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Estamos chateando: Su guía para 7 servicios de chat grupal

[15/09/2017] Todo el mundo sabe que el secreto del éxito, tanto personal como comercial, es una buena comunicación. ¿Pero en qué forma? Si está tratando de comunicarse con un grupo en tiempo real, sin duda está familiarizado con el antiguo modo de espera: llamadas de conferencia. Ya sabe: esas reuniones telefónicas que atormentan la mente en las que los hablantes se superponen, la calidad de la voz es terrible, la mitad de la gente no está prestando atención y el perro de alguien ladra intermitentemente durante toda la llamada.

Pero, ¿cuál es la alternativa? Considere un modo de espera antiguo (muy antiguo): la mensajería instantánea. Excepto que ya nadie la utiliza; ahora es el chat grupal. Estas salas de reuniones virtuales se centran en la comunicación basada en texto y, a menudo, son muy preferibles a las llamadas en conferencia.

¿Por qué tipear cuando se puede hablar? Una sesión de chat facilita que todos sean "escuchados", ya que puede ver instantáneamente quién dijo qué. (Ya no tiene que iniciar cada oración identificándose.) Si alguien está momentáneamente distraído, puede fácilmente volver a la conversación revisando los comentarios anteriores. Y, quizás lo mejor de todo, no hay ruido estático o de fondo. En un chat en grupo, nadie sabe qué está escuchando en su lista de reproducción favorita.

Hay otras ventajas, también, como la opción de mantener una transcripción permanente de búsqueda de cada sesión. La mayoría de los servicios de chat también le permiten compartir o incrustar archivos en tiempo real (en contraposición a "espera, enviaré la hoja de cálculo por correo electrónico, ¿ya la recibiste?"). Muchos le permitirán abrir chats laterales si necesita una discusión rápida uno-a-uno de lo que está sucediendo en el grupo. ("¿Crees que Bob va a necesitar alguna ayuda adicional en este proyecto?") Y no olvide las ventajas de seguridad: las conversaciones de voz se pueden interceptar; los chats basados en texto no. (Para ello, la gran mayoría de servicios de chat ofrecen sesiones encriptadas).

Bueno, pero ¿por qué no solo disparar un mensaje de texto o un bucle con algunos compañeros de trabajo a través de, por ejemplo, iMessage? Textear es demasiado engorroso para algo simple como un intercambio rápido, y demasiado "estrecho" si está tratando de comunicarse con más de unas pocas personas.

Esto no quiere decir que los chats de grupo sean ideales para todos los escenarios, simplemente son una opción que vale la pena considerar -especialmente si ve que sus métodos de comunicación actuales ya no funcionan bien. Para esta historia estudiamos siete servicios de chat grupal: CA Flowdock, ChatWork, HipChat, Microsoft Teams, OfficeChat, Slack y Telegram, que ofrecen mensajería instantánea basada en web y aplicaciones para dos o más personas, pero con diferentes interfaces, características y enfoques.

Sopesando las opciones

¿Qué debe buscar en un servicio de chat? Todo depende de sus necesidades, comenzando con el tamaño de su equipo (s) y el alcance de su proyecto (s). Lo ideal es que desee un servicio que soporte no solo varios equipos, sino también múltiples temas y conversaciones dentro de esos equipos. También vale la pena ver qué integraciones de terceros ofrece el servicio de chat, por lo que puede incorporar, digamos, herramientas de administración de proyectos o tareas en la interfaz de chat.

Un "Hangout" para equipos empresariales

¿Por qué no se incluyó Google Hangouts en este resumen? El servicio de chat, que comenzó su vida como Google Talk, fue construido para los consumidores, no para las empresas. Sin embargo, a principios de este año la compañía presentó Google Hangouts Chat. Al igual que Microsoft Teams ofrece capacidades de chat para los usuarios de Office 365, Hangouts Chat se integra con G Suite. Por ahora, la única manera de obtener Hangouts Chat es ser un cliente de la G Suite e inscribirse en el programa Early Adopter.

