master para optimizar en lugar de un director de proyectos. Equipos pequeños pueden ser formados para concentrarse en tareas específicas de manera independiente, y luego reunirse con el Master Scrum para evaluar el progreso o los resultados, y redefinir las tareas atrasadas.

Otras PMMs: Además de las metodologías para la gestión de proyectos mencionadas anteriormente, existen otras PMM que deberían ser consideradas, incluyendo la metodología de cadena de eventos (ECM), Crystal, Desarrollo basado en funciones (FDD), Desarrollo de sistemas dinámicos (DSDM), Desarrollo de software adaptativo, Proceso racional unificado (RUP), Desarrollo lean (LD), Prince2 y otras.

Es importante resaltar que no hay una sola solución en todos los casos, incluso dentro de la misma organización. La experiencia en gestión de proyectos entra en juego, y es aquí donde el conocimiento que tiene un director de proyectos sobre las ventajas y desventajas de cada metodología, puede ayudar a las organizaciones a llevar exitosamente a cabo proyecto donde se maximice el potencial de las partes interesadas.

Cómo evaluar eficazmente las metodologías para la gestión de proyectos

El proceso necesario para evaluar, documentar y seleccionar la metodología correcta para la gestión de proyectos, inicialmente requiere muchos detalles, es lento y complejo, pero vale la pena al final (suponiendo que la PMM elegida fue la más adecuada).

El Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) ha desarrollado un estándar reconocido mundialmente llamado el Modelo de Madurez en Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3). Esto ayuda a las organizaciones a identificar, medir y mejorar las capacidades de PM y estandarizar los procesos. Ayuda a consolidar los resultados exitosos del proyecto, determina en última instancia las mejores prácticas, y fortalece la conexión entre la planificación estratégica y la ejecución. OPM3 se enfoca en la eficacia estratégica general de la organización, e incorpora la gestión de proyectos, programas y portafolios. En el 2013, fue reconocido por el Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (ANSI) como una norma nacional estadounidense.

Dentro de Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide, PMI discute los procesos de alto nivel para la adaptación de las PMMs que las organizaciones deben evaluar cuidadosamente y utilizar para determinar qué metodologías funcionan para diversos proyectos. Las decisiones también deben basarse en factores del Proceso de adaptación de metodologías de PMI para maximizar los beneficios estratégicos.

Beneficios de la Gestión Organizacional de Proyectos

Es posible que, para su negocio, tenga sentido adoptar OPM3, dado que una meta fundamental de OPM3 es alcanzar la alineación estratégica acertada; y resultados exitosos de los proyectos dependen mucho de tal alineación. Las organizaciones tendrán que incluir oficinas de gestión de programas empresariales (EPMO) en sesiones de planificación de alto nivel, para asegurar que las metodologías correctas sean implementadas en proyectos específicos, y así aumentar la productividad y la satisfacción del cliente, obtener una ventaja competitiva, mejorar el control de costos y las comunicaciones, y predecir el rendimiento. En última instancia, esto mejorará y acelerará la toma de decisiones, y también respaldará la alineación con los objetivos de la empresa.

Debido a las diversas fortalezas y debilidades de cada PMM, es probable que las organizaciones deseen considerar la adopción de múltiples metodologías para la gestión de proyectos basadas en la naturaleza única de su proyecto, conformación organizacional y objetivos. De cualquier manera, las organizaciones deben desarrollar las mejores prácticas estandarizadas que puedan ser refinadas a medida que algunos factores cambien. Aquí, la clave es averiguar cómo es que un proyecto específico se alinea con los objetivos de toda la empresa. Una vez que se aíslan los criterios del éxito o fracaso, es más fácil encontrar la metodología o metodologías más adecuadas, que le permitan alcanzar de manera efectiva y eficiente el resultado empresarial deseado.

Consideraciones principales en la elección de una metodología para la gestión de proyectos

Al evaluar las metodologías, estos son solo algunos de los numerosos factores que deben ser cuidadosamente considerados:

  • Objetivos estratégicos organizacionales y valores fundamentales
  • Principales impulsores de negocios
  • Restricciones
  • Interesados
  • Riesgos
  • Complejidad
  • Tamaño y costo del proyecto

El proceso de evaluación de la metodología para la gestión de proyectos

Una vez que los criterios de evaluación han sido tomados en cuenta en la decisión, es necesario desarrollar un proceso para identificar las mejores opciones de PMM para el proyecto específico. Este proceso necesitará revisarse y modificarse de vez en cuando para mantenerlo al día con las necesidades en evolución de las empresas y los interesados. Estos son algunos pasos generales:

  1. Determine los impulsores del proyecto identificando y ponderando las metas y prioridades principales del proyecto.
  2. Luego de determinar los impulsores, requisitos y metas del proyecto, identifique todos los criterios en los que una metodología tendrá impacto y viceversa.
  3. Identifique todas las metodologías disponibles/posibles que sean más relevantes para el proyecto.
  4. Pase tiempo comparando y contrastando cada PMM en relación con el proyecto.
  5. Considere qué metodología dará los mejores resultados y ofrecerá el menor riesgo.
  6. Obtenga feedback y buy-in.
  7. Documente la metodología y el razonamiento.
  8.  Implemente la metodología.
  9. Monitoree y modifique según sea necesario.

Gestión de proyectos
Qué incluir en la evaluación de la metodología para la gestión de proyectos

En el desarrollo organizacional, al igual que dentro de los proyectos, esta lista de criterios de evaluación relevantes es aplicable. Cuando se trata de seleccionar una metodología, estos mismos criterios también se deben de tener en cuenta. Pueden descomponerse en criterios internos y externos, con subcategorías relevantes dentro de cada uno.

CRITERIOS INTERNOS

La organización

  • Nivel de madurez y preparación de la organización
  • Configuración/jerarquía
  • Cultura
  • Productos/servicios
  • FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas)
  • Nivel de flexibilidad/agilidad
  • Impulsores de negocios
  • Riesgos involucrados
  • Recursos disponibles
  • Creencias sobre el liderazgo, sistema del valor, expectativas y apoyo
  • Industria, rendimiento, competencia, costos, productividad, etc.

El proyecto

  • Requisitos del proyecto y el negocio
  • La naturaleza del proyecto mismo
  • Tamaño y complejidad
  • Líneas de tiempo
  • Expectativas de las partes interesadas
  • Efectividad de la PMM

Las personas

  • Experiencia
  • Entrenamiento
  • Preparación
  • Ubicación del equipo

Los procesos

  • Procesos/políticas/prácticas internas

Las tecnologías

  • Software y herramientas disponibles

CRITERIOS EXTERNOS

  • Vendedores
  • Expectativas y requisitos de las partes interesadas externas
  • Directrices PMBOK

Aunque los factores de riesgo más grandes tienden a estar clasificados dentro de las capacidades y preparación organizacionales, cualquier otro criterio mencionado anteriormente puede crear problemas significativos si incumple un requisito clave del proyecto.

Como se mencionó, definitivamente las PMMs no son de talla única, incluso dentro de la misma empresa, tipo de proyecto o industria. Una metodología específica puede funcionar mejor para una situación; y para otra, puede ser más adecuado utilizar una metodología para la gestión de proyectos diferente, o incluso adoptar un enfoque híbrido. Es poco probable que la misma metodología funcione en todos los proyectos de una organización; una buena práctica debe desarrollar e implementar un proceso de evaluación de metodologías (MAP) para determinar el mejor enfoque para cada proyecto. Tenga en cuenta que, en sí, este proceso puede requerir reevaluación y modificaciones a medida que los factores de negocio cambien.