Hangouts Chat ofrece salas de chat ilimitadas, cada una capaz de soportar múltiples conversaciones en cadena; proporciona capacidades de búsqueda potentes y filtradas; y aprovecha un nuevo producto spin - Meet - para reuniones de vídeo. Más allá de eso, sin embargo, Google no ha dicho mucho; no sabemos nada aun sobre el precio del servicio, el conjunto de características, las medidas de seguridad o la fecha de disponibilidad general.

Por ahora, Hangouts Chat ofrece relativamente pocas integraciones fuera de G Suite: solo una docena de socios han firmado, aunque es seguro apostar a que seguirá. Mientras tanto, tendremos que esperar un poco más para ver si el servicio de Google puede desafiar con eficacia a jugadores como Slack y Teams.

Las notificaciones de escritorio son una gran ventaja, permitiendo a los usuarios ver nuevos mensajes incluso cuando están trabajando fuera de su navegador o cliente de chat. Y si esas notificaciones se pueden personalizar para mantener las interrupciones al mínimo, tanto mejor.

Si tiene muchas sesiones de chat improvisadas, o desea incluir a personas ajenas a su equipo habitual (o incluso fuera de su empresa), busque un servicio que permita el acceso de invitados. (Microsoft Teams no lo ofrece por ahora). Eso significa que puede enviar un enlace a su sala de chat y los participantes pueden entrar sin tener que registrarse mediante una cuenta. Pero probablemente no es necesario preocuparse acerca de cuántos usuarios totales pueden unirse a un chat; como con las llamadas de conferencia, una vez que se supera un cierto número de participantes (por ejemplo, 20-30), ha superado el punto de la practicidad.

Hablando de llamadas, la mayoría de los servicios aportan conexiones de voz y/o video a la mezcla, una buena opción para aquellas ocasiones en las que el chat se siente demasiado lento o necesita comunicarse visualmente. Si su equipo es altamente móvil, mire de cerca las aplicaciones móviles de cada servicio, ya que no todas soportan llamadas de voz y video.

Para la mayoría de las empresas, las comunicaciones seguras son fundamentales. Cada uno de los servicios de chat que hemos perfilado promete una protección robusta, generalmente en forma de mensajes y/o almacenamiento encriptado para esos mensajes, pero los detalles varían ampliamente. En algunos casos, el cifrado se basa en lo que involucre su navegador web; en otros, se cuece en una aplicación independiente o en un cliente de escritorio. En última instancia, querrá hacer su tarea antes de desplegar cualquiera de estos servicios.

Por último, si está esperando agregar un servicio de chat barato, muchos de ellos ofrecen cuentas gratuitas para equipos pequeños. (De hecho, las compañías con problemas de presupuesto deberían considerar comenzar con Telegraph, la única opción completamente gratuita en el grupo). Solo asegúrese de leer la letra pequeña, ya que diferentes niveles de servicio a veces tienen diferentes niveles de cifrado y seguridad. Muy a menudo, para tener la protección más robusta, tendrá que pagar por una suscripción premium.

CA Flowdock

En CA Flowdock, los chats no son chats; son "flujos" -algo parecido a los "canales" de Slack- e incorporan varias convenciones modernas: administradores de usuarios similares a Twitter, conversaciones de 1:1 y en cadena, hashtags e incluso una dirección de correo electrónico personalizada que los equipos pueden usar para contribuir a un flujo. Sin embargo, si quiere videoconferencia, tendrá que enlazarse con Appear.in; Flowdock no ofrece funciones de llamada nativas y ya no se integra con Hangouts de Google.

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CA Flowdock

Hablando de integraciones, Flowdock ofrece una integración alimentada por API con docenas de servicios (incluyendo Basecamp, Zendesk y su producto "hermano de CA Agile Central), por lo que puede sincronizarlo con la gestión de proyectos compatibles, control de versiones y herramientas de soporte al cliente. Y esa integración se lleva a cabo dentro de la bandeja de entrada del equipo de Flowdock, una barra lateral plegable que también realiza un seguimiento de cosas como las actividades en equipo y las redes sociales.

Los datos se cifran y se almacenan en Amazon Web Services en los Estados Unidos. Connections utiliza cifrado SSL de 256 bits si el cliente lo admite, y los servidores están protegidos con cifrado de disco completo. Las contraseñas están encriptadas y saladas.

Al igual que con servicios similares, puede disfrutar de una prueba gratuita de 30 días. Además, Flowdock ofrece cuentas gratuitas y sin restricciones para estudiantes, organizaciones sin fines de lucro y equipos de cinco o menos personas. Para la mayoría de los demás, cuesta tres dólares/usuario/mes, un precio que incluye todo ilimitado -flujos, historiales de sesión e integraciones. Los planes empresariales ofrecen, además, inicio de sesión único, soporte de primera calidad y otras características de las grandes organizaciones. (Ver información de precios completa).

ChatWork

Diseñado para empresas grandes y pequeñas, ChatWork sirve lo básico dentro de su interfaz limpia. Puede acceder a él desde un navegador o instalar aplicaciones de Windows, Mac, Android y/o iOS.

ChatWork

Además de productos básicos como el intercambio de archivos y las videollamadas, ChatWork ofrece herramientas sencillas de administración de tareas y contactos, y una opción de compartir pantalla. Y las herramientas de chat son bastante robustas; puede citar o generar rápidamente un enlace a cualquier mensaje individual o convertir un mensaje a una tarea.

Sin embargo, no hay opción para agregar usuarios invitados. Y aunque el componente de escritorio ChatWork Live soporta tanto las llamadas de video como las de audio, no hay un número de llamada dedicado para usar, por ejemplo, con una línea fija. Las aplicaciones para móviles se actualizaron recientemente para permitir llamadas de audio, pero solo para usuarios de planes de negocios. (La compañía dice que la característica eventualmente se abrirá camino para el plan personal).

Los chats y las transferencias de datos están protegidos con cifrado SSL de 256 bits. La empresa utiliza el servicio Amazon S3 para el almacenamiento de datos y el cifrado.

Una advertencia importante: si bien la mayoría de los proveedores de este resumen respondieron a nuestras consultas con bastante rapidez, ChatWork no lo hizo. La compañía no muestra un número de teléfono en su sitio web, y la única dirección de correo electrónico lleva a una mesa de apoyo, que nunca respondió a nuestras preguntas. Lo que esto significa para el soporte técnico actual es desconocido, pero no habla bien de la capacidad de respuesta global de la compañía.

ChatWork ofrece planes que van desde lo gratuito hasta cinco dólares/usuario/mes, y el plan gratuito es bastante generoso: contactos ilimitados, hasta 14 charlas separadas, 5GB de almacenamiento, llamadas de video de dos personas y llamadas de voz con hasta 100 conexiones simultáneas. El plan personal de cuatro dólares/usuario/mes agrega chats de grupo ilimitados, soporte para chats de video de cuatro personas y 10GB de almacenamiento. Los planes de negocio (cinco dólares/usuario/mes, con un mínimo de cinco usuarios) tienen el mismo conjunto de características, pero con soporte técnico dedicado y un puñado de funciones administrativas para la administración de usuarios y archivos. (Vea la información completa sobre los precios).

HipChat

¿HipChat de Atlassian, es el servicio de moda en lo que respecta a mensajería? Si lo juzga solo por cómo se ve, podría sentirse un poco más como AverageChat. Pero hay potencia bajo el capó, comenzando con soporte para más de 200 herramientas de terceros, incluyendo DocuSign, Facebook, Google Drive y MailChimp -por no hablar de una serie de bots de entretenimiento y útiles para la automatización de acciones. Incluso hay un bot, que le permite interactuar con otros robots de HipChat comunicándose con un dispositivo de Amazon Eco.

HipChat

Mientras tanto, las salas de HipChat permiten incrustar cosas como archivos, imágenes y enlaces, mientras que una barra lateral plegable puede alternar entre personas, enlaces y archivos compartidos (pero no imágenes). Los chats se sincronizan entre dispositivos de escritorio, móviles (incluidos wearables Apple y Android) y aplicaciones web, para que pueda mantenerse actualizado en cualquier dispositivo. Otras ventajas incluyen alertas personalizables y @menciones para llegar rápidamente a los contactos de un chat. Todas las comunicaciones están protegidas con cifrado SSL de 256 bits.

Al habilitar el acceso de invitados, la sala muestra de forma destacada un enlace para copiar y compartir fácilmente. (Los invitados pueden unirse simplemente proporcionando un nombre, no se requiere ninguna cuenta). Es una buena opción para los equipos que con frecuencia necesitan invitar a forasteros. Las conversaciones de video y el uso compartido de pantalla están disponibles para conexiones de 1 a 1 y grupos de hasta 25, mientras que las llamadas de audio son solamente de 1 a 1.

HipChat Basic, que es gratuito, puede hacer el trabajo por su equipo: incluye usuarios ilimitados e integraciones, aunque solo 5GB de almacenamiento y 25 mil mensajes almacenados en el historial de mensajes de búsqueda. HipChat Plus (dos dólares/usuario/mes) agrega llamadas de voz y video, además de controles de retención de historiales, historial ilimitado de búsqueda de mensajes y almacenamiento ilimitado de archivos. La compañía también ofrece una plataforma de mensajería auto-alojada llamada HipChat Data Center, para implementaciones empresariales. (Vea la información completa sobre los precios).

Microsoft Teams

La respuesta de Microsoft al chat de Slack, Microsoft Teams, se integra con Office 365, con la idea de darle a los usuarios de la suite un conjunto completo de herramientas de chat -incluyendo voz y video chat, cortesía de Skype- sin necesidad de cambiarse a otro servicio. El inconveniente inmediato es que solo está disponible para los suscriptores de Office 365 con planes Business Essentials, Business Premium o Enterprise, que comienzan en cinco dólares por usuario al mes. Pero no hay ningún cargo adicional por utilizar equipos, por lo que es lógico, al menos, probar el servicio si ya utiliza Office.

Microsoft Teams

Una vez que un equipo (que puede ser público o privado, creado por un gerente o un individuo) se crea, es automáticamente dotado de un sitio de equipo de SharePoint (con archivos y pestañas Wiki ya configuradas), OneNote portátil (para suscriptores Business Premium o Enterprise E3/E5), calendario y así sucesivamente. La integración de OneNote es definitivamente un plus, poniendo tanto notas individuales como compartidas bajo el mismo techo (manteniendo sus notas personales privadas). Dentro de un equipo determinado puede crear canales adicionales para chatear sobre otros temas.

Su equipo puede acceder a Teams a través de navegadores web, clientes de escritorio para Windows y Mac, o aplicaciones móviles para Android, iOS y Windows 10 Mobile. Teams admite la autenticación de dos factores y el inicio de sesión único a través de Active Directory, y los datos se cifran en tránsito y en reposo. Además, Microsoft Teams tiene capacidades integradas de administración de aplicaciones móviles (MAM, por sus siglas en inglés).

A Teams le falta una característica clave: el soporte para el acceso de invitados, lo que significa que no puede invitar a nadie fuera de su organización a participar en un chat. Esa opción está llegando, pero un representante de Microsoft se negó a especificar el tiempo. Pero como se espera de un producto de Microsoft, Teams ofrece muchas integraciones (más de 150 aplicaciones, bots y servicios como Asana, HootSuite y ZenDesk), en parte porque los conectores existentes para Office 365 se transfieren a Teams.

Uno podría cuestionar si cualquier organización se cambiaría a Office 365 solo para obtener este nuevo y prometedor servicio de chat grupal. Pero para cualquier organización que ya utilice la suite, Teams es lo suficientemente robusto como para evitar los pensamientos de buscar un servicio de chat en otro lugar.

Referencia rápida: 7 servicios de chat grupal

CA Flowdock ChatWork Hip-Chat Microsoft Teams Office Chat Slack Telegram
Aplicaciones móviles Android, iOS Android, iOS Android, iOS Android, iOS, Win 10
Mobile
Android, iOS Android, iOS Android, iOS, Win 10 Mobile
Llamadas de voz No 1 a 1 No
Videollamadas No No No
Compartir archivos
Historial de la sesión
Alertas de escritorio
Acceso de invitado No No
Almacenamiento Ilimitado 5GB-
10GB *
5GB- Ilimitado* 1TB + 500MB / usuario 25GB-
100GB *
5GB-Ilimitado* Ilimitado
Precio inicial Gratis Gratis Gratis 5 dólares / usuario / mes.** 49 dólares / usuario / mes. Gratis Gratis
Período de prueba gratuito 30 días No 30 días 30 días 7 días 15 días No
Esta historia fue publicada originalmente en enero del 2016 y fue actualizada en agosto de 2017.

Office Chat

En los 18 meses desde la última vez que visitamos Office Chat de MangoApps, el servicio ha hecho una serie de mejoras -a partir de su portal antiguamente limitado basada en navegador. Ahora es tan capaz como los clientes de escritorio, con soporte para funciones como organizar conversaciones en grupos, compartir archivos de forma instantánea, búsqueda indexada y una práctica vista de "lo que no leyó" en aquellos momentos en los que estuvo ausente por un tiempo.

Office Chat

Mientras tanto, Office Chat continúa ofreciendo algunas amenidades raras, incluyendo un modo de "hiper tiempo real" que muestra sus pulsaciones de teclado a otros mientras escribe; no hay necesidad de hacer clic en enviar. Y al igual que el Messenger de Facebook, las cadenas de conversaciones incluyen pequeños indicadores para que sepa que los mensajes no solo fueron enviados, sino también entregados.

Desafortunadamente, el servicio aún no ofrece opción para llamadas de voz o video, y el almacenamiento de archivos es un poco limitado en comparación con algunos competidores: solo 25GB para el plan de negocios y 100GB para el plan de empresas o Enterprise.

Office Chat es uno de los pocos servicios de chat que ofrece precios fijos: en lugar de pagar por usuario, se suscribe al plan de negocios o al plan de empresa. Su precio es de 49 dólares/mes y 99 dólares/mes, respectivamente (con descuentos para pagos anuales), y permiten hasta 50 usuarios. Los "cubos" adicionales de 50 usuarios añaden un extra de 49 dólares o 99 dólares al mes. ¿Cómo se comparan esos precios con los planes por usuario? Dependiendo del plan que elija, funciona a uno o dos dólares por usuario al mes -más barato que la mayoría. ¿Lo malo? No hay ningún plan libre, y la prueba gratuita se limita a solo siete días.

Muchas de las funciones de seguridad más avanzadas de Office Chat, como los mensajes que se autodestruyen, la autenticación de dos factores y el cifrado de mensajes/archivos de extremo a extremo, solo están disponibles en el plan de Enterprise, así como integraciones de aplicaciones de terceros y varias funciones avanzadas de administración. Sin embargo, teniendo en cuenta los precios competitivos para ese plan, esto no debería ser un problema para las empresas que necesitan las protecciones adicionales y características. (Vea la información completa sobre los precios).

Slack

Slack fue lanzado en el 2013, pero en los últimos dos años se ha convertido casi en sinónimo de chat grupal empresarial. A principios de este año, el servicio finalmente introdujo la única característica importante que faltaba: respuestas encadenadas.

Slack

Sin embargo, para cualquiera que ya esté acostumbrado a un servicio de chat diferente, Slack puede sentirse un poco extraño al principio. La interfaz sigue siendo simplista y ordenada, pero también poco pulida. Aísla chats en "canales" orientados al tema, y su método para manejar esas respuestas encadenadas es torpe en el mejor de los casos. La vista "todos los enlaces" está dispuesta de lo más reciente a lo más antiguo de arriba a abajo, en contraste directo con los chats regulares, que fluyen de abajo hacia arriba. (Otra molestia: no puede incluir imágenes en las respuestas.)

Afortunadamente, los tutoriales emergentes ayudan a los recién llegados a combatir la curva de aprendizaje, y a partir de ahí es fácil aprovechar la búsqueda profundamente integrada de Slack, menciones entre canales, archivos compartidos, sincronización entre dispositivos y otras modernas amenidades.

La función de notificación de escritorio de Slack admite palabras clave, lo que significa que puede filtrar conversaciones extrañas y recibir solo alertas importantes. Slack ahora soporta de forma nativa las llamadas de audio y video, y también se integra con Google Hangouts, GoToMeeting y docenas de otras herramientas de conferencia. Hay herramientas para crear sus propias integraciones también. El servicio ofrece casi todas las formas de certificación de seguridad y privacidad conocidas por la humanidad.

Los tres planes de Slack for Teams de la compañía ofrecen un espacio de trabajo único para pequeñas empresas o grupos dentro de una organización más grande. Una cuenta gratuita le ofrece 5GB de almacenamiento de archivos, 10 integraciones y un archivo de 10 mil mensajes. El plan Estándar (ocho dólares/usuario/mes) le ofrece 10GB de almacenamiento de archivos, integraciones ilimitadas y un archivo de mensajes ilimitado, además agrega características como acceso de invitado, estadísticas de uso, grupos de usuarios, soporte para correo electrónico para los canales Slack, llamadas y videollamadas grupales, compartir pantalla y mucho más. El plan Plus (15 dólares/usuario/mes) agrega características avanzadas como inicio de sesión único, soporte 24/7 y un 99% de tiempo de actividad garantizado. (Vea la información completa sobre los precios).

El plan empresarial de Slack, para compañías con hasta medio millón de empleados, conecta múltiples espacios de trabajo y añade una serie de características de empresa incluyendo la integración con más de una docena de plataformas de gestión de movilidad empresarial (EMM, por sus siglas en inglés).

Telegram

El servicio de chat con soporte de plataforma más amplio, Telegram ofrece aplicaciones y clientes nativos no solo para Android, iOS, MacOS y Windows, sino también para Linux y Windows Mobile 10 (también conocido como Windows Phone). También es uno de los pocos servicios (y el único en esta lista) que es completamente gratuito. No hay niveles de suscripción; obtiene todo lo que Telegram tiene que ofrecer sin costo y sin anuncios -aunque se le puede pedir una donación, más adelante.

Telegram

El servicio permite hasta 200 usuarios por grupo, pero también ha añadido "supergrupos" que admiten hasta 10 mil miembros. Sin embargo, independientemente del tamaño del grupo, todavía es un poco complicado agregar personas, ya que los invitados y los contactos deben instalar una aplicación o un cliente de Telegram, ya que puede iniciar conversaciones desde un navegador. E incluso así, las invitaciones requieren que introduzca manualmente números de teléfono (para invitaciones basadas en SMS) o envíe por correo electrónico un enlace personalizado.

A principios de este año, Telegram agregó capacidades seguras de llamadas de voz. No puede hacer videollamadas, pero puede grabar y difundir mensajes de vídeo. Para ello, Telegram lanzó recientemente Telescope, un servicio de alojamiento gratuito que almacena automáticamente vídeos de hasta un minuto de duración. Piense en ello como una especie de YouTube para los canales de chat, algo que puede utilizar para compartir vídeos en privado o en público.

Telegram emplea foros de usuarios como su principal medio de apoyo. El servicio ofrece codificación AES de 256 bits para chats de grupo, además de una opción de chat secreto, para mensajes de uno a uno que no dejan huella en los servidores y no se pueden reenviar.

Rick Broida, Computerworld (EE.UU.)